ACCORD TELETRAVAIL AU SEIN DE L’UES KFS FFS SLS

La direction de l’unité économique et sociale (UES) composée des sociétés Kion France Services SAS (KFS), Still Location Services (SLS) et Fenwick Financial Services (FFS) représentée par XXXXXXXXXXX agissant en qualité de XXXXXXXXXXX, et XXXXXXXXXXX, XXXXXXXXXXXX, dûment habilités aux fins des présentes,

D’UNE PART,

Et 

L’organisation syndicale représentative, Force Ouvrière, représentée par XXXXXXXXXX, déléguée syndicale,

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

L’UES KFS-FFS-SLS reconnait l’importance d’une démarche de qualité de vie au travail, et considère que le télétravail constitue une forme innovante d’organisation du travail en ce qu’il permet d’une part, au collaborateur plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail, et d’autre part d’améliorer la performance de l’entreprise.

L’UES KFS-FFS-SLS considère également que le recours au télétravail permettrait de répondre à un besoin évoqué par une partie de son personnel de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle. Il permettrait également d’attirer des collaborateurs ne résidant pas à proximité immédiate des lieux de travail.

L’ensemble des parties a souhaité discuter de la mise en place du télétravail au sein de l’UES KFS-FFS-SLS afin de favoriser le développement d’une organisation du travail moderne, en phase avec les évolutions législatives et les possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Cet accord témoigne de la volonté de la direction de l’UES KFS-FFS-SLS de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation favorisant :

• Le bien-être et la performance des salariés par un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle

• L’impact positif sur l'environnement par la réduction d’émission de carbone (réduction du nombre de trajets domicile-lieu de travail)

2. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable aux salariés de l’UES KFS-FFS-SLS, justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois dans l’entreprise et remplissant les conditions d’éligibilité définie dans cet accord (art. IV).

Ne peuvent prétendre à cette organisation du travail : les personnes en CDD < à 1 an, les alternants, les stagiaires ainsi que les temps partiels en CDI ou CDD < ou égal à 80%.

3. OBJET DE L’ACCORD

Le télétravail est une modalité d'organisation du travail à part entière, individuelle et collective, fondée sur une relation de confiance entre le manager et les salariés concernés et qui doit préserver un lien fort entre les salariés télétravailleurs et leur équipe de travail.

Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne “toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication”.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur (Ex : salariés itinérants).

Les trois caractéristiques principales du télétravail sont :

• La localisation du collaborateur hors des locaux de son employeur ;

• Le caractère volontaire de ce mode de travail ; par conséquent, aucun salarié ne peut être contraint d’accepter cette formule, ni ne peut l’imposer à la direction ;

• L’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

Il existe différents types de télétravail : le télétravail régulier et le télétravail occasionnel. Le présent accord a pour objet d’encadrer le télétravail régulier et le télétravail occasionnel au sein de l’UES KFS-FFS-SLS.

1. Le télétravail régulier

Le jour de télétravail sera déterminé d’un commun accord entre le responsable hiérarchique et le salarié au regard notamment des besoins du service et de la fonction du salarié. Ce dernier peut être fixe ou variable.

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, et de préserver le bon fonctionnement des activités, le nombre de jours maximum télétravaillé est de 10 par mois, à raison de 3 jours maximum dans la même semaine.

Le salarié pourra proposer les jours du mois où il souhaite télétravailler. Dans la mesure du possible le planning prévisionnel des jours de télétravail est défini d’un mois sur l’autre avec l’accord de la hiérarchie.

Le télétravailleur comme le manager pourront modifier ces jours en fonction des impératifs de service, dans la mesure du possible 2 jours avant la date de la modification.

Les jours de télétravail qui ne pourra être pris dans le mois ne pourront être reportés le mois suivant. De même, aucun cumul ni aucune récupération ne sont autorisés. En tout état de cause, le salarié peut au maximum télétravailler 3 jours sur une même semaine calendaire.

2. Le télétravail occasionnel ou exceptionnel

• Télétravail occasionnel

En cas de situation inhabituelle, le salarié non télétravailleur mais qui souhaiterait bénéficier d’une autorisation exceptionnelle de télétravail devra en faire la demande à son manager au moins 48 heures avant la date souhaitée, qui sera libre d’accepter ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement.

Cette demande concernera le télétravail en journée complète.

• Télétravail exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles résultant de situations imprévisibles ou de situation d’urgence comme des conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, tempêtes) ou une grève des transports, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur pour tout ou partie des salariés afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés mais pourra également être demandé par les collaborateurs.

Cette demande concernera le télétravail en journée complète.

4. PÉRIMÈTRE DU TÉLÉTRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE

Le passage en télétravail de chaque salarié suppose le respect des conditions cumulatives suivantes :

1. Capacité du salarié

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du salarié à travailler à distance. Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail. Une bonne connaissance des outils et des procédures propres aux sociétés composant l’UES KFS-FFS-SLS sera également requise.

Ces compétences sont appréciées objectivement par le manager notamment dans le cadre de l’entretien annuel. Un collaborateur ne satisfaisant pas aux attentes lors de son Entretien de Contribution ne pourra bénéficier du télétravail.

2. Tâches compatibles avec le télétravail

Le télétravail est ouvert aux seules activités et fonctions pouvant être exercées à distance. Ne sont pas éligibles au télétravail les fonctions qui :

• Exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou des clients (par exemple : Technicien Helpdesk, Technicien support informatique sur site, …)

• Par nature, sont itinérantes et dont l’organisation du travail nécessite des déplacements réguliers et systématiques en clientèle afin d’y assurer une prestation commerciale et ou de service

• Impliquent l’accès et/ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l'entreprise.

En outre, ne sont pas éligibles au télétravail les salariés travaillant dans le cadre :

• D’un contrat à durée déterminée de moins d’1 an

• D’un temps partiel inférieur ou égal à 80%

• D’un contrat d’apprentissage/de professionnalisation ou d’un stage car leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur formation.

3. Condition d’ancienneté

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois dans l’entreprise.

4. Domicile du salarié propice au télétravail

Le logement du salarié doit disposer :

• D’un espace de travail dédié

• D’une installation électrique conforme

• D’une connexion internet active avec un débit permettant l’échange de documents.

Le salarié ne souhaitant pas télétravailler à partir de son domicile peut être autorisé à le faire à partir d’un lieu de « coworking » qu’il choisira et dont il déclarera préalablement (au moment de la demande d’autorisation de télétravail), auprès de la direction, le lieu et l’adresse. Il appartiendra dans ce cas au salarié de s’assurer de la conformité des installations de cet espace de « co-working » et d’assurer la prise en charge intégrale des coûts qui y sont liés (location, etc…). L’entreprise n’étant redevable d’aucune manière vis-à-vis du salarié des coûts relatifs à ce choix.

Pour des raisons de sécurité, le salarié doit utiliser le matériel informatique KION mis à disposition par l’entreprise, sans qu’aucune modification n’y soit apportée.

5. MODALITÉS D'ACCÈS AU TÉLÉTRAVAIL

1. Principe d’une volonté commune et d’une confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et la double réversibilité tant du salarié bénéficiant du dispositif que de l’employeur.

L'organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et l’employeur, mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Les parties rappellent que le salarié en télétravail bénéficie des mêmes dispositions, droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux des entreprises, notamment pour le suivi de son activité, l’évaluation des résultats, la rémunération, l’évolution professionnelle, la formation, le temps de travail...

2. Conditions de passage au télétravail

L'exercice du télétravail est soumis à l’accord du salarié et de l’employeur. Le passage en télétravail nécessite une analyse du responsable hiérarchique du salarié pour apprécier la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité au télétravail et qui souhaite en bénéficier doit en faire la demande au moins un mois avant la date souhaitée par courrier à son manager, copie les Ressources Humaines.

Un entretien entre le manager et le collaborateur sera organisé, entretien au cours duquel seront notamment exposés les motivations et les souhaits de modalités d’exécution.

Un auto diagnostic sera également à renseigner par le collaborateur et à signer par le manager.

L’entreprise dispose d’un délai d’un mois pour accepter ou refuser la demande. La réponse doit être écrite. En cas de refus, celui-ci devra être motivé.

En cas d’acceptation du télétravail, un document reprenant l’ensemble des engagements à respecter sera signé par le collaborateur.

3. Réversibilité

• Réversibilité à la demande du salarié

Le salarié pourra décider unilatéralement de mettre fin au télétravail. Pour cela il devra adresser sa décision par écrit à son manager et respecter un délai de prévenance de 15 jours.

• Réversibilité à la demande de l’employeur

Le manager pourra demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise notamment pour des raisons suivantes :

• Non-respect des règles du télétravail constaté,

• Problème de performance du salarié,

• Non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données

• Evolution de l’organisation du service, du site et/ou du groupe 

• Des évènements externes ne permettant pas la mise en œuvre du télétravail…

Le motif de cette décision sera présenté au salarié par le manager et notifié par écrit.

La fin du télétravail prendra effet 15 jours à compter de la notification au salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Dans tous les cas, dans le cas où il est mis un terme au télétravail, l’entreprise est susceptible de reprendre l’ensemble des matériels informatiques et téléphoniques mis à disposition du salarié pour ce faire.

6. MODALITÉS D’ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

1. Jour et horaire de travail

Le télétravail doit s’organiser dans la limite de 10 jours par mois et de 3 jours maximum sur une même semaine calendaire. Les jours de télétravail doivent être identifiés d’un commun accord entre le salarié et le manager.

Un planning prévisionnel mensuel sera établi selon les modalités convenues avec le responsable en début de chaque mois.

Pour les besoins du service, l’organisation du télétravail peut être modifiée avec notification, dans la mesure du possible, par le responsable au plus tard 2 jours ouvrés avant la date à laquelle la modification doit intervenir.

Les jours de télétravail ne sont ni récupérables ni cumulables. Si pendant une semaine donnée, le collaborateur est dans l’impossibilité de mobiliser une journée de télétravail, ce jour ne peut être ni reporté, ni cumulé.

2. Suspension temporaire du télétravail

Si les nécessités de service l’imposent, le management peut exclure temporairement le bénéfice du télétravail ou décider d’en changer le jour.

Certaines exclusions peuvent être prévisibles (exemple : clôture comptable).

A l’inverse, certaines exclusions peuvent ne pas être prévisibles (appel d’offre, demande exceptionnelle ou urgente client, pic d’activité…). Dans ces situations de contraintes fortes, il pourra être demandé au collaborateur d’être présent sur son lieu de travail habituel avec un délai de prévenance de 2 jours ouvrés dans la mesure du possible.

3. Régulation de la charge de travail

Si la charge de travail ne permet pas le respect des horaires, le télétravailleur informe son manager.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation ou lors de l’entretien spécifique au forfait jour, il sera procédé à une analyse de la charge de travail et sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

4. Lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile principal du collaborateur (ou dans un lieu de « co-working ») tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise.

Les parties rappellent que le fait de travailler à son domicile dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.

Pour que le domicile soit éligible à une pratique de télétravail, le salarié doit :

• Attester qu’il dispose d’un espace de travail dédié et un mobilier adapté à ce mode d’organisation du travail

• Disposer d’un abonnement internet et d’une connexion ADSL ou fibre d’un débit minimal conseillé de 2Mbps

• Justifier d’une assurance couvrant le télétravail à domicile

• Attester de la conformité des installations électriques (logement équipé d’une prise de terre et un disjoncteur)

A ce titre, le salarié transmettra à la RH :

• La photocopie d’une attestation d’assurance couvrant le télétravail au domicile

• Une déclaration sur l’honneur de la conformité des installations et des lieux (environnement de travail propice au télétravail et conformité de l’installation électrique)

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et le bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors examinées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause.

5. Durée du travail

La durée du travail du salarié en télétravail n’est pas modifiée. Le salarié exerce son activité dans le cadre de l’organisation du temps de travail telle que décrite dans son contrat de travail et dans l’accord sur l’aménagement du temps de travail en vigueur au sein de l’UES KFS-FFS-SLS.

Ainsi, lorsqu’il est amené à travailler en télétravail, le salarié exerce son activité à son domicile (ou d’un espace de « co-working ») dans le respect des plages fixes en vigueur au sein de l’UES KFS-FFS-SLS. Ainsi le salarié doit être joignable par tout moyen sur ces plages horaires. Il est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie. Le salarié s’engage également à être disponible via les outils collaboratifs mis à sa disposition par l’entreprise. Le salarié s’engage à ne travailler et à se rendre disponible vis-à-vis de l’employeur que sur les horaires habituels de travail.

6. Contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail journalier et hebdomadaire, de temps de repos et de déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille en entreprise.

Il doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, jours de travail et repos en utilisant l’outil de suivi mis en place dans l’entreprise.

En outre, le télétravailleur devra s’identifier comme étant en « télétravail » sur son statut SKYPE ou TEAMS (dans la case « définir son emplacement ») et inscrire sa journée de télétravail dans l’agenda Outlook.

7. Equipement

Les équipements se composent d’un ordinateur portable et d’un accès à distance nécessaire pour accomplir la mission (connexion réseau entreprise). Ces moyens informatiques sont mis à disposition par l’entreprise si les missions du salarié le permettent.

De même, pour les télétravailleurs ayant nécessité d’être en relation téléphonique avec des personnes extérieures à notre Organisation, un téléphone portable avec forfait n’incluant que la voix, sans données, pourra être mis à disposition.

Il n’est prévu aucun équipement supplémentaire.

8. Confidentialité et protection des données

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatiques et de confidentialité en vigueur au sein de l’UES KFS-FFS-SLS. Il est notamment tenu de respecter les dispositions du règlement intérieur et de la Charte informatique en vigueur dans l’entreprise.

Ainsi, il se doit de respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par l’entreprise.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et méthodes de commercialisation des produits et services de l’entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

En outre, il est rappelé qu’aucun document à caractère confidentiel susceptible de porter atteinte à l’entreprise ne pourra être sorti des locaux de l’entreprise.

9. Santé, sécurité et assurance

Les dispositions légales et conventionnelles, ainsi que les règles internes de l’UES KFS-FFS-SLS relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail et doivent être strictement respectées par le collaborateur comme par le responsable hiérarchique.

En cas de maladie ou d’accident à son domicile pendant les jours de télétravail, il devra informer son manager et le service RH dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

7. DISPOSITIONS FINALES

1. Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans. Il entrera en vigueur après achèvement des formalités habituelles de dépôt et de publication et au plus tôt le 1er septembre 2020. Il prendra fin le 31 août 2022.

2. Suivi de l’accord

Un bilan de l’accord sera établi une fois par an et présenté lors d’une réunion du CSE.

Les indicateurs servant de base à cette commission seront les suivants :

• Le nombre de télétravailleurs par société, par catégorie-socio professionnelle, par sexe, par ancienneté

• Le nombre de demandes de télétravail

• Le nombre de refus suite à demande de télétravail

• Le nombre d’arrêts définitifs de télétravail

• Le nombre de jours de télétravail dans l’année.

3. Révision de l’accord

Les parties pourront réviser le présent accord dans des conditions fixées par la loi.

4. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le code du travail.

5. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est déposé par la direction de l’UES KFS-FFS-SLS en deux exemplaires, dont une dans sa version signée, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord est remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud'hommes de Rambouillet à la diligence de la direction de l’UES KFS-FFS-SLS.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie.

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise signataires ou non.

Enfin, le présent accord est transmis aux représentants du personnel.

Ce dernier est disponible sur l’intranet de l’entreprise et mention de cet accord est faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

Fait à Elancourt, le 22 juillet 2020

Pour l’organisation syndicale FO Pour la Direction de l’UES

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