Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail au sein de GazelEnergie Solutions" chez GAZEL ENERGIE SOLUTIONS (Siège)

GazelEnergie Solutions

Accord relatif au télétravail au sein de GazelEnergie Solutions

31 mars 2022

ENTRE :

GazelEnergie Solutions dont le siège social est situé à Courbevoie (92400), 2 rue Berthelot, enregistrée au RCS 501 706 170 à Nanterre, représentée par Directeur des Ressources Humaines d'une part,

ci-après désignée « GES »,

ET

La commission de négociation du conseil d’entreprise de GazelEnergie Solutions,

Il est convenu et établi ce qui suit.

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle et renforcée par la crise sanitaire depuis le début de l’année 2020, l’entreprise souhaite organiser et péréniser le télétravail.

En parallèle, à l’occasion du déménagement du siège social, une réflexion s’est ouverte au sein de l’entreprise sur les nouvelles organisations du travail : flex-office, travail à distance, conduisant l'entreprise a proposer la mise en place du télétravail de manière durable.

L’évolution des technologies de l’information et de la communication permet d’envisager la modernisation de notre organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur des actions majeures en faveur de l’amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé au travail.

Le télétravail, fondé sur le volontariat réciproque, a vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à offrir aux salariés une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs missions et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.

L’accord a été élaboré afin de mettre en place et d'encadrer le télétravail en application de l'article L. 1222-9 du Code du travail et des dispositions des Accords Nationaux Interprofessionnels du 19 juillet 2005 et du 26 novembre 2020.

Il est rappelé que le télétravail repose sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et le management. Il est mis en place sur la base du volontariat et doit permettre au salarié de bénéficier d’une plus grande souplesse dans son organisation sans pour autant altérer l’efficacité collective.

Cette accord fixe les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise.

1. Champ d’application

L’accord est applicable à tous les salariés de la société GazelEnergie Solutions. Les salariés à temps partiel bénéficieront du télétravail à due proportion du temps de travail.

Le télétravail est également ouvert aux stagiaires et aux alternants (contrat de professionnalisation et contrat d’apprentissage) mais une attention particulière leur sera portée, comme aux nouveaux embauchés, en raison de leur nécessité de présence et de leur accompagnement individuel au sein de l’entreprise.

Les tuteurs ou responsables de stage devront s’assurer que le jeune est en capacité de réaliser son stage ou son alternance dans le cadre de cette organisation du travail.

2. Définition du télétravail

Conformément à l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

L’entreprise souhaite plus particulièrement développer une forme de télétravail, qui correspond à une organisation de travail plus dynamique où la notion d’espaces collaboratifs prime sur ceux attribués au quotidien ; autrement dit, un télétravail régulier dit « flex office », dont la fréquence n’est pas définie sur des jours fixes, mais sur un nombre maximal de jours par semaine civile qu’il est possible de « télétravailler », et selon un rythme qui garantit le fonctionnement optimal de l’entreprise 

Les parties à l'accord conviennent d'organiser la situation du télétravail au domicile principal du collaborateur ou un tiers lieu proche du domicile, effectuant son activité professionnelle alternativement entre ce lieu de télétravail et les locaux de l'entreprise.

3. La mise en œuvre du télétravail

Le manager, la Direction des Ressources Humaines et le salarié concerné sont les garants du respect et du bon déroulement de la mise en œuvre du télétravail.

Un avenant au contrat de travail formalisera l’acceptation du télétravail et précisera les modalités d’éxécution notamment : le lieu du télétravail, le nombre de journées en télétravail ; les modalités de contrôle de la durée du travail et d’évaluation de la charge de travail ; les plages fixes pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté ; la période d’adaptation et les conditions de réversibilité.

1. Critères d’éligibilité

Le télétravail est ouvert à tous les salariés volontaires entrant dans le champ d'application du présent accord qui peuvent exercer leurs fonctions de façon autonome et dont le poste et les activités sont compatibles avec ce mode d'organisation du travail.

Toutefois, le télétravail requiert l’acquisition préalable d’un socle minimal de connaissances. En outre, une intégration ou une prise de fonction réussie suppose une présence physique sur site.

Ainsi, afin de faciliter la prise de fonction des nouveaux embauchés, le télétravail sera effectif à compter d’un délai qui sera déterminé par le manager en fonction du poste exercé. Ce délai ne pourra pas excéder le 2^ème mois de présence dans l’entreprise ou dans le poste.

S’agissant plus particulièrement des apprentis, des collaborateurs en contrat de professionnalisation, des stagiaires, le télétravail sera mis en œuvre après une période d'adaptation d’un mois. Cette période d’adaptation doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour l’apprenti, le collaborateur en contrat de professionnalisation ainsi que le stagiaire, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

2. La fréquence du télétravail 

   1. Télétravail habituel

Le télétravail est limité à deux (2) jours ouvrés entiers par semaine. Il ne sera pas possible de faire des demi-journées de télétravail, sauf circonstances exceptionnelles validées par le manager au préalable.

Ces jours doivent être positionnés du lundi au vendredi.

Le nombre de jours télétravaillés par semaine sera fixé d’un commun accord entre le manager et le collaborateur.

Chaque manager organisera un planning de présence mensuel sur site visant à faciliter et à maintenir le lien et dédiés aux travaux et interactions des membres de l’équipe.

Ce planning devra prévoir une présence de l’équipe au moins un jours par semaine en moyenne. Les jours télétravaillés sont choisis en concertation avec le manager et le nombre de jours télétravaillés est précisé dans l’avenant au contrat de travail.

Le télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son responsable hiérarchique pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service ou pour assurer une continuité physique de service et qui interviendraient un jour normalement télétravaillé.

2. Télétravail flottant

Des journées de télétravail flottantes sont prévues pour les télétravailleurs réguliers, en plus de leurs journées de télétravail habituelles.

Le télétravail flottant doit faire l’objet d’une autorisation préalable écrite du manager direct et d’une information du responsable ressources humaines avec fixation du jour concerné et un délai de prévance du 7 jours ouvrables.

Le nombre de jours télétravaillés flottants est limité à un nombre de dix (10) jours ouvrés entiers par an. Ces jours doivent être positionnés du lundi au vendredi.

3. Période d’adaptation/réversibilité

   3. Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter ce mode d’organisation du travail et s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, il sera prévu une période d’adaptation d’une durée de 3 mois. Cette période permettra aux parties de confirmer leur souhait de télétravailler, et de s’assurer de leur capacité à gérer ce mode d’organisation du travail.

Chacune des parties pourra y mettre un terme, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendraires.

4. Réversibilité

Au-delà de la période d'adaptation visée à l'article ci-dessus, les parties, peuvent mettre fin à ce mode d’organisation du travail, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires, permettant de préparer ce changement dans l’exécution du travail.

Le télétravail peut notamment prendre fin dans les cas suivants (liste non exhaustive) :

• le salarié ne souhaite plus télétravailler,

• si les performances du salarié sont manifestement impactées par le télétravail.

• les conditions tenant au lieu de télétravail ne sont plus remplies, par exemple en cas de déménagement ou de réorganisation de l’entreprise,

• les règles de protection des données et de confidentialité ne sont plus respectées ;

• la condition relative à l’autonomie du collaborateur n’est plus respectée.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue exclusivement son activité dans les locaux de l’entreprise selon les conditions antérieurement applicables.

4. Lieu de travail

Le télétravail chez GazelEnergie Solutions est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle aussi bien dans les locaux du siège de l’entreprise qu’à son domicile principal ou une autre résidence, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravailleur devra, par ailleurs, affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail. Il devra disposer des équipements nécessaires à l’exercice d’une activité professionnelle à distance, à savoir :

• Un espace de travail dédié doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec les exigences de confidentialité induite par l’exercice de l'activité professionnelle.

• Connexion internet suffisante ;

Le collaborateur qui sollicite le télétravail atteste de l'ensemble des conditions précitées et fournit :

• une attestation sur l’honneur indiquant que l’ensemble des conditions tenant au domicile sont remplies s’agissant de la connexion internet suffisante et de l’espace dédié (modèle d’attestation sur l’honneur joint en annexe);

• une attestation de son assurance habitation indiquant qu’il est pris acte du fait que le collaborateur exerce une activité professionnelle à son domicile. La conformité des installations électriques, notamment en matière de norme électriques et de risques incendie relève de la rsponsabilité du télétravailleur qui doit disposer d’une attestation de conformité.

Dans le cas du télétravail dans un lieu autre que le domicile principal, le télétravailleur devra informer son manager et/ou son responsable ressources humaines en lui précisant l’adresse exacte du lieu où s’exécutera le travail. Par ailleurs, ce lieu doit être compatible avec l’exercice du télétravail et avoir fait l’objet de la même conformité et des mêmes déclarations que le domicile principal.

5. Modalités de régulation de la charge de travail

Pendant les jours de télétravail, le temps de travail effectif du collaborateur correspond à celui effectué habituellement lorsqu'il travaille dans les locaux de l'entreprise. Le salarié gère librement l'organisation de son temps de travail dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables, et notamment celles afférentes aux durées maximales de travail et aux temps de repos minima.

Le télétravailleur s'engage donc à être disponible pendant ses horaires de travail, dans les mêmes conditions que lorsqu’il est sur son site de rattachement.

Pour les collaborateurs au forfait-jours non soumis à un horaire de travail, il convient de rappeler que le forfait-jours ne doit pas conduire à travailler au-delà d’un horaire raisonnable et que le respect du temps de repos et du droit à la déconnexion est fondamental.

Le manager vérifie lors d'entretiens réguliers l'atteinte et la faisabilité des objectifs confiés au télétravailleur au regard de sa charge de travail, en s'assurant que le fonctionnement et la qualité du service sont maintenus.

En tout état de cause, un entretien annuel devra aborder les conditions d’activité du télétravailleur.

5. Plages horaires de disponibilité

Il est demandé au salarié télétravailleur, soumis à l’horaire collectif, de respecter des plages de disponibilités durant lesquelles l’entreprise doit pouvoir le joindre par téléphone ou par courriel.

Ces plages de disponibilité sont les suivantes :

• 9h30 à 12h00 ;

• 14h00 à 18h30.

Pendant ces plages horaires, le salarié s’engage à répondre au téléphone, à participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et à consulter sa messagerie professionnelle.

Le salarié télétravailleur, régi par une convention annuelle de forfait en jours, dispose d’une grande autonomie notamment dans l’organisation de son temps de travail. Pendant la période de télétravail, il pourra donc librement organiser son temps de travail sous réserve de pouvoir être joint durant une plage horaire de travail indicative de 9h à 19h.

Le salarié télétravailleur s'engage à participer aux réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie pendant les plages horaires.

En outre, le télétravailleur qu’il soit à l’horraire collectif ou soumis à une convention annuelle de forfait jours ou en heures reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise pour participer aux réunions de travail organisées pour le bon fonctionnement du service.

4. La mise en pratique du « clean desk »

La politique du « clean desk » consiste à laisser son bureau totalement vide à la fin de chaque journée de travail. Pour cela, chaque collaborateur dispose d’un casier personnel mis à sa disposition afin de lui permettre de ranger tous ses effets personnels.

En conséquence, les salariés seront tenus de vider leur bureau avant de quitter leur poste de travail.

Cette pratique facilite d’autant plus la mise en place du Flex office dans la mesure où chaque matin, chaque collaborateur devra pouvoir être libre de s’installer sur n’importe quel espace de travail disponible.

5. Equipements et frais liés au télétravail

   6. Equipements liés au télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l’entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail.

Ces équipements se composent :

• D’un ordinateur portable muni d’un logiciel d’accès sécurisé au réseau de l’entreprise et son chargeur;

• D’un téléphone portable avec une connexion internet et son chargeur ;

• D’un casque ;

• D’un écran d’ordinateur mis à disposition de chaque salarié volontaire.

Le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est réservé à un usage strictement professionnel et demeure la propriété de la société.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés

Le salarié bénéficie si besoin d’un appui technique pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition par la société (assistance téléphonique du support informatique).

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’entreprise. En particulier, en cas d’incident technique empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son manager qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Le télétravailleur doit également veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions disciplinaires.

7. Frais liés au télétravail

   6. Forfait couvrant les frais fixes

Les parties conviennent qu’un remboursement forfaitaire sera octroyé aux collaborateurs dans les limites définies ci-après tenant compte du nombre de jours de télétravail fixé au contrat de travail.

Cette prise en charge cesse le mois suivant celui du dernier jour de télétravail.

Les parties fixent la prise en charge forfaitaire à :

• 10 euros par mois pour 1 jour de télétravail par semaine,

• 20 euros par mois pour 2 jours ou plus de télétravail par semaine.

Ces montants forfaitaires sont exonérés de cotisation et de contributions sociales conformément au barême URSSAF en vigueur au 1^er avril 2022.

7. Frais d’équipements

Si le salarié en exprime la demande, l’entreprise pourra participer au financement de mobilier bureautique (bureau, fauteuil ergonomique,) en prenant en charge 50 % du coût d’achat dans la limite d’un montant maximum de 150 € TTC, remboursé en une fois (sur présentation de la facture) au plus tard dans les 3 mois suivants la signature de son avenant.

Il ne pourra bénéficier du remboursement des frais d’installation qu’une seule fois et uniquement lors de son premier avenant télétravail.

En l'état actuel de la règlementation, ces prises en charge sont exonérées de cotisations et contributions sociales et de l'impôt sur le revenu sur présentation des justificatifs.

Le mobilier acquis restera la propriété intégrale du salarié. Le salarié s'engage à restituer le matériel fourni par l’employeur à la fin de la période de télétravail sans délai à la demande de ce dernier.

8. Tickets restaurant

Les collaborateurs qui bénéficient habituellement des tickets restaurants continueront à en acquérir lorsqu’ils se trouvent en situation de télétravail.

6. Situation du télétravailleur

Le passage au télétravail ne modifie ni les objectifs du télétravailleur ni sa charge de travail. Il modifie seulement la façon dont le travail est effectué. La charge de travail du télétravailleur et l'atteinte des objectifs sont les mêmes que lorsqu'il exerce son activité dans les locaux de l'entreprise.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs et individuels que les autres salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne l’accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l’accès à la formation.

Enfin, compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, l’entreprise reconnait que les outils numériques (NTIC) devront être maîtrisés et dans ce cadre il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires dans lesquels il accomplit régulièrement son travail. Le collaborateur en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements.

Le salarié veillera également à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

7. Santé et sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables au télétravailleur.

Afin de maintenir le lien social avec l’entreprise, les managers veilleront à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Ce mode d’organisation ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service comme à la vie sociale de l’entreprise.

Les dispositifs de prévention des risques psycho-sociaux et de soutien aux collaborateurs en difficulté en place dans l’entreprise sont d’actualité afin de prévenir toute situation à risque dans un contexte de déploiement de nouveaux modes de travail.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le télétravailleur est soumis aux mêmes règles que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la Direction des Ressources Humaines et son manager, dans les plus brefs délais (au plus tard 24 heures) et justifier par un arrêt de travail dans les 48 heures.

8. Situations particulières

Les salariés connaissant des situations particulières peuvent bénéficier de la possibilité de télétravailler dans des conditions adaptées à leur situation (femmes enceintes, aidants familiaux, personnes en situation de handicap et/ou dont les conditions d’aptitude au travail ont fait l’objet d’une recommandation du médecin du travail en faveur du télétravail).

En plus du télétravail flottant au sens de l’article 3.1.2.2 du présent accord, le Code du travail au sens de l’article L 1222-11 et l’article 7 de l’ANI du 26 novembre 2020, considérent comme étant du télétravail occasionnel, tout exercice du télétravail ponctuel et ne constituant pas un mode d’organisation structurel du travail.

Le télétravail occasionnel revêt un caractère ponctuel, irrégulier et doit répondre à un besoin exceptionnel du salarié. A titre d’exemple, est considéré comme du télétravail occasionnel sans que cette liste liste soit limitative : la grève des transports, situation climatique exceptionnelle, conditions de circulation, épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement, etc..

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail occasionnel à l’initiative de l’employeur peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de la société et garantir la protection des salariés. Ainsi, en cas de déclenchement du plan de continuité de l’activité, les dispositions du présent accord pourront être suspendues ou modifiées (par exemple par suspension du télétravail, la généralisation du télétravail ou la modification du rythme de télétravail).

Le télétravail occasionnel sera formalisé par écrit.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.).

9. Dispositions finales

9.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à compter du 1^er avril 2022 ; il sera applicable aux salariés dès formalisation de l’acceptation du télétravail par avenant à leur contrat de travail.

9.2 Clause de rendez-vous

Afin d’effectuer un suivi de l’application de l’accord, une commission de suivi composée de 2 représentants du conseil d’entreprise pourra se réunir une fois par an.

Un bilan quantitatif et qualitatif de l’application du présent accord pourra être établi à cette occasion.

Les parties signataires s’accordent sur le principe d’une réunion de « revoyure » au terme de la première année d’application de l’accord pour envisager, son éventuelle adaptation.

9.3 Révision et Dénonciation

La demande de révision peut intervenir à l'initiative de l'une des parties signataire. Elle devra être notifiée aux parties signataires par tout moyen avec un préavis de 3 mois.

En cas de demande de révision, les négociations commenceront dans le mois suivant la réception de la notification.

La demande de dénonciation devra être portée par tout moyen à la connaissance des autres parties contractantes avec un préavis de 3 mois. Les négociations commenceront dans le mois suivant la réception de la notification.

9.4 Consultation et dépôt

Les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la société.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Nanterre

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Fait à Courbevoie, le 31 mars 2022, en 5 exemplaires originaux

Pour GazelEnergie Solutions :

Directeur des Ressources Humaines

Pour la Commission de négociation du conseil d’entreprise de GazelEnegie Solutions :