Accord d'entreprise "Accord relatif aux modalités d’utilisation des outils numériques et collaboratifs dans le cadre du fonctionnement des instances représentatives du personnel au sein de la MSA Sud Aquitaine" chez MSA SUD AQUITAINE (Siège)

Accord relatif aux modalités d’utilisation des outils numériques et collaboratifs dans le cadre du fonctionnement des instances représentatives du personnel au sein de la MSA Sud Aquitaine

Entre :

D’une part, la MSA SUD AQUITAINE

1, place Marguerite Laborde 64017 PAU Cedex 9

représentée par XXXXXXXX – Directeur Général

et,

- le syndicat C.F.D.T

représenté par M. XXXXXXXXXXX

- le syndicat C.G.T

représenté par Mme XXXXXXXXX

- le syndicat F.O

représenté par M. XXXXXXXXXXX

d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule :

Le présent accord a pour objet de déterminer les conditions d’accès et d’utilisation des outils de communication numériques et collaboratifs par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la MSA Sud Aquitaine.

Il s’inscrit dans le cadre des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives aux instances représentatives du personnel, en particulier :

• de l’article 10-2 de la convention collective de travail du personnel de la Mutualité Sociale Agricole relatif aux moyens des organisations syndicales au niveau local

• de  l’article L 2142-6 du code du travail relatif aux  modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise.

• de l’article L 2142-10 du code du travail qui prévoit les modalités de réunion des sections syndicales

• de l’article L 2142-8 qui prévoit les conditions d’invitation aux réunions syndicales de personnes extérieures à la MSA

Il s’appuie sur la volonté de la MSA Sud Aquitaine de compléter les dispositifs qui permettent de développer les relations sociales au sein de l’entreprise :

- afin de permettre l’information la plus complète du personnel de l’entreprise, au regard notamment de l’organisation géographique de notre collectivité de travail (2 sites et plusieurs agences ou lieux d’accueil)

- afin de tenir compte de l’intensification des modes de travail à distance.

- en précisant les modalités d’utilisation des outils numériques et collaboratifs mis par l’entreprise à la disposition des organisations syndicales et du Comité Social et Economique

- en évitant dans toute la mesure du possible l’utilisation de la messagerie professionnelle pour ce qui concerne l’activité syndicale ou l’exercice des mandats de représentant du personnel.

Article 1 : Périmètre d’utilisation des outils de communication et d’information numériques dits « outils collaboratifs »

Dans le cadre des dispositions de l’article L2142-6 du code du travail, le présent accord autorise l’utilisation des outils numériques et collaboratifs de communication, de stockage et de diffusion des informations :

• par les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale.

• par les membres du Comité Social et Economique, des commissions obligatoires ou supplémentaires dans le cadre des conditions prévues dans l’accord local du 9 avril 2019

• pour les relations entre la direction, le service des ressources humaines et les instances représentatives du personnel pour l’organisation et le fonctionnement de ces instances dans le cadre des dispositions légales en vigueur.

Chaque organisation syndicale et les membres du Comité Social et Economique et des commissions sont autorisés à utiliser les outils de la suite OFFICE 365. 

L’élargissement à l’utilisation de nouveaux outils collaboratifs devra faire l’objet d’un avenant de révision entre la Direction et les organisations syndicales représentatives, selon les règles de représentativité en vigueur.

Article 2 : Modalités relatives aux organisations syndicales

Art. 2-1 : Communication syndicale

En complément des panneaux d’affichage existants dans l’entreprise MSA Sud Aquitaine, un « panneau d’affichage électronique » permettant la communication dématérialisée sur un site Share Point commun aux organisations syndicales est créé.

En l’absence de réglementation spécifique sur le sujet, les parties conviennent de se conformer à la réglementation des panneaux d’affichage.

Le contenu des informations diffusées est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical. Il ne doit contenir notamment ni injures ni diffamations, conformément aux dispositions législatives relatives à la presse (article L2142-5 du code du travail actuellement en vigueur). La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

Les documents publiés devront être créés afin de ne pas être modifiables et ne devront pas être imprimés par les salariés.

Tout abus intervenant dans le cadre de ces diffusions peut donner lieu à des sanctions disciplinaires, voire à des poursuites judiciaires au civil ou au pénal.

Les salariés de l’entreprise pourront, s’ils le souhaitent, accéder aux rubriques syndicales. Une démarche active de leur part est pour cela nécessaire.

Par exception aux dispositions contenues dans cet article, les préavis de grève ainsi que les demandes d’autorisation pour inviter des personnes extérieures à la MSA devront être adressés à la Direction Générale, à la direction des ressources humaines ou au service ressources humaines par la voie de la messagerie électronique ou par dépôt au service des ressources humaines.

Art. 2-2 Conditions d’accès et utilisation par les organisations syndicales

Les organisations syndicales déterminent les membres ayant accès aux différents outils d’information et de communication.

Chaque organisation syndicale dispose :

- d’un site Share point dédié lui permettant de diffuser de l’information à ses adhérents et de communiquer avec son organisation au niveau central ou avec les sections syndicales des autres caisses de MSA, de stocker sa documentation

- d’une équipe Teams associée lui permettant d’échanger, de partager des données, de préparer des réunions, de collaborer à distance.

Chaque organisation syndicale gère les commissions ou groupes de travail internes à son fonctionnement par le moyen des canaux intégrés à l’outil Teams.

Art. 2-3 : Règles d’utilisation et de fonctionnement

2-3-1 Principes  communs applicables :

Dans le cadre de l’utilisation des outils collaboratifs par les instances représentatives du personnel, les parties s’engagent à ne pas diffuser des informations confidentielles couvertes par l’obligation de discrétion.

Les images participant à la présentation formelle du texte (ainsi que le logo de chacune des OS) dans son propre espace seront admis, à l’exclusion de toute image abusive.

Les identités visuelles propres à la MSA (logo, charte graphique …) ne peuvent être utilisées, sauf accord préalable de la Direction.

L’indication du caractère syndical de la publication doit être mentionnée sans étiquette syndicale.

Conformément aux dispositions de l’article L2142-6 les agents peuvent accéder, s’ils le souhaitent, à l’information.

2-3-2 Responsabilité :

Les organisations syndicales ont la faculté d’accéder aux outils de communication de la suite office 365.

Le responsable de la publication est le délégué syndical central de chaque organisation syndicale représentative.

Pour les organisations syndicales non représentatives, ce rôle est assuré par le représentant de la section syndicale ou par toute autre personne nommément désignée par ce dernier.

Article 3 : Modalités d’utilisation par le Comité Social et Economique

Art. 3-1 : Communication du CSE

Le CSE, au titre de ses attributions dans le cadre strict de l’expression collective des salariés et de ses activités sociales et culturelles, les commissions obligatoires et supplémentaires telles que définies dans l’accord local relatif à la mise en place du CSE du 9 avril 2019 et la commission « qualité de vie au travail » sont autorisés à utiliser les outils numériques et collaboratifs de communication, de stockage et de diffusion des informations au sein de l’entreprise MSA Sud Aquitaine.

Ces modalités d’utilisation sont rappelées dans le règlement intérieur du CSE.

Art. 3-2 : Conditions d’accès et d’utilisation

Le CSE détermine les personnes nommément habilitées à utiliser ces outils :

• Membres titulaires et suppléants du CSE et des commissions

• Représentants de proximité au CSE

• Représentants syndicaux au CSE.

Le CSE dispose :

- d’un site Share point dédié lui permettant de diffuser de l’information à l’ensemble du personnel de l’entreprise

- d’une équipe Teams associée lui permettant d’échanger, de partager des données, de préparer des réunions, de collaborer à distance.

Le CSE gère les commissions obligatoires ou supplémentaires par le moyen des canaux intégrés à l’outil Teams.

En cas d’urgence exprimée par le CSE, et à la demande de son secrétaire ou membre du CSE désigné par lui, l’employeur s’engage à adresser une information à tous les salariés de l’entreprise reprenant l’objet de l‘actualité à retrouver sur le site Share point du CSE.

Article 4 : Dispositions communes applicables aux organisations syndicales et au Comité Social et Economique

Les représentants du personnel utilisent les crédits d’heures dont ils disposent pour l’usage des outils collaboratifs

Comme pour tout utilisateur, ces espaces sont soumis aux normes et contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (indisponibilité, temps de réponse, etc..).

Les dispositions en vigueur au sein de l’entreprise, en particulier celles présentes dans la charte de l’utilisateur des systèmes d’information, doivent être respectées.

Les activités des membres des organisations syndicales, du CSE et des commissions susvisées, réalisées en utilisant les outils numériques et collaboratifs mis à disposition par l’entreprise, peuvent être exercées soit à partir du local mis à disposition par l’employeur, soit depuis un bureau partagé, soit depuis le poste de travail à condition que l’activité reste dans un cadre confidentiel et ne trouble pas le fonctionnement normal du service.

Les règles de prévenance de l’encadrement demeurent inchangées.

Il en est de même en cas de situation de travail à distance.

En tout état de cause, ces temps doivent être imputés sur le temps de délégation et déclarés dans le cadre des heures de délégation par les représentants du personnel.

La MSA Sud Aquitaine s’engage à veiller à ce qu’on ne puisse pas identifier les salariés consultant les informations diffusées dans le cadre de ces dispositions ou les salariés appartenant aux équipes Teams des organisations syndicales.

Article 5 : Utilisation des outils collaboratifs pour le fonctionnement des instances représentatives du personnel dans le cadre du dialogue social avec l’employeur

Les échanges entre employeur et instances représentatives du personnel en présentiel restent privilégiés dans toute la mesure du possible. L’autorisation d’utiliser les nouveaux outils collaboratifs, notamment Teams, dans le cadre de cet accord n’a pas vocation à généraliser la digitalisation des échanges mais seulement à faciliter le fonctionnement des échanges et le partage d’informations permis par l’évolution des outils numériques.

L’utilisation des outils précités est réservée aux échanges suivants :

Entre la direction, le service ressources humaines et les représentants du personnel pour la gestion administrative des réunions (convocations, ordre du jour, remise de documents de travail, procès verbaux, documents préparatoires ou projets d’accord, contributions syndicales…) afin de faciliter le travail collaboratif dans le respect des dispositions légales en vigueur

• Entre les organisations syndicales et leurs adhérents :

Les réunions syndicales doivent être effectuées en présentiel. Le personnel en télétravail, en application des modalités fixées dans l’accord local (ou en cas de circonstances exceptionnelles) pourra assister aux réunions syndicales, soit physiquement en annulant sa journée de télétravail, soit via l’application Teams.

A titre exceptionnel, afin de tenir compte de l’éloignement géographique et si le déplacement engendre une contrainte importante pour l’agent, les parties signataires conviennent qu’il sera permis au personnel des agences de suivre les réunions syndicales à distance via l’application Teams.

Le personnel devra également prévenir son encadrement et s’assurer que cette utilisation ne trouble pas le bon fonctionnement de l’agence notamment par rapport aux consignes spécifiques de sécurité et de confidentialité (accueil du public).

Article 6 : Sécurité et traçabilité

L’employeur et les organisations syndicales sont tenus à une obligation de confidentialité. Conformément aux recommandations de la CNIL, pour assurer le respect de cette obligation de confidentialité lors de l’utilisation des outils collaboratifs entre les salariés et les organisations syndicales, les parties signataires préconisent les mesures de sécurité suivantes :

- exercer une vigilance particulière sur la bonne identification des destinataires des échanges et sur les participants aux réunions ou groupes collaboratifs,

- éviter le stockage de documents à haut niveau de confidentialité qui devraient être transmis chiffrés et ne pas être conservés dans les partages OneDrive ou SharePoint dépendant fortement de la bonne maitrise de la gestion des autorisations,

- ne pas utiliser la fonction « laisser entrer » des réunions Teams sans contrôle notamment si le nombre d’invités est important. Les dispositions de l’article L2142-10 doivent en particulier être respectées.

La demande de création d'équipe Teams se fait par l’intermédiaire de l'application Gestion Ticket ou par mail, auprès du service informatique en précisant les propriétaires de l'équipe (2 propriétaires à minima).

Le service informatique procède à la création de l'équipe puis quitte l'équipe après avoir affecté les propriétaires. Après avoir quitté l'équipe, les administrateurs informatiques n'ont plus accès aux conversations ni aux données stockées dans l'équipe.

Leurs prérogatives d’administrateur du système d’information leur permettent néanmoins de connaître la composition des équipes Teams. Ils se doivent de respecter la charte des administrateurs du système d'information.

Les propriétaires des équipes Teams et du site SharePoint commun aux Organisations syndicales bénéficient de privilèges leur permettant de gérer les droits d'accès. Ils doivent donc être particulièrement vigilants quant à la gestion rigoureuse et la mise à jour des droits d’accès.

Les propriétaires des équipes Teams sont responsables de la gestion et de la mise à jour des membres de leurs équipes.

Article 7 : Utilisation non conforme

En cas d’utilisation non conforme par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel aux dispositions légales ou aux règles prévues au présent accord, la direction dispose de la faculté, selon la gravité des faits :

- d’adresser un rappel à l’ordre à l’auteur de la publication ;

- de mettre en œuvre toutes les mesures prévues par les textes en vigueur le cas échéant.

Article 8 : Modalités de suivi

Les parties conviennent qu’un bilan d’étape sera réalisé sur l’application de l’accord au bout d’un an puis tous les trois ans. Dans le cadre de ce bilan d’application, les parties examineront l’opportunité de réviser le présent accord.

Article 9 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Entrée en vigueur

Le présent accord prendra effet le 1^er jour du mois qui suit son agrément. Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Révision

Le présent accord pourra faire l’objet de révision, conformément aux dispositions des articles L 2261-7-1 et L 2261-8 du code du travail. Toute demande de révision sera obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle.

Dénonciation :

Chaque partie peut dénoncer le présent accord, conformément aux dispositions de l’article L 2261-9 et suivants du code du travail. La durée de préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois

Publicité et dépôt

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt, conformément à la réglementation en vigueur.

Fait à Pau, en cinq exemplaires originaux,

Le 13 juillet 2021

Pour la MSA Pour le syndicat Pour le syndicat Pour le syndicat

Sud Aquitaine, C.F.D.T, C.G.T, F.O,

XXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXX