Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral" chez CREDIT AGRICOLE DU LANGUEDOC - CAISSE REGIONALE DE CREDIT AGRICOLE MUTUEL DU LANGUEDOC (Siège)
Cet accord signé entre la direction de CREDIT AGRICOLE DU LANGUEDOC - CAISSE REGIONALE DE CREDIT AGRICOLE MUTUEL DU LANGUEDOC et le syndicat CFE-CGC et CFTC et SOLIDAIRES et CFDT et CGT-FO le 2023-09-15 est le résultat de la négociation sur les modalités des élections professionnelles, les mandats des représentants du personnel et l'organisation du vote électronique.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFE-CGC et CFTC et SOLIDAIRES et CFDT et CGT-FO
Numero : T03423060122
Date de signature : 2023-09-15
Nature : Accord
Raison sociale : CAISSE REGIONALE DE CREDIT AGRICOLE MUTUEL DU LANGUEDOC
Etablissement : 49282641700015 Siège
Élections professionnelles : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique
UN ACCORD D’ENTREPRISE INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL (2019-07-05)
Accord sur l'organisation, le fonctionnement et les moyens du dialogue social en caisse régionale du Languedoc (2023-02-03)
Accord d'entreprise instituant le vote électronique pour les élections professionnelles (2023-06-22)
Conditions du dispositif élections professionnelles pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2023-09-15
PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Entre les soussignés :
La Caisse Régionale de Crédit Agricole du Languedoc, dont le Siège Social est à MAURIN, Avenue du Montpelliéret, 34970 LATTES, représentée par, agissant en qualité de XX de ladite Caisse Régionale,
d'une part,
et les Organisations Syndicales désignées ci-après :
C.F.D.T.
représentée par ......................................
agissant en qualité de Délégué Syndical
C.F.T.C. - AGRI
représenté par ......................................
agissant en qualité de Représentant de la Section Syndicale
F.O.
représentée par ......................................
agissant en qualité de Délégué Syndical
S.N.E.C.A. C.F.E. C.G.C.
représenté par ......................................
agissant en qualité de Délégué Syndical
UNION S.U.D. LANGUEDOC
représenté par ......................................
agissant en qualité de Délégué Syndical
tous signataires dûment mandatés par leurs organisations
d'autre part,
Préambule :
Les parties conviennent que les élections simultanées des membres du Comité Social et Economique ainsi que des membres du Conseil de Discipline seront organisées dans le cadre des dispositions légales, en vertu du protocole conclu et selon les modalités définies dans l’accord sur le vote électronique signé le 22 juin 2023.
Le présent protocole a pour but de préciser les diverses modalités devant présider aux élections des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de Discipline.
Chapitre I – ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
Article 1 – Elections par voie électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Caisse Régionale souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue. Ce dernier a été choisi par la Caisse Régionale dans le cadre du contrat cadre conclu entre la société Gedivote et le Groupe Crédit Agricole.
Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
Le cabinet d’expertise DEMAETER sera mandaté par la Caisse régionale du Crédit Agricole du Languedoc pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et un audit spécifique sur les conditions particulières de mise en œuvre de la solution dans le cadre du scrutin.
Le niveau de risque retenu est le niveau 2.
Un accord d’entreprise a été conclu le 22 juin 2023 entre la Direction et les Syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à ce protocole d’accord préélectoral.
La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.
Article 2 – Protection des données à caractère personnel
Les élections professionnelles au sein de la Caisse Régionale amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
La Caisse Régionale informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.
Gedivote, à qui la Caisse Régionale fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Chapitre II - Dispositions Communes aux Elections des Membres du CSE, Représentants au Conseil de Discipline
Article 1 – Effectif de la Caisse Régionale du LANGUEDOC
L’effectif total de l’entreprise arrêté à la date de signature du présent protocole, soit au 14 Septembre 2023, est de 2 539.5 salariés équivalent temps plein.
En tout état de cause, à la date du jour d'ouverture du premier tour du scrutin, les effectifs projetés seront compris dans la borne « 2500 et 2749 salariés », ne modifiant ainsi pas le nombre d’élus titulaires du Comité Social et Economique.
Article 2 – Durée des mandats
La durée des mandats des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de Discipline est de quatre (4) ans.
Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du Comité Social et Economique ainsi que du Conseil de Discipline prennent fin le 20 novembre 2023 au soir.
Les mandats des nouveaux élus Comité Social et Economique et du Conseil de Discipline prendront effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle à savoir :
Le Mardi 21 novembre 2023, si un seul tour est organisé,
Le Vendredi 01er décembre 2023, si un second tour est organisé.
Article 3 - Dates et horaires des élections
Les parties conviennent que pour le premier tour de scrutin, le vote électronique sera ouvert du jeudi 09 novembre 2023 à partir de 09 heures au vendredi 17 novembre 2023 à 15 heures.
Au cas où le quorum ne serait pas atteint au premier tour, ou au cas où à l’issue du premier tour, des sièges seraient vacants, il y aurait lieu de procéder à un second tour dans les mêmes conditions de vote du vendredi 24 novembre 2023 à 09 heures au vendredi 1er décembre 2023 à 15 heures.
CHAPITRE III : REPARTITION DU PERSONNEL ENTRE LES COLLEGES ELECTORAUX
Les parties constatent que l'effectif de l'entreprise est de 2 539.5 équivalent temps plein.
Les parties conviennent de répartir l'effectif entre 3 collèges électoraux :
1er Collège « Employés », composé des salariés dont la position de classification de l’emploi est 4 :
Le total de l'effectif de ce collège s'élève à 43.2 salariés équivalent temps plein
2ème collège « Techniciens », composé des salariés dont les positions de classification de l’emploi sont de 5 à 9 :
Le total de l’effectif de ce collège s’élève à 1802.5 salariés équivalent temps plein.
3ème Collège « Cadres », composé des salariés dont les positions de classification de l’emploi sont de 10 à 17 :
Le total de l'effectif de ce collège s'élève à 693.8 salariés équivalent temps plein
CHAPITRE IV – NOMBRE DE SIEGES ET REPARTITION PAR COLLEGE DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du Travail, Le nombre de sièges à pourvoir pour les membres du Comité Social et Economique est de 24 titulaires et 24 suppléants.
Il a été convenu de procéder de la façon suivante : l’attribution d’1 siège par collège puis de répartir les 21 sièges restants conformément à la méthode préconisée par le Ministère du travail. Ainsi, les 24 sièges de titulaires et les 24 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront répartis comme suit :
1er collège « Employés » :
1 siège de titulaire,
1 siège de suppléant.
Sont considérés appartenir au collège « Employés » les positions de classification d’emploi 4.
2ème Collège « Techniciens » :
17 sièges de titulaire,
17 sièges de suppléant.
Sont considérés appartenir au collège « Techniciens » les positions de classification d’emploi 5 à 9.
3ème Collège « Cadres » :
6 sièges de titulaires,
6 sièges de suppléants.
Sont considérés appartenir au collège « cadres » les positions de classification d’emploi 10 à 17.
CHAPITRE V : NOMBRE DE SIEGES ET REPARTITION PAR COLLEGE DES MEMBRES DU Conseil de Discipline
Le nombre de sièges des représentants des salariés au Conseil de Discipline est de 3 titulaires et 3 suppléants.
La répartition des sièges dans les collèges est la suivante :
1er collège « Employés » :
1 siège de titulaire,
1 siège de suppléant.
2ème Collège « Techniciens » :
1 siège de titulaire,
1 siège de suppléant.
3ème Collège « Cadres » :
1 siège de titulaire,
1 siège de suppléant.
CHAPITRE VI : ELECTORAT ET ELIGIBILITE
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18, L. 2314-19 et L. 2314-23 du Code du travail. Conformément à l’arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 23 mars 2022 n°20-20.047, ces conditions s’apprécient à la date d’ouverture du premier tour des élections professionnelles soit au jeudi 09 novembre 2023.
Article L. 2314-18 : « Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ».
Article L. 2314-19 : « Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature ».
Article L. 2314-23 : « Pour les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l'article L. 1111-2, la condition de présence dans l'entreprise utilisatrice est de douze mois continus pour y être électeur. Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice. Les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au premier alinéa choisissent s'ils exercent leur droit de vote dans l'entreprise qui les emploie ou l'entreprise utilisatrice ».
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.
Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice, soit à la Caisse régionale du Languedoc, pour les élections des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de Discipline.
Les personnes mises à disposition de la CR Languedoc remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de la Caisse régionale du Languedoc.
A cette fin, la Direction des Ressources Humaines de la Caisse régionale du Languedoc a adressé, aux employeurs des personnes mises à disposition, un courrier les informant de la tenue des élections professionnelles. Il leur a été demandé, en retour, la liste des salariés répondant aux conditions de l’article L1111-2 du Code du travail en indiquant, pour chacun d’entre eux, le souhait de voter, ou non, au sein de la Caisse régionale du Languedoc.
Conformément aux dispositions légales, ne peuvent participer au scrutin les mandataires sociaux.
Conformément à la décision du Conseil Constitutionnel en date du 19 novembre 2021 (décision n° 2021-947 QPC) les salaries assimilés à l'employeur auront la qualité d'électeur mais pas d'éligible.
CHAPITRE VII : LISTES ELECTORALES
Article 1 – Contenu des listes électorales
Ces listes électorales comporteront les mentions suivantes :
Nom,
Prénom,
Age
Date d’entrée à la Caisse Régionale (ancienneté)
Affectation
Classe & collège électoral
Article 2 – Publication des listes électorales
Les listes électorales de chaque collège seront publiées le lundi 02 octobre 2023 pour consultation sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet sur les sites administratifs et via le site intranet de la Caisse Régionale. Elles seront remises également aux Délégués syndicaux des organisations syndicales pour consultation. Ces listes seront établies par collège.
Article 3 – Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication. A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
CHAPITRE VIII : APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES
Article 1 - Modalités pratiques de communication des listes de candidats
Pour rappel, les syndicats habilités à présenter des listes de candidats pour le premier tour des élections sont :
Les syndicats reconnus représentatifs dans l’entreprise (en ayant obtenu 10% des voix aux précédentes élections),
Les syndicats qui ont constitué une section syndicale dans l’entreprise,
Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.
Les syndicats légalement constitués depuis au moins 2 ans qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, et couvrant le champ professionnel et géographique de la Caisse régionale du Languedoc.
Les organisations syndicales devront déposer contre récépissé à la Direction des Ressources Humaines leur liste de candidats et leur profession de foi au plus tard le vendredi 13 octobre 2023 à 14 heures.
Il est précisé que toute candidature réceptionnée après cette date ou heure limite ne pourra être retenue.
Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidat qu’il n’est prévu de siège à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est admise conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléants que si, subsidiairement il n’est pas élu titulaire.
Les listes de candidats déposés par les Organisations syndicales apparaîtront sur les écrans au moment du vote de façon aléatoire (de façon horizontale et sur la même page).
En cas de second tour, la présentation des listes de candidats des Organisations syndicales et des éventuelles listes libres respectera également cette présentation aléatoire.
La Direction communiquera via l’intranet de la Caisse Régionale les listes de candidats déposées, le 20 octobre 2023.
Dans l’hypothèse où il y aurait un second tour de scrutin, la Direction et les organisations syndicales conviennent de fixer au 20 novembre 2023 à 14 heures, la date limite de dépôt des candidatures, selon les modalités définies ci-dessus.
Si les organisations syndicales ne représentent pas de nouvelles listes, les listes présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour.
Article 2 - Représentation équilibrée des femmes et des hommes
En application de l’article L. 2314-30 du Code du Travail : « Pour chaque collège électoral, les listes de candidats établies par les organisations syndicales sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.
Les listes pour l’élection du CSE sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application du premier alinéa n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l’application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Ces dispositions s’appliquent à la liste des membres titulaires du Comité Social et Economique et à la liste de ses membres suppléants. »
A la date de signature du présent protocole d’accord préélectoral, les proportions femmes/hommes sont les suivantes :
| 1er collège | 2ème collège | 3ème collège | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Femmes | Hommes | Femmes | Hommes | Femmes | Hommes |
| 69 | 46 | 1209 | 637 | 299 | 394 |
| 60.0% | 40.0% | 65.5% | 34.5% | 43.1% | 56.9% |
Les proportions entre les femmes et les hommes présentées ci-dessus sont définies à la date du 14 septembre 2023.
La constatation par le juge judiciaire, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats CSE de ces dispositions entraîne, selon le cas :
L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
Néanmoins, si les listes déposées sont conformes et que la sur-représentativité d’un candidat élu était liée au raturage de certains candidats ou à l’élection au poste de titulaire d’un candidat suppléant, il n’y aura pas d’annulation de l’élection d’un candidat devenu surreprésenté par ces deux causes.
Article 3 - Listes communes et clé de répartition des suffrages
En application de l’article L. 2122-3 du code du travail : « Lorsqu'une liste commune a été établie par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. A défaut d'indication, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les organisations concernées. »
CHAPITRE IX : PROPAGANDE ELECTORALE
Article 1 – Tracts et affiche
Les organisations syndicales peuvent user des moyens de propagande prévus pour l’exercice du droit syndical, en application des règles légales.
Conformément aux articles L 2142-3 et L 2142-4 du Code du travail, les syndicats peuvent procéder à la propagande électorale par affichage sur les panneaux syndicaux, par distributions de tracts et par diffusion de publications aux salariés aux heures d’entrée et de sortie du travail ainsi que pendant les heures de travail (sous réserve de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’agence/service).
Il est convenu qu’aucune propagande électorale (distribution de tracts de la main à la main, par voie postale, par courrier interne, par internet/intranet ou sous toute forme dématérialisée) ne pourra avoir lieu à partir de la veille de l’ouverture du site de vote électronique soit :
Le Mercredi 08 novembre 2023 à minuit pour le premier tour et jusqu’à la proclamation des résultats ;
Le Jeudi 23 novembre 2023 à minuit pour l’éventuel second tour.
Article 2 – Propagande électorale
Les Organisations syndicales peuvent utiliser l’espace qui leur est dédié sur l’intranet pour la diffusion de leur propagande.
A l’instar de l’accord sur le dialogue social signé en date du 03/02/2023, les organisations syndicales pourront utiliser pour la diffusion de leur propagande électorale :
Les circuits du courrier interne de la Caisse régionale (navette) ;
Les boites mails professionnelles de leurs adhérents.
Est considéré comme adhérent à une organisation syndicale, le salarié qui s’acquitte d’une cotisation à l’égard de cette même organisation syndicale.
Il est rappelé que le contenu des propagandes électorales doit être respectueux de l’intégrité et de la dignité des personnes et doit être exempt de mentions politiques, injurieuses ou diffamatoires.
Article 3 – Profession de foi des organisations syndicales présentant des candidats
Au premier tour, les organisations syndicales présentant une liste de candidats pourront remettre, à la Direction des Ressources Humaines, leur profession de foi jusqu’au 13 octobre 2023 à 14 heures, pour qu’elle soit mise en ligne sur le site de vote électronique.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre, à la Direction des Ressources Humaines, leur profession de foi jusqu’au 20 novembre 2023 à 14 heures.
Pour un rendu optimal les professions de foi et logos des syndicats devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
| FORMAT | POIDS (Ko) | DIMENSIONS | NOM DU FICHIER | |
|---|---|---|---|---|
| PROFESSIONS DE FOI | 1 000 (1 Mo) | - | PF_NOM SYNDICAT | |
| LOGOS OS | .jpg ou .png | 100 | 200x200px | LOGO_NOM SYNDICAT |
Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.
CHAPITRE X : PRESENTATION DES CANDIDATS SUR L’INTRANET DE L’ENTREPRISE
Les organisations syndicales pourront remettre, à la Direction des Ressources Humaines, un document présentant leurs candidats jusqu’au 13 octobre 2023 à 14 heures, pour qu’il soit mis en ligne sur l’intranet. Le document pourra préciser les informations suivantes sur chaque candidat : nom, prénom, localisation géographique, métier, photo.
Pour un rendu optimal sur le site de vote les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
| FORMAT | POIDS (Ko) | DIMENSIONS | NOM DU FICHIER | |
|---|---|---|---|---|
| PHOTOS CANDIDATS | .jpg | 500 | Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * |
PHOTO_NOM PRENOM |
CHAPITRE XI : CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres des bureaux de vote (par collège et centralisateur), des représentants des organisations syndicales (délégués de listes), des représentants de la direction et du prestataire.
Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes, permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations, seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.
Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
CHAPITRE XII : SCRUTIN A BLANC, PROGRAMMATION DE LA PERIODE DE VOTE ET CONTROLE DU SCELLEMENT
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.
Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote centralisateur, en présence des délégués de listes et la Direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote centralisateur ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Les membres des bureaux de vote par collège sont conviés à cette réunion de scrutin à blanc en tant qu’observateurs.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.
Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
CHAPITRE XIII : CHIFFREMENT ET DECHIFFREMENT DES VOTES
Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.
La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.
Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
• un exemplaire de ses codes,
• une copie de sa séquence secrète,
• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
CHAPITRE XIV : DEROULEMENT DU VOTE
Article 1 - Modalités d’accès au serveur de vote
Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).
Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.
Transmission du code identifiant
Chaque électeur recevra à son domicile par courrier simple en date de dépôt poste du 31 octobre 2023, un code identifiant généré de manière aléatoire par le prestataire. L’identifiant est valable pour les 2 tours du scrutin.
Transmission du mot de passe
Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur (avec mention « Personnel et Confidentiel » dans l’objet du mail) après que celui-ci ait validé son code identifiant et le défi complémentaire. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.
En amont des élections, la Direction des Ressources Humaines proposera aux électeurs susceptibles de ne pas avoir accès à leur boite mail durant le scrutin (absents longue durée exclusivement) de communiquer une adresse mail personnelle sur laquelle le mot de passe leur sera envoyé.
Un courrier leur sera adressé à cet effet mi-septembre 2023, ceux-ci devront se manifester au plus tard 2 semaines avant l’ouverture du scrutin.
Les électeurs qui ne seraient pas en capacité de recevoir leur mot de passe sur leur mail professionnel auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote (assistance niveau 2).
Défi complémentaire
Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire (correspondant à la ville de naissance de l’électeur tous formats confondus) en plus de l’identifiant afin de recevoir son mot de passe.
Les codes d’authentification (identifiants et mots de passe) sont générés de façon aléatoire par le prestataire GEDIVOTE et sont strictement confidentiels.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant, du défi complémentaire et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code identifiant, du défi complémentaire et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code à usage unique, valable une heure, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.ca-languedoc-cse.webvote.fr
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote pour les élections des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline tant pour les titulaires que pour les suppléants.
Au total, l’électeur sera amené à procéder à 4 votes distincts.
Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.
L'électeur s’étant authentifié sur le système de vote avant l'heure de clôture pourra valablement mener jusqu'à son terme la procédure de vote dans la limite de cinq minutes après la clôture du scrutin.
Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.
L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel.
Article 2 – Procédures de restitution de codes
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.
Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant – Niveau 1
| Eléments d’authentification | Nom/Prénom Date de naissance Code personnel disponible dans le coffre-fort |
|---|---|
| Restitution du code identifiant | Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur. |
E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur –Niveau 2
| Eléments d’authentification | L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail ou à son coffre-fort, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la CR du Languedoc. Le service RH contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré :
|
|---|---|
| Restitution du mot de passe OU ET/OU de l’identifiant | Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur (identifiant) ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur (mot de passe) . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe OU ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. . L’adresse mail renseignée/ numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur. |
Article 3 - Envoi aux salariés de tous les documents destinés au vote
La Direction des Ressources Humaines enverra sur la messagerie professionnelle des salariés une note d’information sur les élections professionnelles.
De plus, un site dédié aux élections professionnelles sera accessible via l’intranet de la CR et comprendra l’ensemble des informations sur les élections professionnelles.
Le prestataire enverra au domicile des salariés et par courriel, spécifié PRIVE et CONFIDENTIEL, une notice explicative sur la marche à suivre pour voter.
Article 4 - Mode de scrutin
Les élections se font au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Le panachage n’est pas admis.
Il sera procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants de chaque collège et ce, pour chaque instance.
Article 5 – Organisation du dépouillement
Dans le cadre du vote électronique, les membres du bureau de vote centralisateur, aussitôt après que le Président a déclaré les scrutins clos, assureront le dépouillement électronique des votes, à la fois pour les titulaires et pour les suppléants, et pour les élections des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline dans leur collège d’appartenance.
CHAPITRE XV : DEPOUILLEMENT DES VOTES ETABLISSEMENT DES PROCES-VERBAUX
Le jour du dépouillement est fixé au dernier jour du scrutin selon le calendrier annexé à savoir le vendredi 17 novembre 2023 pour le premier tour de scrutin et éventuellement le vendredi 1er décembre 2023 si un deuxième tour de scrutin était nécessaire.
Les dépouillements ont lieu publiquement au siège de la Caisse Régionale du Languedoc Avenue de Montpelliéret – LATTES. La salle dans laquelle le dépouillement aura lieu sera communiquée à l’ouverture du premier tour de scrutin, soit le 09 novembre 2023.
Article 1 – Bureaux de vote
Pour diriger et contrôler les opérations électorales, il est constitué, pour chaque collège un bureau de vote.
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Chaque membre du bureau de vote est tenu à une obligation de confidentialité par la signature d’un engagement, sur les informations dont il a connaissance en sa qualité de membre du bureau de vote.
Chaque bureau de vote sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné.
Les membres du bureau de vote doivent être électeurs et appartenir au collège intéressé. La fonction de membre de bureau de vote est incompatible avec la fonction de candidat et représentants du personnel.
Les parties aux présentes sont convenues de la composition des bureaux de vote, telle que mentionnée en annexe 1 et après avoir obtenu l’accord des électeurs cités (1 Président, 1er assesseur, 2nde assesseur, 1 suppléant).
En cas de désistement d’un membre ou pour tout autre motif qui rendrait impossible la tenue du bureau de vote aux dates requises, une nouvelle désignation sera convenue avec les organisations syndicales.
Trois membres de ces bureaux de vote (les salariés électeurs les plus âgés de chaque collège) assumeront les tâches de Président et d’Assesseurs du bureau de vote central électronique. En effet, afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place.
Article 2 – Dépouillement des votes
Le bureau de vote centralisateur assurera le dépouillement des votes pour l’ensemble des collèges.
Le président de chaque bureau de vote proclame les résultats du bureau de vote dont il assure la présidence, signe les procès-verbaux et les listes d’émargement avec les autres membres du bureau. Ces documents sont remis, dès la fin du dépouillement, à la Direction qui se charge de diffuser les résultats dans un délai maximum de 24 heures.
Afin d’assurer le bon déroulement du vote, des suppléants au bureau de vote centralisateur seront désignés parmi les seconds plus âgés de chaque bureau de vote.
Les bureaux de vote sont définis en annexe au présentes.
Par ailleurs, la Direction communiquera l’identité des membres constituant le bureau de vote centralisateur au prestataire en charge des élections, qui se chargera de générer puis de communiquer à ces derniers un code d’accès particulier leur permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel sur le site, de vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote et procéder au dépouillement du scrutin.
Par ailleurs, chaque organisation syndicale pourra désigner au maximum deux délégués de liste qui se verront attribuer des codes d’accès leur permettant de suivre le bon déroulement du scrutin. Cette désignation devra avoir lieu au plus tard le 02 novembre 2023 pour le premier tour et le 17 novembre 2023 pour le second tour.
CHAPITRE XVI : PROCLAMATION DES RESULTATS
Le résultat des élections sera proclamé par bureau de vote par chacun des 3 présidents, le dernier jour du scrutin à savoir le vendredi 17 novembre 2023 pour le premier tour de scrutin et éventuellement le vendredi 1er décembre 2023 si un deuxième tour de scrutin était nécessaire.
Sur les procès-verbaux seront également mentionnées toutes les réclamations des électeurs et des délégués de listes, ainsi que les décisions motivées prises par les bureaux dans le cas d’incidents au cours des opérations électorales.
Les procès-verbaux seront signés par tous les membres du bureau de vote.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel par diffusion d’une note d’information, le lundi 20 novembre 2023 pour les résultats du 1er tour de scrutin et le lundi 4 décembre 2023 pour les résultats du 2nd tour de scrutin.
Après la signature des procès-verbaux et de la proclamation des résultats, la Caisse régionale transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Dans les 15 jours suivants les élections, la Caisse régionale envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles -TSA92315, 62971 ARRAS CEDEX 9
CHAPITRE XVII : DEPOT ET DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le présent protocole est conclu en vue des élections des membres du Comité Social et Economique, des membres du Conseil de Discipline prévues les 17 novembre 2023 (premier tour) et 1er décembre 2023 (second tour).
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales de l'entreprise.
Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail :
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;
Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Montpellier.
Fait à Lattes, le 15 septembre 2023
| La Caisse Régionale du Languedoc |
Les Organisations syndicales à la Caisse Régionale du Languedoc
| CFDT | UNION SUD LANGUEDOC |
FO CFTC – AGRI |
SNECA CFE CGC |
ANNEXE 1 : COMPOSITION DES BUREAUX DE VOTE par COLLEGE
ET DU BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR
ANNEXE 2 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS
| Dates | OBJET |
|---|---|
Vendredi 11 août 2023
|
Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral |
| Mercredi 6 septembre 2023 | Première réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales |
| Jeudi 14 septembre 2023 | Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales |
| Vendredi 15 septembre 2023 | Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) + information sur l’utilisation des données personnelles |
| Lundi 18 septembre 2023 | Publication du protocole d’accord préélectoral |
| Jeudi 28 septembre 2023 | Transmission du fichier électeurs à Gedivote |
| Lundi 2 octobre 2023 | Affichage des listes électorales |
| Jeudi 5 octobre 2023 | Date limite de réclamations relatives aux listes électorales |
| Vendredi 13 octobre 2023 | Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats |
| Mardi 17 octobre 2023 | Point intégration des candidatures sur le site Gedivote |
| Vendredi 20 octobre 2023 | Affichage des listes de candidats |
| Du lundi 30 octobre 2022 au lundi 6 novembre 2023 | Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales |
J-4/5 Mardi 31 octobre 2023 |
Envoi du matériel de vote aux électeurs |
| Vendredi 3 novembre 2023 | Actualisation des listes électorales |
| Mercredi 8 novembre 2023 | Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application |
| Jeudi 9 novembre 2023 | 09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour |
| Jeudi 9 novembre 2023 | Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote (CR Languedoc + GEDIVOTE) |
| Vendredi 10 novembre 2023 | Courriel de rappel par la CR Languedoc sur la possibilité de voter pendant le week-end |
| Mardi 14 novembre 2023 | Courriel de rappel du déroulement des élections |
| Jeudi 16 novembre 2023 | Courriel de rappel par la CR Languedoc |
| Vendredi 17 novembre 2023 | Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote |
| Vendredi 17 novembre 2023 | 15H00 : Fermeture du scrutin 1er tour |
| Vendredi 17 novembre 2023 | Dépouillement et proclamation des résultats |
| Vendredi 17 novembre 2023 | Affichage des résultats |
| En cas de 2nd tour | |
| Vendredi 17 novembre 2023 | Appel à candidatures 2nd tour |
| Lundi 20 novembre 2023 | Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats |
| Mardi 21 novembre 2023 | Affichage des listes de candidats |
| Mardi 21 novembre 2023 | Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales |
| Jeudi 23 novembre 2023 | Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application |
| Vendredi 24 novembre 2023 | 09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour |
| Vendredi 24 novembre 2023 | Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote |
| Mardi 28 novembre 2023 | Courriel de rappel du déroulement des élections |
| Vendredi 1er décembre 2023 | Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote |
| Vendredi 1er décembre 2023 | 15H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour |
| Vendredi 1er décembre 2023 | Dépouillement et proclamation des résultats |
| Vendredi 1er décembre 2023 | Affichage des résultats |
ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
| FONCTIONNALITES | BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR |
BUREAU DE VOTE PAR COLLEGE | REPRESENTANTS DE LA DIRECTION | DELEGUES DE LISTES | |
|---|---|---|---|---|---|
| CONSULTATION DE LA PARTICIPATION | OUI | OUI | OUI | OUI | |
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS |
En ligne pendant le scrutin | OUI | OUI | NON | NON |
| En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin | OUI | OUI | NON | NON | |
| RESULTATS | Etats de synthèse Représentativité |
OUI | OUI | OUI | OUI |
| Procès-Verbaux Cerfa | OUI | OUI | OUI | NON | |
| JOURNAL DES EVENEMENTS | OUI | OUI | OUI | OUI | |
| EMPREINTE DE SCELLEMENT | OUI | OUI | OUI | OUI | |
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE) |
OUI | OUI | OUI | NON | |
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND) |
OUI | OUI | OUI | NON | |
| PROGRAMMATION APPLICATION | Ouverture et fermeture du scrutin | OUI | NON | NON | NON |
| Clé de chiffrement/déchiffrement des votes | OUI | NON | NON | NON |
ANNEXE 4 : CAHIER DES CHARGES
SOMMAIRE
1 - PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE 23
2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 23
3.2 Émargement électronique, unicité du vote 25
3.3 Enchaînement des élections 25
4 - Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections 25
5 - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote 26
5.3 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 26
8 - Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution 27
8.1 Listes électorales et fichier des électeurs 27
8.2 Moyens d’authentification 28
9 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique 30
9.1 Disponibilité du système de vote électronique 30
9.2 Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire 30
- PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Les élections professionnelles au sein de LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC, mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.
- Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ou “nul” ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
- Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
- Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.
- Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
- Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
- Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.
Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes.
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un mot de passe qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC ou par des candidats non affiliés.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.
Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de LA CAISSE RÉGIONALE DU LANGUEDOC (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
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