Accord d'entreprise "PROTOCOLE PREELECTORAL" chez PHIBOR PRESENCE (Siège)

Elections professionnelles

Protocole d'accord préélectoral

Entre les soussignés,

- PHIBOR PRESENCE

dont le siège social est situé au 2 Rue Nicolas Ledoux – 94528 RUNGIS cedex ,
au capital social de 100 000 euros, immatriculée au RCS de CRETEIL sous le
n° 509 111 597, représentée par , Chef d’entreprise

d’une part et les organisations syndicales représentatives :

- L’organisation FO, représentée par

- L’organisation CGT, représentée par

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) de recourir au vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007, le décret 2011-595 du 26 mai 2011 et le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le recours au vote électronique a été décidé par l’employeur conformément au décret 2016-1676 du 5 décembre 2016.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

D’après l’ordonnance 2005-882 du 2 août 2005 la durée des mandats des représentants est de 4 ans.

Article 1 - Nombre de sièges à pourvoir

Sont éligibles, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et inscrits dans l’entreprise sans interruption depuis un an au moins à la date du 1er tour de scrutin.

Sont électeurs, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1^er jour du 1^er tour de scrutin.

Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1^er tour de scrutin. Plus précisément, y sont inclus :

• les CDI à temps plein,

• les travailleurs à domicile,

• les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent,

• les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu)

• les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

En sont exclus (article L 1111-3) :

• les apprentis,

• les titulaires d'un contrat initiative-emploi, pendant la durée de la convention prévue à l'article L. 5134-75,

• les titulaires d'un contrat insertion-revenu minimum d'activité, pendant la durée de la convention prévue à l'article L. 5134-30,

• les titulaires d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi,

• les titulaires d'un contrat d'avenir,

• les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

L’effectif ainsi déterminé et pris en charge se compose, suivant les catégories professionnelles, de :

• 6 ouvriers et employés (ETAM A-B-C-D) (premier collège)

• 28 agents de maîtrise (ETAM E-F-G-H) et cadres (deuxième collège)

En conséquence, le nombre de sièges par collègue est ainsi convenu :

• Premier collège : 1 titulaire et 1 suppléant

• Deuxième collège : 1 titulaire et 1 suppléant

Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront déposées pour consultation au plus tard le 21/03/2019. Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales par simple demande.

Article 2 - Date et Horaires Du Scrutin

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

• Du 04/04/2019 à 09 :30 au 05/04/2019 à 16:30

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

• Du 18/04/2019 à 09 :30 au 19/04/2019 à 16:30

Article 3 - Modalités de constitution équilibrée et dépôt de Candidatures

A compter du 1^er janvier 2017 et conformément à l’article 7 de la loi Rebsamen chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

Pour les membres du comité social et économique

• Collège 1 : 13 % de femmes et 87 % d’hommes

• Collège 2 : 15 % de femmes et 85 % d’hommes

Sachant que :

• Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5

• En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire

• En cas ‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste

La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

• Collège 1 : 1 siège soit 0 candidate femmes et 1 candidat hommes

• Collège 2 : 1 siège soit 0 candidate femmes et 1 candidat hommes

Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 18/03/2019 à 17 :h00 Les listes seront déposées en deux exemplaires auprès du service du personnel de PHIBOR Présence. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.

Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire.

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 21/03/2019.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 08/04/2019 à 17 :00. La Direction affichera les listes déposées le 09/04/2019.

Article 4 - Propagande Electorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service du personnel de PHIBOR Présence :

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 18/03/2019. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale au service du personnel de PHIBOR Présence jusqu’au 08/04/2019.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Article 5 - Composition des Bureaux de Vote

Chaque bureau de vote sera constitué par appel à volontaires. A défaut, le bureau de vote est composé à minima d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant) et de deux assesseurs.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

De plus, trois membres du bureau de vote (dont le président) constitueront le bureau de vote centralisateur. Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral.

Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener.

Article 6 - Informations aux salariés

Les électeurs ont été informés le 04/02/2019 des dates et modalités des élections par courrier et par affichage dans l’entreprise.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 7 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (R2314-12)

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

Article 7 - Déroulement du scrutin

7.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités
(R2341-11).

Les listes électorales, candidates et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à
l’article 4.

7.2 Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

7.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employer désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

7.4 Descellement et Dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

Le présent protocole sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de Créteil et pourra être consulté sur le site de vote du prestataire.

Fait à Rungis, le 20 février 2019 en 4 exemplaires

A faire signer par les mandatés des deux parties, précédé de la mention « lu et approuvé »

Pour l’entreprise,

Chef d’entreprise

Pour FO Pour CGT

Annexe 1 : Calendrier Electoral CSE 2019
Invitation des organisations syndicales négociation PAP	04/02/2019
Décision unilatérale	20/02/2019
Réunion négociation PAP	20/02/2019
Limite dépôt des candidatures et professions de foi	18/03/2019
Affichage des listes de candidats	21/03/2019
Envoi des courriers électeurs avec codes d’accès	25/03/2019
Validation des données et test à blanc, scellement	03/04/2019
Ouverture du 1er tour	04/04/2019
Fermeture du 1er tour	05/04/2019
Descellement des urnes, dépouillement, établissement CERFA	05/04/2019
Affichage des résultats et appel à candidatures si 2nd tour	06/04/2019
Limite dépôt des candidatures et professions de foi	08/04/2019
Affichage des listes de candidats	09/04/2019
Validation des données et test à blanc, scellement	17/04/2019
Ouverture du 2nd tour	18/04/2019
Fermeture du 2nd tour	19/04/2019
Descellement des urnes, dépouillement, établissement CERFA	19/04/2019
Affichage des résultats	20/04/2019