Accord d'entreprise "Accord sur le vote électronique PVRR" chez PV RESIDENCES & RESORTS FRANCE (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

PVRR

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Entre,

La société PV Résidences & Resorts France, communément appelée PV Résidences & Resorts, RCS Paris n°508 321 155 ;

représentée par _________ en qualité de Directrice des Ressources Humaines

ci-après dénommée « la Direction »

d’une part

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Le syndicat CFDT représenté par _________ et __________ en qualité de délégués syndicaux,

• Le syndicat CGT représenté par __________ et ___________ en qualité de délégués syndicaux,

D’autre part

Ci-après collectivement désignées « les parties ».

Préambule

Ainsi qu’il y a été procédé lors des dernières élections professionnelles du comité d’entreprise et des délégués du personnel sur le périmètre de PVRR, les Parties entendent reconduire le recours au vote électronique.

Au regard des évolutions législatives, de la fusion des instances donnant lieu à la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) et de la modification du périmètre de l’UES TOURISME intervenue depuis les dernières élections professionnelles, les Parties se sont réunies aux fins de conclure un accord sur le vote électronique au sein de l’entreprise.

La Direction a pris contact avec un prestataire, spécialisé dans les opérations électorales afin de lui confier la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R2314-6 du code de travail).

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).

Le prestataire a pu présenter sa solution aux Parties le 16 juillet 2019 et répondre à toutes les questions posées.

C’est dans ces conditions que les Parties ont décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Article I - MODALITES D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS

Article I.1 : Principes Généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)

• La confidentialité et le secret du vote

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste en libre accès.

Le protocole d’accord préélectoral définit notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges par collège pour les élections.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne.

En vue des prochaines élections professionnelles qui mettront en place pour la première fois le CSE, les Parties décident que la gestion du vote électronique sera réalisée par la société ALMA CONSULTANT, mandatée pour ce faire par la Direction.

Article I.2 : Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

• D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.

• D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.

Le rapport d’expertise du dispositif d’ALMA CONSULTANT est tenu à la disposition de la CNIL et une copie est annexée au présent accord.

Article I.3 : Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R2314-12 du code de travail).

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).

Article I.4 : Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article II- DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Article II.1 : Etablissement des fichiers

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par le protocole préélectoral.

À la réception de ces listes, l’employeur les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est également effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, âge, date d’embauche, collège, adresse postale et l’information personnelle ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, sexe et date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin ;

• Pour les résultats : Les procès-verbaux CERFA (noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège)

• Le résultat de la représentativité (au 1^er tour)

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales ; le prestataire

• Pour les listes électorales (affichage) : Électeurs, syndicats représentatifs

• Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines.

• Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Ressources Humaines et membres des bureaux de vote

Article II.2 : Déroulement du vote

En présence des représentants des listes candidates, des membres du bureau de vote, de représentants de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique et au vidage de l’urne électronique.

Les membres de la cellule scellement-descellement (article II.6) établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun sur une feuille, qui sera ensuite insérée dans une enveloppe sécurisée et numérotée. Ces enveloppes devront être conservées dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines ou le Prestataire. Les talons numérotés des enveloppes seront remis au prestataire.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Article II.3 : Bulletins de vote

Le Prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le Prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par l’Employeur avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format, défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Article II.4 : Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

• L’adresse du site de vote

• Les codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel dont le Prestataire aura connaissance et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le système dont le Prestataire n’aura pas connaissance.

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour si l’organisation de ce dernier est requise

• Un numéro de téléphone et une adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection

À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance, l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

L’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7.

Article II.5 : Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule sera présente :

• A la recette test complète du système de vote

• Au scellement des urnes avant élections

• Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes

D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

La composition de cette cellule sera définie dans le protocole préélectoral et comprendra en tout état de cause un représentant du Prestataire.

Article II.6 : Cellule de scellement et descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par le Prestataire lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.

Un représentant de chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise, membre du personnel, peut assister au dépouillement, le temps passé par ces observateurs à celui-ci est rémunéré comme temps de travail.

Cette cellule aura en charge :

• Scellement des urnes

• Descellement des urnes

Article II.7 : Bureaux de vote

Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies dans le protocole pré-électoral.

Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par le Prestataire.

Article II.8 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.

Article III- CLÔTURE ET RÉSULTATS

Article III.1 : Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins 3 mots de passe de déchiffrement différents.

Article III.2 : Décompte et attribution des sièges

Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

Article III.3 : Délais et recours et destruction des données

Le Prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article IV – DISPOSITIONS FINALES

Article IV.1 : Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra néanmoins être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires conformément aux dispositions prévues ci-après.

Article IV.2 : Révision et dénonciation

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans le respect des dispositions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du Travail.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu et déposé conformément aux dispositions légales.

Le présent accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail et moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.

Article IV.3 : Dépôt et publicité

A compter de sa signature, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera ensuite déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr (décret n° 2018-362 du 15 mai 2018) ;

• en un exemplaire original auprès secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Paris ;

Le présent accord sera affiché sur les tableaux réservés à l’information des salariés.

Fait à Paris, le 10 septembre 2019

Fait en 6 exemplaires originaux, dont 1 pour les formalités de publicité.

Pour la Direction : _____________, Directrice des Ressources Humaines

Pour le syndicat CFDT :

Monsieur __________, délégué syndical,

Madame _________, déléguée syndicale

Pour le syndicat CGT :

Monsieur ____________, délégué syndical

Monsieur ___________, délégué syndical,