Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL ET AU TRAVAIL NOMADE" chez EPFIF - ETABLISSEMENT PUBLIC FONCIER IDF (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

ET AU TRAVAIL NOMADE

Entre

L’Etablissement Public Foncier d’Ile-de-France, Etablissement Public Industriel et Commercial, dont le siège est situé 4-14 rue Ferrus, 75014 Paris, SIRET 495 120 008 00026, représenté par son Directeur Général, Monsieur XXXXX,

Ci-après dénommé « l’EPFIF » ou l’Etablissement ».

D’une part,

Le Comité Social et Economique de l’EPFIF, élu le 3 décembre 2019, représenté par sa Secrétaire, Madame XXXXX,

Ci-après dénommé « le Comité Social et Economique » ou « le CSE ».

D’autre part,

Ont convenu ensemble de ce qui suit :

Préambule

Les parties au présent accord ont fait le constat que la mise en place d’un premier accord sur le télétravail et les habitudes de travail prises durant la crise sanitaire de la COVID 19, ont fait émerger un mode de travail hybride, permettant de concilier performance opérationnelle et amélioration de la qualité de vie au travail.

Ce nouvel accord a donc pour enjeu de définir un mode d’organisation du travail équilibré, où une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, notamment au travers une réduction des déplacements, s’accorde avec une présence sur site qui permet de maintenir un lien social entre les agents, de favoriser les travaux collaboratifs et le développement de la créativité.

Dans le cadre de cet accord, sont précisées les conditions d’exercice du télétravail régulier, du télétravail répondant à des circonstances exceptionnelles et la façon dont elles s’articulent avec le « travail nomade » dans le cas de déplacements professionnels.

Titre I – DISPOSITIONS GENERALES

1.1 Le télétravail

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication» (article L. 1222-9 du Code du travail).

1.2 Eligibilité au télétravail

Les mêmes tâches et missions sont attendues, que le poste soit tenu en télétravail ou à son poste de travail habituel.

Le télétravail est ouvert à tous les agents dont le poste et la fonction comportent une fréquence et un volume suffisant de tâches télétravaillables et regroupables sur une journée.

Le type de tâches télétravaillables, leur fréquence et leur volume sont appréciés par le supérieur hiérarchique.

Les tâches qui par nature imposent la présence physique de l’agent sur son lieu de travail de référence sont exclus du dispositif de télétravail régulier.

1.3 Lieu du télétravail

Pour la mise en application du télétravail dans le cadre du présent accord, l’EPFIF retient principalement l’exercice de l’activité professionnelle au domicile principal de l’agent ou sur un des sites de l’Etablissement.

L’exercice du télétravail dans un espace dit de co-working est autorisé et doit être précisément mentionné par l’agent dans sa demande de télétravail. L’occupation de cet espace ne doit pas entraîner de coût pour l’Etablissement.

Il est précisé que le travail exécuté dans des locaux tiers à l’occasion de déplacements professionnels n’est pas considéré comme étant du télétravail, mais s’inscrit dans les dispositifs relatifs au travail nomade.

1.4 Compatibilité matérielle et technique

Le lieu d’exercice du télétravail doit être adapté à la réalisation de l’activité professionnelle de l’agent. Il s’agit d’une condition d’éligibilité au télétravail.

Le télétravailleur doit ainsi :

• Travailler dans un local en conformité avec les normes en vigueur (notamment les normes électriques), garantissant sa sécurité et celle de ses équipements. Ce local doit permettre d’assurer la discrétion, la confidentialité et l’intégrité des informations, documents et données qui lui sont confiés ou auxquels il a accès ;

• Disposer d’une ligne internet ayant un débit adapté au télétravail et à une utilisation normale des outils métiers, l’accès aux serveurs de l’EPFIF se faisant obligatoirement via son VPN ;

• Télétravailler depuis un lieu correctement couvert par une connexion 4G/5G. ;

• S’engager à rester couvert, pendant toute la durée d’exercice du télétravail, par un contrat d’assurance multirisques habitation, à jour de paiement.

Les conditions énumérées ci-dessus sont contrôlées par le Secrétariat général, puis contractualisées dans l’avenant au télétravail de l’agent et donnent lieu à la production régulière des justificatifs nécessaires.

1.5 Plages horaires de travail durant les jours télétravaillés

Le télétravail ne modifie pas la durée du temps de travail, ni la charge de travail. Il est soumis à des règles liées au droit à la déconnexion, rappelées dans cet accord.

En raison de la suppression ou de la réduction des temps de transport domicile-travail permise par le télétravail, les horaires de travail durant les jours télétravaillés peuvent différer des horaires de travail choisis habituellement. L’horaire choisi pour les jours télétravaillés est l’un des quatre horaires prévus aux articles 17-4 et 17-5 du Règlement du personnel.

La combinaison de ces quatre options horaires représente une amplitude horaire maximale collective de 8h00 à 18h15 du lundi au jeudi et de 8h00 à 17h00 le vendredi. Chaque agent doit veiller à inscrire dans le cadre normal de son activité, ses communications à l’intérieur de cette amplitude horaire.

Sauf circonstances particulières, une réponse à une communication téléphonique ou électronique ne peut être attendue de manière prompte et impérative en dehors de l’horaire collectif de travail, soit 9h00 – 17h45 du lundi au jeudi et 9h00 – 16h30 le vendredi.

1.6 Heures supplémentaires

L’article 18 du Règlement du personnel de l’EPFIF approuvé par le Conseil d’Administration le 2 décembre 2015, s’applique également dans le cadre du télétravail.

Les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’à titre exceptionnel, à la demande expresse et écrite du supérieur hiérarchique.

1.7 Indemnité de télétravail

Les agents bénéficient d’une indemnité forfaitaire de 2,50€ par jour télétravaillé (1,25€ par demi-journée).

Cette indemnité est versée mensuellement, sur la paye du mois M+1, en fonction du nombre de jours télétravaillés et validés dans l’outil de gestion des temps le mois M.

Le plafond annuel de cette indemnité est fixé à 220€.

TITRE 2 – LE TELETRAVAIL REGULIER

2.1 Champs d’application

Le présent accord s’applique à tout agent de l’Etablissement en CDI, en CDD d’une durée supérieure à 4 mois ou en détachement, sans condition d’ancienneté, sous réserve des conditions d’éligibilité précisées dans le présent accord.

L’accès au télétravail sera possible pour les alternants à temps plein à l’EPFIF, après l’équivalent de 4 mois effectifs de travail.

Par exception, cet accord ne s’applique pas aux CDD inférieurs à 4 mois, au personnel intérimaire dont la mission est également inférieure à 4 mois, ni aux stagiaires.

2.2 Principe du double volontariat

Les parties ont souhaité construire un dispositif d’organisation du télétravail régulier, choisi, en lien avec les attentes des agents et des responsables hiérarchiques.

Ce télétravail régulier est basé sur le principe du double volontariat : la demande de télétravail émane de l’agent, est discutée avec sa hiérarchie et nécessite un accord de l’Etablissement (encadrant direct et Secrétaire général), formalisé par un avenant au contrat de travail.

2.3 Nombre et organisation des jours de télétravail régulier

Sous réserve des conditions d’éligibilité, tout agent de l’EPFIF a la possibilité de télétravailler à raison de deux jours maximum par semaine.

Cette limite est ramenée à un jour par semaine pour les agents en période d’essai, ou travaillant à temps partiel moins de 80%.

Les jours de télétravail peuvent être pris de manière fixe et récurrente, de manière variable, ou encore de manière fixe et variable.

L’agent saisit ses demandes de télétravail dans l’outil de gestion des temps, après s’être assuré de la compatibilité de cette forme de travail avec les exigences de son activité et de celles de son service.

Cette demande se fait par journée ou par demi-journée, lorsque l'autre demi-journée concernée n'est pas travaillée ou est associée à un déplacement (travail nomade).

Chaque demande suppose un délai de prévenance d’au moins trois jours ouvrés et est soumise à validation du responsable hiérarchique, celle-ci devant intervenir au moins 24 heures avant son début, sans quoi elle est tacitement validée. Le responsable hiérarchique est tenu de motiver son refus d’une demande. Par exception, en cas d’imprévu, ce délai de prévenance de 3 jours pourra être réduit en accord avec le responsable hiérarchique.

Le télétravail et le travail nomade ne peuvent pas aboutir à une présence physique de l’agent sur site qui serait inférieure à quatre demi-journées par semaine. En conséquence, un agent absent au moins 3 jours sur une semaine n’est pas autorisé à télétravailler, mais l’exercice d’une activité nomade reste permis.

Le report de jours de télétravail d’une semaine sur l’autre n’est pas autorisé.

2.4 Organisation du service et nécessité de présence de l’agent

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’EPFIF et des services qui le composent.

Il est entendu entre les parties que certaines tâches devant être réalisées dans les locaux de l’EPFIF ou dans ceux de tiers partenaires sont incompatibles avec le télétravail. Il en est de même des activités nécessitant des interactions humaines spécifiques ou autres interventions sur site.

Dans ces cas, l’exercice de son activité en présentiel constitue un impératif.

Le responsable hiérarchique peut définir un jour par semaine où le télétravail est exclu, notamment en vue d’organiser des réunions d’équipe.

Le responsable hiérarchique veille à ce que le nombre d’agents bénéficiant du télétravail sur une même journée soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe. Dans cette logique, il lui appartient de refuser des demandes de télétravail qui ne satisferaient pas à ces conditions et d’opérer une rotation équilibrée entre les agents devant être présents sur site.

En raison des impératifs de service, le responsable hiérarchique conserve la possibilité d’imposer à tout agent de son équipe de revenir en présentiel à une date non prévue. En tenant compte de l’urgence de la situation et autant que possible, des contraintes personnelles de l’agent, le délai dans lequel il devra se présenter sur site ne pourra pas être supérieur à une demi-journée.

2.5 Demande et mise en place du télétravail régulier

L’agent peut formaliser sa demande de télétravail régulier à son supérieur hiérarchique à tout moment. Ce dernier évalue si l’activité de l’agent est compatible avec le dispositif de télétravail demandé et transmet ses observations à la DRH. Une réponse écrite et motivée à toute demande de télétravail doit être formulée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

En cas d’accord entre les parties, l’agent doit fournir :

• Une attestation d’assurance habitation couvrant l’activité de bureau exercée en télétravail à domicile pour le compte de l’EPFIF ;

• Une attestation produite par son fournisseur d’accès à Internet ou toutes autres pièces, attestant d’une connexion ADSL ou fibre optique et une connexion 4G/5G, présentant des débits suffisants pour l’exercice de son activité professionnelle.

• Une déclaration sur l’honneur de conformité des installations électriques du poste de travail

Après réception de ces pièces, sous un délai de 15 jours, les conditions individuelles d’exercice du télétravail à un poste donné sont formalisées dans un avenant au contrat de travail. Cet avenant précise notamment :

- Les horaires de travail applicables lors des jours télétravaillés ;

- Le lieu d’exercice du télétravail ;

- Le matériel mis à disposition par l’EPFIF, ses conditions d’utilisation et de restitution ;

- La durée et les conditions de la période d’adaptation au télétravail ;

- Les conditions de réversibilité du télétravail ;

- Les documents et attestations à fournir à tout moment par l’agent ;

- Le rappel du droit à la déconnexion ;

- Le cas échéant, les conditions particulières d’exercice du télétravail.

En cas de refus du télétravail, celui-ci devra être motivé et ne saurait être définitif. En effet, il pourra être possible de réévaluer la demande de télétravail en fonction de l’évolution du contexte dans lequel se trouve le demandeur.

2.6 Période d'adaptation

En cas d’accord de télétravail régulier, une période d’adaptation est aménagée, d’une durée de trois mois de travail effectif à compter de sa prise d’effet.

Au cours de cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail à tout moment, en respectant un délai de prévenance de trois jours ouvrés.

La décision de mettre fin à la période d’adaptation par l’EPFIF doit être motivée par écrit et n’exclut pas la possibilité pour l’agent de formuler une nouvelle demande, une fois les difficultés soulevées résolues.

2.7 Réversibilité du télétravail

La situation de télétravail est réversible. Elle ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail. Elle ne peut en aucun cas constituer un droit ou un avantage acquis.

Passée la période d’adaptation, l’agent peut à tout moment mettre fin ou réduire son télétravail, en respectant un délai de prévenance de trois jours ouvrés.

L’exercice de la réversibilité (totale ou partielle) par l’Etablissement doit être motivée par écrit et justifiée par une raison objective non discriminatoire.

Les principaux motifs de réversibilité peuvent être :

• Le manque d’autonomie avéré de l’agent (rencontre des difficultés à prendre des initiatives et/ou à adopter des décisions, a besoin de l’appui régulier de ses collègues ou de sa hiérarchie, difficulté à s’organiser…) ;

• Absence de réactivité (délais de réponse trop longs ou absence de réponse…) ;

• Manque d’implication/motivation (négligence, niveau d’exigence de l’agent moins important que lorsqu’il travaille sur site…) ;

• Sur-connexion (incapacité à faire un usage raisonnable des outils mis à sa disposition pour travailler, non-respect des repos quotidiens et/ou hebdomadaires de manière récurrente…) ;

• Risque psychosocial pouvant notamment s’appuyer sur une recommandation du médecin du travail (risque d’isolement perçu, stress éventuel généré par le travail à distance…) ;

• Inadaptation des conditions matérielles de télétravail (connexion internet insuffisante…) ;

• Non-respect des principes de sécurité informatique et de protection des données…

L’exercice de la réversibilité par l’EPFIF implique le respect d’un délai de prévenance de quinze jours calendaires à compter de la date de remise du courrier de réversibilité à l’agent.

Les délais de prévenance peuvent être réduits ou supprimés d’un commun accord entre les parties, ou sur recommandation du médecin du travail.

TITRE 3 – LE TRAVAIL NOMADE

3.1 Définition

Le travail nomade se définit comme le travail effectué, sur une demi-journée, en amont ou en aval d’un déplacement professionnel, dans un tiers lieu ou au domicile principal de l’agent. Cette possibilité est admise à condition de présenter un intérêt évident en termes d’économie de déplacement.

3.2 Champs d’application

Cette modalité d’exécution du travail s’applique à tous les agents de l’EPFIF devant effectuer des déplacements professionnels, qu’ils soient télétravailleurs réguliers ou non.

Il est rappelé que la conjugaison des temps de télétravail et de travail nomade ne peut pas aboutir à une présence physique de l’agent sur site qui serait inférieure à quatre demi-journées par semaine.

3.3 Information du supérieur hiérarchique

Pour des raisons d’organisation du service, l’agent doit obligatoirement mentionner dans son agenda électronique, accessible à son supérieur hiérarchique, et dès qu’il en a connaissance, les lieux, dates et horaires de ses rendez-vous professionnels extérieurs, en précisant qu’il sera en situation de travail nomade sur la demi-journée considérée. Sauf refus explicite du supérieur hiérarchique, cette organisation du travail de l’agent est présumée acceptée.

3.4 Règles générales de sécurité et de confidentialité

L’exercice du travail nomade dans un tiers lieu doit en permanence répondre à des exigences de sécurité physique et matérielle suffisantes.

De même, l’exercice du travail nomade doit répondre aux principes de confidentialité permettant de garantir la protection des données traitées et des échanges réalisés. Ainsi, l’accès à des données confidentielles via tous les outils métiers (Géo-EPFIF, logiciel de paye…) est interdit en situation de travail nomade.

3.5 Déplacements

Les déplacements professionnels qui nécessitent l’utilisation d’un véhicule se font en priorité avec les véhicules de service de l’EPFIF.

Leur utilisation pour un déplacement ne doit pas conduire à mobiliser un véhicule pendant plus de 24 heures en semaine, voire 36 heures par dérogation.

L’utilisation d’un véhicule personnel (qu’il s’agisse du sien ou le cas échéant de celui de son conjoint ou de l'un des membres de son foyer fiscal), ou d’un vélo, est admise, à condition que celle-ci présente un intérêt pratique évident en termes d’économie de temps de déplacement.

Dans ce cas, l’agent bénéficie mensuellement du remboursement d’indemnités kilométriques calculées sur la base du barème fiscal en vigueur. L’assurance de son véhicule continue à être prise en charge par l’agent.

TITRE 4 – LE TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL

4.1 Télétravail en cas de circonstances particulières (grèves/intempéries/pollution…)

Le télétravail peut être mis en place de façon occasionnelle, à la demande de la direction de l’Etablissement, pour une durée très limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières : difficultés liées aux transports, épisode de pollution, intempéries exceptionnelles, menace de trouble à l’ordre public, etc. Dans tous les cas, exceptés ceux visés par l’article L. 1222-11 du Code du travail (menace d’épidémie ou cas de force majeure), le télétravail repose sur un principe du double volontariat. Aucun salarié ne peut être contraint d’accepter ce mode d’organisation du travail.

Il suppose une autorisation de la direction de l’EPFIF et une acceptation de l’agent qu’il formalise par une demande de « Télétravail exceptionnel » dans l’outil de gestion des absences.

4.2 Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’Etablissement et garantir la protection des agents, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-11 du Code du travail.

Les modalités de télétravail en situation de crise pourront être dérogatoires des conditions habituelles d’exercice.

Dans cette hypothèse, le télétravail peut donc être imposé par l’EPFIF (un agent ne peut, de lui-même, se mettre en télétravail de crise), par dérogation au principe de double volontariat. Les agents concernés en seront informés par tout moyen.

4.3 Télétravail pour raison médicale

Des facilités dans l’organisation du télétravail peuvent être accordées temporairement en application de recommandations médicales, pouvant être validées par la Médecine du travail, ou pour les femmes enceintes.

Il est par ailleurs entendu que l’agent en arrêt de travail ne doit pas télétravailler.

TITRE 5 – DISPOSITIONS COMMUNES

5.1 Egalité de traitement

Les télétravailleurs réguliers ont les mêmes droits que l’ensemble des agents de l’EPFIF en matière de formation professionnelle, d’acquisition de jours de congés payés ou de jours de RTT, d’évolution professionnelle et salariale.

Sauf dispositions législatives, réglementaires ou de jurisprudence contraires, les agents bénéficient d’un titre restaurant par jour télétravaillé.

Le responsable hiérarchique s’assure auprès de son collaborateur de la bonne application des dispositions relatives au travail à distance, au minimum lors de son entretien annuel.

5.2 Accident du travail

Conformément à la législation en vigueur, seront présumés comme accident du travail les dommages corporels du télétravailleur intervenant pendant l’exercice de son activité professionnelle, sur le lieu et dans le temps de télétravail indiqué dans son avenant.

Dans le cadre du travail nomade, on présumera comme accident du travail les accidents impliquant l’agent sur les déplacements requis par ses fonctions professionnelles, à l’exclusion de ses déplacements domicile-travail en dehors de ses horaires de travail qui conservent la présomption d’accident de trajet.

5.3 Visite du lieu de télétravail de l’agent

L’EPFIF s’interdit tout accès intempestif au domicile privé du télétravailleur.

Toutefois, ayant des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses personnels, il doit pouvoir s’assurer, qu’en situation de télétravail, ils exercent leurs missions dans des conditions conformes.

En conséquence, l’EPFIF et les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité peuvent être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail, uniquement sur rendez-vous et avec l’accord écrit du télétravailleur. Un refus peut entraîner un arrêt de l’avenant de télétravail.

5.4 Droit à la déconnexion

D’une manière générale, l’agent et les responsables hiérarchiques s’engagent à respecter les pratiques applicables en matière de droit à la déconnexion.

Sauf circonstances exceptionnelles, l’agent ne peut pas être sollicité professionnellement, quelle que soit la forme (téléphone, messagerie…) en dehors de ses jours et horaires de travail. Ainsi, il n’a pas d’obligation de répondre aux courriels, appels téléphoniques ou SMS, en dehors de ces périodes.

L’EPFIF doit veiller au respect du droit à la déconnexion de l’agent en télétravail et doit dans ce cadre l’inviter à se déconnecter des équipements mis à sa disposition pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire et de congés.

De son côté, l’agent est lui-même acteur de son droit à la déconnexion et doit veiller à l’organisation de son temps de travail, respecter ses temps de repos et adopter un usage responsable des outils de connexion à distance mis à sa disposition.

5.5 Protection des données

Le travailleur à distance doit, au même titre que les agents travaillant dans les locaux de l’Etablissement, se conformer strictement à la réglementation applicable à l’EPFIF en matière de protection des données et d’utilisation des outils de travail.

A ce titre, sont notamment interdits : l’usage de matériels et de logiciels autres que ceux mis à disposition par l’EPFIF, l’usage de Wifi publics, l’enregistrement de documents sur des supports (PC, clé…) personnels.

Il doit assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Il s’interdit toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition par l’EPFIF.

La charte informatique de l’Etablissement continue à faire foi en situation de télétravail.

TITRE 6 –DISPOSITIONS FINALES

6.1 Entrée en vigueur et la durée de l’accord

Le présent accord rentre en vigueur le 1^er mai 2022.

Il est conclu pour une durée de cinq ans.

A sa date de prise d’effet, le présent accord se substitue à l’accord relatif au télétravail du 27 février 2019 et de l’accord relatif au travail nomade du 21 novembre 2019.

Les avenants individuels conclus en application de l’accord précédent sur le télétravail perdureront néanmoins jusqu’à l’établissement d’un nouvel avenant.

6.2 Clause de réexamen

Les parties conviennent de se réunir une fois par an, dans le courant du dernier trimestre, pour dresser un bilan de l’application du présent accord et identifier le cas échéant les évolutions éventuelles à envisager dans le cadre de la négociation d’un avenant.

6.3 Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé.

En cas de dénonciation par l’une des deux parties, la durée du préavis est de six mois.

6.4 Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera diffusé et porté à la connaissance des agents de l’EPFIF.

Conformément aux dispositions du Code du travail, un exemplaire sera déposé à la DREETS de Paris, sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et au Greffe du Conseil des prud’hommes de Paris.

6.5 Formalités

Le présent accord a reçu l’avis favorable du CSSCT joint en annexe.

En l’absence de représentation syndicale, les élus titulaires du CSE ont mandaté leur Secrétaire, Madame XXX, pour signer le présent accord. Le mandat signé est annexé au présent accord.

Fait à Paris le 29 avril 2022, en six (6) exemplaires originaux.

Pour le Comité Economique et Social, Pour l’EPFIF,
XXXXXXX XXXXX

Secrétaire Directeur Général

Visa du Contrôleur Budgétaire N° 205-2022 RH

XXXXXX