Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU CSE" chez OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DE L'ORNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

2018

ENTRE :

L’OFFICE PUBLIC DE L’HABITAT DE L’ORNE, Représenté par …………….en qualité de Directeur Général,

D’UNE PART,

ET :

Par les organisations syndicales suivantes :

• FO représentée par :

• CFDT représentée par :

• CFTC représentée par :

D’AUTRE PART,

Il a été convenu et décidé ce qui suit conformément aux articles L.2314- 5 et suivants du code du travail et en application du décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, du décret 2011-636 du 8 juin 2011 concernant le personnel des OPH et de l’arrêté du 4 juin 2018 fixant la date des élections dans la FPT.

PREAMBULE :

Conformément à l’arrêté ministériel du 4 juin 2018 les mandats des représentants du personnel au comité d’entreprise et des délégués du personnel, issus de la dernière élection du 6 décembre 2014 prennent fin le 31 décembre 2018.

Les organisations syndicales telles que définies par arrêté du 22 juin 2017 du ministère du travail ont été invitées le 14 septembre 2018 à négocier le protocole d’accord préélectoral et à établir la liste de leurs candidats aux fonctions de représentants du personnel au comité social et économique.

Conformément à la législation en vigueur, il est conclu le présent protocole visant à réglementer le déroulement des élections professionnelles des 6 et 20 décembre 2018.

Cette négociation a donné lieu à deux réunions : le 14 septembre 2018 et le 21 septembre 2018.

ARTICLE 1 – NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

La répartition des sièges entre les collèges tient compte des effectifs respectifs de l’électorat qu’ils regroupent. Compte tenu de l’effectif de l’entreprise, le nombre de siège à pourvoir est de 8 pour les titulaires et 8 pour les suppléants, qui sont répartis en fonction des emplois occupés tels que définis dans l‘accord de classification du 30 juin 2010 à raison de :

• 2 titulaires et 2 suppléants, pour le premier collège comprenant la catégorie 1 ouvriers, employés.

• 5 titulaires et 5 suppléants, pour le deuxième collège comprenant la catégorie 2 techniciens, agents de maitrise.

• 1 titulaire et 1 suppléant pour le troisième collège comprenant les catégories 3 et 4 cadres et cadres de direction.

Effectifs projeté au 6/12/2018 par collège, pour le CSE est de 163 :

• 57 salariés appartenant au 1er collège

• 79 salariés appartenant au 2^ème collège

• 27 salariés appartenant au 3^ème collège

ARTICLE 2 - REPARTITION DES EFFECTIFS SELON LE SEXE PAR COLLEGE ELECTORAL

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Exemple : si l’électorat est composé de 70 % de femmes, la liste de l’organisation syndicale devra être composée de 70 % de femmes et de 30 % d’hommes.

Méthode de calcul :

Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat

En cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de 50% de femmes et de 50% d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus.

Répartition des effectifs par sexe et par collège	Femmes	Hommes	TOTAL	% Femmes	% Hommes	Nbre de sièges à pourvoir Femmes	Nbre de sièges à pourvoir Hommes
Collège 1	41	16	57	72%	28%	1	1
Collège 2	51	28	79	65%	35%	3	2
Collège 3	13	14	27	48 %	52%	1 au choix H/F

ARTICLE 3 – Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres CSE est de 4 ans.

ARTICLE 4 – DATES ET ORGANISATION DES SCRUTINS PAR VOTE ELECTRONIQUE

La date des élections pour le premier tour de scrutin est fixée au 6 décembre 2018.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le 20 décembre 2018.

Par accord signé le 7 septembre 2018 avec les organisations syndicales représentées à Orne Habitat, le recours au vote par voie électronique est retenu.

Cet accord sera annexé au présent protocole électoral.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• De clôture des votes par internet,

• Du dépouillement électronique,

• De la proclamation des résultats.

ARTICLE 5 – CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE.

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont définies par les articles L2314-15 et suivants du code du travail. Elles sont appréciées à la date du 1^er tour de scrutin soit le 6 décembre 2018.

5 – 1 : Electorat.

• Avoir 16 ans accomplis.

• Ancienneté :

>> Salariés sous contrat à durée indéterminée et fonctionnaires en position d’activité ou de congé parental : travailler depuis trois mois au moins dans l’entreprise à la date du premier tour de scrutin.

>> Salariés sous contrat à durée déterminée, dont les contrats aidés (contrat d’avenir, contrat d’accompagnement dans l’emploi) : travailler dans l’entreprise à la date du premier tour de scrutin. Les contrats successifs doivent correspondre à une durée de trois mois au total, soit 90 jours calendaires consécutifs ou non.

>> Salariés mis à disposition par une entreprise sous-traitante lorsqu’ils sont intégrés de manière étroite et permanente à la communauté de travail et y travaillent depuis au moins un an s’ils ont fait le choix de voter dans l’entreprise utilisatrice.

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives aux droits civiques.

• Exclusions : sont exclus limitativement du collège électoral le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint, le Directeur des Ressources Humaines et les fonctionnaires en disponibilité.

5 – 2 : Eligibilité.

• Etre électeur.

• Avoir 18 ans accomplis au jour de l’élection.

• Avoir travaillé dans l’entreprise depuis au moins un an.

• Appartenir au collège dont les suffrages sont sollicités.

• Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles.

ARTICLE 6 – AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES.

Les listes électorales par collège établies par la direction des ressources humaines seront affichées sur les panneaux d’affichage et sur l’intranet au plus tard le 7 octobre 2018, précisant pour chaque salarié électeur : nom, prénom, date de naissance, sa classification et sa date d’embauche à l’Office.

La Direction des Ressources Humaines communiquera une copie des listes électorales aux organisations syndicales à leur demande.

Cette date d’affichage marquera le point de départ du délai de contestation, délai au cours duquel les salariés disposent de la possibilité de contester le contenu de la liste électorale, contestation qui sera portée dans un premier temps auprès du Directeur des Ressources Humaines.

Ce délai expirera le 17 octobre 2018. Passé ce délai, la liste électorale sera considérée comme définitive.

A défaut de prise en compte de leurs remarques, les salariés conservent la possibilité de porter leur contestation devant le tribunal d’instance compétent.

ARTICLE 7– LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale

7.1 Listes de candidats 1^er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de La Directrice des Ressources Humaines, Madame Nathalie GUILLOUARD, au plus tard le 25 octobre 2018 à 17 h 00, par lettre recommandée ou remise en main propre contre récépissé.

Toutes les listes devront obligatoirement être accompagnées des déclarations individuelles de candidature par lesquelles les salariés feront connaître clairement leur acceptation d’être candidat sur une liste donnée.

• les listes incomplètes sont admises,

• les listes ne peuvent pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir.

• Les listes seront établies par syndicat, par collège, en distinguant les candidats titulaires et les candidats suppléants.

La double candidature « titulaire » et « suppléant » est possible, mais en cas de double élection, le candidat est obligatoirement désigné « titulaire ».

La direction des ressources humaines affichera les listes déposées, au plus tard le 26 octobre 2018 avant 17 heures, sur les panneaux d’affichage et sur l’Intranet.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. 

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 26 octobre 2018.

7.2 Listes de candidats au 2^nd tour :

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 10 décembre 2018 à 12 H OO.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 11 décembre 2018.

1. Professions de foi et logo :

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

• Les documents pourront être en couleur ou noir et blanc,

jusqu'au 25 octobre 2018, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre la Direction des Ressources Humaines  leurs tracts électoraux jusqu'au 10 décembre 2018 à 12 h 00.

Seuls les délégués syndicaux sont habilités à distribuer des tracts aux entrées et aux sorties des établissements dans le cadre de leur crédit d’heure.

S’agissant du second tour, les candidats libres seront autorisés uniquement en dehors du temps de travail à distribuer des tracts aux seules entrées et sorties de locaux professionnels.

ARTICLE 8 – VOTE ELECTRONIQUE

Un accord sur le vote électronique et ses conditions a été signé avec les organisations syndicales le 7 septembre 2018.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 9 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

9.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

9.2 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

9.3 Matériel de vote – Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance.

Les codes d’accès, qui se composent d’un identifiant et d’un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l’application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

9.4 Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

9.5 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

9.6 Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

9.7 Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

9.8 Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs par le prestataire pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 10 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du jeudi 29 novembre 2018 à partir de 10 h 00 jusqu’au 6 décembre 2018 à 15 h 00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du mercredi 19 décembre 2018 à partir de 10 h 00 jusqu’au 20 décembre 2018 à 15 h 00

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites et sur l’Intranet.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.

En outre, un poste en libre-service protégé par un isoloir ou dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition et permettra à tout électeur de voter sur internet le dernier jour du vote. Ces horaires seront déterminés par note de service.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 11 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Un bureau de vote unique sera tenu pour les trois collèges avec un représentant de chacun des collèges.

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de l’Office.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 12 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

Le dépouillement des votes des agents territoriaux s’opère à part des autres votes. Le PV aura une forme un peu différente de l’imprimé CERFA qui récapitule les votes de l’ensemble du personnel.

Le PV spécifique aux agents territoriaux comprendra :

• Le nombre d’inscrits,

• Le nombre de votants,

• Le nombre de votes blancs et nuls,

• Le nombre de suffrages valablement exprimés,

• Le nombre de voix obtenues par liste,

• L’appartenance syndicale de la liste présentée par une union de syndicats à laquelle elle est rattachée au niveau national.

Un Procès-verbal sera transmis sans délai aux services de la Préfecture de l’Orne.

Le dépouillement s’opère en décomptant sur le PV commun :

• Le nombre de votants,

• Le nombre des bulletins de chaque liste (séparer les bulletins complets et les raturés),

• Le nombre de votes blancs et nuls,

• Le nombre de suffrages valablement exprimés,

• Le nombre de voix recueillies par chaque candidat.

L’imprimé CERFA sera transmis à la DIRRECTE dans un délai de 15 jours conformément aux dispositions du code du travail. Une copie du PV des résultats des votes des agents territoriaux sera également transmise à la DIRRECTE.

Les imprimés CERFA seront également transmis au prestataire agissant pour le compte du Ministère du travail visé à l’article 3 de l’arrêté du 15 juillet 2014, à l’adresse suivante : CTEP – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX.

Un exemplaire des procès-verbaux sera remis aux organisations syndicales ayant signé le protocole.

ARTICLE 13 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 14 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidat au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 15- DEPOT DE L’ACCORD

Un exemplaire du présent accord sera adressé à DIRECCTE, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.

Le présent accord sera affiché dès sa signature et publié sur l’intranet.

Fait à Alençon, le 21 septembre 2018

Les Organisations Syndicales

Pour la CFDT :

Pour FO :

Pour la CFTC :

Représentant d’ORNE HABITAT

Directeur Général