ACCORD PORTANT SUR L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL & DES CONGES ANNUELS

Entre les soussignés :

La SAS OptimaRH Consulting ci-après désignée « l’entreprise », dont le numéro de Siren est 500 504 451, sise 125 chemin de Ginestelle, représentée par, agissant en qualité de Président, d’une part,

et

Le Comité Social et Economique de l’entreprise, représenté par, agissant en qualité de membre titulaire du Comité Social et Economique, d’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

PRÉAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans la volonté commune de :

• Renforcer la culture d’entreprise orientée vers la qualité de service offerte aux clients ;

• Rechercher l’efficacité collective de travail conciliant exigences légales et nécessités opérationnelles ;

• Optimiser l’organisation de l’entreprise ;

• Permettre aux salariés de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle sans nuire aux objectifs et contraintes propres à l’entreprise et à chaque service ;

• Participer à la qualité de vie au travail par la souplesse d’aménagement du temps de travail.

Le présent accord est conclu dans le cadre :  

• Des dispositions des articles L.2221-1 et suivants du code du travail relatives à la négociation des conventions et accords collectifs de travail ;

• Des dispositions des articles L.3121-1 et suivants relatives à la durée et à l’aménagement du temps de travail ;

• Des dispositions des articles L3141-10 et L3141-16 relatives aux congés payés.

Dans l'hypothèse où ce cadre juridique viendrait à évoluer conduisant à modifier directement ou indirectement l'équilibre de l'accord, les parties conviennent conformément à l'article 7 du présent accord de le réviser.

SOMMAIRE

PRÉAMBULE 1

TITRE I. DISPOSITIONS PRELIMINAIRES 3

TITRE II. AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL 3

ARTICLE 1 – Horaires individualisés 3

ARTICLE 2 – Forfait Jours 3

Article 2.1 – Champ d’application 3

Article 2.2 – Conditions de mise en place 3

Article 2.3 – Durée annuelle du travail convenue dans le Forfait-jours 4

Article 2.4 - Décompte du temps de travail 4

Article 2.5 - Nombre de jours de repos 4

Article 2.6 – Acquisition de jours de repos forfait-jours 4

Article 2.7 - Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d'année 5

Article 2.8 - Renonciation à des jours de repos 6

Article 2.9 - Prise des jours de repos 6

Article 2.10 – Forfait jours réduit 6

Article 2.11 – Rémunération 6

Article 2.12 - Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion 6

TITRE III. AMENAGEMENT DES CONGES ANNUELS 7

ARTICLE 3. Période d’acquisition des congés payés 7

Article 3.1 - Principe 7

Article 3.2 – Période transitoire 8

TITRE IV. DISPOSITIONS FINALES 8

ARTICLE 5. Champ d'application de l'accord 8

ARTICLE 6. Durée d'application 8

ARTICLE 7. Révision 8

ARTICLE 8. Notification et dépôt 9

TITRE I. DISPOSITIONS PRELIMINAIRES

Le présent accord a pour objet de fixer les règles applicables en matière de temps de travail au sein de la Société.

Il s'applique à l'ensemble des salariés quels que soient la nature et le contenu des contrats de travail, à l’exception des cadres dirigeants.

Sont considérés comme ayant la qualité de cadres dirigeants au sens du présent accord, les cadres qui répondent aux critères précisés par l’article L.3111-2 du Code du travail lequel les définit comme les Cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l'entreprise. La qualité de cadre dirigeant est explicitement mentionnée au contrat de travail.

Les cadres dirigeants pour lesquels aucun décompte des horaires n'est possible peuvent être rémunérés forfaitairement. Le « forfait Cadres Dirigeants » correspond à un nombre indéterminé d'heures de travail qui exclut tout paiement d'heures supplémentaires.

TITRE II. AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

ARTICLE 1 – Horaires individualisés

Etant précisé que la durée moyenne hebdomadaire de travail effectif au sein de la société correspond à la durée légale actuellement en vigueur de 35 heures, il est mis en place un dispositif d'horaires individualisés permettant un report d'heures d'une semaine à une autre, dans les limites et selon les modalités définies comme telles :

• Respect d’un horaire de la plage fixe, du lundi au vendredi, de 10h00 à 16h00, étant entendu que les pauses sont librement gérées par les salariés à l’intérieur de cette plage fixe ;

• Latitude d’organisation pour les horaires de la plage mobile de 7h00 à 10h00 et de 16h00 à 19h00 ;

• Libre possibilité de déplacer des heures dans la limite de 3 heures par semaine, dans la limite de 10 heures cumulée, au libre choix des salariés ;

• Compte rendu du temps de travail effectué en établissant des déclaratifs d’activité remis à la hiérarchie.

Dans ce cadre, les heures de travail effectuées au cours d'une même semaine au-delà de la durée hebdomadaire légale ne sont pas considérées ni rémunérées comme des heures supplémentaires, pourvu qu'elles résultent d'un libre choix du salarié.

ARTICLE 2 – Forfait Jours

Article 2.1 – Champ d’application

Sont concernés par le présent article les salariés Cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable dans l’entreprise.

Article 2.2 – Conditions de mise en place

La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec tout salarié visé par le présent article d'une « Convention individuelle de forfait en jours » dite « Forfait-jours ». Le Forfait-jours fait l'objet d'un écrit approuvé par l'entreprise et par le salarié concerné, conforme au présent accord et mentionnant explicitement :

• La catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;

• Le nombre de jours travaillés dans l'année ;

• La rémunération correspondante.

Article 2.3 – Durée annuelle du travail convenue dans le Forfait-jours

Le nombre de jours effectivement travaillés par les salariés au Forfait-jours, présents sur la totalité de la période annuelle de référence et ayant des droits à congés payés complets, ne peut pas dépasser 218 jours par année de référence, la journée de solidarité y étant comprise.

Par exception, le nombre de jours compris dans le forfait peut être supérieur dans le cas de renonciation à des jours de repos.

La période de référence annuelle, dite « année » dans le présent accord, pour le décompte des jours travaillés ainsi que des jours non-travaillés est l’année civile, du 1^er janvier au 31 décembre.

Article 2.4 - Décompte du temps de travail

Le temps de travail des salariés en Forfait-jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées.

Les salariés organisent leur temps de travail de manière autonome et sont responsables du respect :

• D’un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ;

• D’un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 35 heures consécutives.

Le nombre de journées ou demi-journées travaillées de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarées par les salariés selon la procédure prévue à l'article 2.8.

Article 2.5 - Nombre de jours de repos

Afin de respecter le plafond de jours travaillés dans les limites fixées ci-dessus, le salarié concerné par une convention de forfait annuel en jours, bénéficie de jours de repos et qualifié de « Repos Forfait-Jour » (RFJ) résultant du forfait en jours de l’année.

Le nombre de jours RFJ pour une année pleine et pour un contrat à temps complet est défini par :

Le nombre de jours ouvrés non fériés de l’année dont on déduit le forfait de 218 jours et les 25 jours ouvrés de droit plein à congé payé.

Exemple : en 2022, le nombre de jours ouvrés non fériés est 253 : RFJ = 253 - 218 – 25 = 10 jours

Le RJF ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité, etc.) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.

Les présentes dispositions ne font pas obstacle, dans les limites prévues par la loi, au report de congés.

Le tableau d’illustration présenté à l’article 2.6 du présent accord indique le nombre de RFJ prévus pour les années 2022 à 2030, pour les contrats à temps plein disposant de l’intégralité des droits annuels à congé payé, sous réserve de modifications légales ultérieures susceptibles d’intervenir après la signature du présent accord.

Article 2.6 – Acquisition de jours de repos forfait-jours

Les RFJ s’acquièrent mensuellement par douzième du nombre de jours de RFJ de l’année de référence concernée (exemple 10 /12 = 0,833 jours par mois en 2022).

Pour illustration, à la date du présent accord et sauf modification ultérieure par voie d’accord ou par toute voie légale de rang supérieur (comme la modification du quantum ou du régime applicable des jours fériés, ou la modification des durées légales ou conventionnelles de travail) le droit intégral en jours RFJ par années, et leur acquisition mensuelle, sont indiqués dans le tableau suivant :

Article 2.7 - Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d'année

Sans préjudice des dispositions légales, les jours d’absence sont valorisés sur la base d’une moyenne du nombre de jours ouvrés mensuels égal à 21 jours. Chaque jour d’absence est valorisé à raison d’un 21^ème de mois (1 jour = 0,04762 mois), soit un 252^ème d’année.

a - Prise en compte des absences

Chaque jour d’absence, hors congé payé et hors RFJ, n’ouvre pas droit au RFJ, à raison d’un 21^ème du droit mensuel acquérable.

Exemple pour 5 jours d’arrêt maladie sur un mois en 2022 :

• le droit à RFJ du mois est égal à 0,833 x (1 – 5/21) = 0,595 jours

Toute journée d'absence est valorisée en 21^ème du salaire mensuel de base ou, le cas échéant, en 252^ème du salaire annuel de base.

Exemple de calcul pour une absence maladie :

• Absence du lundi 1^er août 2022 avec reprise au 8 août 2022.

• Le salarié, au forfait annuel de 218 jours, a un salaire mensuel brut de 2 750 €.

Retenue sur salaire = Valorisation Absence = 2750€ / 21j x 5j = 654.76€

b - Prise en compte des entrées et sorties en cours d'année

En cas d’arrivée ou de départ d’un salarié en cours de période de référence annuelle, les nombres de jours travaillés et de RFJ sont calculés au prorata des jours ouvrés non fériés de sa période d’emploi par rapport à l’année de référence complète.

Le salarié bénéficie d’un nombre de RFJ calculé sur la base de sa période d’emploi.

Il n’est pas pratiqué d’arrondi à l’unité.

Exemple de calcul pour une entrée en cours d’année 2022

• Le salarié est embauché le 19 septembre 2022

• Du 19 septembre 2022 au 31 décembre 2022, il y a 73 jours ouvrés non fériés

• Il y a 253 jours ouvrés non fériés sur l’année 2022

• L’année 2022 en temps complet ouvre droit à 10 jours de RFJ

Sauf absence exclusive, le salarié bénéficie de 73 / 253 x 10 = 2,90 jours de RFJ en 2022

Exemple de calcul pour une sortie en cours d’année 2022

• Le salarié quitte l’entreprise le vendredi 16 septembre 2022 fin de journée de travail.

• Du 1^er janvier 2022 au 18 septembre 2022, il y a 180 jours ouvrés non fériés

• Il y a 253 jours ouvrés non fériés sur l’année 2022

• L’année 2022 en temps complet ouvre droit à 10 jours de RFJ

Sauf absence exclusive, le salarié bénéficie de 180 / 253 x 10 = 7,10 jours de RFJ en 2022

Article 2.8 - Renonciation à des jours de repos

Tout salarié sous convention individuelle de forfait en jours peut, sous réserve d'un accord préalable écrit de l'employeur et sans préjudice des dispositions légales y afférentes, renoncer à une partie de ses jours de RFJ, dans la limite de 10 jours par an, en contrepartie d'une rémunération majorée.

Cette renonciation donne lieu à un accord individuel écrit au plus tard trois mois avant la fin de la période de référence.

La rémunération des jours de travail supplémentaires du fait du renoncement à RFJ donne lieu à une majoration de 10 %.

Article 2.9 - Prise des jours de repos

La prise des RFJ se fait par journées entières ou demi-journées étant entendu que la limite entre chaque demi-journée est fixée à 13h00.

La demande de prise d’un RFJ est soumise à la validation préalable par le responsable hiérarchique du salarié.

Le responsable hiérarchique peut imposer au salarié la prise de RFJ, dans la limite des droits acquis, afin de garantir le respect du forfait jour et le bon fonctionnement du service auquel est affecté le salarié.

Les RFJ sont impérativement soldés au 31 décembre de chaque année à concurrence de chaque demi-journée entièrement due, le seul report possible d'une année sur l'autre étant une fraction restante inférieure à une demi-journée.

Exemple : pour un droit acquis de 2,9 jours au 31 décembre, 2,5 jours doivent être pris avant le 31 décembre et 0,4 jours sont reportables sur l’année suivante.

Article 2.10 – Forfait jours réduit

La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par le fait d’une convention temporaire ou permanente.

La convention de forfait peut librement fixer la répartition des RFJ (par exemple en considérant qu’un jour fixe par semaine, ou deux demi-journées fixes par semaines ne seraient pas travaillées à ce titre).

La charge de travail tient compte de la réduction convenue.

Article 2.11 – Rémunération

Sans préjudice des obligations légales et conventionnelles, les salariés en forfait jours perçoivent une rémunération mensuelle forfaitaire correspondant aux sujétions qui leur sont imposées.

La rémunération annuelle des salariés sous convention de forfait à 218 jours travaillés est au moins égale à 120 % du salaire minimum conventionnel hiérarchique de la catégorie du salarié. Si la convention prévoit un nombre de jours travaillés réduits, la rémunération est réduite proportionnellement.

Cette rémunération de base est fixée sur l'année et mensualisée indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

Article 2.12 - Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion

A - Relevé déclaratif mensuel des journées ou demi-journées de travail

Le salarié soumis à une convention individuelle de forfait en jours déclare par écrit :

• Le nombre et la date des journées ou de demi-journées travaillées ;

• Le nombre, la date et la nature des jours ou de demi-journées non travaillées (congés payés, RFJ, repos conventionnels, congés sans solde, etc…).

Les déclarations mensuelles signées par le salarié et validées par le supérieur hiérarchique après les vérifications d’usage sont transmises au service des ressources humaines.

S'il constate une anomalie, le responsable hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais afin d’en déterminer les causes et rechercher les mesures nécessaires afin d’y remédier.

B - Dispositif d'alerte

Le salarié alerte par écrit son responsable hiérarchique sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail.

Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de maximum de 30 jours.

Au cours de l'entretien, chacun contribue à l’analyse des difficultés rencontrées et s’engage à la mise en œuvre des actions correctives appropriées.

C - Entretien individuel

Le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien annuel avec son responsable hiérarchique.

Au cours de cet entretien et sans préjudice des droits individuels du salarié, sont évoquées :

• La charge de travail du salarié ;

• L’organisation du travail concernant le salarié dans l'entreprise ;

• L’équilibre entre l’activité professionnelle et la vie personnelle du salarié ;

• Sa rémunération.

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble, le cas échéant, les mesures de prévention et de règlement des difficultés éventuellement identifiées. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.

En outre, le salarié et son responsable hiérarchique évaluent la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

D - Exercice du droit à la déconnexion

Le salarié en forfait en jours n’est pas tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail.

Il est rappelé que l’envoi de messages (SMS professionnels, courriels) est destiné à aboutir dans les « boites de réception des messages », ces dernières ne devant être ouvertes que lorsque le salarié est à son poste de travail. A ce titre il ne peut en aucun cas être reproché à un salarié de ne pas avoir pris connaissance pendant son temps dédié à ses occupations personnelles, d’un message lui étant adressé en dehors de son temps de travail.

Il est interdit aux salariés, sauf cas de force majeure ou pour une raison exceptionnelle, proportionnée à l’objectif recherché, et justifiée par une nécessité objective, de contacter les autres salariés pour des motifs professionnels, par quelque moyen que ce soit, en dehors des horaires habituels de travail, pendant leurs repos, jours fériés et congés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

La convention individuelle de forfait en jours rappelle explicitement le droit à la déconnexion.

TITRE III. AMENAGEMENT DES CONGES ANNUELS

Il est rappelé que les congés payés sont décomptés en jours ouvrés. Les salariés bénéficient ainsi de 25 jours ouvrés de congés payés pour une période de référence complète.

ARTICLE 3. Période d’acquisition des congés payés

Article 3.1 - Principe

En application des dispositions de l’article L.3141-10 du Code du travail, il est convenu que la période d’acquisition des congés payés est fixée du 1^er janvier au 31 décembre.

Article 3.2 – Période transitoire

Le changement de période d’acquisition des congés payés a pour conséquence, en 2023, première année d’application de la nouvelle période d’acquisition des congés, de générer une situation exceptionnelle de cumul de congés, les salariés ayant acquis :

• Cas n°1 : Des jours de congés au titre de la période 2021/2022, à prendre avant le 31 mai 2023, qui pourraient ne pas tous avoir été consommés avant le 31 décembre 2022 ;

• Cas n°2 : Des droits acquis au cours de la période juin à décembre 2022 qui auraient été à prendre entre juin 2023 et mai 2024.

Il est convenu que l’utilisation des congés payés acquis au titre de l’ancienne période de référence (Cas n°1) se voient inscrits aux congés à prendre avant le 31/12/2023 et non au 31/5/2023.

Il est convenu que l’utilisation des congés payés acquis au titre de la période de référence en cours (Cas n°2) se voient inscrits aux congés à prendre avant le 31/12/2023 et non au 31/5/2024.

ARTICLE 4. Modalités de prises des congés payés

La période de prise de congé s’étend sur 12 mois, du 1^er janvier au 31 décembre de l’année suivant la période d’acquisition.

Le congé principal (soit 10 jours ouvrés consécutifs) doit être pris entre le 1^er janvier et le 31 décembre.

TITRE IV. DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 5. Champ d'application de l'accord

L'accord s'applique à l'ensemble des établissements de la société.

ARTICLE 6. Durée d'application

Le présent accord, conclu pour une durée de 5 ans.

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires ès qualité, conformément aux dispositions légales en vigueur.

ARTICLE 7. Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé, notamment en cas d’évolutions législatives, règlementaires ou conventionnelles.

Chaque partie signataire peut ainsi demander la révision par avenant de tout ou partie de l’accord conformément aux dispositions des articles L.2222-5 et L.2261-8 du Code du Travail selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée ainsi qu’un projet de nouvelle rédaction ;

• Dans un délai d’un mois, au plus tard, suivant la réception de cette lettre, la Direction invite les parties en vue d’une négociation.

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Sous réserve des règles de validité des accords collectifs, les dispositions de l’avenant portant révision se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elle modifie soit à la date expressément prévue, soit à défaut, à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.

ARTICLE 8. Notification et dépôt

Le présent accord est déposé, à la diligence de l’employeur sur la plateforme « TéléAccords » et remis au greffe du conseil de prud'hommes d’Aix-en-Provence.

Chacun des exemplaires est accompagné des documents listés à l'article D 2231-7 du Code du travail.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

L’accord figure aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Saint-Marc-Jaumegarde, le 12 septembre 2022, en 3 exemplaires originaux.

Président
membre titulaire du CSE