Accord d'entreprise "accord de groupe du 30/01/2018 portant sur la mise en oeuvre du télétravail" chez UNION DE GROUPE MUTUALISTE ENTIS LES MUTUELLES DE L ETRE (Siège)

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Accord collectif sur le télétravail

Mise à jour 12/2017

12/2017

Accord de groupe du 30/01/2018 portant sur la mise en œuvre du Télétravail

Classification par matière: Soci

Préambule

Le présent accord détermine les conditions de mise en place du télétravail au domicile au sein des différentes structures de l’UES du groupe Entis Mutuelles.

Les parties signataires soulignent que cet accord satisfait aux objectifs suivants : améliorer les conditions de travail des salariés par l'exercice d'une activité au domicile privé, suppression des inconvénients du temps de transport et amélioration de l'articulation entre vie professionnelle et vie personnelle ou familiale.

Article 1 — Définitions

1- 1 Télétravail

Selon l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne :  « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué, par un salarié, hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Sur la base de cette définition générale, le présent accord précise que selon les dispositions convenues entre les parties signataires, le télétravail au sein de l’UES du groupe Entis s’entendra comme : - la situation où le salarié, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle de manière régulière à son domicile grâce à l’utilisation des technologies numériques de l’information et de la communication.

Le caractère régulier exigé par la définition ci-dessus, implique une situation de télétravail stable, de un ou plusieurs jours par semaine durant une période supérieure à 6 mois. Le caractère régulier n’exclut pas qu’une partie du temps de travail soit exécutée dans les locaux de l’employeur. Des retours réguliers au local de l’employeur peuvent être envisagés (réunion hebdomadaire, entretien…)

Lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir de manière occasionnelle au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen.

1- 2 Télétravailleur

Est considéré comme télétravailleur, toute personne, salariée du groupe, qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, une prestation de télétravail selon la définition du télétravail retenue ci-dessus.

Article 2 — Champ d'application

2- 1 Champ d'application géographique

Le présent accord s'applique à tous les établissements des structures de l’UES du groupe Entis Mutuelles.

2- 2 Métiers concernés par le télétravail au domicile

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit occuper un poste compatible avec ce mode d'organisation du travail, c'est-à-dire un poste dont l'activité peut être exercée hors de l'entreprise sans que cela ne perturbe le bon fonctionnement du service.

Sous réserve que l’activité en télétravail représente un taux d’activité d’au moins 50% du temps plein, le recours au télétravail en application du présent accord est ouvert à tous les salariés de l’UES Entis à l’exception des cas d’exclusion visés au point 2-3.

2- 3 Exclusions

Sont exclus des postes éligibles au télétravail, les fonctions dont les missions nécessitent une présence sur le lieu de travail dont la liste suit :

• Techniciens informatiques

• Personnel d’agence

• Hôtesses d’accueil

• Support courrier

• Personnel d’entretien et de maintenance.

Cette liste est susceptible d’être complétée selon les éventuelles créations de postes et les évolutions de la réglementation.

Article 3 — Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 4 — Accès au télétravail

4- 1 Modalités d'accès

Deux voies d'accès au télétravail au domicile sont prévues :

— Les demandes internes pour les salariés déjà embauchés au sein d’une structure du groupe Entis

— recrutement externe de nouveaux collaborateurs/trices afin d'occuper des postes non pourvus et/ou ne pouvant être pourvus par des candidatures internes.

Le télétravail peut servir à satisfaire les obligations de l'entreprise en matière de reclassement : prévention des licenciements économiques et traitement des cas d'inaptitude médicale au poste et/ou au travail.

La demande devra être formulée par écrit par lettre remise en mains propres ou par recommandée à destination du responsable de service et au service ressources humaines.

4- 2 Traitement des demandes internes

4-2-1 Volontariat

L'exercice d'une activité de télétravail au domicile doit être volontaire. Par conséquent, aucun salarié ne peut être contraint d'accepter cette formule, ni ne peut l'imposer à la direction.

En cas de refus de l'employeur d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d'organisation en télétravail dans les conditions prévues par le présent accord, une réponse écrite sera faite par ce dernier au salarié, au plus tard le mois dans les 2 semaines suivant sa demande et explicitant les motifs de sa décision.

Le refus notifié au salarié ouvre droit à un délai de contestation et de complément de demande d’une durée d’un mois ; l’employeur devra, au regard des arguments avancés, à nouveau répondre dans le délai de 2 mois suivant la plus tardive des 2 remises au service ressources humaines ou au supérieur hiérarchique, apporter une nouvelle réponse motivée, confirmant le refus ou convenant d’un accord. En cas de maintien d’un désaccord, les parties pourront se rapprocher pour convenir d’une solution d’aménagement, à l’initiative de la partie la plus diligente. 

4-2-2 Réversibilité - Droit au retour - Priorité d'emploi

La direction de la structure employeur du télétravailleur, et/ou le salarié ayant accepté la formule du télétravail au domicile peuvent y mettre fin à tout moment, moyennant un préavis d’un mois.

La direction des différentes structures de l’UES ne pourra imposer ce retour que dans les cas suivants : réorganisation de la structure ou réorganisation du service d'appartenance du télétravailleur, dysfonctionnement au sein de la structure nécessitant l'interruption de la formule de télétravail.

En cas d'exercice de ce droit au retour, le matériel confié au salarié pour les besoins du télétravail au domicile retourne de plein droit à l'entreprise. De même, les différentes prises en charge de dépenses, frais... propres au télétravail sont définitivement interrompues.

L'exercice de ce droit est subordonné à notification écrite et motivée faite au moyen d'un courrier recommandé avec avis de réception.

Dans le cas où c'est l'employeur qui en prend l'initiative, cette information doit être adressée au salarié 1 mois à l'avance.

Dans le cas où c'est le salarié qui en prend l'initiative, celui-ci doit être réintégré dans l'entreprise au plus tard dans le délai de 2 mois suivant la réception de sa demande. Ce délai pourra être prolongé si la réintégration demande une réorganisation importante des locaux de la structure.

Sauf impossibilité, dûment justifiée, le salarié concerné par la réversibilité retrouve une situation contractuelle, et des conditions de travail identiques à celles qui étaient les siennes avant le passage au télétravail.

4-2-3 Période d'adaptation

Chaque salarié des différentes structures de l’UES, admis au télétravail au domicile, bénéficiera d'une période d'adaptation d'une durée de 2 mois.

Cette période « test » permet de vérifier, tant du côté du salarié que de celui de l'entreprise, l'accoutumance et la bonne adaptation du salarié au télétravail au domicile.

Pendant cette période :

— chacune des parties peut mettre fin, par lettre recommandé avec accusé de réception, à cette forme d'organisation du travail, moyennant un délai de prévenance de 5 jours francs. Sauf impossibilité dûment justifiées, le salarié retrouve alors une situation contractuelle, et des conditions de travail identiques à celles qui étaient les siennes avant le passage au télétravail ;

4-3 Formalisation - Modalités d'acceptation par le salarié

Un avenant au contrat de travail, formalisant le passage en situation de télétravail au domicile, est proposé par la direction de la structure employeur du salarié en télétravail.

Ce document comporte l'ensemble des données contractuelles et/ou informatives concernant :

• la date de démarrage du télétravail

• Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié

• l’adresse du lieu où s’exercera le télétravail

— les matériels mis à disposition du salarié par l'entreprise,

Est également remis au salarié un exemplaire du présent accord.

4- 4 Traitement du recrutement externe

4-4-1 Formalisation de l'embauche

Un contrat de travail est proposé par la direction de la structure de l’UES au salarié recruté spécifiquement pour télétravailler au sein de son domicile dans lequel sont notamment mentionnées les mêmes informations contractuelles que celles listées à l’article 4-3 du présent accord.

4-4-2 Priorité d'accès à un poste

Le salarié embauché spécifiquement pour télétravailler peut ultérieurement postuler à tout emploi vacant s'exerçant dans les locaux de l'entreprise et correspondant à sa qualification. Il bénéficie d'une priorité d'accès à ce poste.

Article 5 — Modalités de contrôle du temps de travail

5- 1 Identification et enregistrement du temps de travail effectif

Le temps de travail est considéré comme étant effectif lorsque le télétravailleur se connecte à la boite mail réservée aux travailleurs de l'entreprise. L’employeur peut contrôler par ce biais la présence du télétravailleur sur poste de travail et le respect des horaires de travail.

L’employeur pourra mettre en place un système de contrôle du temps de travail effectué par le télétravailleur. Celui-ci en sera averti avant la mise en place de ce système de contrôle. L’employeur s’engage à ce que ce système soit pertinent et proportionné à l’objectif de contrôle poursuivi.

5- 2 Organisation du temps de télétravail

En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur dans la structure employeur. Ainsi, l'activité demandée au salarié télétravailleur est équivalente à celle des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux habituels de l'entreprise.

Le télétravailleur sera tenu d’effectuer ses heures de travail et d’être disponible selon les mêmes plages horaires que celles du personnel exerçant une activité similaire au sein du groupe Entis.

Article 7 — Droit à la déconnexion

Il est rappelé au télétravailleur du groupe qu’il n’y a pas d’obligation pour ceux-ci de répondre au téléphone ou aux mails en dehors de leurs heures habituelles de travail et durant leurs périodes de repos, congés et maladie. En aucun cas il ne pourra leur en être tenu rigueur.

Article 8 — Principe de l'égalité de traitement

Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, tickets restaurants, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.), les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage au télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs du groupe.

Article 9 — Matériel informatique et de communication

9- 1 Conditions de mise à disposition du matériel

Sous réserve de la conformité des installations électriques et du lieu où s'exerce le travail, la structure de l’UES fournit aux télétravailleurs l'ensemble du matériel informatique et de communication permettant d'exercer leur activité, à savoir : téléphone mobile, ordinateur (fixe et/ou portable), imprimante/scanner.

Les dépenses d’installations du matériel éventuellement nécessaire sont prises en charges par l’employeur.

Ce matériel est et demeure la propriété de la structure de l’UES qui en assure l'entretien, le remplacement en cas de non-fonctionnement et l'adaptation à l'évolution des technologies.

S’il s’avère que les tâches requises par les missions du télétravailleur nécessitent un débit internet plus important que ce que permet l’installation internet de ce dernier, la structure de l’UES s’engage à contribuer au financement du câblage permettant d’augmenter le débit internet.

En l'absence de conformité ou en cas de refus du salarié de mise aux normes de ses locaux, la structure de l’UES se réserve le droit de ne pas donner suite à la candidature interne ou au recrutement définitif du télétravailleur.

9 - 2 Obligations du télétravailleur vis-à-vis du matériel

Les télétravailleurs sont tenus :

— d'utiliser uniquement ce matériel dans le respect de la charte informatique commune aux structures de l’UES.

— de prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) ;

— de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d'utilisation et de sécurité décrites et récapitulées dans la charte informatique du groupe Entis.

— d'aviser immédiatement le service informatique du groupe Entis en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ;

— de restituer le matériel sur demande de la structure du groupe employeur dans les cas suivant : fin du télétravail, fin du contrat de travail avec l'entreprise.

Article 10 — Remboursement des frais et dépenses

10- 1 Abonnements

La structure prend à sa charge les frais de loyer en fonction des barèmes fiscaux des logements de fonction au prorata de la surface destinée au télétravail.

Les contributions liées au loyer et dépenses énergétiques ne sont appliquées qu’à compter d’un temps d’occupation du domicile égal ou supérieur à un mi-temps.

Les abonnements professionnels téléphoniques et Internet sont souscrits et pris en charge, pour le compte du télétravailleur, par la structure employeur. Leur utilisation est exclusivement professionnelle pendant les heures de travail.

10- 2 Autres

Les autres frais engagés par les salariés en télétravail sont remboursés selon les règles en vigueur au sein du groupe.

Article 11 — Assurances

Des polices d'assurance couvrant l'ensemble des risques liés à la présence et au fonctionnement du matériel de la structure de l’UES au sein du domicile des salariés sont souscrites et payées par cette dernière.

Article 12 — Encadrement du télétravailleur

Compte tenu de l'exercice d'une activité délocalisée au domicile privée, la direction est tenue d’organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

Article 13 — Protection des données et de la vie privée des salariés en situation de télétravail à leur domicile

13- 1 Préservation du domicile privé

La structure employeur du télétravailleur, s'interdit tout accès intempestif au domicile privé du télétravailleur. De même, elle s'interdit toute pression exercée sur le télétravailleur afin d'avoir accès à son domicile privé.

Toutefois, le télétravailleur doit autoriser l'accès à son domicile aux équipes techniques dans les cas suivants :

— diagnostic de pré-installation et installation du matériel ;

— entretien et réparation du matériel ;

Sauf urgence, la direction devra en informer le salarié 2 jours à l'avance par courriel.

13- 2 Accident du travail

En cas de survenue d'un accident du travail, les télétravailleurs avertissent immédiatement le service ressources humaines qui procèdera à la télédéclaration. Le responsable de service devra également être prévenu par le télétravailleur.

Article 14 — Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement temporaire du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Le Directeur Général fera une communication interne par mail pour informer de la mise en place du télétravail pour circonstances exceptionnelles.

Article 15 — Durée de l'accord - Évolution de son contenu

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Dans ce cas, la direction et les partenaires sociaux signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Cette dénonciation sera notifiée par écrit aux autres signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant.

La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Une réunion devra être organisée dans le délai d’un mois pour examiner les suites à donner à cette demande.

Article 16 — Formalités et information

La direction de l'entreprise adressera, sans délai, le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au des structures de l’UES.

Les salariés seront informés de la signature de cet accord par mail à l’ensemble du personnel avec l’accord en PJ + mise à disposition sur extranet salariés et livret d’accueil.

Conformément aux dispositions en vigueur, le présent accord fera l'objet d'une publication dans une base de données nationale.

Article 17 — Entrée en vigueur de l'accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er février 2018.

Fait le 30 janvier 2018, à Cran-Gevrier

Pour la direction de l’UES du groupe Entis,

Pour le syndicat :

La CFDT