Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX NEGOCIATIONS ANNUELLES OBLIGATOIRES 2020 - QUALITE DE VIE AU TRAVAI" chez WEBHELP VITRE (Siège)

Entre les soussignés :

• La Société WEBHELP VITRE, immatriculée au RCS de Rennes sous le numéro 499 529 121, dont le siège social est sis Zone du Piquet – CAP Bretagne – 35370 ETRELLES, représentée par agissant en qualité de Responsable de Site, dûment habilité,

Ci-après dénommée « la Société » ou « WEBHELP VITRE »,

D'une part,

• Les Organisations Syndicales signataires :

• CFDT, représentée par XXXX

En qualité de déléguée syndicale

• CFDT, représentée par XXXX

En qualité de déléguée syndicale

• CFE CGC, représentée par XXXX

En qualité de délégué syndical

• CFTC, représenté par XXXX

En qualité de délégué syndical

• SUD, représenté par XXXX

En qualité de délégué syndical

Ci-après désignées les "Organisations Syndicales"

D'autre part,

Ci-après désignées ensemble "les Parties"

PREAMBULE :

Après avoir connu une croissance rapide puis une crise sanitaire mondiale liée à la COVID-19, WEBHELP VITRE a dû faire face à d’importantes évolutions ces derniers mois. La période de la COVID-19 a fortement impacté l’organisation du travail et les thématiques liées à la Qualité de Vie au Travail.

WEBHELP VITRE est convaincue que la performance durable de l’entreprise et l’ambition sociale sont étroitement liées.

WEBHELP VITRE souhaite donc poursuivre un dialogue social de qualité en recherchant avec ses partenaires sociaux les solutions les plus adaptées aux collaborateurs de l’entreprise.

Depuis le 15 décembre 2017 dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires, le Bloc 1 portant sur les rémunérations et le temps de travail et séparé du Bloc 2 portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.

Au cours du processus de négociation du Bloc 2, il a par la suite été proposé par la Direction d’isoler dans un accord ad hoc l’Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Un accord sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes a été signé le 28 juin 2018.

Le droit à la déconnexion a été, depuis l’année 2019, intégré à la négociation de l’accord QVT.

Pour rappel, les thèmes obligatoires à la négociation du Bloc 2 sont les suivants :

• BLOC 2 – L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail (article L2242-8 du code du travail)

• Articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle pour les salariés

• Objectifs et mesures permettant d’atteindre l’égalité professionnelle hommes/femmes

• Mesures permettant de lutter contre toute discrimination en matière de recrutement, d'emploi et d'accès à la formation professionnelle

• Insertion professionnelle et maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés

• Protection sociale complémentaire des salariés (prévoyance et complémentaire santé)

• Pénibilité

• L’exercice du droit d’expression collective

• Le droit à la déconnexion

Les 2 premiers thèmes sont abordés dans l’accord dédié à l’Egalité professionnelle et ne sont donc pas repris dans cette négociation.

La mobilité entre dans les sujets de négociation obligatoire, conformément à la loi orientation des mobilités.

Dans le cadre de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail, les entreprises dont 50 salariés au moins sont employés sur un même site devront désormais négocier sur les mesures visant à améliorer la mobilité des salariés entre leur lieu de résidence habituelle et leur lieu de travail, notamment en réduisant le coût de la mobilité, en incitant à l’usage des modes de transport vertueux et en prenant en charge les frais de transport personnels (C. trav. art. L 2242-17).

L’ouverture des négociations est intervenue le 13 Mai 2020. A l’issue de ces négociations obligatoires, il a été convenu ce qui suit :

CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs présents dans les effectifs de l’entreprise WEBHELP Vitré et entrera en vigueur à la date de sa signature.

TITRE I - LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

Dans le cadre de ce « bloc 2 », les thèmes abordés au cours de la négociation conformément aux dispositions de l’article L 2242-17 du code du travail sont rappelés en préambule du présent accord.

Au préalable, il a paru opportun d’expliciter la notion de qualité de vie au travail. Elle renvoie à des éléments multiples, relatifs en partie à chacun des salariés mais également étroitement liés à des éléments objectifs qui structurent l’entreprise WEBHELP VITRE.

Cette approche se conçoit comme un sentiment de bien-être au travail perçu individuellement et collectivement qui englobe l’ambiance, la culture de l’entreprise, l’intérêt du travail, le sentiment d’implication et de responsabilisation, l’équité, une reconnaissance et une valorisation du travail effectué.

Ainsi conçue, la qualité de vie au travail désigne et regroupe les dispositions récurrentes abordant notamment les organisations du travail permettant de concilier les modalités de l’amélioration des conditions de travail et de vie pour les salariés et la performance collective de l’entreprise. Elle est un des éléments constitutifs de la responsabilité sociale assumée de WEBHELP VITRE.

WEBHELP Vitré a défini une politique de qualité de vie au travail « QVT » pour répondre à différents enjeux :

• Un enjeu légal : la loi du 17 août 2015 sur le dialogue social et l'emploi prévoit en son article 19 que l’entreprise devra négocier chaque année sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail

• Un enjeu social : agir sur les sujets relatifs à la QVT (conciliation des temps de travail, risques psychosociaux, bien-être au travail, soutien au retour à l’emploi, etc.) renforce le sentiment d’équité et favorise la loyauté à l’entreprise, facilite le recrutement, donne un sentiment de cohésion et participe au maintien en emploi

• Un enjeu financier : une mauvaise qualité de vie au travail peut avoir des conséquences d’un point de vue financier pour l’entreprise : hausse du turn over et du taux d’absentéisme, taux de fréquence et de gravité élevés d’accidents du travail, contentieux prud'homaux, etc…

• Un enjeu en termes de marque employeur : une entreprise soucieuse du bien-être au travail de ses collaborateurs attirera plus facilement des candidats potentiels

La politique QVT de WEBHELP Vitré reposera sur 3 axes stratégiques :

1. S’inscrire dans une démarche de prévention

2. Offrir de bonnes conditions de travail

3. Anticiper la désinsertion professionnelle et favoriser le maintien dans l’emploi

1. S’inscrire dans une démarche de prévention

   1. Prévention primaire

WEBHELP VITRÉ a recensé les actions menées de manière régulière, à savoir :

• L’infirmière du site, ou le service des ressources humaines en cas d’absence, assure un strict suivi des visites médicales (visite d’embauche, de reprise, de suivi …) ;

• Le document unique d’évaluation et de prévention des risques « DUEPR » a été élaboré en collaboration avec le médecin du travail et les membres du CSSCT. À la suite d’un travail conjoint entre le CSSCT (anciennement CHSCT) et la Direction, un nouveau format a été revu sur cette année 2020, tenant compte spécifiquement de la crise sanitaire et du nouveau risque identifié. Le DUEPR est tenu régulièrement à jour selon l’évolution des risques identifiés.

Conformément aux dispositions fixées par les articles L4163-2 et suivant du code du travail, il apparaît que WEBHELP VITRÉ n’est pas soumise à l’obligation de négocier un accord ou mettre en œuvre un plan d’action relatif à la prévention de la pénibilité dès lors qu’elle se trouve en dessous des seuils d’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L 4161-1 du code du travail qui pourraient survenir au sein de WEBHELP VITRÉ.

Pour autant, WEBHELP VITRÉ assure régulièrement avec le concours du CSSCT et ultérieurement du CSE une mise à jour du Document Unique d’Evaluation et de Prévention des Risques « DUEPR » et à titre préventif elle a intégré les potentiels facteurs de risques professionnels pouvant résulter des activités en centre d’appels, à savoir :

Dans la continuité des actions déjà menées les années précédentes, WEBHELP VITRÉ s’engage à renforcer les mesures de prévention sur l’environnement de travail en partenariat avec les services de médecine du travail notamment sur les actions suivantes :

• Mesures audiométriques pour s’assurer du niveau sonore sur les plateaux ou en sortie des casques (au minimum 1 fois par an)

• Mesures de réverbération du son (au minimum 1 fois par an)

• Mesures de température ambiante (au minimum 1 fois par an)

• Mesures de luminosité (au minimum 1 fois par an)

Sur le sujet de l’aération des locaux, des travaux ont été réalisés sur le site afin d’optimiser le renouvellement d’air. A l’identique, une action a été effectuée afin d’optimiser les systèmes de chauffage et de climatisation.

Au plan de l’entretien du site, des actions régulières de maintenance et nettoyage sont pilotées par les services généraux selon un planning annuel défini :

• Nettoyage de la climatisation et changement des caissettes (au minimum 1 fois par an)

• Nettoyage de la moquette (au minimum 1 fois par an)

• Nettoyage des vitres (au minimum 1 fois par an)

• Entretien des espaces verts (géré par Vitré Communauté)

• Remplacement des matériels et équipements défectueux (fauteuils, équipements informatiques)

• Remplacement des éclairages défectueux

La société met en place les actions d’information, de formation et de prévention auprès de ses collaborateurs au moyen :

• D’affichages et de distribution de leaflets tels qu’un guide de la santé, un flyer RQTH

• D’actions de formation auprès de l’ensemble des collaborateurs sur le harcèlement moral et sexuel, sur la non-discrimination

• De formation des SST « Sauveteur Secouriste du Travail »

• D’un protocole d’évacuation incendie

WEBHELP VITRÉ veille à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte des évolutions technologiques et environnementales.

2. Culture de la prévention : actions de sensibilisation, réseau d’acteurs de prévention

WEBHELP VITRÉ entend continuer à mener des actions de prévention dans la lignée des actions menées les années précédentes :

• Présence d’un(e) infirmier(e) de santé au travail

• Permanences d’un(e) assistant(e) social(e) (les rendez-vous se dérouleront sur le temps de travail en visio-conférence ou présentiel)

• Interventions d’un ergonome organisé par la médecine du travail

• Interventions d’une relaxologue

• Formations en gestion du stress, accompagnement au changement dispensé par la WHU

• Journées à thème : alimentation, handicap, journée internationale de lutte pour les droits de la femme, ….

Des mesures de prévention relatives à la gestion des retours après absence ont également été mise en place au bénéfice de collaborateurs en suspension de contrat afin de favoriser leur retour à l’emploi et les conditions de leur ré intégration dans l’entreprise. Ces mesures de prévention consistent à informer le salarié de son droit de rencontrer l’infirmière et/ou l’assistante sociale et/ou d’aménager temporairement sa planification selon le besoin. Il est ici rappelé que les encadrants sont également bénéficiaires du dispositif mis en place.

Dans la continuité des actions déjà menées les années précédentes, WEBHELP VITRÉ s’engage à renforcer les mesures de prévention sur l’écologie notamment sur les actions suivantes :

• Promouvoir les fontaines à eau : distribuer un thermos par salarié pour éviter les gobelets

• Promouvoir le tri sélectif

• Récupération et recyclage des mégots de cigarettes

• Pôle de récupération et de tri des bouchons et piles

• Formations sur la prévention de l’écologie, le recyclage et le bilan carbone

En partenariat avec Vitré Communauté, WEBHELP VITRÉ s’engage à mener une réflexion sur la création d’un espace couvert pour les vélos et les motos sur le parking ainsi qu’une piste cyclable entre Vitré et Etrelles. Elle souhaite également étudier la possibilité de la mise en place de bornes pour les véhicules électriques et de panneaux photovoltaïques.

3. Dialogue social

La construction et la mise en œuvre de la politique QVT fait l’objet d’échanges réguliers entre la Direction et les instances représentatives.

Les acteurs impliqués varient selon l’axe stratégique et les moyens déployés sont adaptés en conséquence.

WEBHELP VITRE s’engage à mettre en place des réunions semestrielles entre les Conseillers Clients et l’encadrement pour faciliter les échanges et la circulation des informations.

4. Management

WEBHELP VITRÉ dispense des actions de formation en e-learning sur le harcèlement et auprès des superviseurs sur le « management des hommes » dans les parcours prise de poste.

Les managers sont impliqués dans toutes les actions menées dans la démarche de qualité de vie au travail. Il est ici rappelé qu’ils sont également bénéficiaires des dispositifs mis en place.

WEBHELP VITRÉ veillera à l’équilibre vie professionnelle et personnelle des managers (charge de travail, horaires de travail). Dans ce cadre, WEBHELP VITRÉ mène une réflexion sur l’organisation du site impliquant une évolution sur la charge de travail des managers.

5. Protection sociale complémentaire des salariés : prévoyance et complémentaire santé

   1. Prévoyance

En date du 15 décembre 2014, la branche dont relève WEBHELP VITRE a signé :

• Un accord de prévoyance à effet au 1^er juillet 2015 intégrant une clause de recommandation et non plus de désignation ;

• Par avenant n°2 du 25 septembre 2015, la cotisation du personnel non affilié à l’AGIRC avait été modifiée et revalorisée à hauteur de 90% du taux contractuel ;

• Par avenant n°3 du 15 décembre 2017, le taux global de cotisation a été revu

WEBHELP VITRE a souscrit un contrat d’assurance relatif à la prévoyance auprès de Malakoff Médéric au 1^er janvier 2018. Il est ici rappelé que la portabilité des droits de prévoyance est de 12 mois maximum depuis le 1er juin 2015 pour toute rupture du contrat de travail intervenue postérieurement à cette date. Le maintien des garanties prend effet dès le lendemain de la date de rupture ou de fin du contrat de travail de l’assuré et ce conformément aux dispositions légales en vigueur.

2. Complémentaire santé

Par accord du 30 décembre 2015, WEBHELP VITRE a négocié avec les partenaires sociaux un accord relatif à une complémentaire santé dite « mutuelle » au bénéfice de ses salariés succédant ainsi au dispositif déjà existant dans l’entreprise.

WEBHELP VITRE et les partenaires sociaux ont ainsi mis en conformité le dispositif de mutuelle avec les nouvelles dispositions légales fixées par la loi du 14 juin 2013 relative à la Sécurisation de l’emploi modifiant l’ANI initié le 11 janvier 2013 par articles modifiés L 911-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale et L 2221-1 du Code du travail et notamment avec les règles du contrat dit « responsable ».

Au niveau de la branche, un accord du 25 septembre 2015 a été conclu.

Etendu par arrêté du 24 décembre 2015, il a fait l’objet d’un avenant en date du 13 novembre 2017. Cet accord énonce les dispositions suivantes :

• Adhésion obligatoire au régime en Isolé ou Famille selon la situation individuelle du salarié 

• Dérogations à l’adhésion obligatoire 

• Les cotisations 

• Les prestations

• La remise de la notice d’information aux salariés

• Le contrat responsable

Il est ici rappelé que WEBHELP VITRE a souscrit un contrat auprès de SMA Vie assureur de la Complémentaire Santé dont la gestion est assurée par Gras Savoye.

Les tarifs et conditions applicables depuis le 1er janvier 2020 ont été présentés aux membres du Comité Economique et Social le 31 Mars 2020.

		Base			Base + option
	Plein Tarif	Part Salarié	Part Employeur	Plein Tarif	Part Salarié	Part Employeur
Isolé	27,42 €	5,48 €	21,94 €	42,85 €	20,91€	21,94 €
Famille	82,95 €	16,45 €	66,50 €	108,66 €	42,16 €	66,50 €

La Société prend en charge 80% du montant de la cotisation en Isolé comme en Famille (ce 2^ème régime étant obligatoire pour les salariés concernés) pour le tarif de base.

Il reste donc 20% sur le tarif de base ainsi que la totalité de la part optionnelle, à la charge du salarié.

Ce taux de contribution de l’employeur à 80% est reconduit pour la période du présent accord.

Par ailleurs, WEBHELP VITRE a souscrit depuis le 1^er janvier 2016 une sur-complémentaire « GS Hospi » facultative qui vient en plus du contrat complémentaire de santé collectif aligné sur les garanties du « contrat responsable ». Cette sur-complémentaire permet de maintenir un niveau de remboursement optimal sur les honoraires (généralistes, spécialistes et hospitaliers).

5. Plan d’actions Qualité de Vie au Travail

Un point avec les organisations syndicales et la Direction a été réalisé le 04 Février 2020 avec pour objectif principal de présenter l’état d’avancement des pilotes du plan d’actions Qualité de Vie au Travail issus du précédent accord QVT (26 Juin 2019 – 30 Juin 2020). Ces derniers seront maintenus à condition de ne pas impacter la productivité et la planification de l’activité :

• La gestion des pauses

• Souplesse sur les gestes commerciaux

• Ouvrir les autorisations d’accès à internet

• Choisir son day off

• Choix de la semaine de 4 jours

• Télétravail

• Choix de la pause déjeuner

• Adaptation de la formation des encadrants

• Adapter la logique des journées limitées en heures

• Mise en ligne des plannings à 1 mois

• Validation des ATP

• Communication CC – Encadrants

Un nouveau plan d’action doit être mise en place dans le cadre d’un travail conjoint entre les Organisations Syndicales et la Direction du site avec pour enjeux principaux l’accompagnement à la mobilité géographique (entre le lieu de résidence du salarié et son lieu de travail) et l’autonomie et la responsabilité au travail. Les cinq pilotes seront les suivants :

• Le covoiturage inter-projets

• Le télétravail et le coworking

• CC référents équipe/métier

• CC coach

• Le management par les compétences

En complément, WEBHELP VITRE s’engage à mettre en place des pépinières sur chaque activité afin d’accompagner les nouveaux embauchés à la prise de poste. Pour sa création, la pépinière devra compter à minima cinq collaborateurs sur une durée minimale de cinq jours (pouvant varier selon l’activité).

Une méthodologie de mise en œuvre des propositions d’actions au travers de pilotes est définie :

• Rassembler une équipe de conduite de projet afin de disposer de toutes les compétences nécessaires ;

• Elaborer et faire valider un déroulé de conduite du projet avec des étapes, des échéances, des attendus à la fin de chaque étape ;

• Déterminer des critères pour mesurer les bénéfices attendus des différentes mesures. Les critères définis et les KPI associés permettront de décider, de manière objective, soit de la pérennisation de la mesure, de son extension aux autres projets, et si nécessaire de son amendement ou de son abandon.

Le comité de suivi composé des 5 membres, ayant été mis en place dans le précèdent accord, aura pour mission :

• D’élaborer un planning de déploiement des pilotes sur l’ensemble des projets visés ;

• De travailler sur la mise en place des thématiques pour les nouveaux projets une fois les setup réalisés (après 3 mois) ;

• De suivre grâce aux indicateurs de production, RH et de la satisfaction des collaborateurs du déploiement de manière définitive.

Méthodologie de mise en œuvre des actions par un comité de suivi

Le comité de suivi sera composé :

• 1 responsable production

• 1 personne du service RH

• 1 membre de chaque Organisation Syndicale

Le comité de suivi se réunira à chaque semestre et à la demande lors d’une mise en place d’une nouvelle activité.

2. Offrir de bonnes conditions de travail

Afin d’optimiser la diffusion d’informations et la connaissance des dispositions relatives aux accords en vigueur dans l’entreprise, la Direction et les Organisations syndicales conviennent de la diffusion d’un support de communication appelé « livret d’accueil » à destination de l’ensemble des salariés. Ce support reprendra notamment :

• La présentation de l’entreprise, son organisation et ses métiers

• Les différentes composantes de rémunération (éléments issus des négociations NAO, périphériques de rémunération : intéressement, participation…)

• Les dispositions relatives aux aménagements de temps de travail issues des accords pour certaines catégories de population

• Les interlocuteurs et instances à la disposition des collaborateurs

Ce support sera remis à tous les collaborateurs par voie électronique. Il sera également intégré dans le Welcome Pack électronique à destination des nouveaux embauchés.

1. Matériel, prestations

WEBHELP VITRE met à disposition du personnel le matériel nécessaire à l’exécution du travail, et ce quel que soit le poste occupé : installation d’écrans 19 pouces, de réhausseurs d’écrans….

WEBHELP VITRE, en complément des salles de pause déjà existantes, a aménagé au cours de l’année 2017 et en 2018 certains espaces pour améliorer la convivialité :

• Réaménagement de la salle de pause 1^er étage

• Aménagement du couloir de l’extension – espace détente. Les autres espaces seront progressivement aménagés eux aussi.

La mise à disposition de fontaines à eau ainsi que de fruits frais en libre-service (au moins une fois par semaine) bénéficie également à l’ensemble des collaborateurs au quotidien.

S’agissant de la charge de travail de l’encadrement et du support, WEBHELP VITRE s’attache à mettre en place des solutions organisationnelles et matérielles (outils...) afin d’améliorer constamment les conditions d’exercice de l’activité.

En complément, WEBHELP VITRE veillera à l’aménagement des horaires de travail des collaborateurs ayant des enfants pour la journée de rentrée scolaire de Septembre. Un process sera rédigé en complément de la note interne envoyée chaque année aux collaborateurs.

Plusieurs actions ont été menées ou sont à l’étude :

• Automatisation de reporting

• Dématérialisation des feuilles de présence

• Lean management

• Audit interne

2. 2. Programme WebHEALTH

Des actions transverses impulsées par le Groupe Webhelp seront également déployées sur site dans le cadre de la politique « WebHEALTH » sur les thématiques de l’alimentation, la forme physique, l’environnement de travail, le bien-être / la santé, la communication Webhealth.

WebHEALTH s’inscrit dans une dynamique globale de Qualité de Vie au Travail visant à améliorer le moral des équipes, la santé, l’engagement des employés, la productivité, mais aussi le rendement opérationnel et peut constituer un élément différenciateur. 

Différentes actions en lien avec ce programme auront lieu tout au long de l’année et visent à améliorer les conditions de travail.

• Journée du handicap

• Journée mondiale du cancer

• Journée du Yoga

• 30 jours de bonheur

• Journée de la santé et de la sécurité

• Evènement sportif : course à pied, soccer (en faveur de l’autisme)

• Journée mondiale du Rire

• Journée de l’environnement

• Journée des premiers secours

• Journée mondiale du cœur

• Journée du Conseiller client

• Journée mondiale de la santé mentale + diététicienne

• Mois sans tabac

Différentes actions visant à améliorer les conditions de travail des collaborateurs pourront avoir lieu tout au long de l’année :

• Atelier « Troubles Musculo-Squelettiques » : organisé par le prestataire de prévoyance Malakoff Médéric dans le cadre du Haut Degré de Solidarité.

• Atelier « Préparation à la retraite » : organisé par la CARSAT (atelier de 2h pour le personnel de plus de 55 ans).

• Atelier « Gestion des RQTH » pour les managers, organisé par l’AGEPIPH.

  3. Télétravail

Après avoir connu une crise sanitaire mondiale liée à la COVID-19, WEBHELP VITRE a dû faire face à un accroissement de l’activité de salarié en télétravail. Un suivi spécifique des télétravailleurs est mis en place : formation au télétravail, outil de communication à distance, accompagnement managérial.

A la suite de cette situation inédite, WEBHELP VITRE souhaite proposer et poursuivre l’activité de salarié en télétravail. Les salariés concernés seront amenés à alterner journées de travail à domicile et retour sur site. En parallèle de la réflexion menée au niveau France sur le sujet, un groupe de travail a été créé pour réfléchir et définir un nouveau schéma de télétravail adapté au site de Vitré.

La possibilité de télétravail est présentée à l’ensemble des clients donneur d’ordre afin d’augmenter les possibilités d’accéder à ce mode de travail. Le télétravail est également un point abordé lors des visites prospects.

4. Aménagement temporaire de planification

WEBHELP VITRE a mis en place un processus concernant l’aménagement temporaire de planification (ATP). Ce dernier résulte d’un accord entre le salarié et son responsable de service. Les règles en vigueur ont été modifiées au 1^er Janvier 2020.

L’aménagement ne revêt d’aucun caractère définitif. La demande doit être effectuée pour trois mois maximum renouvelable une seule fois (sauf pour les ATP semaines à 4 jours, covoiturage et choix de la pause déjeuner).

L’aménagement est possible sur le service actuel et en fonction des contraintes de production au moment de sa signature. Il pourra être remis en cause si le salarié ne respecte pas ses engagements.

La demande est formalisée par le salarié selon le process en vigueur, qui recevra une réponse sous un délai d’un mois, dans la mesure du possible.

5. Intégration automatique d’un day off le samedi en cas de pose d’un congé payé le vendredi

Pour les salariés travaillant sur 6 jours, lorsqu’un congé payé est posé sur la journée du vendredi dans les délais (cf. procédure de congés payés en vigueur), le day-off hebdomadaire est automatiquement positionné sur la journée du samedi.

3. Anticiper la désinsertion professionnelle et favoriser le maintien dans l’emploi

La loi du 17 août 2015 « relative au dialogue social et à l’emploi » a réorganisé les dispositions du code du travail en matière de lutte contre les discriminations, à savoir :

• Les discriminations à l’égard des personnes reconnues travailleurs handicapés


• Les discriminations syndicales par la valorisation des parcours professionnels des élus et des titulaires d’un mandat syndical (conciliation des temps, entretien, garanties d’évolutions de rémunération, déroulement de carrière des militants syndicaux dans l’entreprise)

S’agissant des discriminations à l’embauche, à l’emploi et à la formation, WEBHELP VITRE confirme son engagement de respect de ces principes réglementaires, en veillant notamment à ce que tout salarié, tout candidat à un emploi, à un stage ou à une période de formation en entreprise soit protégé contre les discriminations au travail.

Les entreprises d'au moins 300 salariés, ainsi que celles spécialisées dans le recrutement ont l'obligation de former à la non-discrimination à l'embauche au moins une fois tous les 5 ans, les employés chargés des missions de recrutement.

WEBHELP VITRE s’attache à utiliser des méthodes d’évaluation des candidats transparentes et pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

Le principe de non-discrimination dans la procédure de recrutement est étendu aux personnes (dites lanceurs d'alerte) qui prennent le risque de dénoncer certains faits graves dont ils ont eu connaissance dans l'exercice de leurs fonctions à leur employeur ou à des autorités administratives ou judiciaires ou des tiers.

Outre les points qui sont analysés ci-après, WEBHELP VITRE a décidé de mener également des actions pour accompagner plus étroitement certaines catégories du personnel, notamment les seniors de 55 ans, les jeunes de moins de 22 ans (maintien du dispositif référent jeune avec formalisation des deux entretiens, à l’intégration et après 6 mois de présence dans l’entreprise) et les salariés en longue maladie (flyer santé, process retour après absences).

Des actions à l’initiative de Webhelp Vitré sont également déployées dans le cadre de la politique Qualité de Vie au Travail :

1. Cellule de maintien dans l’emploi

• Mise en place d’une cellule de maintien dans l’emploi permettant d’instaurer un suivi concernant l’évolution des problèmes de santé des salariés, afin d’aborder les situations qui peuvent devenir difficiles et impacter le collectif.

Composition de la cellule :

• Le service Ressources Humaines

• L’infirmière

• L’assistante sociale

• Les membres CHSCT (membres CSE)

• Les managers

Cette cellule a pour objectif de mette en œuvre tous les moyens nécessaires pour permettre de maintenir dans l’emploi le salarié en difficulté. Elle se réunira à la demande de la Responsable Ressources Humaines, suite à l’entretien de retour après une longue absence ou à la demande de l’infirmière pour les cas présentant de réelles difficultés de maintien dans l’emploi, en accord avec le salarié.

Organisation :

Etape 1 : le service RH ayant reçu la demande d’aide pour le collaborateur informera ce dernier de la possibilité de faire intervenir la cellule pour rechercher les solutions qui permettraient d’améliorer son bien-être au travail.

Etape 2 : Le manager sera informé de la mise en place d’un plan d’actions.

Etape 3 : Saisie de la cellule.

Etape 4 : Trouver une solution (formation, mobilité, prise en charge médicale, prise en charge sociale).

2. Processus de retour après absence

• Mise à jour du process de retour après absence avec l’infirmière : envoi systématique d’une communication aux salariés absents depuis plus de 3 mois pour préparer le retour dans l’entreprise.

WEBHELP Vitré réfléchit à la mise en place d’un kit de retour après absence à destination des managers. Ce kit a pour objectif de rappeler aux managers le process et les moyens à dispositions (outils).

WEBHELP Vitré s’engage à former les managers aux entretiens de retour après absence.

3. Insertion professionnelle et maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés

L’entreprise poursuit sa démarche au regard de l’intégration des travailleurs handicapés et à leur maintien dans l’emploi. A cet effet, une Convention Handicap a été acceptée le 27 juin 2015 par la Commission AGEFIPH et signée le 5 août 2015.

• Conditions d'accès à l'emploi, à la formation et à la promotion professionnelle

WEBHELP VITRE s’inscrit dans une politique de recrutement, de formation et de promotion professionnelle égalitaire en intégrant, formant et promouvant des travailleurs handicapés sur toutes les fonctions en recherchant toutes les adaptations nécessaires au regard du handicap de la personne.

WEBHELP VITRE déploie également tous ses efforts pour favoriser l’intégration des personnes en situation de handicap avec l’ensemble de ses partenaires de l’emploi : Pôle Emploi, Cap Emploi et agences de travail temporaire.

WEBHELP VITRE favorise les périodes de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP). Toute personne accompagnée dans une démarche d’insertion sociale ou professionnelle et quel que soit son statut, son âge ou son support d’accompagnement, peut mobiliser ce dispositif au cours d’un parcours d’insertion pour découvrir un métier, confirmer un projet professionnel et/ou initier une démarche de recrutement.

• Conditions de travail

L’étude de toute demande d’aménagement horaire et/ou de poste est maintenue en lien avec les services de médecine du travail et tout organisme spécialisé au regard du handicap concerné, le cas échéant.

Tout salarié en situation d’handicap bénéficie de 5 minutes quotidiennes de pauses supplémentaires.

• Les actions de sensibilisation de l'ensemble du personnel au handicap

La Société maintient son action de sensibilisation sur le handicap au travail notamment grâce à l’appui du CSSCT, du service de santé au travail et à des actions de communication et de sensibilisation comme la journée du Handicap, les affichages, les articles dans la newsletter, etc.

Conformément aux dispositions de l’article L 5212-1 et suivants du code du travail, un rapport annuel est établi et présenté au Comité Economique et Social.

4. Maintien dans l’emploi des travailleurs seniors

Tout salarié sénior (plus de 55 ans) bénéficie également de 5 minutes quotidiennes de pauses supplémentaires.

Ces minutes sont cumulables pour les séniors en situation d’handicap.

WEBHELP VITRE, dans son plan d’action « Contrat de génération », prévoit d’autres dispositions pour les séniors. Parmi celles-ci, WEBHELP VITRE s’engage :

• A accorder une attention particulière aux conditions d’emploi des séniors de 55 ans (rythme de travail et gestion des pauses, planification) afin de garantir le maintien dans l’emploi ;

• A ne planifier les séniors 55 ans en horaire de nuit (au sens de la convention), que sur volontariat ;

• Les salariés de plus de 55 ans auront la possibilité de demander à être planifié 7 heures par jour.

• A faire bénéficier de 2 jours de repos immédiatement consécutifs tout sénior de 55 ans qui fera par écrit une telle demande d’aménagement de planning.

• Stage de « Préparation à la retraite » : organisé par la CARSAT (atelier de 2h).

  5. Evaluation des compétences et parcours professionnels des collaborateurs

3.4.1 Entretien de développement professionnel

Bien que les dispositions légales prévoient un entretien professionnel tous les 2 ans, WEBHELP VITRE a décidé de tenir ces entretiens annuellement. Ils portent sur :

• L’entretien professionnel qui permet à chaque manager d’avoir un moment privilégié avec chacun de ses collaborateurs pour :

• Identifier leurs attentes et besoins et explorer ainsi leurs possibilités d’évolution

• Proposer des formations adaptées pour permettre une montée en compétence

• Echanger sur leur avenir professionnel

• L’entretien de compétences qui permet à chaque manager d’échanger avec ses collaborateurs :

• Pour identifier le niveau de compétences acquis par chacun d’eux

• Pour mettre en évidence les collaborateurs ayant des compétences supérieures à celles attendues pour leur poste actuel

En raison de la crise sanitaire liée à la COVID-19, WEBHELP VITRE mènera une campagne 2020 prioritaire pour trois cibles de population, à savoir :

• La population encadrante

• Les collaborateurs n’ayant pas bénéficié d’entretien professionnel en 2019

• Les collaborateurs présents dans l’entreprise depuis plus de 6 ans (bilan professionnel)

De plus, WEBHELP VITRE a mis en place un entretien périodique (mensuel par exemple pour la population des conseillers de clientèle) de performance qui permet de déterminer l’atteinte des objectifs de ses collaborateurs en :

• Evaluant l’activité du collaborateur sur une période donnée

• Fixant ses objectifs sur une période future

• Calculant et communiquant sa prime d’objectif

3.4.2 Autres dispositifs d’évolution professionnelle

Depuis plusieurs années WEBHELP VITRE s’est inscrite dans une politique de montée en compétences de ses collaborateurs en vue de :

• Partager leur expérience et leur expertise

• Leur faire bénéficier d’un parcours de formation adapté

Pour ce faire, WEBHELP VITRE a mis en place différents outils, notamment :

• Les Assessments Center « centres d’évaluation » déployés pour les fonctions de Superviseur, Superviseur Sénior, Coach Performance et Formateur. Il s’agit d’une méthode d’évaluation objective des compétences fondée sur la mise en situation, multi-évaluateurs et multi-évaluations ; elle s’appuie sur des exercices proches de situations professionnelles. Le process de l’Assessment Center s’inscrit dans le process RH global « Développer les compétences et assurer la mobilité ».

• Un parcours « Cap Expert » a été déployé sur l’année 2019-2020 afin d’améliorer la montée en compétences d’Experts Métier, Superviseurs et Superviseurs Seniors et correspondant aux critères d’éligibilité. Un nouveau dispositif sera mis en place pour l’année 2020-2021 sur les fonctions de Conseiller Client.

• Talent Management qui s’adresse aux Superviseurs, Superviseurs Senior, Coach Performance, Chefs de projet, Responsable d’Activités, Directeur de production, responsable/directeur de site et aux fonctions support. L’objectif est de :

  • Faire le bilan des évaluations de performance en vue d’une amélioration continue de la performance,

  • Développer la capacité des collaborateurs à atteindre les objectifs et à relever de nouveaux défis

  • Permettre aux N+1 d’échanger et d’avoir un regard objectif sur son équipe

  • Etalonner les niveaux de performance entre population

  • Soutenir les N+1 dans leurs actions managériales

TITRE II – DROIT A LA DECONNEXION

Préambule

La satisfaction de nos collaborateurs, de nos clients et la responsabilité sociale sont des piliers de l’entreprise indissociables. Webhelp est un groupe qui œuvre à la mise en place des pratiques responsables où l’excellence sociale est l’affaire de tous.

L’ambition de Webhelp est de mettre nos collaborateurs dans les meilleures conditions matérielles et relationnelles pour garantir leur bien-être au sein de l’entreprise. Nous mesurons l’engagement de nos collaborateurs via une enquête annuelle.

Les évolutions technologiques impliquent une adaptation de nos modèles et une transformation de nos métiers. La digitalisation s’impose dans la vie des entreprises et de ses salariés. La multiplicité des outils, supports et formats de communication rend la séparation entre la vie personnelle et la vie professionnelle de plus en plus floue.

L’impératif social du « rester connecté » dans son environnement familial et professionnel influe sur nos comportements et nos modes de travail.

Les organisations des entreprises et du travail, notamment les relations liées à des localisations géographiques distantes et ou internationales favorisent les dérèglements du travail.

L’accessibilité des outils professionnels mis à disposition de ses collaborateurs peut les rendre intrusifs, aussi, il a paru important à l’entreprise Webhelp de poser les limites.

Webhelp marque ainsi sa volonté de promouvoir une bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication au service de sa compétitivité et respectueuse de la vie privée et de la santé de ses collaborateurs.

Article 1 – Définitions

Droit à la déconnexion

C’est un droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif en dehors de son temps de travail habituel.

Outils numériques professionnels

Ce sont des outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc.

Ce sont des outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.

Temps de travail

Il correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l’employeur. Ce temps comprend les heures normales de travail et les éventuelles heures supplémentaires. Sont exclus, les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit.

Article 2 - Champ d’application

Le présent document s’applique à l’ensemble des collaborateurs de WEBHELP Vitré.

Article 3 - Les règles à respecter

Article 3.1 : Exemplarité des managers

Par son comportement professionnel, le manager incarne les valeurs de cet accord.

Le manager - quel que soit son niveau hiérarchique - est le premier garant de l’équilibre de vie de ses collaborateurs.

Le manager encourage ses collaborateurs à respecter leurs temps de repos y compris lorsqu’ils utilisent leurs outils numériques professionnels. De ce fait, il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien hebdomadaire, de congés ou d’arrêts de travail. Aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes.

Le temps de repos est régi par la réglementation du travail en vigueur. Il concerne le temps de repos journalier et de repos hebdomadaire.

Article 3.2 : Respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Les collaborateurs assurent leurs missions tout en préservant leurs temps de repos et de congés.

« WEBHELP » met en place l’organisation du travail adaptée à la préservation de cet équilibre, en particulier dans un contexte multi sites et international.

Quand l’activité, notamment en termes de sécurité de l’information, le permet le recours au télétravail peut être envisagé moyennant la formalisation d’un accord d’entreprise ou d’un avenant au contrat de travail.

Article 3.3 : Communication et sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques

« WEBHELP » accompagne ses collaborateurs dans l’appropriation des outils numériques professionnels disponibles.

« WEBHELP » étudie la mise en place des outils permettant d’alerter les collaborateurs pour éviter un usage excessif des outils numériques.

« WEBHELP » sensibilise les collaborateurs concernés, par exemple lors de l’entretien annuel ou professionnel, à un usage mesuré et responsable du courrier électronique, de l’Intranet et de tout autre outil numérique de communication.

« Webhelp » veille à choisir le moyen de communication adapté au contexte, en favorisant les échanges directs.

L’entreprise veille à la bonne application de cet accord. Chaque collaborateur est invité à se rapprocher de celle-ci pour toute question, ou suggestion, liée à son application et à son respect.

Article 3.4 : Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

• Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique

Article 3.5 : Lutte contre le stress lié l’utilisation des outils numériques professionnels

Il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

Article 4 - Modalités pratiques

Article 4.1 : Actions de formation

Pour permettre à ses collaborateurs de comprendre la démarche et de respecter une bonne utilisation des outils mis à sa disposition en respectant un temps de vie professionnel/vie privée, « WEBHELP » a prévu de mettre en place un certain nombre d’actions qui seront menées par la direction avec le support de la Webhelp University et le cas échéant, des services de santé au travail et/ou des membres du CHSCT (future CSSCT dans le cadre de la mise en place du CSE) :

• Actions de formation et de sensibilisation des salariés et du management

• Développement des modes de travail collaboratifs pour limiter l’usage des emails

• Formation des services généraux et des équipes RH et des représentants du personnel à la détection des risques associés aux outils de communication numériques

• L’exemplarité managériale : ne pas envoyer d’emails le soir ou le weekend afin que les salariés ne soient plus incités à regarder leurs courriels durant leur temps libre.

• Mise en place d’un plan de remplacement pour assurer la continuité de l’activité quand un salarié s’absente (par exemple, un back-up) et respect de sa charge de travail à son retour

• Respect du repos hebdomadaire sans mail

Article 4.2 : Utilisation des outils informatiques

Il est recommandé aux salariés de paramétrer son téléphone mobile ou ordinateur portable sur mode « ne pas déranger » le soir le weekend.

Il est également recommandé aux salariés de ne pas disposer de sa messagerie professionnelle sur son téléphone portable personnel, afin de dissocier les deux sphères vie privée/vie professionnelle.

Article 4.3 : Utilisation de la messagerie

Article 4.3.1 : Utilisation de fonctions spécifiques d’envoi de la messagerie

Les e-mails doivent en priorité être envoyés pendant les heures de travail.

Pour les salariés qui décident de se connecter en dehors des heures habituelles de travail, il est fortement recommandé :

• Soit de préparer leurs messages en mode brouillon ou hors connexion

• Soit d’utiliser la fonction d’envoi différé

Si le salarié est amené à envoyer un message en dehors des heures habituelles de travail, il veillera à clairement indiquer que ce message n’appelle pas de réponse immédiate, sauf en cas de situation d’urgence et précisera le délai de réponse attendu.

Article 4.3.2 : Intégration de message d’information dans la signature des e-mails

Pour permettre l’exercice effectif du droit à la déconnexion par les salariés, il sera recommandé auprès de chaque salarié d’intégrer la mention suivante dans la signature de leurs e-mails : « Si vous recevez ce message en dehors des horaires de travail ou pendant vos congés, vous n’êtes pas tenu d’y répondre sauf en cas d’urgence exceptionnelle ».

Article 4.3.3 : Message d’absence

Lorsqu’un salarié est amené à être absent pendant plus d’une demi-journée, il mettra en place un message automatique d’absence à l’attention des interlocuteurs internes et externes à l’entreprise, l’alertant sur l’absence et sa durée ainsi que le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si nécessaire.

Cet interlocuteur sera défini au sein de chaque équipe en tenant compte de son domaine d’activité, de la nature et durée prévisible de l’absence.

Webhelp a rendu inaccessible les boites emails des conseillers clients de l’extérieur afin d’éviter les comportements qui tendraient à utiliser les outils professionnels en dehors du temps de travail, avec pour objectif de garantir l’équilibre professionnel/personnel du collaborateur. La population ciblée par cette mesure correspond à 82% de l’effectif. Leur rôle et mission permettent la mise en œuvre de cette mesure. De ce fait, nous renforçons la sécurisation des données confidentielles de l’entreprise par l’extérieur.

Article 4.4 : Mesure / étude

Nos différents outils d’enquête salariés et d’enquêtes flash permettent régulièrement de mesurer les impacts et la perception de nos collaborateurs.

C’est également un point spécifique abordé lors de l’entretien de développement professionnel entre le manager et son collaborateur sur la charge de travail.

Article 4.5 : Réglementation

Sauf cas exceptionnel, si un salarié reçoit un message en dehors de ses heures de travail, il est considéré l’avoir reçu le lendemain matin ou bien le lundi à 8 h s’il est envoyé un week-end. Un salarié n’a pas à y répondre avant (définir les cas exceptionnels), exception faite des collaborateurs sous astreinte.

Article 4.6 : Communication / information

Il sera diffusé à l’ensemble des managers et des collaborateurs d’un document de sensibilisation via un e- learning interne.

TITRE III – MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

1. Durée et application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans, soit du 1^er Juillet 2020 au 30 juin 2022, date à laquelle il cessera automatiquement de produire ses effets.

1. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme électronique dédiée et sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes concerné.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis à chaque organisation syndicale signataire selon les dispositions prévues à l’article L2231-5 du code du travail, sera mis en ligne sur l’intranet de la Société et porté par voie d’affichage.

Fait à Etrelles,

Le 06 Juillet 2020 en 7 exemplaires.

Pour la société WEBHELP Vitré, XXXX, Directeur de Site.
Pour le syndicat CFDT, XXXX, Déléguée syndicale.
Pour le syndicat CFDT, XXXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat CFE CGC, XXXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat CFTC, XXXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat SUD, XXXX, Délégué syndical.