Accord d'entreprise "LE TELETRAVAIL" chez MSA COTES NORMANDES (Siège)

ACCORD TELETRAVAIL

MSA COTES NORMANDES

1. Entre d’une part :

• la MSA des Côtes Normandes, 37 rue de Maltot, 14026 Caen Cedex 9

représentée par son Directeur général,

et d’autre part :

• le syndicat CFDT représenté par

• le syndicat CFTC représenté par

• le syndicat SUD représenté par

Préambule

La période de crise sanitaire liée à l’épidémie de COVID-19 a conduit à la mise en œuvre impérative d’un travail à distance exceptionnel massif au sein de la MSA Côtes Normandes.

Cet évènement, bien que subi, a accéléré l’expérimentation démarrée au sein de notre entreprise et fait évoluer nos modes de fonctionnement.

La négociation du présent accord traduit la volonté des partenaires sociaux de donner une nouvelle impulsion au télétravail, en considérant qu’il peut permettre une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie privée, tout en contribuant à l’amélioration de la performance de la MSA.

Les parties signataires souhaitent faire du télétravail une modalité normale d’exercice de l’activité professionnelle partout où il est possible, et affirment leur volonté de l’ouvrir et d’en faciliter l’accès à tous les salariés susceptibles d’en bénéficier.

Il s’agit de prendre en compte les avancées technologiques et de les ancrer comme moyen d’améliorer la qualité de vie au travail, de participer à la protection de l’environnement, tout en favorisant la productivité au profit des ressortissants du régime.

Les parties signataires rappellent quelques grands principes :

• Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise.

• Le développement du télétravail doit prendre en compte la préservation de la santé mentale et physique des salariés, et doit s’articuler avec la préservation de la communauté de travail et le maintien du lien social. Il est donc essentiel de veiller à l’articulation entre travail sur site et télétravail, pour garantir la cohésion du collectif et la performance de l’entreprise.

• Le télétravail ne se substitue pas à un arrêt de travail ou à un jour de congé enfant malade.

• La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences doit prendre en compte le télétravail afin d’assurer une cohérence entre les évolutions des modes de travail et le développement des compétences, notamment celles nécessaires à la pratique du télétravail, au management à distance, à l’organisation du travail au sein des communautés de travail et à la prise en compte des transformations numériques de l’entreprise.

Article 1 : Définition du télétravail

En application de l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation de travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Les parties signataires rappellent que le télétravail peut prendre différentes formes : le télétravail régulier et occasionnel mis en place par accord des parties et le télétravail en raison de circonstances exceptionnelles, considéré comme un aménagement de poste.

Article 2 : Conditions d’accès au télétravail ou au travail en bureau décentralisé

Le télétravail ne doit pas nuire à la continuité de la mission de service public ; sous cette réserve, le télétravail est accessible à tous les salariés susceptibles d’en bénéficier.

Le télétravail repose sur l’autonomie du salarié, la confiance mutuelle entre le responsable et le salarié, le dialogue et la transparence.

Pour pouvoir travailler à distance, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

• Conditions tenant au poste occupé

Sont éligibles au travail à distance les postes compatibles avec cette organisation de travail.

Les postes concernés sont ceux dont les activités peuvent être exécutées de façon partielle et régulière à distance, et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Pour un salarié disposant d’activités télétravaillables et non télétravaillables, le télétravail pourra être mise en place sous réserve que ses activités télétravaillables puissent être regroupées.

Les parties rappellent que la liste des activités non éligibles est définie localement par l’employeur après échanges avec les organisations syndicales et avis du CSE.

• Conditions tenant au salarié

Le télétravail est ouvert aux salariés en contrat à durée déterminée ou indéterminée, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise ou dans le poste, sous réserve de leur capacité à travailler à distance.

Les alternants et les stagiaires sont également éligibles au télétravail, leur apprentissage pouvant s’exercer, au moins partiellement, à distance.

Le salarié doit être en capacité de s’organiser, de gérer ses horaires de travail, d’être autonome, de faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation, sans avoir à bénéficier d’un soutien managérial important.

Les parties signataires considèrent que l’autonomie du salarié et la relation de confiance partagée sont les critères essentiels permettant de déterminer si l’accès au télétravail est possible, sous réserve que les autres conditions d’accès soient réunies.

Cette appréciation relève de la compétence du responsable hiérarchique.

Pour un salarié nouvellement recruté ayant la capacité à télétravailler, les parties soulignent l’intérêt de mettre en place le télétravail de façon progressive afin de garantir une bonne intégration au sein du collectif.

Dans la perspective du maintien dans l’emploi, une attention particulière est portée aux demandes de télétravail des salariés bénéficiaires de l’obligation d’emploi des salariés handicapés, afin de leur en faciliter l’accès (cf matériel spécifique par exemple).

Il en va de même pour les femmes enceintes.

• Conditions liées au lieu d’exercice

Le lieu d’exercice doit être compatible avec l’activité professionnelle en télétravail.

Les parties considèrent que lorsque cette activité est exercée au domicile du salarié (résidence principale ou secondaire), celui-ci doit disposer d’un accès internet lui permettant d’exercer l’ensemble de ses activités.

Le salarié fournit chaque année à l’employeur une attestation provenant de son assureur, au titre de son assurance multirisques habitation, indiquant que ce dernier a pris acte de l’exercice d’une activité de télétravail au domicile en tant que salarié.

L’employeur informe le salarié de la nécessité de disposer d’une installation électrique conforme, et lui remet un guide permettant de procéder visuellement à une vérification de cette installation.

Article 3 : modalités de mise en place du télétravail

• Principe de volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire ; il ne peut être imposé au salarié. Conformément aux dispositions légales en vigueur, le refus d’accepter de télétravailler ne saurait entrainer de sanction disciplinaire à l’égard du salarié.

• Formalisme

Le salarié qui souhaite télétravailler en fait la demande par écrit à son cadre, qui en avise le service des ressources humaines.

Il indique dans sa demande le lieu d’exécution du télétravail.

Le responsable hiérarchique, étudie la demande et vérifie si les conditions mentionnées à l’article 2 sont remplies. Il peut si besoin en échanger avec le service des ressources humaines.

Une réponse écrite est faite dans les 30 jours calendaires suivant la réception de la demande par le cadre ou le service des ressources humaines.

En cas de réponse positive, et conformément au code du travail, il n’est pas nécessaire de réaliser un avenant au contrat de travail.

En cas de réponse négative, cette dernière est motivée sur la base de l’une ou plusieurs conditions citées à l’article 2.

• Clause de réversibilité

L’employeur ou le salarié peut mettre fin au travail à distance à tout moment, par mail ou courrier, en respectant un délai de prévenance d’un mois, sauf accord des parties ou situation d’urgence.

La partie qui prend l’initiative de mettre fin au télétravail doit indiquer par écrit les raisons de cette décision.

Article 4 : Modalités d’exécution du télétravail

• Nombre de jours et organisation régulière

Les parties signataires considèrent que le télétravail est un mode d’organisation de travail performant dès lors qu’il se conjugue efficacement avec une présence sur site.

Cette articulation entre travail sur site et télétravail doit garantir la cohésion du collectif et la performance de l’entreprise.

Dans ce cadre, l’autorisation de télétravail peut être donnée dans les limites suivantes :

Pour l’ensemble des salariés, deux jours de présence sur site sont obligatoires, quel que soit le temps de travail

Le télétravail s’effectue par journée complète, à l’exception des personnels dont le métier ou les fonctions impliquent des déplacements ou obligations de présence sur les sites principaux à la demi-journée.

La journée du mercredi est exclue du télétravail régulier.

• Flexibilité

Lorsque le contexte le nécessite, le salarié pourra être amené à ne pas effectuer une journée de télétravail prédéterminée, ou à la déplacer ; dans ce cas, sauf circonstances exceptionnelles (absence imprévue d’un collègue à remplacer par exemple), un délai de prévenance de sept jours calendaires sera respecté par le manager, permettant à chacun de s’organiser en conséquence. Par ailleurs, l’éventuel jour de report doit faire l’objet d’un accord du manager.

• L’accord sur le temps de travail s’applique aux salariés en télétravail.

A ce titre, il est rappelé qu’une pause déjeuner obligatoire de 30 minutes doit être prise par le collaborateur, conformément à l’accord d’entreprise en vigueur.

Les horaires sont déclarés par le biais de la badgeuse virtuelle sur l’outil gestion du temps ; l’existence de ce dispositif permet notamment d’assurer le respect de la vie privée des salariés via la visibilité dont bénéficie le responsable sur leur temps de travail et leur joignabilité.

• Problème technique en télétravail

En cas de problème technique, le salarié devra revenir sur son lieu de travail habituel. S’il ne peut pas revenir travailler sur site, il lui appartient de régulariser sa situation, en accord avec son responsable (congé payé, crédit d’heures, jour de repos…).

S’il vient travailler, le temps réalisé à distance et le temps de trajet sont considérés comme du temps de travail effectif.

Article 5 : Equipement mis à la disposition du salarié

Le télétravailleur bénéficie du matériel suivant, mis à disposition par l’employeur :

• Poste informatique (« tiny » ou portable), permettant d’exercer l’ensemble des activités télétravaillables, comprenant écran, clavier et souris ;

• Téléphone lorsque l’activité le nécessite (pouvant être remplacé par une solution informatique de type « softphone ») ;

• Fournitures de bureau.

L’employeur prend à sa charge l’assurance, l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni, et communique aux salariés les règles d’usage des outils mis à disposition.

Le salarié prend soin du matériel fourni ; en cas de perte, vol ou détérioration, il doit informer sans délai son responsable hiérarchique et le service informatique.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel mis à disposition.

En cas de nécessité, notamment liée à la mise à jour de logiciels, le salarié devra rapporter le matériel informatique dans l’entreprise ; de façon générale, il lui appartient de répondre aux diverses consignes données par le service informatique.

L’employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles, et prend notamment les mesures permettant d’assurer la protection des données personnelles du télétravailleur.

Article 6 : Droit à la déconnexion

Les parties signataires sont vigilantes à la nécessité de veiller au droit à la déconnexion des salariés en télétravail, afin d’éviter des problèmes d’hyper-connexion et d’augmentation de la charge mentale.

Il est rappelé que le droit à la déconnexion a pour objectif le respect des temps de repos et de congé, ainsi que la vie personnelle et familiale du salarié. C’est le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail.

Il appartient à l’employeur de garantir le respect de la vie privée du télétravailleur.

Les parties signataires préconisent notamment que le télétravailleur :

• Porte à la connaissance de son responsable et de ses collègues de travail ses horaires de disponibilité ;

• Désactive ses notifications professionnelles en dehors de ses horaires de travail ;

• Instaure une réponse automatique pendant ses repos.

Par ailleurs, les salariés et plus particulièrement l’encadrement sont invités à insérer une signature automatique à leurs messages précisant qu’une réponse n’est pas attendue en dehors des horaires de travail.

Article 7 : Télétravail régulier

En aucun cas le télétravail régulier ne doit modifier à la hausse ou à la baisse les missions ou activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et la charge de travail.

Le salarié en télétravail veillera à demeurer en contact avec son supérieur hiérarchique, ses collègues et relations professionnelles, afin que l’organisation de travail et la fluidité des échanges restent optimales.

Il appartient à chaque salarié de mettre à jour son agenda professionnel afin de permettre une bonne lisibilité de son organisation personnelle.

Si une réunion ou formation en format présentiel est organisée, le salarié devra s’y soumettre même si la réunion tombe un jour habituellement télétravaillé.

De façon générale, pour les employés, les jours de télétravail sont fixes chaque semaine.

La fixation du nombre de jours et le (s) jour(s) retenu (s) résultent d’un accord entre le salarié et son manager.

A défaut d’accord, ce dernier fixe les journées afin d’assurer un bon fonctionnement du service et la continuité du service rendu aux assurés.

Pour les cadres (managers ou non), les jours de télétravail sont flexibles.

Le salarié doit être joignable pendant ses horaires de travail, tels qu’enregistrés dans la badgeuse virtuelle, via l’un des outils de communication utilisé dans l’entreprise (Teams par exemple).

Les salariés en forfait annuel en jours disposent de la même autonomie d’organisation que pour les jours travaillés dans les locaux de l’entreprise. Il est rappelé que ces salariés sont soumis au repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives, et au repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les 11 heures consécutives de repos quotidien, soit un total de 35 heures.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, un bilan est effectué entre le supérieur hiérarchique et le travailleur à distance, portant notamment sur la charge de travail et les conditions d’activité.

En dehors de l'entretien annuel, et pour les personnes pour lesquelles le télétravail ne semble pas adapté (perte de productivité par exemple), le cadre organise, éventuellement en collaboration avec le service RH, un point pour échanger sur les difficultés rencontrées et mettre en place les mesures correctives nécessaires.

Si le collaborateur ne remplit pas ou plus les conditions, la clause de réversibilité s’applique.

Article 8 : Télétravail occasionnel

Le télétravail peut être mis en place ou étendu par l’employeur de façon occasionnelle, pour répondre à des imprévus, comme les conditions météorologiques, les épisodes de pollution, les raisons sanitaires…

Le télétravail peut également faire suite à une préconisation du médecin du travail et, dans ce cas, être renforcé ou exercé selon des modalités différentes de celles qui figurent dans le présent accord.

Article 9 : Télétravail exceptionnel

Conformément aux dispositions légales, en cas de circonstances exceptionnelles (ex : épidémie) ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Le télétravail exceptionnel est mis en oeuvre dans le cadre du PSCA, déclenché uniquement par la cellule de crise.

Le CSE est consulté en cas de mise en œuvre de télétravail en raison de circonstances exceptionnelles, et les salariés informés des modalités précises de mise en place.

Article 10 : Santé et sécurité

L’employeur et le télétravailleur doivent respecter les règles de prévention des risques professionnels applicables dans l’organisme.

Le télétravailleur bénéficie, comme les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, de la législation relative aux accidents du travail.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens de l’article L751-6 du code rural et de la pêche maritime.

Afin de prévenir toute difficulté, dont les phénomènes d’isolement, les parties signataires considèrent qu’il est essentiel de rappeler aux télétravailleurs qu’ils ont la possibilité de solliciter leur cadre, le service ressources humaines, ou le médecin du travail en cas de besoin.

Article 11 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu jusqu’au 31 décembre 2025 ; il entre en vigueur à compter de son agrément.

A la suite de la mise en place du présent accord, un bilan sera réalisé annuellement : impacts sur la cohésion des équipes, la productivité et la QVT.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord peut faire l’objet d’une révision à la demande de l’une ou l’autre des parties.

Fait à Caen, le 6 février 2023, en 4 exemplaires originaux

Le Directeur général,		La Déléguée syndicale CFDT,

La Déléguée syndicale CFTC,

Le Délégué syndical SUD,