Accord d'entreprise "Accord d’entreprise portant sur le droit à la déconnexion" chez VARTAN PRODUCT SUPPORT FRANCE - VARTAN FRANCE (Siège)

Accord d’entreprise portant sur le droit à la déconnexion

VARTAN France SARL

Entre les soussignés :

La Société VARTAN France SARL dont le siège social est sis 41 Avenue Jean Monnet – 31770 COLOMIERS prise en la personne de son représentant ______________________, en sa qualité de Directeur,

D’une part,

Et

Le Syndicat représentatif Force Ouvrière (FO), représenté par ______________________, en sa qualité de Déléguée syndicale,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

β. Il y a lieu d’entendre par :

Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

Outils numériques professionnels : outil numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet, etc.) qui permettent d'être joignable à distance ;

Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l'exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

β. Le cadre légal du droit à la déconnexion

L’alinéa 7 de l’article L. 2242-17 du code du travail a ajouté un thème de négociation annuelle obligatoire relatif aux « modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. »

L’enjeu de cette obligation est en premier lieu de permettre le respect du droit du personnel de la société VARTAN au respect de leurs temps de repos, de l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale et du suivi de la charge de travail laquelle doit demeurer raisonnable, pour l’ensemble des personnels.

Les signataires affirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.

La société VARTAN a ainsi engagé une négociation relative à la mise en œuvre du droit et du devoir de déconnexion du personnel ainsi qu’à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, se sont tenues des réunions respectivement jeudi 14 octobre 2021, jeudi 28 octobre 2021, mercredi 10 novembre 2021 et mardi 14 décembre 2021.

La négociation a notamment porté sur :

Les salaires effectifs et la programmation de mesures permettant de supprimer les écarts de rémunération et les différences de déroulement de carrière entre les femmes et les hommes ;

La durée effective et l'organisation du temps de travail ;

L’intéressement, la participation et l'épargne salariale ;

Le suivi de la mise en œuvre des mesures visant à supprimer les écarts de rémunération et les différences de déroulement de carrière entre les femmes et les hommes ;

L’articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle pour les salariés ;

Les objectifs et mesures permettant d'atteindre l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;

La lutte contre les discriminations ;

Les travailleurs handicapés ;

La mobilité.

En plus du présent accord, les parties ont conclu, dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire 2021, un accord portant sur le sujet suivant :

Accord d’entreprise sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, portant notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail

Le présent accord vient se substituer à l’accord d’entreprise sur le droit à la déconnexion signé le 18 décembre 2017 qui est donc abrogé.

ARTICLE 1 – PORTEE DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord s’imposent à tout utilisateur du réseau de l'entreprise VARTAN France SARL.

Concernant les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l'année, en accord avec l'article L.3121-64 du Code du travail, le droit à la déconnection leur est également applicable.

Afin de respecter au mieux la vie personnelle et familiale des salariés, ainsi que préserver leur santé, l’entreprise a décidé de fixer les modalités suivantes permettant, à chacun, d’exercer pleinement son droit à la déconnexion.

ARTICLE 2 – UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

β. L'accès à la messagerie électronique est protégé par des paramètres de connexion (identifiants et mots de passe).

Ces identifiants et mots de passe sont propres à chaque utilisateur. Lorsqu'ils sont choisis par l'utilisateur, les paramètres doivent respecter un certain degré de complexité et être modifiés régulièrement.

β. Pour préserver et optimiser les sécurités du système informatique, l’utilisateur doit veiller au respect, notamment des règles suivantes :

Ne jamais divulguer son ou ses mots de passe personnel(s) et veiller à ce qu’aucune personne ne puisse le connaître. Ainsi, il est formellement interdit de l’écrire sur format papier de manière visible et accessible de tous.

Ne jamais préenregistrer les différents identifiants et mots de passe que l’utilisateur est à même d’avoir.

Ne jamais s’approprier le mot de passe d’un autre utilisateur.

Vérifier l’intégrité des supports et des fichiers qui y sont contenus, ainsi que celle de tout autre document numérique en provenance de l’extérieur, quel que soit le mode de transmission de ce document.

Prévenir l’administrateur des systèmes informatiques en cas d’alertes de sécurité.

Ne jamais modifier les paramètres de sécurité des différents outils mis à disposition.

…

L’utilisateur doit en particulier signaler toute tentative de violation de son compte et, de façon générale, toute anomalie qu’il peut constater à l’occasion de l’exécution de son travail.

β. L’utilisateur s’engage notamment :

A ne pas accéder aux données d'un autre utilisateur sans l'autorisation de celui-ci ;

A ne pas modifier ou détruire des informations ne lui appartenant pas ;

A ne pas porter atteinte à l'intégrité ou à la sensibilité d'autres utilisateurs notamment par l'envoi de messages, textes ou images provocants ;

A ne pas masquer sa véritable identité, en particulier en se connectant sous le nom d'autres utilisateurs ;

A ne pas développer ou utiliser des outils mettant sciemment en cause l'intégrité des systèmes d'informations.

Pour assurer la confidentialité des informations que pourraient détenir les salariés, une messagerie professionnelle sera créée pour chaque salarié. L’accès à la messagerie est réservé à un usage strictement professionnel.

β. Dans le cadre de l'utilisation active ou passive des messageries, les intéressés ne peuvent notamment :

Divulguer des informations confidentielles sur la société, soit par nature, soit désignées comme telles par la Direction.

Importer des fichiers à visée non professionnelle ou répondre à des messages ayant manifestement une visée non professionnelle.

En toute hypothèse, tout rapatriement total ou partiel de fichiers, implique la plus grande prudence et vigilance pour des raisons évidentes de sécurité informatique. Cette opération est soumise à l'information et à l'accord préalable de la Direction.

Envoyer du courrier en chaîne et (sauf nécessité professionnelle) s’inscrire à des listes de diffusion, ou des groupes de discussion, ou envoyer des messages à des groupes d’échange.

β. Il est rappelé que la liberté d'expression reconnue aux salariés trouve les limites suivantes, acceptées et reconnues par chaque utilisateur :

L'usage doit se faire à des fins professionnelles ;

Les positions exposées par les intéressés ne doivent pas porter atteinte à l'image, aux intérêts et à la cohésion de la Société.

β. Afin d'éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé notamment à tous les utilisateurs de :

S'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

S'interroger sur la pertinence des destinataires du courriel.

Utiliser avec modération les fonctions « copie » ou « copie cachée ».

S'interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels.

Eviter l'envoi de fichiers trop volumineux.

Indiquer un objet précis permettant au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel.

Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire.

Concernant les absences de plus de 1 jour, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau et / ou message d'absence sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence.

ARTICLE 3 – DROIT A LA DECONNEXION EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF

L’utilisation des outils numériques mis à disposition du personnel doit respecter leur vie personnelle.

A cet égard, les salariés bénéficient d’un droit à déconnexion pendant leur temps de repos (les soirs, les weekends et pendant leurs congés…), ainsi que sur l’ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles revêtant un caractère d’urgence.

Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver tous les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, la tablette numérique, l’ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures/jours habituels de travail sauf cas d’astreinte.

Les managers s'abstiennent, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée, de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l'horaire collectif applicable au sein de l'entreprise.

Dans tous les cas, l'usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l'urgence et/ou l'importance du sujet en cause.

La société VARTAN précise que :

Les salariés soumis à un horaire de travail, ont l’obligation, hors plages de travail habituelles et en astreinte, en particulier, en soirée, les weekends, lors de leurs congés, de ne pas répondre aux éventuels courriels et appels téléphoniques qui pourraient leur être adressés.

Les salariés en forfait jour n’ont pas l’obligation, hors plages de travail habituelles, en particulier, en soirée, les weekends et lors de leurs congés, de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés. Il leur est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l’exceptionnel l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques, et ce de manière à respecter l’ensemble des temps de repos obligatoires.

ARTICLE 4 – CONTRÔLE DE L’EFFECTIVITE DU DROIT A LA DECONNEXION

4.1. Contrôle de l’effectivité du droit à la déconnexion

β. Si par rapport aux principes de droit à déconnexion édictés dans le présent accord, un membre du personnel de Société VARTAN France SARL estime que sa charge de travail ou son amplitude de travail pourrait l’amener à ne pas respecter les règles applicables en matière de durées maximales de travail ou de repos minimum, il doit saisir, si possible préalablement, son supérieur hiérarchique (ou à défaut son N+2 ou à défaut la Responsable RH de la Société VARTAN France SARL) par tout moyen en explicitant les motifs concrets de sa saisine.

Un compte-rendu faisant état de cette intervention, de l’analyse qui en a été faite et des éventuelles mesures prises sera rédigé par le responsable hiérarchique (ou à défaut le N+2) qui en informera la Direction des Ressources Humaines de la Société VARTAN France SARL.

4.2. Contrôle de l’effectivité du droit à déconnexion des personnels en forfait jour

Sans attendre la tenue de l’entretien annuel d’évaluation ou l’entretien annuel portant sur l’évaluation de la charge de travail, si par rapport aux principes de droit à déconnexion édictés dans le présent accord, un collaborateur estime que sa charge de travail ou son amplitude de travail pourrait l’amener à ne pas respecter les règles applicables de repos monimum ou de repos minimum, il doit saisir, si possible préalablement, son supérieur hiérarchique (ou à défaut son N+2 ou à défaut la Responsable RH de la Société VARTAN France SARL) par tout moyen en explicitant les motifs concrets de sa saisine.

Un compte-rendu faisant état de cette saisine, de l’analyse qui en a été faite et des éventuelles mesures prises, doit être rédigé par le responsable hiérarchique (ou à défaut son N+2) qui en informera le service des Ressources Humaines de la Société VARTAN France SARL.

4.3. Mesures et préventions

β. Par ailleurs, différentes mesures sont mises en œuvre pour assurer le respect du droit à la déconnexion et limiter les sollicitations professionnelles du personnel de la société VARTAN France en dehors de leur temps de travail :

Le système de mise en attente et d’envoi différé des e-mails adressés au personnel de la société VARTAN France doit être, si possible, systématiquement utilisé par l’expéditeur lors d’envois hors plages horaires de travail habituelles en particulier en soirée, les week-ends et lors de congés.

Afin de respecter le temps de concentration et pour ne pas nuire à l’efficacité du travail des personnels de la société VARTAN, les messages pop-up informant de l’arrivée d’e-mails pourront être désactivés.

Les messages d’absence devront être systématiquement activés en cas d’indisponibilité des collaborateurs à leur poste de travail d’une durée supérieure à 24 heures. Le message adressé à l’expéditeur devra impérativement inviter ce dernier à transférer sa demande, en cas d’urgence, à un autre membre de l’équipe, lequel sera identifié et dont les coordonnées seront précisées.

Le responsable informatique de la société VARTAN sera associé aux réflexions mises en œuvre par la Direction pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion.

Une politique d’utilisation acceptable des outils informatiques est établie par la Direction afin de sensibiliser tous les collaborateurs, ainsi que leurs managers, sur l’utilisation raisonnable des outils de communication à distance, et pourra faire l’objet d’éventuelles formations. Elle est remise en main propre à chaque nouveau salarié lors de l’embauche et est à la disposition de l’ensemble du personnel sur l’intranet de l’entreprise.

Une fois par an, la société VARTAN organise un point d’information sur l’utilisation des outils de communication à distance pour les personnels dotés par la société VARTAN de moyens de communication à distance (smartphone, ordinateur portable) dans le cadre de l’entretien portant sur le suivi de la charge de travail pour les salariés soumis à une convention de forfait jours.

Chaque année, le CSE sera informé des éventuels incidents liés à l’utilisation des outils de communication à distance.

β. Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adapté aux demandes et besoins des salariés.

ARTICLE 5 – MESURES EN FAVEUR DE LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

La Direction a pris les engagements suivants :

β. Aucune réunion de travail, conférence téléphonique ou visioconférence ne pourra être organisée avant 8 heures ou après 18 heures, sauf situation exceptionnelle.

β. Les managers veilleront à organiser des temps d’échanges quotidiens/hebdomadaires physiques avec leurs équipes (vice versa) considérant que la communication directe est à privilégier aux échanges par e-mails et/ou sms.

β. Lors de réunions présentielles, conférences téléphoniques, visioconférences, rendez-vous professionnels, chaque collaborateur s’engage à mettre en silencieux son smartphone afin de ne pas nuire à la qualité des échanges et à ne pas traiter ses emails.

ARTICLE 6 – DIALOGUE SOCIAL

Les collaborateurs constatant un usage déraisonné des outils numériques, vis-à-vis d’eux, pourront à tout moment en alerter leur Responsable hiérarchique (ou à défaut son N+2) dans un premier temps puis la Responsable des Ressources Humaines ou les représentants du personnel à défaut de réponse à l’issue d’un délai d’un mois afin que soit étudiée une solution permettant de garantir leur droit à la déconnexion.

ARTICLE 7 – EFFET ET DUREE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le au lendemain du dépôt de raccord auprès de la DREETS.

Il s'appliquera pour la première fois à l'exercice qui a été ouvert le 1er janvier 2022.

Il pourra être révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

ARTICLE 8 – REVISION DE L'ACCORD

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n'est pas à l'origine de l'engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

ARTICLE 9 – DENONCIATION DE L'ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

Les parties signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il fera l'objet des formalités de publicité au terme du délai d'opposition.

ARTICLE 10 – COMMUNICATION DE L'ACCORD

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il fera l'objet des formalités de publicité au terme du délai d'opposition.

ARTICLE 11 – DEPÔT - PUBLICITE DE L'ACCORD

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (dont un sur support électronique) auprès de la DREETS dont relève le siège social de la société et au Conseil de Prud'hommes de Toulouse.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à TOULOUSE, le 16 décembre 2021.

En 4 exemplaires.

______________________

Pour la Société VARTAN France SARL

______________________

Pour l’organisation syndicale représentative FO

Force Ouvrière