Accord d'entreprise "Protocole d'accord pour les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de Domitia Habitat" chez DOMITIA HABITAT OPH (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD POUR LES ELECTIONS DE LA DELEGATION

DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

AU SEIN DE DOMITIA HABITAT OPH

Entre

Domitia Habitat dont le siège social est sis 27 rue Nicolas Leblanc à NARBONNE (11100), représenté par ………………………………………..., agissant en qualité de Directeur Général,

Et l’organisation syndicale désignée ci-dessous :

• F.O.,

Préambule

Au sein de Domitia Habitat, la mise en place du C.S.E. a fait l’objet d’un accord d’entreprise en date du 11 septembre 2018 et a fait suite aux résultats des élections professionnelles du 6 décembre 2018.

De nouvelles élections professionnelles seront organisées en vue du renouvellement des représentants du personnel.

Le 1^er tour de ces élections se déroulera le jeudi 8 décembre 2022.

La mise en place du C.S.E. correspond à l’élection des représentants qui vont exercer à la fois les attributions des Délégués du Personnel, celles des membres du Comité d’Entreprise et enfin celles des membres du Comité d’Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail.

L’article 54 de la loi 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi et de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’Entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’Informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

La Direction Générale a invité le 22 septembre 2022 par courrier recommandé avec avis de réception les organisations syndicales représentatives (CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT, FO) à participer à la réunion qui s’est déroulée le 11 octobre 2022 afin de négocier et d’établir le protocole d’accord préélectoral :

De plus, cette invitation a aussi été faite par voie d’affichage.

Au terme de cette réunion, il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 – Date du scrutin

Conformément aux termes de l’arrêté du 9 mars 2022, le premier tour de scrutin est fixé au 8 décembre 2022 pour l’ensemble des collèges. Si un second tour doit être organisé, la date est fixée au 22 décembre 2022.

Article 2 – Effectifs à prendre en compte pour le calcul des seuils

L’effectif en équivalent temps plein est composé de :

• Tous les salariés en contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel au prorata de leur temps de travail, y compris les salariés dont le contrat est suspendu (absence maladie, accident du travail, congé maternité, parental, etc…) ;

• Tous les salariés travaillant à domicile, les travailleurs handicapés ainsi que les salariés en contrat à durée déterminée, les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent, les salariés temporaires et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure présents dans les locaux de l’office depuis au moins 1 an à due proportion de leurs temps de présence au cours des 12 derniers mois ;

• Tous les agents publics, les fonctionnaires territoriaux, les agents non titulaires de droit public, à l’exception de ceux qui sont en position de détachement et qui n’exercent pas dans l’office, y compris le Directeur Général en sa qualité d’agent public.

Suite à une décision prioritaire de constitutionnalité, le Directeur Général sera électeur, mais restera inéligible.

L’effectif de Domitia Habitat ainsi reconstitué pour déterminer le seuil de mise en place du C.S.E. a été calculé et il apparaît que l’effectif inscrit est compris entre 50 et 74.

La délégation du personnel au C.S.E. comporte un nombre de membres fixé par décret en fonction du nombre de salariés, ce qui implique pour Domitia Habitat, que ce nombre est fixé à 4 titulaires et 4 suppléants.

Article 3 – Conditions à remplir pour être électeur

Sont électeurs, tous les salariés remplissant les conditions suivantes à la date du 1^er tour des élections professionnelles :

• Etre salarié de l’entreprise ;

• Etre âgé de 16 ans révolus ;

• Avoir travaillé 3 mois au moins dans l’entreprise ;

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques.

Sont électeurs les fonctionnaires territoriaux exerçant leurs fonctions dans le périmètre de l’office :

• Les fonctionnaires titulaires en position d’activité ou de congé parental ;

• Les agents contractuels de droit public en position d’activité ou de congé parental.

Est électeur le Directeur Général.

L’employeur doit donc actualiser la liste électorale lorsque l’effectif se modifie après sa publication.

Article 4 – Conditions à remplir pour être éligible

Sont éligibles tous les personnels qui remplissent les conditions pour être électeurs excepté le Directeur Général, qui sont âgés de 18 ans révolus, ont travaillé depuis un an au moins dans l’office et ne sont pas conjoint, partenaire lié par un PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré de l’employeur. Ces conditions doivent être remplies dès le 1^er tour de scrutin.

Les salariés à temps partiel travaillant simultanément pour plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une d’entre elles ; les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure sont inéligibles dans l’entreprise utilisatrice.

Article 5 – Nombre de représentants à élire

L’effectif à prendre en compte arrêté à la date du 5 octobre 2018 étant de 54,07 en équivalent temps plein, le nombre de délégués à élire est de 4 titulaires et 4 suppléants.

1. Critères de répartition du personnel relevant de la Convention Collective Nationale du personnel des Offices Publics de l’Habitat

Conformément à la classification en vigueur au sein de Domitia Habitat, la répartition des collaborateurs relevant de la CCN entre les collèges électoraux est réalisée selon les modalités suivantes :

1^er collège – Ouvriers et Employés

Les collaborateurs, quelles que soient leurs fonctions, positionnés en qualité d’Ouvriers-Employés I – Niveaux 1 et 2.

2^ème collège – Techniciens, Agents de Maîtrise, Cadres, Cadres de Direction et Directeur Général

Les collaborateurs, quelles que soient leurs fonctions, positionnés en qualité de :

• Techniciens-Agents de Maîtrise II – Niveaux 1 et 2 ;

• Cadres III – Niveaux 1 et 2 ;

• Cadres de Direction IV – Niveaux 1 et 2.

2. Critères de répartition du personnel relevant de la Fonction Publique Territoriale entre les différents collèges électoraux

Conformément à l’article 7 du décret du 8 juin 2011, la répartition des collaborateurs relevant de la Fonction Publique Territoriale entre les collèges électoraux est réalisée selon les modalités suivantes :

1^er collège – Ouvriers et Employés

Les fonctionnaires de catégorie C, hormis ceux relevant du cadre d’emplois des agents de maîtrise territoriaux et les agents publics de niveau équivalent.

2^ème collège – Techniciens, Agents de Maîtrise, Cadres et Cadres de Direction

• Les fonctionnaires de catégorie B, les fonctionnaires de catégorie C relevant du cadre d’emplois des agents de maîtrise territoriaux et les agents publics de niveau équivalent ;

• Les fonctionnaires de catégorie A et les agents publics de niveau équivalent.

Le Directeur Général relèvera du 2^ème collège.

Article 7 – Nombre de collèges et répartition des sièges entre chaque collège

Les articles L 2314-30 et suivants du Code du Travail imposent une double obligation :

• Une obligation de proportionnalité ;

• Une obligation d’alternance.

Ainsi, pour chaque collège électoral, les listes de candidats aux élections professionnelles qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

Ces listes seront composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Le respect de l’obligation de proportionnalité des sexes ne concerne pas les listes qui ne comportent qu’un seul candidat.

Compte tenu de ces éléments, les modalités de répartition des sièges entre les différents collèges sont les suivantes :

Nombre total d’électeurs : 63 électeurs répartis entre les 2 collèges, 22 Ouvriers et Employés et 41 pour les Techniciens, Agents de Maîtrise et Cadres

Répartition des sièges : 1 titulaire (+ 1 suppléant) pour le 1^er collège et 3 titulaires (+ 3 suppléants) pour le 2^ème collège.

• Effectifs du 1^er collège – Ouvriers et Employés

  • Nombre d’électeurs 22

  • Nombre de femmes 11

  • Nombre d’hommes 11

  • Taux de proportionnalité femmes 50,00 %

  • Taux de proportionnalité hommes 50,00 %

  • Nombre de sièges attribués : 1 siège titulaire + 1 siège suppléant

• Effectifs du 2^ème collège – Techniciens, Agents de Maîtrise et Cadres

  • Nombre d’électeurs 41

  • Nombre de femmes 23

  • Nombre d’hommes 18

  • Taux de proportionnalité femmes 56,10 %

  • Taux de proportionnalité hommes 43,90 %

  • Nombre de sièges attribués : 3 sièges titulaires + 3 sièges suppléants

Les obligations de proportionnalité et d’alternance doivent être respectées. Les listes devront donc être composées de 2 femmes et 1 homme, tant pour les candidats titulaires que pour les candidats suppléants, et qui seront inscrits dans l’ordre suivant : 1 femme, 1 homme, 1 femme.

Application de l’article 8 du décret du 8 juin 2011 pour ce qui concerne le vote des fonctionnaires territoriaux

Les voix des fonctionnaires territoriaux employés par les Offices Publics de l’Habitat exprimées lors des élections au Comité Social Economique font l’objet d’une comptabilisation séparée, au sein de l’établissement concerné, de celles des voix des autres membres du personnel. Ces voix sont agrégées avec les voix des autres salariés de l’OPH qui les emploie en vue de la mise en œuvre de la procédure d’attribution des sièges au C.S.E.

Article 8 – Les listes électorales

Les listes électorales, établies par l’employeur pour chaque collège, seront publiées par voie d’affichage, au plus tard le 9 novembre 2022.

Chaque liste comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Nom, Prénom, Age, Ancienneté, Eligibilité (selon une mise en forme abrégée avec une étoile en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative de bas de page), catégorie.

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote par collège et comprendra, pour chacun des inscrits, les données suivantes : Civilité, Prénom et Nom.

Article 9 – Les listes de candidats

Seules les organisations syndicales peuvent présenter des candidats au 1^er tour des élections, et la loi et la jurisprudence imposent plusieurs conditions à respecter.

Les listes syndicales peuvent être maintenues pour le 2^ème tour (s’il doit être organisé) mais les candidatures libres sont également possibles. Ainsi, tout salarié remplissant les conditions d’éligibilité peut se présenter.

Le nombre de candidats d’une liste ne peut être supérieur au nombre de siège à pourvoir.

Une liste de candidats peut être incomplète, c’est-à-dire comporter moins de candidats que de sièges à pourvoir.

Une liste à double candidature est aussi admise, mais le candidat ne peut être élu qu’à l’un des deux mandats, titulaire ou suppléant.

Les cumuls de fonction sont admis entre celles de délégué du personnel au C.S.E et celle de délégué syndical.

Les listes de candidats, établies par collège en distinguant les titulaires et les suppléants, seront déposées contre récépissé au service des Ressources Humaines, soit remises en main propre, soit transmise par courrier électronique à d.dubois@domitia-habitat.fr.

Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant.

Les parties conviennent que les proportions précisées à l’article 7 du présent protocole seront retenues pour l’application des dispositions qui précèdent.

Les dates limites de dépôt de candidatures sont fixées de la manière suivante :

• 28 novembre 2022 à 10 heures pour le 1^er tour,

• 15 décembre 2022 à 10 heures pour le second tour.

Ces listes de candidats seront affichées par la Direction Générale le lendemain de la date limite de dépôt. Elles seront publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l’élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

Les représentants des listes de candidats : chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l’élection par un ou deux candidats de la liste. Ces représentants se feront connaître lors du dépôt des listes. Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par Domitia Habitat à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote d’une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d’autre part.

Article 10 – Propagande électorale

Les organisations syndicales pourront remettre leurs tracts électoraux accompagnés des professions de foi jusqu’au 25 octobre 2018 pour le 1^er tour et, pour toutes les listes de candidats, jusqu’au 13 décembre 2018, dans les mêmes conditions, en cas de deuxième tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au service des Ressources Humaines sous la forme d’un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite ci-dessus. Elles devront faire l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessible aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l’état, la mise en page et le sens d’affichage relevant de la responsabilité des candidats. Cette publication sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au service des Ressources Humaines des photographies des candidats et des vidéos de présentation des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de format jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2 Mo. Les vidéos devront être remises au format « .mp4 » et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l’écran.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d’un poids inférieur à 500Ko.

Article 11 – Organisation du scrutin

1. Modalités du vote

En application de l’article R 2314-5 du Code du Travail et conformément à l’ordonnance du 22 septembre 2017, La Direction Générale et les membres de la délégation unique du personnel ont fait le choix de recourir au vote électronique (cf. procès-verbal du Comité d’Entreprise en date du 10 février 2022). De plus, la Direction Générale et les Organisations Syndicales Représentatives ont signé un accord sur l’adoption du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de Domitia Habitat le 6 septembre 2022.

2. Annexes du protocole

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au C.S.E., le présent protocole comporte en annexe :

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

• La description détaillée du fonctionnement du système de vote.

3. Cellule d’assistance technique

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d’assistance technique sera mise en place dans le cadre de cette élection.

La cellule sera composée :

• D’un représentant du prestataire, chargé de veiller au bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. Il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par Néovote. De plus, il sera le point de contact de Domitia Habitat auprès de Néovote pour toute question relative au fonctionnement du système de vote et conseillera Domitia Habitat sur la bonne utilisation du système.

• D’un représentant de Domitia Habitat, chargé de la bonne utilisation du système de vote et de l’organisation des opérations électorales en son sein.

  A ce titre, il communiquera à Néovote l’ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l’importation de ces éléments par Néovote au sein du système de vote. Il organisera les séances de contrôle des données, test de scellement du système, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats et convoquera les participants concernés. Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par Domitia Habitat, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact de Néovote au sein de Domitia Habitat et sollicitera le prestataire sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du système de vote. Le statut de gestionnaire de l’élection ne donnera aucun droit d’accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

• Comptabilité du rôle du représentant de Domitia Habitat avec les statuts d’électeur, membre d’un bureau de vote, candidat : ce rôle est compatible avec le statut d’électeur. Afin de garantir l’indépendance de ce représentant vis-à-vis des listes de candidats, il sera, dans la mesure du possible, désigné parmi les salariés, électeurs ou non, ne se destinant pas à figurer sur une liste de candidats. De même, il évitera, dans la mesure du possible, d’être membre d’un bureau de vote.

Article 12 – Les membres des bureaux de vote

1. Membres des bureaux de vote

Il est mis en place, pour chacun des deux tours de scrutin, un bureau de vote par collège. Dans la mesure du possible, les mêmes bureaux de vote siègeront pour chaque tour de scrutin.

Les bureaux de vote sont composés de 3 électeurs volontaires, un président et deux assesseurs, qui devront se faire connaître auprès du service des Ressources Humaines. Ainsi, pour chaque collège :

• Les deux électeurs les plus âgés, inscrits sur la liste électorale et appartenant au collège concerné ; le plus âgé assurera les fonctions de président ;

• L’électeur le plus jeune inscrit sur la liste électorale et appartenant au collège concerné.

A défaut de volontaire, le service des Ressources Humaines se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer chaque Bureau de vote, afin de vérifier qu’ils acceptent les fonctions de Président ou d’assesseur qui leur sont ouvertes, et qu’ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Le fait de se porter candidat n’est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

2. Enregistrement et communication des listes des membres des Bureau de vote

   L’identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre des Bureau de vote seront enregistrés dans le système de vote.

   La composition de chaque Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

3. Rôle des membres des Bureaux de vote

   Les membres des Bureaux de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. A ce titre,

   • Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de chiffrement à leur attention seront générées ;

   • Ils contrôleront le déroulement du vote au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

   • Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

   • Ils participeront à la séance de dépouillement au cours de laquelle :

     • Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

     • Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

4. Informations à l’attention des Bureaux de vote

   Les membres des Bureaux de vote pourront consulter sur le site de vote, dans le périmètre de scrutins les concernant :

   • Les listes électorales,

   • Les listes de candidats et les documents éventuels attachés,

   • La composition des Bureaux de vote,

   • Les compteurs des votes et l’évolution du taux de participation,

   • Les listes d’émargement,

   • Le journal des évènements,

   • Le code de scellement du système de vote.

Article 13 – Les observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’observateur au cours de l’élection. Ces observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l’ensemble des scrutins :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (profession de foi, photographies et vidéos),

• La composition des bureaux de vote,

• L’évolution du taux de participation au cours de la période de vote.

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d’observateur au cours de l’élection :

• La Secrétaire Générale,

• Les représentants des listes de candidats,

• Néovote.

Les observateurs disposeront d’un identifiant personnel leur permettant d’accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S’ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu’électeur.

Article 14 – Gestion des clés de déchiffrement

1. Génération des clés de déchiffrement

   Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre des Bureaux de vote sera titulaire d’une clé de déchiffrement.

   Ces clés seront générées par le système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du système organisée avant l’ouverture des scrutins.

2. Transmission des clés de déchiffrement

   Chacune des clés sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité de Néovote selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l’aide d’une étiquette indiquant au destinataire qu’elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au service des Ressources Humaines de Domitia Habitat qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

3. Utilisation des clés de déchiffrement

   Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu’à l’issue des votes, lors de la séance de dépouillement au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins 2 clés devront être utilisées dans le périmètre de chaque Bureau de vote pour permettre le dépouillement des urnes.

   En cas de perte de clés par plus d’un titulaire, leur récupération devra faire l’objet d’une procédure ad-hoc exceptionnelle mise en œuvre avec le concours de Néovote.

4. Sauvegarde des clés de déchiffrement

   Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu’en cas de force majeure selon une procédure sécurisée.

Article 15 – Information des salariés

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Cette note reflétera les termes du présent accord et de ses annexes.

Elle sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

Article 16 – Formation

Conformément aux obligations légales, les membres des Bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée le 7 décembre 2022 à 10h30 en salle de réunion Quatourze, située au siège de Domitia Habitat, 27 rue Nicolas Leblanc à NARBONNE (11100).

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d’information à l’attention de l’ensemble des électeurs ;

• L’annexe du protocole d’accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l’espace de vote et les informations à l’attention des membres des Bureaux de vote, accessibles via le site Internet de Néovote et la page d’Aide de l’espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l’ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter et puisse bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d’accès personnel des électeurs rappelleront les plages d’ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de de vote ;

• Un mode d’emploi du vote décrivant à l’aide de copies d’écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro vert du Service Support de Néovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d’accès au site de vote ;

• Le mode d’emploi sera également affiché dans les établissements, à proximité des postes informatiques mis à la disposition des salariés ;

• Le Service Support de Néovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relatives au fonctionnement du site de vote et à l’expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).

Article 17 – Suivi des opérations électorales

1. Accès au site internet

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux membres des Bureaux de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de votes.

2. Résultats partiels

   Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

3. Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

• Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;

• Aux observateurs pour l’ensemble des scrutins conformément à l’article 13 ;

• Aux membres de chaque Bureau de vote dans le périmètre de son bureau de vote.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l’aide de leurs identifiants personnels.

Article 18 – Accès au site de vote

1. Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d’un identifiant personnel fourni par Néovote.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres des Bureaux de vote et les candidats), ainsi qu’aux observateurs.

Outre leurs identifiants, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les 2 tours de scrutin.

Ces codes sont générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire et ne contiendront aucun élément permettant d’identifier l’identité du titulaire.

2) Transmission des identifiants et des mots de passe

1. Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité de Néovote selon un processus sécurisé puis seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

2. Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou mot de passe, il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou mot de passe selon la procédure de secours décrite ci-après :

• L’utilisateur contacte le Service Support de Néovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro vert indique par Néovote ;

• L’opérateur recevant l’appel se connecte au Système de vote puis, ouvre la session de réédition des éléments d’authentification, sélectionne le nom de l’utilisateur, vérifie l’identité de celui-ci à partir des données affichées par le système, saisit l’adresse courriel ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l’utilisateur et déclenche l’envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d’accès à l’utilisateur, selon le média retenu (courriel, SMS ou serveur vocal) ;

• La procédure assure la confidentialité de l’envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l’écran.

Cette procédure a pour effet :

• Si l’utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (l’ancien étant alors inutilisable) ;

• Si l’utilisateur n’est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d’identification de l’électeur sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• N° de matricule.

Toute régénération d’identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l’objet d’une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l’émetteur, l’utilisateur (identité de l’électeur ou de l’observateur), la date et l’heure de l’envoi.

Article 19 – Expression du vote

1. Vote électronique

   Les électeurs disposant d’un identifiant et d’un mot de passe personnels fournis par Néovote pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone, tablette) équipé d’un navigateur Internet usuel tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d’ouverture des scrutins.

   Les données saisies par l’électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

   Chaque utilisateur sera invité à saisir sont identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote. A tout moment chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l’utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

   Domitia Habitat s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n’ont pas vocation par leur fonction à utiliser l’outil informatique. Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu’ils se connecteront au site de vote. Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n’auront plus la possibilité de voter.

   Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l’heure de clôture du scrutin pour un électeur qui se serait connecté avant l’heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l’expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s’applique uniquement pour le scrutin sur lequel l’électeur est connecté.

   A l’issue de chacun de ses votes, l’électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l’enregistrement de son vote dans le Système de vote. Il pourra le conserver.

   Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l’ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l’ordre alphabétique des noms des listes en l’absence d’étiquette syndicale.

   Le système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l’acte de vote (telle que par exemple la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote) un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d’utilisation, être entaché d’irrégularité. Outre le choix d’une liste, seul le vote blanc sera proposé à l’électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

   Enfin, Domitia Habitat mettra à la disposition des électeurs des postes informatiques au sein de chaque site (siège et agences), en libre-service, avec une connexion au site de vote. L’emplacement de ces postes permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote ; de plus, des postes téléphoniques permettant l’accès au numéro vert d’assistance de Néovote durant les heures prévues seront accessibles à proximité de ces postes.

2. Vote par correspondance

   Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

Article 20 – Opérations de dépouillement, procès-verbaux et proclamation des résultats

1. Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres des Bureaux de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et de la responsable des Ressources Humaines.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au 1^er tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l’issue du 1^er tour, carence de candidats au 1^er tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

2. Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres des Bureaux de vote. Les procès-verbaux seront adressés par Domitia Habitat dans les 15 jours à l’Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par Domitia Habitat aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

3. Signature et conservation des listes d’émargement

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres des Bureaux de vote. Elles seront ensuite placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par Domitia Habitat. Cette enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

4. Proclamation des résultats

   Le Président de chaque Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l’issue de la signature des procès-verbaux.

Article 21 – Formalités de déclaration et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46/CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre de la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès, de rectification, d’opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès de Néovote et en justifiant de leur identité.

Article 22 – Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, Néovote conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours, et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, Néovote après en avoir informé Domitia Habitat procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 23 – Durée du protocole d’accord

Le présent protocole est conclu pour la durée de l’élection.

Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait de référence.

Fait à Narbonne, le 11 octobre 2022

Le Directeur Général La Déléguée Syndicale

Pour F.O.,

ANNEXE 1 – CALENDRIER DE L’ELECTION

Etapes	Dates et heures
Invitation des syndicats	Jeudi 22 septembre 2022
Annonce de l’élection	Vendredi 23 septembre 2022
Réunion de négociation du protocole préélectoral	Mardi 11 octobre 2022
Affichage et publication des listes électorales	Mercredi 9 novembre 2022
Diffusion de la note d’information	Mercredi 9 novembre 2022
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs	Lundi 28 novembre 2022
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Lundi 28 novembre 2022 à 10 heures
	Envoi des codes d’accès aux électeurs par courrier	Jeudi 1er décembre 2022
	Formation, test et scellement du système de vote	Mercredi 7 décembre 2022 à 10h30
	Ouverture du vote	Jeudi 8 décembre 2022 à 8h30
	Clôture du vote	Jeudi 8 décembre 2022 à 17h30
	Dépouillement	Jeudi 8 décembre 2022 à 17h35
2ème tour	Appel à candidature	Vendredi 9 décembre 2022
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Date limite de dépôt	Mercredi 21 décembre 2022 à 10h30
	Formation, test et scellement du système de vote	Mercredi 21 décembre 2022 à 10h30
	Ouverture du vote	Jeudi 22 décembre 2022 à 8h30
	Clôture du vote	Jeudi 22 décembre 2022 à 17h30
	Dépouillement	Jeudi 22 décembre 2022 à 17h35
Date limite d’envoi des résultats au CTEP	Vendredi 6 janvier 2023

Hypothèse : fin des mandats en cours le samedi 31 décembre.

ANNEXE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

1. Organisation des élections ;

2. Préparation des scrutins ;

3. Opérations de vote ;

4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

• Titre des élections ;

• Règles des scrutins ;

• Modalités de vote ;

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :

• Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;

• Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non-électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres des scrutins, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

• Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;

• Liste électorale par instance et par collège ;

• Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles) ;

• Composition du bureau de vote ;

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours),

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre d'électeurs inscrits ;

• Le nombre de votes enregistrés ;

• Le nombre d'émargements enregistrés ;

• Le taux de participation ;

• Le nombre de bulletins blancs ;

• Le nombre de suffrages valablement exprimés ;

• Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;

• Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;

• Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;

• Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

• Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;

• Etape 1 : calcul du quotient électoral ;

• Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;

• Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;

• Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;

• Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

ANNEXE 3 – FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections ;

• Préparation des scrutins ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• le règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles ;

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération n°2019-053 ;

• les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatique des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet récents.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs récents peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

• Javascript activé

• TLS 1.3

• HTML5/CSS3

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité, l'inaltérabilité et la transparence du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

Transparence du vote

La transparence du vote est assurée à l'aide d'une preuve de vote directement calculée dans le navigateur de l'électeur, à l'étape de validation du vote. Les serveurs de vote n'ont aucune connaissance de la preuve de vote.

A l'issue du vote, l'électeur peut renseigner auprès d'un Commissaire de Justice la preuve de vote calculée par son navigateur (personnelle et confidentielle) ainsi que le mot de passe (chiffré de transparence) publié par Neovote afin de vérifier la présence de son bulletin dans l'urne dépouillée et les résultats publiés sur le site de vote.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (N° de matricule).

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.

Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

• Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.

• La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation pour chaque scrutin ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.