ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL

AU SEIN DE L’ASEPT DES CHARENTES

CONCLU LE 01/06/2022

Entre d’une part,

- L’ASEPT des Charentes

1, boulevard Vladimir

17100 SAINTES

représentée par , Directrice Déléguée

Et d’autre part,

- les salariés de l’ASEPT des Charentes, consultés sur le projet d’accord par référendum le 9 mai 2022.

Il a été négocié et convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 5

ARTICLE 2 : CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL 5

2.1 : Le principe de volontariat et de réversibilité 5

2.2 : Eligibilité 5

ARTICLE 3 : MODES D’ORGANISATIONS CLASSIQUES DU TELETRAVAIL 7

3.1 : Principes généraux 7

3.2 : Télétravail avec jours fixes par semaine 8

3.3 : Télétravail avec volume annuel de jours flottants 9

ARTICLE 4 : MODE D’ORGANISATION EXCEPTIONNEL DU TELETRAVAIL 9

ARTICLE 5 : PROCEDURE DE MISE EN PLACE 10

5.1 : Candidature et réponse de l’employeur 10

5.2 : Formalisation de la réponse de l’employeur 10

5.3 : Période d’adaptation 11

ARTICLE 6 : DUREE DU TELETRAVAIL 11

6.1 : Durée initiale 11

6.2 : Suspension du télétravail 11

6.3 : Fin du télétravail 12

ARTICLE 7 : MODALITES ET ORGANISATION DU TELETRAVAIL 12

7.1 : Lieu d’exercice du télétravail 12

7.2 : Temps de travail 12

7.3 : Déplacements 13

7.4 : Charge de travail 13

7.5 : Attestations 13

7.6 : Equipements 13

ARTICLE 8 : DROITS ET OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR 15

8.1 : Egalité de traitement 15

8.2 : Sensibilisation et formation au télétravail 15

8.3 : Santé et sécurité au travail 16

8.4 : Respect de la vie privée 16

8.5 : Protection des données 16

ARTICLE 9 : Durée et entrée en vigueur 17

ARTICLE 10 : Suivi, révision et dénonciation de l’accord 17

ARTICLE 11 : Formalités de dépôt et publicité de l’accord 17

PREAMBULE

Afin de permettre à la rentrée 2020, une mise en place rapide et une expérimentation encadrée de télétravail, l’ASEPT des Charentes s’est basée sur l’article L.1222-9 du Code du Travail qui définit le télétravail comme : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. » afin de conclure une charte sur cette thématique.

Cette expérimentation ayant été en partie non réalisée du fait de la crise sanitaire, la Direction a souhaité conclure une nouvelle charte constituant une décision unilatérale de l’employeur et ayant pour objet d’organiser le recours au télétravail sur la période du 20 septembre 2021 au 31 mars 2022. Cette charte a été prorogée jusqu’au 31 mai 2022 au soir.

En application de l’article L. 2232-21 du Code du Travail, l’ASEPT dépourvue de délégué syndical, et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel un projet d’accord sur le télétravail.

Au travers du présent accord, est réaffirmée la volonté de favoriser :

• l’accès du plus grand nombre de salariés au télétravail ;

• une certaine souplesse d’organisation afin de prendre en compte les spécificités et la diversité des situations professionnelles ;

• le maintien d’un esprit d’appartenance à l’association et de lien de collaboration entre l’ensemble de ses collaborateurs.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Sont concernés par le présent accord :

• Les employés et cadres au sens de la Convention Collective de Travail du Personnel de la MSA.

ARTICLE 2 : CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL

2.1 : Le principe de volontariat et de réversibilité

Le télétravail est une faculté ouverte par l’ASEPT aux salariés, il revêt un caractère volontaire et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative du salarié et requiert l’acceptation formelle de l’employeur.

Le télétravail repose également sur le principe de réversibilité à l’initiative du salarié ou de l’employeur selon les modalités prévues dans le présent accord à l’article 6.3.

2.2 : Eligibilité

L’ASEPT fait le choix de ne pas imposer de quota tant au sein d’un service qu’au sein même de l’entreprise afin de permettre à un plus grand nombre de collaborateurs d’avoir accès au télétravail. Cependant, il convient que le collaborateur en faisant la demande valide un certain nombre de critères. En effet, le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite la maitrise de certaines aptitudes individuelles et qualités professionnelles (capacités de reporting, respect des consignes..).

• Incompatibilité du fait de certaines missions

Certaines missions exigent par nature une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (par exemple) :

• Numérisation / réception et envoi de Courriers / Impressions ;

• Réunions et animation de séance de prévention organisées en présentiel,

• …

La nécessité de mise en œuvre de ces missions peut de fait amener le responsable de service à refuser l’accès (total ou partiel) au télétravail à un ou plusieurs collaborateurs de son service.

• Conditions tenant au salarié

Les critères suivants sont cumulatifs, ils sont appréciés par le responsable de service qui devra compléter une fiche d’éligibilité pour les membres de son équipe demandant à bénéficier du télétravail :

• Etre titulaire d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée (exclusion des stagiaires et des contrats en alternance exigeant par nature une présence dans l’unité de travail car il s’agit d’un élément essentiel de leur apprentissage) ;

• Disposer d’une capacité d’autonomie (notamment dans la gestion de son temps de travail) ainsi que d’une maîtrise suffisante du poste occupé ;

• Faire preuve d’une productivité suffisante ;

• Maîtriser les applications informatiques indispensables à l’activité ;

• Savoir maintenir le lien avec le collectif de travail et la hiérarchie.

• Conditions d’accès des collaborateurs en situation de handicap

Les collaborateurs en situation de handicap (RQTH) bénéficient de l’accès au télétravail dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs. Sur leur demande, leur situation fera néanmoins l’objet d’une attention particulière.

• Conditions d’accès des femmes enceintes

Sur leur demande, leur situation fera l’objet d’une attention particulière.

ARTICLE 3 : MODES D’ORGANISATIONS CLASSIQUES DU TELETRAVAIL

L’ASEPT des Charentes prévoit l’existence de plusieurs modes d’organisation classiques du télétravail.

3.1 : Principes généraux

Il est rappelé que le collaborateur en télétravail doit exclusivement consacrer son temps de travail à son activité professionnelle et rester à la disposition de l’employeur.

• Fixation des jours de télétravail

Les salariés à temps plein et à temps partiel (jusqu’à 80% inclus) peuvent opter pour 2 jours maximum de télétravail par semaine.

Les collaborateurs à temps partiel à 60% peuvent opter pour 1 journée maximum de télétravail par semaine.

Pour les personnes ayant un taux d’activité inférieur à 60%, le recours au télétravail ne sera pas autorisé.

Le télétravail est possible sur tous les jours ouvrés de la semaine.

Le responsable de service a la possibilité pour nécessité de service et afin favoriser le maintien des réunions en présentiel, d’imposer :

• le choix des jours au salarié,

• un jour de présence hebdomadaire obligatoire sur site pour l’ensemble de l’équipe. Cette journée est alors de fait non accessible au télétravail pour l’ensemble de l’équipe concernée,

• Télétravail en journée complète

Afin de préserver le lien dans l’entreprise, le télétravail est autorisé par principe uniquement sur des journées complètes.

Par exception, une demi-journée de télétravail peut être réalisée uniquement en cas d’absence (congés payés, récupération…) lorsque cette absence est organisée soit sur un jour fixe de télétravail soit sur un jour flottant. La mise en place de ce dispositif exceptionnel ne peut amener le collaborateur à aller au delà de 2 jours de télétravail hebdomadaires ou à augmenter son forfait de jours flottants. Aucune indemnisation ne sera octroyée dans ce cas. Il conviendra de compléter l’outil RH à disposition en ce sens.

• Délais de prévenance

Lorsque le contexte le nécessite, le salarié pourra être amené à ne pas effectuer une ou plusieurs journées de télétravail de sa propre initiative ou à la demande de son responsable. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, d’impératifs de service ou de nécessités d’organisation de l’entreprise, un délai de prévenance de 48 heures ouvrées devra être respecté afin de permettre au salarié ou au responsable de s’organiser en conséquence. Cette information sera communiquée par mail à la (ou aux) personne(s) concernée(s) en cas de suspension à l’initiative de l’employeur et sous la même forme à l’intention du responsable de service et du cadre de proximité, le cas échéant, en cas de suspension à l’initiative du salarié.

Que ce soit du fait de l’employeur ou du salarié, tous les jours de télétravail annulés et ce, peu importe le motif, ne donnent pas lieu à un report du jour.

• Formation et réunion

D’une façon générale, l’accomplissement des missions et les nécessités de service (réunions en présentiel, travail sur site..) sont prioritaires à l’accomplissement d’une journée de télétravail même préalablement programmée.

Le départ en formation ou en réunion organisées en présentiel prime sur une journée de télétravail.

En cas de formation en distanciel et afin de favoriser la concentration, il est autorisé après accord du responsable d’être positionné en télétravail peu important le jour de la semaine afin de suivre cette session. Cette disposition permet donc de cumuler sur une même journée une ½ journée de formation à distance et une ½ journée de télétravail.

3.2 : Télétravail avec jours fixes par semaine

Les employés au sens de la Convention Collective de Travail du Personnel de la MSA bénéficient du dispositif avec des jours fixes de télétravail par semaine.

3.3 : Télétravail avec volume annuel de jours flottants

Un dispositif avec volume annuel de jours flottants de télétravail est mis en place pour prendre en compte les spécificités de certains emplois. Les jours octroyés dans le cadre de ce dispositif peuvent ne pas être pris en totalité sur une année pour des raisons de service ou par choix des intéressés. Ils ne pourront pas faire l’objet d’un report sur l’année civile suivante. Afin de prendre en compte les impératifs du service, la pose des jours flottants s’inscrit dans une planification concertée avec le responsable du collaborateur et doit être réalisée à minima 5 jours ouvrés avant la prise effective du jour de télétravail.

Ces jours flottants de télétravail ne peuvent être positionnés sur plus de 2 journées par semaine.

Pour les collaborateurs dont l’activité ne permet pas de définir à priori et de manière constante les jours de télétravail, un dispositif avec un volume annuel du 1^er janvier au 31 décembre de 60 jours flottants est mis en place (à titre transitoire 35 jours pour la période du 1^er juin au 31 décembre 2022).

Les collaborateurs concernés sont les suivants :

• Les coordonnateurs,

• Les cadres,

• Les animateurs d’actions de prévention.

ARTICLE 4 : MODE D’ORGANISATION EXCEPTIONNEL DU TELETRAVAIL

L’ASEPT des Charentes prévoit également la possibilité de recourir au télétravail occasionnel. Celui-ci a vocation à répondre à des situations d’urgence rendant impossible le déplacement ou l’exercice de l’activité sur le lieu de travail (intempéries, travaux dans les locaux de la caisse, crises sanitaires…).

Dans ce cas, sur demande expresse de la Direction pour assurer la sécurité des biens et des personnes, un ou plusieurs ou tous les collaborateurs d’un service, d’un site voire de toute l’entreprise peuvent être placés en télétravail sans formalisation écrite et ce, selon des modalités et une durée à définir en fonction des circonstances.

ARTICLE 5 : PROCEDURE DE MISE EN PLACE

5.1 : Candidature et réponse de l’employeur

Chaque année, la procédure pour bénéficier du télétravail sera la suivante :

• Mise à disposition par mail d’un formulaire de demande d’accès au télétravail aux Responsables de Service courant novembre pour remise aux collaborateurs ;

• Remontée des formulaires de demande par service par le Responsable auprès du Service RH et du Directeur Délégué concerné mi-décembre au plus tard avec l’évaluation de l’opportunité du télétravail sur chacun des formulaires et pour chaque collaborateur demandeur ;

• Acceptation ou refus formulé et motivé par l’employeur notamment au regard du formulaire complété le 31 décembre au soir au plus tard ;

• Nouvelle période de télétravail à compter du 1^er janvier.

A titre dérogatoire, en 2022, la procédure sera la suivante :

• Mise à disposition par mail d’un formulaire de demande d’accès au télétravail aux Responsables de Service début mai 2022 pour remise aux collaborateurs ;

• Remontée des formulaires de demande par service par le Responsable auprès du Service RH et du Directeur Délégué concerné mi-mai au plus tard avec l’évaluation de l’opportunité du télétravail sur chacun des formulaires et pour chaque collaborateur demandeur ;

• Acceptation ou refus formulé et motivé par l’employeur notamment au regard du formulaire complété le 31 mai au soir au plus tard ;

• Nouvelle période de télétravail à compter du 1^er juin 2022 au 31 décembre 2022.

5.2 : Formalisation de la réponse de l’employeur

La réponse de l’employeur fera systématiquement l’objet d’un écrit.

Concernant l’acceptation, elle sera formalisée par un courrier précisant les jours de télétravail ainsi que la période d’autorisation.

Le refus sera motivé au regard de l’évaluation faite par le Responsable et conformément aux dispositions de l’article 2.2 du présent accord.

5.3 : Période d’adaptation

Afin de s’assurer que le télétravail réponde aux attentes et contraintes tant du salarié que de l’employeur, la mise en œuvre du télétravail donnera lieu à une période d’adaptation de trois mois qui débutera à compter du 1^er jour télétravaillé.

Pendant cette période, il pourra être mis fin à la situation de télétravail, à tout moment, par l’une ou l’autre des parties, à condition qu’elle notifie sa décision motivée par écrit à l’autre partie et qu’elle respecte un délai de prévenance d’une semaine.

Par ailleurs, au début du 3^ème mois d’exercice du télétravail, un entretien de bilan sera formalisé avec le responsable hiérarchique et à son initiative. Cet entretien permettra de statuer sur la poursuite ou non du télétravail au-delà du 3^ème mois et ce, à partir d’éléments objectifs et de niveau de productivité (individuel et selon le fonctionnement du service).

ARTICLE 6 : DUREE DU TELETRAVAIL

6.1 : Durée initiale

L’autorisation de télétravail est accordée pour une année civile du 1^er janvier au 31 décembre. A titre transitoire pour l’année de mise en place du présent accord, l’autorisation sera octroyée du 1^er juin au 31 décembre 2022.

6.2 : Suspension du télétravail

En respectant le délai de prévenance de 48 heures ouvrées, le Responsable hiérarchique peut suspendre provisoirement pour raisons de service, le télétravail de tout ou partie de son équipe (cf. article 3.1).

En cas de problème technique (de connexion notamment), le télétravailleur devra avertir immédiatement son cadre de proximité qui appréciera les mesures à prendre en fonction du contexte. Si nécessaire, le cadre est habilité à exiger le retour immédiat du collaborateur sur son lieu habituel de travail.

En cas de changement de domicile et/ou d’événement majeur (incendie, inondation…), le télétravail est suspendu dans l’attente de l’établissement des nouvelles attestations de l’assureur et de conformité électrique (la suspension n’aura pas lieu en cas de transmission des éléments avant le changement effectif).

6.3 : Fin du télétravail

L’employeur comme le salarié peuvent décider de mettre fin au télétravail à tout moment et par écrit moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois.

Le salarié pourra mettre fin à la période de télétravail sans motif particulier.

A contrario, l’employeur devra motiver la fin de la période de télétravail par notamment :

• la perte d’une des conditions d’éligibilité fixée dans l’article 2.2 de la présente charte ;

• le non-respect des modalités d’organisation du télétravail prévues par l’article 6 ;

• les nécessités de service.

En cas de changement de poste de travail, l’autorisation de télétravail prend fin automatiquement pour respecter les critères d’éligibilité notamment l’autonomie et la maîtrise suffisante du poste décrits dans l’article 2.2.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

ARTICLE 7 : MODALITES ET ORGANISATION DU TELETRAVAIL

7.1 : Lieu d’exercice du télétravail

Il est rappelé que le télétravail est un mode d’organisation du travail permettant au salarié de réaliser son activité en dehors des locaux de l’entreprise. Le lieu d’exercice est défini comme étant la résidence principale déclarée et pour laquelle l’attestation de l’assureur est communiquée.

7.2 : Temps de travail

En télétravail, l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail est applicable dans l’ensemble de ses mesures. Les outils de pointage et de gestion des absences mis à disposition des collaborateurs doivent impérativement être utilisés dans les conditions habituelles. Il convient donc pour le collaborateur de compléter les outils RH mis à sa disposition et de poursuivre ses pointages de façon habituelle lorsqu’il se trouve en télétravail.

Afin de respecter l’équilibre vie privée / vie professionnelle, l’employeur met en place des plages horaires d’accessibilité, il pourra ainsi contacter le collaborateur en télétravail sur les plages fixes prévues dans l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail.

7.3 : Déplacements

Les déplacements professionnels ne sont pas autorisés sur les journées en télétravail. Celles-ci doivent, en effet, être consacrées à des activités exclusivement administratives.

7.4 : Charge de travail

Le responsable hiérarchique direct détermine avec le télétravailleur, dans le cadre de ses missions, les activités prises en charge au domicile ainsi que les résultats attendus avec, en fonction des services, la fixation d’un objectif journalier moyen de production.

Comme pour l’activité sur site, le responsable hiérarchique mettra en place un suivi de la production avec le télétravailleur sur la bonne exécution et les résultats attendus.

L’entretien annuel sera également l’occasion d’un échange sur ce dispositif (une synthèse sera portée dans la rubrique « faits marquants »).

7.5 : Attestations

Afin de pouvoir bénéficier du télétravail, le salarié devra fournir au service Ressources Humaines, et ce avant la mise en place effective du télétravail puis à chaque renouvellement :

• Une attestation sur l’honneur précisant qu’il a bien reçu le guide de diagnostic électrique et qu’il a procédé à l’examen des installations de son domicile, qu’il dispose d’un aménagement ergonomique de son poste de travail ainsi que d’un accès internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile ;

• Une attestation provenant de son assureur, au titre de sa multirisque habitation, indiquant que ce dernier a pris acte du fait que le salarié exerçait une activité de télétravail à son domicile en tant que salarié.

7.6 : Equipements

L’employeur met à la disposition des salariés les outils nécessaires à l’exercice du télétravail, un formulaire spécifique devra être signé par le salarié avant de récupérer le matériel :

• un poste de travail informatique nécessaire à la pratique de l’activité ;

• une ligne téléphonique professionnelle en cas de de nécessité de service et d’appels externes (entrants et / ou sortants hors institution) ;

• des fournitures de bureau.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel ainsi mis à disposition.

La totalité des équipements demeure l’entière propriété de l’entreprise et doit être utilisée dans un cadre strictement professionnel. Sauf accord exprès de l’employeur, le salarié ne peut utiliser un autre matériel que celui fourni par l’entreprise.

Le salarié en télétravail est responsable de l’intégrité du matériel mis à disposition et des données qui y sont stockées. Il s’engage à respecter les règles fixées en matière de confidentialité et de sécurité informatique notamment par la charte de l’utilisateur des systèmes d’information en vigueur dans l’entreprise.

ARTICLE 8 : DROITS ET OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR

8.1 : Egalité de traitement

Le passage en télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Ce dernier bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, conventionnels et locaux que les autres salariés travaillant au sein de l’ASEPT des Charentes.

Le télétravailleur a accès, dans les mêmes conditions, aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle ainsi qu’aux possibilités d’évolution de carrière.

Il bénéficie des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés, de l’information diffusée par les instances représentatives du personnel, et peut exercer un mandat de représentation du personnel.

La journée de télétravail ouvre droit à l’attribution de chèques déjeuners.

Le collaborateur en télétravail continue de bénéficier du remboursement de ses titres de transports mensuels pour se rendre sur son lieu de travail, dans les mêmes conditions que les autres salariés.

8.2 : Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

L’ensemble des salariés est sensibilisé à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

8.3 : Santé et sécurité au travail

L’employeur et le télétravailleur s’engagent à respecter les règles de prévention des risques professionnels applicables au sein de l’ASEPT des Charentes.

Le télétravailleur bénéficie, comme les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, de la législation relative aux accidents du travail. En cas d’accident dans le cadre du télétravail, il lui appartient de déclarer dans les délais impartis et de faire constater par tous les moyens possibles les circonstances exactes de l’accident dont il a été victime. Le traitement de cette déclaration par la MSA se fait de la même façon que pour un accident survenu dans les locaux de la MSA.

8.4 : Respect de la vie privée

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile.

Comme précisé dans l’article 7.2 relatif au temps de travail du présent accord, des plages horaires d’accessibilité sont définies en lien avec l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail. En dehors de ces plages, le télétravailleur ne peut être contacté.

8.5 : Protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Comme évoqué dans l’article 7.6 relatif aux équipements, tous les salariés en télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur, et en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise à son domicile.

De plus, ils s’engagent également à respecter la charte de l’utilisateur des systèmes d’information mise en place au sein de l’ASEPT des Charentes.

ARTICLE 9 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er juin 2022, il est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 10 : Suivi, révision et dénonciation de l’accord

Une réunion de suivi aura lieu chaque année.

Le présent accord pourra faire l’objet de révision dans les conditions prévues par le Code du Travail.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues par le Code du Travail.

ARTICLE 11 : Formalités de dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera régulièrement déposé auprès de l’unité territoriale de la DREETS du lieu de conclusion. Il sera accompagné du procès-verbal des résultats de la consultation du personnel et du bordereau de dépôt.

Il sera également déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion.

Fait à Saintes, le 1^er juin 2022 en 3 exemplaires originaux.

Pour L’ASEPT des Charentes,

La Directrice Déléguée,