Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux frais professionnels et équipements" chez AFAC AGROFORESTERIES - ASSOCIATION FRANCAISE ARBRES CHAMPETRES ET AGROFORESTERIES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF

AUX FRAIS PROFESSIONNELS ET EQUIPEMENTS

L’Association dénommée Association Française Arbres Champêtres et Agroforesteries (Afac-Agroforesteries), dont le siège social est au 38, rue Saint-Sabin – 75011 Paris, (Association loi 1901 déclarée à la préfecture de police de Paris sous le n° W452000071 – Siret : 508 047 396 00033 APE : 9499Z, immatriculée à l'URSSAF Ile-de-France 93518 MONTREUIL CEDEX) représentée par son Président, ayant délégation de tous les pouvoirs à l'effet des présentes suite à la décision du bureau du 9 Décembre 2020

(ci-après dénommé  « l'employeur »),

D’une part,

ET

La majorité des 2/3 du personnel

(Ci-après dénommé les salariés)

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les garanties conventionnelles des salariés de l’association suivant son code APE - 9499Z et son adhésion au syndicat des employeurs du CNEA (Conseil national des employeurs d’avenir) sont régies par la convention collective de l’animation. Les champs d’application de cette convention qui couvrent une grande diversité de types de structures, ne sont pas toujours en parfaite adéquation avec le fonctionnement de l’association.

Au vu du développement de son équipe, le bureau et les salariés ont d’un commun accord souhaité ouvrir des négociations pour définir des règles complémentaires. Par application de l’article L.2232-21 du code du travail, l’association, dépourvue de délégué syndical, et donc l’effectif est inférieur à 11 salariés, a décidé de transcrire ses modalités dans des accords d’entreprise thématiques au fur et mesure de leur finalisation et vote.

L’association est un réseau national de structures qui œuvrent pour l’arbre hors forêt. Du fait de son activité, les salariés de l’Afac-agroforesteries sont amenés à faire de nombreux déplacements dans la France entière. Par ailleurs les bureaux du siège social situé sur Paris dans le 11^ème arrondissement ne permettent pas d’accueillir tous les salariés. Du télétravail partiel ou total est donc rendu obligatoire. Ses conditions de mise en œuvre feront l’objet d’un accord spécifique. Les différents éléments de l’accord ci-dessous ont été par ailleurs étudiés pour appliquer le plan d’actions du document unique sur les conditions de travail.

Le présent accord poursuit donc les objectifs suivants :

• Permettre aux salariés d’effectuer dans de bonnes conditions les missions extérieures qu’ils doivent réaliser

• Prendre en compte les frais engagés par les salariés dans le cadre de la mise en place du télétravail obligatoire

• Tout en étant conforme aux règles de remboursement définis par la convention collective et l’URSSAF pour ne pas qu’elles soient requalifiées en avantage en nature

CHAPITRE I : CHAMP D’APPLICATION – DUREE DE L’ACCORD

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique de plein droit à l’ensemble des salariés actuels et futurs de l’association, quels que soient leur statut (cadre ou non-cadre) ou la nature de leur contrat de travail (contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée), à temps plein ou à temps partiel.

Article 2 –Date de prise d’effet du présent accord et période annuelle de référence

• Date de prise d’effet

La date d’entrée en vigueur du présent accord est fixée au 1er Janvier 2021

Il se substitue à l’ensemble des dispositions conventionnelles et des usages ayant le même objet, en vigueur au jour de la signature des présentes

• Période de référence

Les parties conviennent de considérer que, compte tenu des références utilisées dans le présent accord (forfait URSSAF ou fonction publique territoriale), le cadre annuel d’application est le même que celui les définissant. Ainsi, les montants pris en compte changent quand les cadres de références évoluent.

Article 3 – Durée de l’accord

Il est conclu pour une durée indéterminée.

CHAPITRE II : TICKETS RESTAURANTS

Article 4 – Règles de prise en charge des tickets restaurant

L’association accepte d’accorder à l’ensemble des salariés visés par les dispositions du présent accord des tickets restaurants.

La valeur nominale du ticket restaurant est de 6.6 euros par journée travaillée avec une prise en charge à hauteur de 50% pour l’employeur et 50% pour le salarié.

En cas de difficultés à équilibrer le budget prévisionnel et après information préalable, il est convenu qu’il pourra être demandé exceptionnellement aux salariés de renoncer à cet avantage par un accord particulier.

CHAPITRE III : FRAIS PROFESSIONNELS

Article 5 - Calcul des indemnités

5.1 – Définition d’un déplacement

Il est considéré qu’il y a déplacement professionnel ouvrant droit à une prise en charge d’indemnités :

• Quand celui-ci est réalisé à la demande ou accepté de l’employeur. Dans le cadre d’un salarié en télétravail à 100%, les conditions de déplacements au siège administratif seront définies en accord avec la commission des ressources humaines par poste.

• Pour les transports : le salarié accomplit une mission extérieure à son lieu de rattachement administratif. Suivant le salarié et comme défini dans son contrat de travail, le domicile administratif est le siège de l’association à Paris ou bien son domicile en cas de télétravail total.

• Pour les repas : Le salarié doit être dans une situation de déplacement à plus de 10 kms en dehors du lieu de travail ou du domicile et pour qui le retour n’est pas possible pour le midi (avant 13h00) ou le soir (avant 22h)

• Pour les nuitées : quand la distance à parcourir ou bien les horaires ne permettent pas d’organiser un retour ou une arrivée le jour même de la justification du déplacement.

  2. – les frais de repas

• Le Remboursement s’effectuera sur le montant de frais réels engagés avec présentation des justificatifs. Le montant maximum pris en charge s’appuie sur le barème grands déplacements de l’URSSAF.

A titre indicatif le barème 2020 est de 19 €.

• En cas de repas pris avec des personnes extérieures où l’Afac-agroforesteries prend en charge les repas de l’ensemble des participants alors celui du salarié est aussi intégré et sera comptabilisé comme frais de fonctionnement. Il sera utilisé la carte bleue de l’association pour régler quand c’est possible.

  3. – les frais de nuitées

• Cas général :

Le remboursement s’effectuera sur le montant de frais réels engagés avec présentation des justificatifs. Le montant maximum pris en charge s’appuie sur le barème des frais d’hébergement retenus par la fonction publique territoriale.

A titre indicatif, le barème 2020 est le suivant :

Barème 2020 :

• Cas particulier

En cas de circonstances expliquées au moment du remboursement (co-voiturage et choix d’hôtel commun, partenaires qui réservent le lieu d’hébergement sans possibilité de choix, peu de disponibilités existantes dans la ville du déplacement…), ce montant peut être dépassé sous réserve de l’accord du responsable du personnel.

4. – Frais de transport

• Mode de transport

Le salarié s'efforcera de déterminer le mode de transport qui paraîtra le mieux adapté suivant la nature de sa mission ainsi que du lieu où il doit se rendre pour accomplir sa mission. En tout état de cause, les déplacements professionnels doivent s’effectuer dans les meilleures conditions de sécurité. Il est préconisé de choisir le train comme moyen de transport le plus courant car il est le plus sécurisé sur de longs trajets à réaliser au niveau national.

L’utilisation d’un taxi ou d’une voiture de location sera le choix qui s’imposera qu’en cas d’impossibilités d’utiliser les autres moyens de transport (train, voiture personnelle).

• Trajets pris en charge

Les frais de transport seront pris en charge sur les distances suivantes :

• Le déplacement entre le lieu du domicile et le lieu habituel de travail (et inversement) ne donne pas lieu à indemnisation sauf dans le cas de l’utilisation d’un transport public ou l’utilisation de vélos publics (sans de cumul possible des abonnements) pour se rendre au travail conformément à la loi.

• Si le salarié part de son domicile (ou inversement), le remboursement se base sur la distance depuis le domicile s’il est plus proche du lieu de déplacement ou du lieu de rattachement administratif dans le cas inverse. En cas de Télétravail permanent, le lieu de départ est celui du domicile.

• Le remboursement des billets de train sera décompté en tenant compte des possibilités de train disponibles depuis la gare la plus proche du domicile à la gare la plus proche du lieu de déplacement. Les frais de déplacements pour se rendre à la gare sont pris en charge suivant les modalités de transport utilisés.

• En cas de détour dans le trajet à titre personnel, seul le montant équivalent au déplacement professionnel sera pris en charge.

Par lieu de domicile, il est entendu le domicile habituel du salarié ou tout autre lieu où le salarié est amené à résider pour des raisons personnelles.

Les voyages en train ou en avion s’effectueront en règle générale en 2nd classe ou en mode économe.

Cependant pour des trajets longs en train de plus de 2 h et si le surcoût n’est pas excessif, il est possible de rembourser le trajet en 1er classe après accord de l’employeur.

• Calcul de l’indemnité de transport en déplacement

Les transports en train ou en avion

• Les frais sont pris en charge en totalité sur présentation des justificatifs

• Pour les salariés qui voyagent en train régulièrement, une carte liberté ou équivalent en vigueur sera prise en charge par l’association

Les frais de tickets de transport en commun

• les déplacements en transport en commun seront pris en charge par décompte des allers/retours réalisés en fonction du prix unitaire du ticket en vigueur sauf en cas de prise en charge d’un abonnement aux transports en commun.

Voiture personnelle

• Le remboursement s’effectuera sur la base des indemnités de frais kilométriques de la fonction publique territoriale de 2000 à 10 000 kms. (Barèmes 2020 : 5CV et moins : 0,36 € ; 6 CV et 7 CV : 0,46€ ; 8 CV et plus : 0,5 €)

• Les frais de péage et les frais de stationnement seront remboursés sur présentation de justificatifs.

• L’association prend à sa charge les frais d’assurance liés aux déplacements professionnels des salariés dans le cadre des conditions fixées entre l’association et son assureur (auto-mission) pour couvrir le véhicule et le salarié.

Taxi ou véhicule de location

• Les frais sont pris en charge en totalité sur présentation des justificatifs

• Transports publics pour se rendre au travail 

Dans le respect de la réglementation, l’association prend en charge 50% du coût de l’abonnement de transport sur justificatifs de paiement. Le remboursement est indiqué sur la feuille de paie le mois suivant.

5. – Modalités de remboursement

Pour engager le remboursement des frais au salarié, celui-ci devra présenter ses dépenses suivant le cadre suivant :

• Remplir un formulaire de frais de mission et le signer,

• Joindre une copie de la carte grise si utilisation d’un véhicule personnel, et engagement sur l’honneur de posséder un permis de conduire fonctionnel

• Joindre les originaux des tickets ou des factures précisant explicitement la nature de la dépense et la date (les tickets de paiement CB ne sont pas considérés comme des justificatifs)

• Joindre les justificatifs de train ou d’avion, ou autre justificatif d’un moyen de transport. En cas de détour dans le trajet à titre personnel, le remboursement se réalisant sur le montant estimé de billet pris le même jour et dans les mêmes conditions, les justificatifs à fournir sont : billet réellement utilisé et billet simulation du trajet direct.

• Uniquement dans le cas des dépenses à rembourser pour un hôtel,, joindre aux pièces justificatives une invitation ou autre document de preuve du besoin d’hébergement.

• Ces pièces seront conservées aux bureaux de l’association avant remise à la chargée administrative pour conservation des originaux dans les pièces comptables.

• Mensuellement, les pièces seront scannées sur le serveur et devront être transmises au responsable pour validation et signature avant envoi à la chargée administrative pour procéder au versement des remboursements.

• Délais de 3 mois pour déposer ses frais et avant la fin de la clôture comptable pour le dernier mois de l’année

  6. – Avance de trésorerie

• A la demande du salarié, il pourra être versé en Janvier et soldé en Décembre une avance de trésorerie personnalisée en fonction de la moyenne des frais annuels qui sera réévaluée chaque année en fonction des dépenses faites en année n-1 de la demande ou sur la base des déplacements du même type de poste au sein de la structure pour les nouveaux contrats.

• Un document précisant les conditions de cette avance sera signé par le salarié, en particulier sur l’obligation de remboursement du delta entre l’avance et les frais réalisés au moment d’une rupture de contrat éventuel en cours d’année.

CHAPITRE IV : FRAIS DE TELETRAVAIL

Article 6 - Calcul des indemnités de télétravail

En cas de télétravail obligatoire prévu dans le contrat de travail su salarié, l’intéressé percevra une indemnité d’occupation du domicile.

La prise en charge se base sur les modalités de calcul définis par l’URSSAF.

Le montant de cette indemnité sera précisé contractuellement par avenant au contrat de travail et tiendra compte du taux d’occupation du domicile en termes d’espace et de temps.

Il sera confirmé annuellement par fourniture des justificatifs de dépenses qui permettent d’établir le montant.

En cas de changement des conditions de travail du salarié (un changement de domicile par exemple) celui-ci devra prévenir l’association par écrit et fournir les nouveaux justificatifs nécessaires au calcul.

Règles 2020 de calcul URSSAF :

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;

• les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;

• les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

Le tableau ci-après décrit les modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels et donc exclus de la base de calcul des cotisations suivant les conditions définies par l’URSSAF

Article 7 – Equipements

En cas d’achat de mobilier par le salarié en situation de télétravail permanent pour aménager le poste de travail suivant les propositions du document unique, mais dont il reste toutefois propriétaire, le remboursement pourra s’effectuer sur la base de 50% de la dépense réelle de l’année d’acquisition sur justificatifs et dans un maximum total de 150€ d’équipements par salarié. L’engagement se fait après accord de l’employeur.

Article 8 – Téléphone portable

En cas de l’utilisation de l’abonnement du téléphone portable personnel du salarié comme téléphone principal utilisé dans le cadre du travail à la demande de l’employeur, 50 % de la facture téléphonique sera remboursé par l'employeur sur présentation d’un justificatif de l’abonnement contractualisé.

CHAPITRE V : MODIFICATION –DENONCIATION ET DEPOT DE L’ACCORD

Article 9 – Information et consultation du personnel

L’accord a suivi les règles de consultation du personnel prévues par le décret n°2017-1767 du 26 décembre 2017. La consultation a fait l’objet d’un procès-verbal annexé au présent accord. Les salariés ont voté à l’unanimité pour la mise en place de cet accord permettant sa signature.

Article 10 - Révision

Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord. Dès lors, une des parties (pour les salariés dans les mêmes conditions que la consultation pour ce présent accord) pourra demander à l’autre, par écrit, l’ouverture d’une négociation. La négociation s’ouvrira le plus rapidement possible et au plus tard dans les deux mois de cette demande sur convocation de la commission ressources humaines de l’association.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux signataires du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où les négociations d’un nouveau texte n’aboutiraient pas.

Article 11 - Dénonciation

L’accord et ses avenants éventuels, conclus pour une durée indéterminée, pourront être dénoncés à tout moment par l’une ou l’autre des parties (pour les salariés dans les mêmes conditions que la consultation pour ce présent accord), sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

La dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres parties signataires.

Article 12 – Suivi

En application de l’article L.2222-5-1 du Code du travail, les parties signataires conviennent de prévoir les modalités de suivi de l’accord et de fixer un rendez-vous annuel pour un bilan de la mise en œuvre du présent accord.

La commission de suivi est la commission ressources humaines composée de 4 administrateurs nommé par le conseil d’administration, et d’un représentant désigné par le personnel.

La commission a pour mission d’assurer le suivi de la mise en œuvre de l’accord et le cas échéant, la proposition d’éventuelles améliorations ou adaptations.

La commission se réunira au moins un fois par an.

Article 13 - Dépôt

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions légales et règlementaires.

Fait à Paris Le 1 Février 2021

Signature des parties par le site de signatures électroniques Yousign

Représentant de l’employeur Les salariés,