Accord d'entreprise "accord local relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles au CSE" chez CAMIEG - CAISSE D ASSURANCE MALADIE DES INDUSTRIES ELECTRIQUE ET GAZIERE (Siège)

Entre les soussignés :

XXXXXX, agissant en qualité de Directeur de la Caisse d’Assurance Maladie des Industries Electriques et Gazières (49914777500021) sise 11 rue de Rosny-93100 MONTREUIL.

ET

Les Organisations Syndicales représentatives ci-dessous énumérées, prises en la personne de leurs représentantes qualifiées :

• CGT – XXXXX

• FO – XXXXX

Est intervenu l’accord ci-dessous.

Préambule

Lors des élections des membres de la délégation du personnel du CSE (Comité Social et Economique) en 2019, la Camieg a décidé de mettre en place le vote électronique par internet, dans le but notamment de favoriser la participation des salariés et de sécuriser le processus de vote.

Un accord à durée déterminée sur le recours au vote électronique pour les élections professionnelles de 2019 a ainsi été signé.

Cette mise en place et le déroulé des élections professionnelles ont été une réussite. C’est la raison pour laquelle les parties signataires décident de signer le présent accord à durée indéterminée sur le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Il est ici rappelé qu’il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Dans ce cadre, les délégués syndicaux seront associés au choix du prestataire organisant les élections professionnelles et régulièrement informés des différentes étapes nécessaires à la mise en œuvre de ce vote électronique.

Les modalités de ce processus électoral par vote électronique obéiront aux règles spécifiées dans les articles R 2314-5 à R2314-17 du Code du travail.

Article 1 : MODALITE d’organisation des elections

1.1 : Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections professionnelles au CSE. Les parties s’assureront que tout électeur aura les moyens à sa disposition pour voter par voie électronique, afin de respecter le principe d’égalité face à l’exercice du droit de vote.

1.2 : Choix d’un prestataire extérieur

Compte-tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données personnelles, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé.

L’annexe jointe présente les éléments demandés au prestataire concernant le vote électronique et servira de base au CCTP.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

Le DPO de la Camieg a été informé de la mise en place du vote électronique afin d’inscrire le vote électronique dans le registre des activités de traitement. Le DPO informera les DS de cette inscription. Une clause RGPD est inscrite dans l’annexe qui sert de base au CCTP.

Les délégués syndicaux seront invités à participer à la réunion de cadrage avec le prestataire choisi et pourront lui poser leurs questions.

1.3 : Modalités de vote – Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

1.4 : Transmission de documents comportant des données personnelles

Le service RH adressera ces documents (liste électorale, liste des candidats) via la plate-forme sécurisée utilisée au sein de la Camieg ou via la plate-forme sécurisée du prestataire.

1.5 : Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes de candidat et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service RH, qui les transmettra en l’état au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages WEB sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

1.6: Information des salariés

Une communication interne à destination des salariés sera mise en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

Les électeurs recevront une notice détaillée précisant les conditions et les règles du vote en ligne, notamment les horaires d’ouverture du scrutin. Des messages ciblés sur l’intranet, sur le réseau social d’entreprise Yammer et sur tout autre support pertinent seront prévus ainsi que des supports de communication dématérialisés le cas échéant.

1.7 : Lieux et durée du scrutin

Pendant une durée définie par le protocole d’accord pré-électoral dite d’ouverture du scrutin, les salariés pourront exercer leur droit de vote à n’importe quelle heure et de n’importe où, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

1.8 : Formation

Une formation à destination du service RH, des DS et du ou des bureau(x) de vote sera prévue.

Article 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

2.1 : Modalité d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin par tout moyen défini dans le PAP, la procédure à suivre pour accéder au site de vote et pour obtenir ses identifiant et code confidentiel de connexion.

Le système proposé par le prestataire permettra l’authentification de l’électeur. Toute personne non reconnue par le serveur n’aura pas accès aux pages du serveur du vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

A l’issue du vote, le salarié reçoit une confirmation de vote, qui vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences de l’article R 2314-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’authentification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits (article R 2314-17 Code du travail).

2.3 : Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système, avec l’aide du prestataire.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

2.4 : Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3 : CONDITION DE VALIDITE DE L’ACCORD

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

ARTICLE 4 – ENTREE EN VIGUEUR

Les dispositions du présent avenant entreront en vigueur dès validation par la DSS et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

ARTICLE 5 – Dépôt

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le présent accord sera :

• transmis aux organisations syndicales représentatives,

• transmis à la Direction de la Sécurité sociale

• déposé sur la plate-forme de télé-procédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr)

• remis en un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Bobigny.

ARTICLE 6 – DUREE DE L’ACCORD

Cet accord a pour objet de prévoir le recours au vote par internet pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE de la Camieg. L’accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales, et notamment en cas d’évolutions de la règlementation nécessitant la révision de certains articles.

Fait en 6 exemplaires à Montreuil,

Le 16/09/2022

Les Organisations Syndicales	Employeur
CGT xxxxxxx	FO xxxxxxxx	Le Directeur xxxxxxxxx

ANNEXE

1. Présentation du besoin : vote électronique

1. Contexte de mise en oeuvre du vote électronique

Lors de la mise en place du CSE au mois d’avril 2019, la Camieg a eu recours pour la première fois, au vote électronique, particulièrement intéressant pour un organisme qui compte des salariés en région. Les opérations de vote s’étant très bien déroulées, direction et partenaires sociaux souhaitent que les élections des membres de la délégation du personnel du CSE aient lieu par voie électronique.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Les élections professionnelles au sein de la Camieg amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

2. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle du service RH

• la mise en œuvre du système de vote électronique

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Un accompagnement professionnel est assuré pendant toute la durée des élections auprès du service RH: il s’agit d’un chef de projet, expert en élections professionnelles et en vote électronique. Une assistance technique est également dédiée aux électeurs selon des jours et horaires convenus avec le prestataire.

En tant qu’organisateur des élections, la Camieg se porte garante des informations transmises au prestataire et de la conformité des listes électorales.

Les serveurs des plates-formes et des données devront être hébergés chez le prestataire, en France.

3. Sécurisation du système proposé

La sécurisation fonctionnelle du système de vote est fondamentale : elle permet de renforcer l’adhésion et la confiance des candidats et des électeurs et concourt ainsi à augmenter la participation.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le système de vote devra couvrir l’ensemble des garanties nécessaires telles qu’exigées dans cette annexe et les textes législatifs et réglementaires relatifs aux élections professionnelles, tout en offrant un outil facile d’accès aux électeurs leur permettant d’exercer très facilement leur droit de vote.

Le système de vote devra être conforme aux principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• 3.1. Garantie de sincérité du scrutin

• Conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

• 3.2. Garantie d’intégrité des données du vote

• Sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

• Des tests doivent être effectués sur le matériel avant le déroulement du vote.

• A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test.

• 3.3. Garantie d’anonymat

• La séparation stricte urne/émargements pour ne laisser aucune trace du vote

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par deux systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

• 3.4. Garantie de confidentialité des données

• Les codes et identifiants de vote sont personnels, obtenus de manière aléatoire et à usage unique.

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion de la maintenance du système.

• Le chiffrement des bulletins (clé privée détenue par plusieurs personnes)

• Le cryptage de bout en bout depuis le poste Client jusqu’à notre serveur

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin

• Les administrateurs (assesseurs et organisateurs) ont accès, pendant les opérations électorales, au seul flux correspondant à l’émargement, et non aux votes des électeurs

• Le décryptage des votes ne peut intervenir qu’à la clôture du scrutin avec l’introduction de 2 clés d’accès simultanément

• 3.5. Garantie de l’unicité du vote

• Impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• Impossibilité de détourner la voix d’un autre électeur

• L’émargement électronique immédiat prévient toute tentative de double vote

4. Garanties juridiques attendues

Le système de vote devra être conforme :

• Au code du travail articles R.2314-5 à R.2314-17 sur les modalités du vote électronique

• Au Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au CSE

• Au Décret n° 2007-602 relatif à l’autorisation du vote électronique pour les élections professionnelles

• A l’Article L.2324-22-1 relatif au respect de la parité F/H sur les listes de candidats

• Aux principes généraux du droit électoral

• Au RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (nouvelle règlementation entrée en vigueur le 25 mai 2018)

• A la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Clause RGPD : le prestataire s’engage à respecter de façon absolue et à les faire respecter par son personnel, les obligations suivantes:

• Ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que celles spécifiées dans cet accord. La finalité du traitement est l’organisation des élections professionnelles au CSE de la Camieg.

• Traiter les données conformément aux instructions du responsable du traitement. Les données à caractère personnel traitées sont les suivantes : nom, prénom, adresse (dans le cas où les codes d’accès/identifiant sont envoyés par voie postale), adresse e-mail, sexe, point de départ ancienneté, âge, date de naissance, numéro agent et collège des salariés électeurs de la Camieg. Le personnel de la Camieg sera informé de cette collecte de données par le responsable du traitement.

• Ne pas divulguer ces documents ou informations, à d’autres personnes, qu’il s’agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales.

• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel :

s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité

reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel

• Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

• Notifier, après accord du responsable du traitement, à la CNIL, au nom et pour le compte du responsable de traitement, les violations de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, sauf si la violation en question est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et les libertés des personnes physiques.

• Informer préalablement et par écrit le responsable de traitement en cas de recrutement de sous-traitants.

• Prendre toutes mesures de sécurité, notamment matérielles, pour assurer la conservation des documents et informations traités tout au long de la durée du présent contrat.

• En fin de contrat, procéder à la destruction de tous fichiers manuels ou informatisés stockant les informations saisies et justifier, auprès de la Camieg, par écrit cette destruction.

5. Gestion des risques

Le prestataire applique la procédure envisagée dans son offre pour faire face, dans son planning d’exécution et à l’appui des nouveaux éléments transmis par le service RH, aux aléas pouvant intervenir lors de tout process électoral tels que les ajustements de la liste des électeurs.

6. Une expertise indépendante

Conformément aux recommandations de la Cnil, un rapport d’expertise sera mené par un expert indépendant qui attestera de la conformité de la solution, expert mandaté par la Camieg.

I

2. Déroulement attendu

O7. Les étapes attendues

Le scénario de vote électronique devra comporter les étapes suivantes :

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur

• La génération de codes pour le Président et les assesseurs du ou des bureaux de vote, nécessaires pour le contrôle des élections, le dépouillement des bulletins et la production des résultats

• L’envoi sécurisé des codes de connexion

• L’électeur devra avoir un identifiant personnel, un mot de passe et une question défi afin de s’identifier et d’accéder au vote.

• Les électeurs disposeront d’une notice d’informations transmise lors de l’envoi des identifiants pour présentation de la solution de vote électronique et guide d’utilisation

• Sur le site devront figurer les listes de candidatures en présence.

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• La confirmation par l’électeur du choix effectué

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• Conformément aux exigences de la CNIL, un bulletin récapitulatif devra permettre à l’électeur de vérifier son vote ou de le modifier s’il le souhaite.

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « ticket » confirmant l’enregistrement de son vote

• Une fois le bulletin validé, une confirmation apparaîtra à l’écran et une preuve de vote, consultable sous format PDF, sera générée (possibilité d’envoi automatique par mail).

• Une fois validé, le bulletin électronique doit être crypté, conformément aux recommandations de la CNIL, avant d’arriver dans le serveur de vote, en toute confidentialité.

8.888. Les prestations attendues

Les services attendus sont les suivants :

• La personnalisation des écrans avec le logo et la charte graphique de la CAMIEG

• L’adaptation de l’interface aux tablettes et smartphones

• Un accompagnement technico-juridique à la mise en place des élections : une équipe de juristes, disponibles à tout moment, pour répondre à nos questions

• Une équipe-support, dont un chef de projet dédié, spécialisé dans le pilotage d’élections professionnelles

• Un guide d’utilisation de l’application

• Une notice explicative pour les électeurs

• Une formation des membres du service RH, du ou des bureau(x) de vote et des délégués syndicaux, en présentiel ou à distance

• Une notice explicative pour les membres du bureau de vote

• Un test de la solution de vote réalisé en conditions réelles au sein de notre organisme

• Des modèles de référentiels établissements (ceux des candidats et des électeurs), des aides à la rédaction des documents légaux (accord, PAP, rétro-planning)

• La mise en place des PV électroniques CERFA normalisés

• L’assistance au processus de dépouillement : mise en place d’une cellule d’assistance technique pour procéder, en présence des représentants des listes de candidats, aux vérifications nécessaires avant et à l’issue du scrutin (constat de la clôture du scrutin, décryptage des urnes électroniques, production des résultats des élections électroniques, attribution des sièges, édition automatique du PV des élections, production des listes d’émargement)

• Le calcul automatique de la représentativité

• Un rapport de synthèse des élections 

• La mise en place d’un dispositif de secours qui doit, en cas de panne, prendre le relais du système principal et offrir les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques

• L’archivage puis la destruction de toutes les données de votes et de la base électorale à la fin des délais de recours, selon les modalités de l’article R. 2314-17 du Code du travail. Un procès-verbal de destruction devra être adressé à la Camieg.

889. Spécificité technique

Le système de vote doit être compatible avec la majorité des systèmes d’exploitation et des navigateurs utilisés à la Camieg.

3. Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution

810. Listes électorales et fichier des électeurs

Les listes électorales sont constituées par la Camieg. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections..

Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par la Camieg et seront ensuite fournies au prestataire.

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs  pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le fichier électeurs  pourra subir des modifications jusqu’à une date convenue avec le prestataire notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

8

11. Moyens d’authentification

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Le niveau de risque du scrutin lié aux élections des représentants du CSE, à la Camieg, est identifié comme étant de niveau 2. Dans ce cadre et conformément à la recommandation Cnil n°2019-053 du 25 avril 2019, l’électeur s’authentifie à l’aide d’un couple identifiant et mot de passe personnel qui lui a été remis de manière sécurisée (deux canaux séparés) et répond à une question défi-réponse non triviale (sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable) dont il est le seul à connaître la réponse (avec le responsable de traitement). En cas de perte ou de vol de ses moyens d’authentification, une procédure permet à l’électeur d’effectuer son vote et rend les moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables.

12. Listes de candidats

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de la Camieg et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• le collège électoral concerné

• l’appartenance syndicale le cas échéant,

• les nom et prénom de chaque candidat,

• l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et au besoin des photos des candidats sur le site.

13. Recette du système de vote électronique

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

14. Scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

4. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

15. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

16. Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la Camieg.

17. Conservation et destruction des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.