Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL" chez EUROFINS - CBM 69 (Siège)

Accord collectif relatif au recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société EUROFINS CBM69, Société d’exercice libéral par action simplifiée, inscrite au RCS de LYON sous le numéro 505 011 981, dont le siège social est sis 158 rue Léon Blum – 69 100 VILLEURBANNE,

Ci-après « la Société »

D’une part,

ET

La Délégation Unique du Personnel,

D’autre part,

Ci-après ensemble « les Parties »

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Conformément aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, les élections du Comité social et économique (CSE) peuvent avoir lieu par voie électronique.

Les Parties au présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel de la Société en vue d’améliorer le processus électoral et permettre, notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le processus de vote dans la mesure où le scrutin électronique ne nécessite pas de déplacement et permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit ;

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés dans des délais réduits ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

C’est dans ces conditions que les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique dans le cadre des conditions et modalités exposées ci-après.

1. Principes généraux

Les Parties rappellent que le vote électronique sera mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ;

• l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;

• la publicité du scrutin.

2. Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société pour les prochaines élections professionnelles, étant souligné que le principe du recours au vote électronique doit être également prévu, pour chaque scrutin, par le protocole d’accord préélectoral.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Le présent accord concerne les élections du Comité Social et Economique (CSE) de la Société.

3. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les Parties conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société spécialisé dans la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et, plus spécifiquement, les prescriptions exposées au sein du cahier des charges annexé au présent accord.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Expertise indépendante

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Ce rapport est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Il est également accessible à la consultation pour les organisations syndicales qui en formuleraient la demande.

3. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Les Parties sont convenues que la cellule d’assistance technique sera composée comme suit :

• un représentant du Département des Ressources Humaines ;

• 2 salariés ;

• un représentant du prestataire.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique dématérialisé et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des Bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

5. Préparation et déroulement des opérations de vote

   5. Établissement des listes électorales et transmission

La liste des électeurs établie par la Société est transmise au prestataire retenu qui en assure le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système à la liste électorale est effectué sous la responsabilité de la Société.

6. Protocole d’accord préélectoral

Préalablement aux élections professionnelles, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de la Société.

7. Fichier des candidats

Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Société dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole d’accord préélectoral.

À la réception de ces listes, la Société les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Société.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisée, soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Une fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique.

6. Déroulement des opérations de vote

   8. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste informatique, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Pendant la période du scrutin, la Société mettra à disposition des électeurs des postes isolés afin de permettre aux électeurs ne souhaitant ou ne pouvant pas voter depuis leur domicile ou leur poste de travail de pouvoir voter de sorte que la confidentialité du vote soit garantie.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin doivent pouvoir être contrôlées par les membres du Bureau de vote.

Les salariés seront informés des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin, selon des modalités qui seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

9. Caractéristiques du matériel de vote

• présentation à l’écran des bulletins de vote ;

• liens vers les professions de foi ;

• professions de foi électroniques au format PDF ;

  Voir le cahier des charges joint en annexe du présent accord.

10. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l’adresse du site de vote ;

• ses codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le prestataire et dont lui seul aura connaissance ;

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

À l’aide de ses identifiant et mot de passe, l’électeur pourra alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections professionnelles, par saisie de son identifiant personnel et de son mot de passe.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

11. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au site de vote de vérifier l’identité des électeurs et garantira l’unicité du vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège pour l’élection des titulaires et des suppléants.

Lorsque l’électeur accède aux listes des candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver au choix :

• Ou en l’enregistrant sous un format pdf

• Ou en l’imprimant

• Ou en le recevant par email.

7. Clôture et résultats

   12. Clôture

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La cellule d’assistance technique, en présence des membres du Bureau de vote, procède alors au contrôle du scellement de ce système.

13. Dépouillement

Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement afin d’établir de manière irréfutable que seuls les membres du Bureau de vote en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Les membres du Bureau de vote seront identifiés conformément au protocole d’accord préélectoral.

Le Président et ses assesseurs reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est ensuite scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

Le prestataire et/ou la Société conserve(nt) les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde jusqu’à l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

À l’expiration de ces délais, il est procédé à la destruction des fichiers supports.

8. Sécurité et confidentialité

   14. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les Parties rappellent que le système de vote électronique retenu doit assurer la confidentialité des données transmises s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de la transmission des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.

Ainsi, conformément aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Par conséquent, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

15. Dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique, notamment, chaque Bureau de vote a compétence, après avis de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

9. Dispositions finales

   16. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Le présent accord est applicable à compter du lendemain de sa date de dépôt jusqu’au 31/12/2019, à savoir la fin des élections du CSE, période au terme de laquelle il cessera automatiquement de produire effet.

17. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Une notification devra également en être faite, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée, aux parties signataires initiales du présent accord.

18. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de LYON.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera également notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et non signataires

Mention de cet accord sera faite sur les tableaux d’affichage réservés à la Direction pour sa communication et sera également mis à disposition du personnel sur le système de gestion documentaire de la Société.

Fait à Villeurbanne, le 14 octobre 2019

En 3 exemplaires, un pour chaque partie

Pour la société EUROFINS CBM69

Pour la Délégation Unique du Personnel,

Le cahier des charges établi par le prestataire est fourni en annexe du présent accord.