Accord d'entreprise "Accord relatif à la misen en place du vote dématérialisé par voie électronique" chez SARL EVEHA - EVEHA-ETUDES ET VALORISATIONS ARCHEOLOGIQUES (Siège)

• 
• ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE
• PAR VOIE ELECTRONIQUE

Entre

La SAS Éveha - Études et valorisations archéologiques - sise au 31 rue de Soyouz 87068 Limoges Cedex, représentée par

-

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur déléguée syndicale :

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PRÉAMBULE :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties souhaitent recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, conformément aux dispositions légales.

Les parties instituent ainsi par le biais de cet accord collectif d’autoriser le vote par voie électronique uniquement pour les élections professionnelles, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées dans le Cahier des charges du prestataire de vote par voie électronique.

Le présent accord a pour objet de préciser les informations relatives au vote électronique.

ARTICLE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Les parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote dans le but de recourir exclusivement à un vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique au sein d'Éveha.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le nom du prestataire de service et fera référence à cet accord collectif autorisant le recours au vote électronique.

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique relève du protocole d’accord pré-électoral, affiché sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet, et envoyé par courrier électronique.

ARTICLE 2 : CHOIX DU PRESTATAIRE

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par les partenaires sociaux et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire sont les suivantes :

Société Mediavote, 9 rue Sédillot,

75007, PARIS.

Paris B 417 529 674- RCS PARIS, 41752967400042 - SIRET.

Le système retenu par les parties repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré ;
• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

ARTICLE 3 : INFORMATION DU PERSONNEL ET DES MEMBRES DU BUREAU DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés (affichage, intranet et communication spécifique CDD).

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales fournie avec le bulletin de salaire du mois de février 2023. De plus, la procédure de connexion (mode d’emploi) sera envoyée par mail et disponible sur l’application (PDF + vidéo).

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation, à distance par le prestataire, sur le système de vote électronique retenu, .

ARTICLE 4 : PROPAGANDE ÉLECTORALE

Il a été convenu que les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale afin qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote par internet et diffusés par mail à l’ensemble du personnel.

La date limite de remise de ces supports sera fixée dans le protocole pré-électoral pour le premier tour et pour le second tour.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront :

• adressés par courriel avec accusé de réception à la Direction à ressources-humaines@eveha.fr avec pour objet « Elections CSE Société EVEHA » ;
• constitués d’un fichier PDF couleur comportant au maximum couleur au format A4 avec le logo de l’organisation syndicale.

Après transmission, les organisations syndicales pourront diffuser leurs propagandes électorales sur l’intranet. L’entreprise se chargera, quant à elle via le service RH, de transmettre ces éléments à l’ensemble des salariés par mail ou par voie postale pour les salariés absents dans l’entreprise.

ARTICLE 5 : CONFORMITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

▪ Conforme au référentiel général de sécurité prévu à l'article 9 de l'ordonnance n° 2005-

1516 du 8 décembre 2005XX

▪ Système expertisé par un expert informatique indépendant assermenté

▪ Anonymat des votes garanti

▪ 4 niveaux différents de cryptage

▪ Authentification multi-facteurs des électeurs

▪ Réplication de données (deux datacenters différents avec triple réplication locale)

▪ Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 Avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données

▪ Certification norme NF 552

▪ Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

ARTICLE 6 : CAHIER DES CHARGES

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

A cet effet, la société Mediavote dispose d’un Cahier des charges établissant des mesures prises en vue d’assurer la conformité du scrutin aux principes du droit électoral.

Ce cahier des charges figure en annexe du présent accord et sera affiché par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet.

6.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

6.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• Les noms et prénoms des inscrits ;
• Leur date d’entrée dans l’entreprise ;
• Leur date de naissance ;
• Le collège d’appartenance.

Ce fichier est établi par la Direction. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs ;
• Leur collège d’appartenance ;
• Leur moyen d’authentification ;
• Leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote pour les salariés non présents dans l’entreprise ;
• Leur adresse mail pour la transmission des codes de vote ;
• Leur matricule ;
• Leur date de naissance.

Ce fichier est établi par la Direction, et alimentera les moyens d’authentification que délivrera le prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’identification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification doit lui permettre :

• De s’identifier et de voter ;
• De compléter la liste d’émargement.

Ces données sont uniquement accessibles aux électeurs pour les informations les concernant personnellement et aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• Le collège des électeurs ;
• Leurs noms et prénoms ;
• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure.

Cette liste d'émargement comporte aussi les informations :

• E-mail (si l'envoi est réalisé par e-mail)
• Adresse postale (si l'envoi est réalisé par courrier postal)

Ces informations complémentaires sont sur le fichier EXCEL.

Seuls les membres du bureau de vote et la DRH et son Adjointe ont accès à cette liste à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• Le collège des candidats ;
• La mention « titulaires » ou « suppléants » ;
• Leurs civilités, noms et prénoms ;
• Leur date de naissance en cas d’égalité de voix ;
• Leur rang au sein de la liste ;
• Le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente ;
• Le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Ce fichier est établi par le Service des Ressources Humaines sur la base des candidatures reçues des organisations syndicales intéressées et, le cas échéant, des candidats libres dans le cadre d’un éventuel deuxième tour.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services des ressources humaines.

6.3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions légales en vigueur.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne électronique sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

6.4. Modalités du vote

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, comprenant un week-end.

Le scrutin du premier tour sera ouvert du 09 mars 2023 à 08 heures au 13 mars 2023 à 15 heures, soit 5 jours calendaires. La clôture du scrutin électronique le 13 mars 2023 à 15 heures, par conséquent le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Le scrutin du second sera ouvert du 23 mars 2023 à 08 heures au 27 mars 2023 à 15 heures, soit 5 jours calendaires. La clôture du scrutin électronique le 27 mars 2023 à 15 heures, par conséquent le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Durant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site du prestataire seront mis à la disposition des électeurs dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

6.5. Modalités d’accès au site de vote

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections pour les deux tours.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

En cas de non réception ou perte des codes d’accès, l’électeur aura à sa disposition les solutions décrites dans le cahier des charges pour permettre son identification en ligne. Un mode d'emploi sera disponible.

6.6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées. L’électeur pourra émettre un vote blanc.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles par tous les électeurs par simple accès au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

6.7. Dépouillement

L’ensemble des étapes du dépouillement est public. L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement, générées lors du scellement.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinctes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

6.8. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par le Code du travail.

A l’expiration des délais de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, à compter de la décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

6.9. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, avant sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à assurer le bon fonctionnement du système de vote électronique notamment avant le jour de scrutin et de contrôler a posteriori le résultat dans le respect des dispositions légales et réglementaires.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

6.10. Cellule d’assistance technique

Il est convenu que la Direction met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 7 : DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent accord est à durée déterminée. Cette durée s’entend de la durée du cycle électoral retenue dans le protocole d’accord pré-électoral pour les mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, dont le premier tour aura lieu le 13 mars 2023.

Le présent accord prend effet au jour de sa signature.

ARTICLE 8 : RÉVISION

Le présent accord peut faire l’objet de révisions. Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à la Direction ou aux organisations syndicales habilitées selon les conditions légales en vigueur.

Dans un délai maximum de trois mois à compter de la demande de révision, la Direction et les organisations syndicales habilitées devront se rencontrer pour examiner cette demande. 


ARTICLE 9 : PUBLICITE

Le présent accord fera l'objet d'un affichage dans les locaux de l'entreprise et d'une publication sur l'intranet. Il sera disponible à la consultation par chaque salarié et par les nouveaux embauchés dans le partage Ressources.

Le présent accord sera déposé à l'initiative de la Direction auprès du service de télé-déclaration de la DREETS et un exemplaire sera transmis au Greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion. Un exemplaire dûment signé par chacune des parties sera remis à chaque organisation syndicale et au CSE.

Fait à Limoges, le 15/02/2023 en 6 exemplaires originaux

Pour la Direction

Pour la Fédération F3C-CFDT

Pour SUD Culture Solidaire

ANNEXE N°1

CAHIER DES CHARGES DU SYSTÈME DE VOTE

DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ET RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

PRÉAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant la mise en place de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société Mediavote éditrice du système ProVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Madame ..., a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

MISSION DU PRESTATAIRE

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet ;
• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du Comité Social et Économique et modifiant le Code du travail.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, OPPIDA, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

SÉCURITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES TRANSMISES

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à « l'informatique, aux fichiers et aux libertés » et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres de chacun des bureaux de vote chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

LES FICHIERS

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

CONTENU DES FICHIERS

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
• Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales adresse e-mail ;
• Pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
• Pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
• Pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
• Pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
• Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
• Pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

LISTES ÉLECTORALES

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote électronique est constitué pour chaque collège électoral, sauf dispositions contraires du protocole d’accord pré-électoral. Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

TEST - SCELLEMENT DU PARAMÉTRAGE

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

Les clefs secrètes sont envoyées par la solution ProVote au Président et les Assesseurs du bureau de vote qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société ;
• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
• Contrôles de la conformité des résultats obtenus.

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE

Le prestataire enverra, dès l’ouverture du scrutin, à chaque électeur individuellement et par courrier électronique, aux coordonnées contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
• La procédure de connexion ;
• L’identifiant est généré aléatoirement par le prestataire, sans qu’il soit communiqué à l’entreprise, qui lui permettra d’enregistrer son mot de passe sur le site de vote selon la procédure de connexion. Le mot de passe est généré par la solution ProVote.

Pour les salariés électeurs absents le prestataire expédiera, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement, un courrier suivi à leur domicile contenant leur identifiant et leur code confidentiel, ainsi qu’une procédure de connexion (également généré aléatoirement).

PROCEDURE DE RÉASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

• L’électeur appelle sur le numéro 01 45 50 29 48 (Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance
• Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

Un mot de passe lui sera renvoyé sur l'adresse e-mail fourbie sur le fichier électeurs.

Cette démarche peut être réalisée par l'électeur de façon autonome (voir mode d'emploi).

LE VOTE

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte, ainsi qu’une information supplémentaire connue du système de vote (du type date de naissance). Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par un tirage au sort en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

CLÔTURE ET DÉPOUILLEMENT

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

CONSERVATION DES DONNÉES

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à « Evéha. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.