Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez UMGGHM - UNION MUT GESTION GROUPE HOSP MUTUALISTE DE GRENOBLE (Siège)

Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social Economique (CSE) de l’UMGGHM

Entre les soussignés ;

L’UMG GHM, représentée par AJ Partenaires, Madame et FHBX, Monsieur , agissant en qualité d’Administrateurs Provisoires de l’UMGGHM, dument mandaté à cet effet,

ET

Les organisations Syndicales représentatives au sein de l’UMGGHM, représentées par :

• Madame et Monsieur , en qualité de Délégués Syndicaux de FO,

• Madame et Monsieur , en qualité de Délégués Syndicaux de l’UNSA,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Dans le cadre du mandat des membres du comité social économique (CSE), afin de faciliter l’organisation des élections, et de favoriser la participation des salariés la Direction de l’UMGGHM en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’économie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que l’UMGGHM a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place un dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d’accord préélectoral, il faut comprendre qu’il fait référence au protocole d’accord électoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité Social Economique (CSE).

Le présent accord sera annexé au dit protocole d’accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

1. MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par internet à l’occasion des élections professionnelles CSE de l’UMGGHM. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

2. MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales mentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• De s’identifier et de prendre part au vote,

• De compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l'ouverture des scrutins, de n'importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Pour ce faire, les scrutateurs, c'est-à-dire les organisations syndicales, la Direction désignés et les membres du bureau de vote auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d'émargement :

La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, nom et prénom, des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d'émargement sera accessible aux membres du Bureau de Vote habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

3. BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote.

4. LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre aléatoire.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

II sera possible d'intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 2 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l'assistance téléphonique. Une rubrique d'aide et d'explications est également disponible depuis l'interface de vote.

2.1 MODALITES D'ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant le 1^er tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote généré de manière aléatoire par le prestataire.

L'authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote et d’une ou plusieurs données à caractère personnel (exemple : clé NIR du N°SS, date de naissance). L’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par sms, par mail ou via un message vocal, son mot de passe.

Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Chaque vote doit être validé par la saisie d’une donnée à caractère personnel.

Les codes de vote fournis à l'électeur permettent de garantir l'unicité du vote.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES

PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l'expression de vote et les éléments d'identification de l'électeur seront séparés.

Le vote de l'électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l'anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 3 - EXPERTISE ET DECLARATION AUPRES DE LA CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

ARTICLE 4 - DUREE, CONSERVATION DES DONNEES

Conformément aux articles R.2314-20 et R.2324-16 du code du travail, l'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Les fichiers des données seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours calendaires) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

ARTICLE 5 - DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d'accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues au code du travail, à savoir dépôt de l'accord de façon dématérialisée sur la plateforme nationale « TéléAccords » (service de dépôt des accords collectifs d’entreprise) et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de signature.

A l'issue du délai d'opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Les parties conviennent que le présent accord comporte une annexe relative au cahier des charges portant sur la mise en œuvre du vote électronique. 

Fait à Grenoble,

En 9 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.

Pour l'UMGGHM

Les Administrateurs Provisoires, AJ Partenaires, Madame et FHBX, Monsieur ,

Pour les Organisations Syndicales

FO, représentée par Madame et Monsieur

UNSA, représentée par Madame et Monsieur