ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF
A L’ORGANISATION ET A L’AMENAGEMENT DU TELETRAVAIL :

Code du Travail Section 4 : Télétravail (Articles L1222-9 à L1222-11)
Code de l’Environnement article L.223-1 prévention pics de pollution

ENTRE :

L’association SYNERGIE FAMILY, dont le siège social est situé 10 rue Xavier Progin - 13004 MARSEILLE, représentée par en sa qualité de Président,

ci-après dénommée « SYNERGIE FAMILY » ou « l’Association »,

d’une part,

ET

L’organisation syndicale FO/CGT, représentée par, délégué syndical,

d’autre part,

Collectivement dénommées ci-après les « Parties »

IL A ETE CONCLU LE PRESENT ACCORD

Préambule

Le télétravail s’est fortement développé au sein des entreprises et particulièrement au cours des dernières années. Les nouvelles technologies de l’information et de la communication contribuent largement à permettre une organisation du travail incluant, lorsque cela est possible, le recours au télétravail dans les pratiques professionnelles. Ces nouvelles technologies en matière d’outils de télécommunication à distance conduisent à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, tout en repensant notamment les espaces de vie au travail.

Par ailleurs, il est important d’inscrire les pratiques et les contraintes de déplacements professionnels dans une approche prenant en considération toutes les possibilités de réduction des impacts écologiques. Agir sur la réduction des déplacements professionnels, répond aux engagements de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone lié aux transports.

Enfin, L’association Synergie Family est attachée à œuvrer à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle et dans ce sens, le dispositif de télétravail répond également au double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés. Il doit en effet permettre et favoriser une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.

L’association Synergie Family, soucieuse de répondre à ces évolutions nécessaires, s’engage par le présent accord collectif dans une démarche visant à préciser le cadre et les modes opératoires du recours au télétravail dans son champ d’activités.

Guidés par la volonté de mettre en place une organisation du télétravail spécifique et adaptée à la diversification des métiers et aux rythmes et variations inhérentes aux activités de SYNERGIE FAMILY, les parties se sont réunies vendredi 10 septembre 2021 dans le cadre de sessions de concertation, visant à définir conjointement l’organisation et l’aménagement du télétravail au sein de l’association Synergie Family. Par cette démarche, les parties prenantes souhaitent également s’inscrire en prolongement des politiques publiques et notamment en référence au Code du Travail et ses articles L1 Section 4 : Télétravail Articles L1222-9 à L1222-11, autorisant le recours au télétravail au sein des organisations professionnelles.

Il est important de souligner que pour partie de ses activités, l’association SYNERGIE FAMILY intervient sous contractualisation et en prolongement des politiques publiques. A ce titre et selon le cadre contractualisé avec les autorités publiques de tutelles, les cahiers des charges peuvent définir plusieurs contraintes et obligations qui impactent sur les conditions d’exercices et dans la conduite des missions déléguées.

Il est donc nécessaire de souligner que le présent accord collectif s’efforce de tenir compte de ces spécificités inhérentes aux engagements et obligations de conduite des impératifs de missions de l’association SYNERGIE FAMILY.

A ce titre, il est entendu et précisé, que le recours au télétravail doit constituer une alternative exceptionnelle dans l’organisation des missions professionnelles des salariés et qu’elle reste soumise en toutes circonstances, à une procédure préalable d’autorisation et de validation de l’employeur.

En outre, il est précisé que le présent accord qui vient donner une certaine flexibilité dans l’organisation du travail, est établit tenant compte des éventuelles dispositions de la convention collective nationale des métiers de l'éducation, de la culture, des loisirs et de l'animation agissant pour l'utilité sociale et environnementale, au service des territoires (« CCN ÉCLAT ») du 28 juin 1988, étendue par arrêté du 10 janvier 1989, applicable au sein de l’Association.

De la même manière, et plus généralement, la conclusion du présent accord ne remet pas en cause la possibilité de mettre en place ou de recourir au sein de l’Association, à d’autres dispositifs ultérieurs (par accord collectif ou non et sous réserve des dispositions légales en vigueur).

Article 1. Champ et procédure d’application

Pour une bonne compréhension et application du présent accord, les parties signataires s’attachent à définir préalablement deux notions distinctes du recours au télétravail :

• Le télétravail régulier : Le télétravail régulier est un mode d’organisation du travail. Il consiste, pour un salarié, à réaliser de manière habituelle et planifiée, tout ou une partie de ses missions professionnelles en dehors des locaux de l’entreprise et ce grâce aux technologies de l’information et de la communication (TIC). Il s’agit de travailler à distance de manière habituelle, comme par exemple, certains jours planifiés de la semaine. Il se met en place obligatoirement dans une dimension individualisée et après avenant au contrat de travail.

• Le télétravail occasionnel : Le télétravail occasionnel est une forme ponctuelle d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC), dans laquelle un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon, ponctuelle, occasionnelle et non régulière. Cette organisation peut être mise en place de façon individualisée ou collective.

1.1 Champ d'application

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés cadres et non cadres de l’entreprise SYNERGIE FAMILY, qu'ils soient titulaires d'un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, à temps complet ou à temps partiel, et qui sont éligibles au dispositif du télétravail au regard des conditions définies ci-après.

Il s’agit notamment des membres du personnel, dont il est constaté que les fonctions professionnelles et conditions d’exercices des missions, sont compatibles et peuvent convenir avec une perspective d’aménagement d’un dispositif de télétravail et qui remplissent les conditions d’éligibilité définies à l’article 2 suivant.

1.2 Procédure applicable de passage en télétravail dit « régulier »

Sauf conditions énoncés à l’article 3, le recours au télétravail revêt un caractère qui peut s’organiser à l’initiative de l’employeur et/ou du salarié. Le passage en télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du référent hiérarchique et de la validation de la Direction des Ressources Humaines. Par conséquent, lorsque la demande émane du salarié, le collaborateur salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande motivée et écrite (par courriel ou par courrier) au moins un mois avant la date souhaitée de mise en application, auprès de son référent hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines.

Sauf contextes et cas exceptionnels énoncés à l’article 3 du présent accord et s’agissant de mesures et dispositions individualisées, il est entendu que les procédures de demandes de télétravail régulier peuvent s’effectuer à tout moment en cours de contrat de travail, respectant toutefois le terme échu de la période d’essai prévue au contrat de travail.

Si la demande est acceptée par l’employeur et dans le cas d’une disposition de télétravail régulier et individualisée, les conditions d’application devront faire l’objet et être précisées par un avenant au contrat de travail du salarié concerné.

En cas de refus par l’employeur d’une demande de télétravail exprimée par un salarié, le responsable hiérarchique qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail, doit motiver sa réponse, au plus tard dans le mois qui suit la demande.

Sauf conditions énoncés à l’article 3 et afin de préserver le lien social avec l’entreprise et la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail régulier doit être limité dans son application, de telle sorte que le salarié reste obligatoirement présent physiquement dans l’entreprise au moins 80% de son temps de travail hebdomadaire, sachant que la période autorisée en télétravail doit obligatoirement s’organiser et se planifier sur une même journée de travail hebdomadaire.

Par ailleurs, il est entendu et précisé qu’en cas de besoins de l’entreprise, l’employeur peut demander au salarié bénéficiaire de dispositions en télétravail, une présence au sein de l’entreprise à 100% des horaires convenues au contrat de travail, pour répondre à des exigences de missions professionnelles. Dans ce cas, l’employeur devra respecter une période d’information et de prévenance minimale de 7 jours auprès du salarié concerné avant mise en application.

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Les parties signataires du présent accord conviennent qu’en cas de passage au télétravail, la durée du temps de travail du salarié demeurera identique à celle de son contrat de travail initial et ne pourra en aucun cas ouvrir droit à des indemnités compensatoires liées au temps de travail ou au paiement d’heures supplémentaires.

1.3 Obligations de confidentialité et de protection des données

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de l’association. Il est notamment tenu au strict respect des conditions de bonne utilisation des matériels et des moyens informatiques, dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise. Il doit assurer l’intégrité, la sécurité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, les ressources auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement. A ce titre, l’employeur s’autorise le droit de vérifier par tous moyens nécessaires et légaux, de la bonne application de ces dispositions.

Article 2. Critères d’éligibilité au télétravail régulier

Sauf conditions exceptionnelles énoncées à l’article 3, les critères d’éligibilité au télétravail régulier doivent tenir compte et être soumis aux éléments définis ci-après : 

• la nature même du travail, partiellement ou totalement, qui pourra être ou non réalisé en télétravail. Sont ainsi exclus les salariés dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les espaces d’exercice des missions professionnelles les locaux de travail par souci de répondre à des impératifs de missions professionnelles ;

• les conditions matérielles/techniques et capacité d’exercices des missions à distance devant permettre de vérifier ainsi la possibilité pour le salarié à pouvoir travailler de façon occasionnelle ou régulière en télétravail ;

• les contraintes pouvant être liées à des nécessités de travail ou de conduite de missions en équipe opérationnelle ;

• les fonctions ou tâches n’impliquant pas l’accès et /ou le traitement de certaines données informatiques ou écrites à caractère confidentielles et soumises à des conditions de sécurité.

Après vérifications de ces éléments par le référent hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines, les personnels/salariés susceptibles d’être éligibles au télétravail régulier font partie de ceux qui sont en charge ou rattachés en tout ou partie, d’une activité en lien avec les pôles de missions ou de services suivants :

• Personnels administratifs, hors temps et charges d’accueil des publics ; et/ou

• Chefs de projets, responsables de pôles ou responsable de missions ; et/ou

• L’ensemble des personnels sous statut cadre, sous réserves que les conditions d’exercices de télétravail n’affectent pas et ne pénalisent pas les missions managériales ; et/ou

• Les personnels dévolus à l’instruction et suivi de dossiers administratifs, techniques ou comptables sous réserves que les conditions d’exercices de télétravail n’affectent pas et ne pénalisent pas les missions professionnelles et/ou la cohésion du travail collaboratif en équipe.

Les parties rappellent que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail régulier ne doit en aucun cas, aller à l’encontre des obligations contractuelles de continuité des missions déléguées du service public qui pourraient être rattachées au poste ou à la fonction occupée et qui impacterait la bonne exécution ou réalisation de la mission telle que définie au contrat de travail. Il est donc entendu que sauf cas exceptionnel (exemples : préconisations ou recommandations médecine du travail, travailleur statut handicapé, …) les salariés concernés par ces obligations contractuelles avec des tiers publics (collectivités locales, Etat, organismes publics, …), sont exclus des dispositions du présent accord collectif.

Il est précisé que le présent accord a également vocation à s’appliquer dans toutes ses dispositions, aux fonctions ou recrutements non visés ci-avant, qu’elles existent ou non à date, et pour lesquelles, à l’avenir, celles-ci impliqueraient d’être en charge, en tout ou partie, d’une ou des activité(s) précitée(s).

Article 3. Eléments contextuels exceptionnels

En cas de survenue d’évènements contextuels majeurs tels que :

• Pic(s) ou épisode(s) de pollution mentionné(s) à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (annexé à des consignes complémentaires des services de l’Etat sur la limitation des déplacements),

• Situation sanitaire et cas de force majeure nécessitant des mesures de restrictions rendues applicables par les autorités publiques.

• Intempéries météorologiques majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics,

Dans de telles circonstances, il sera dès lors permis que le recours au télétravail occasionnel pourra être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord, même si pour certaines catégories d’emploi, elles n’étaient pas répertoriées initialement dans les critères d’éligibilité énoncés à l’article 2 du présent accord. Dans ce cas, il est précisé que le caractère exceptionnel se définit et est conditionné à une période de journées impactées par la durée de l’évènement contextuel majeur.

Ce télétravail exceptionnel et occasionnel devra être autorisé par le référent hiérarchique et validé par la Direction des Ressources Humaines au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée pour cause de pic de pollution, d’intempéries majeures, de mesures et restrictions sanitaires ou de grève nationale dans les transports publics. Le référent hiérarchique devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel.

Article 4. Périodicité de durée autorisée du télétravail régulier

Le recours au télétravail doit constituer une alternative exceptionnelle dans l’organisation des missions professionnelles des salariés et il reste soumis en toutes circonstances, à une procédure préalable d’autorisation et de validation de l’employeur.

4.1 Périodicité initiale et reconduction

Il est ainsi précisé que l’autorisation du recours au télétravail dit régulier, n’est en aucun cas acquise de manière définitive, qu’elle que soit la durée du contrat de travail et reste soumise à des conditions de périodicité définie entre l’employeur et le salarié et ne peut excéder une durée d’un an sur sa période initiale autorisée et formalisée par avenant au contrat de travail.

4.1.1 Reconduction

Un mois avant le terme de périodicité autorisée du télétravail, le référent hiérarchique du salarié bénéficiaire du recours au télétravail, devra effectuer une évaluation à transmettre à la Direction des Ressources Humaines.

A réception de cette évaluation et sauf dénonciation par l’employeur ou le salarié 15 jours avant le terme de la période initiale, la périodicité d’autorisation du recours au télétravail est réputée tacitement reconduite pour une même durée équivalente et selon les mêmes dispositions inscrites en référence au présent accord collectif et à l’avenant formalisé au contrat de travail. Cette procédure de reconduction par tacite consentement entre l’employeur et le salarié, pourra se réitérer à l’occasion de chaque besoin de renouvellement de périodicité d’autorisation du recours au télétravail.

4.2 Dénonciation et révocation d’autorisation du télétravail régulier

En cas de manquements graves à ses obligations par le salarié en télétravail ou de constat de dysfonctionnement et/ou de perturbations des missions ou activités professionnelles, l’employeur pourra à tout moment dénoncer et mettre un terme aux mesures de télétravail, respectant toutefois une période de prévenance de 15 jours calendaires et d’une communication écrite (courriel ou courrier) à l’attention du salarié concerné.

L’employeur s’autorise également la possibilité de dénoncer et révoquer l’autorisation au télétravail selon les mêmes dispositions de prévenance, en cas de modification des missions professionnelles ou des clauses du contrat de travail du salarié.

De même, l’employeur aura possibilité de dénoncer et révoquer l’autorisation au télétravail, en cas de survenance d’un évènement dans la collaboration de travail, justifiant d’un motif de refus, qui n’existait pas lors de l’autorisation du recours au télétravail formalisée par avenant.

De son côté, le salarié bénéficiant du télétravail régulier, peut également mettre fin à tout moment à sa situation de télétravail en respectant toutefois un délai de prévenance de 15 jours calendaires, signifié par écrit.

Article 5. Modalités de contrôle du temps de travail en télétravail

Pour pouvoir contrôler le temps de télétravail effectué ainsi que les durées maximales de télétravail et des temps minimaux de repos, le salarié en télétravail consignera par écrit ses horaires de travail pour chaque temps travaillé hors de l’entreprise et devra conserver ce relevé à la disposition de son référent hiérarchique et/ou de la Direction des Ressources Humaines. Ce relevé pourra être demandé et exigé à tout moment par l’employeur sans justification préalable. Par ailleurs, l’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes modalités que celles utilisées pour les missions exécutées dans les locaux de l’association.

Article 6. Lieu d’exécution de télétravail – Assurances - Organisation - Contrôle

6.1 Lieu d’exécution du télétravail – Hygiène et sécurité au travail

Avant toute validation d’autorisation, le lieu d’exécution du télétravail doit être obligatoirement et clairement définit entre l’employeur et le salarié et notifié dans le cadre de l’avenant au contrat de travail dans le cas d’une mesure de télétravail régulier.

Le temps de télétravail doit se pratiquer obligatoirement et de préférence dans le lieu de vie habituel du salarié. Exceptionnellement et dans le cas de contextes inhabituels, le temps de télétravail pourra s’exécuter dans un second lieu privé dont les coordonnées doivent être communiquées à l’employeur.

Les espaces, mobiliers et conditions d’exercices doivent être conformes à l’exercice des missions professionnelles et permettre de prévenir tout risque d’accidents corporels ou matériels, notamment en référence au Code du Travail. A ce titre, les espaces doivent être conformes aux règles de sécurité électriques. Une déclaration sur l’honneur de conformité électrique sera ainsi fournie préalablement par le salarié en télétravail.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. Le télétravail doit être réalisé dans un environnement propre au travail et à la concentration. En cas d'accident, pendant les heures travaillées, le télétravailleur prévient immédiatement et dans tous les cas, sa hiérarchie et la Direction des ressources humaines.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l'employeur ou son représentant et/ou un ou plusieurs élus membres du CSE ainsi que les autorités administratives compétentes pourront demander à avoir accès au domicile du télétravailleur. Cet accès est subordonné à une notification à l'intéressé qui doit préalablement donner son accord, et à un délai de prévenance de 2 jours ouvrés minimum

Il est par ailleurs précisé qu’en cas de déménagement et de changement du lieu de vie habituel du salarié, ce dernier a l’obligation d’informer par écrit l’employeur dans les plus brefs délais et l’employeur se réserve le droit de pouvoir vérifier les nouveaux contextes et conditions d’exercices au télétravail. Sauf respect de cette obligation, l’employeur se réserve le droit de dénoncer l’autorisation accordée de recours au télétravail.

6.2 Assurances du lieu de télétravail

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile et/ou autre lieu privé, afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel éventuellement mis à sa disposition.

Le salarié remet une attestation de son assurance à son employeur avant le début effectif du télétravail. En cas de mise à disposition de matériel par l’employeur et en cas de sinistre nécessitant remplacement de tout ou partie du matériel mis à disposition, L’association SYNERGIE FAMILY prendra en charge l’éventuel surcout généré par la différence entre le montant couvert par l’assurance et la dépense à engager pour remplacer le matériel. Cette procédure interviendra sur présentation d’un justificatif détaillé de prise en charge par la compagnie d’assurance indiquant le montant éventuel de l’indemnisation au titre du dédommagement et risques couverts.

Article 7. accès au télétravail pour des salariés en situation de handicap ou sur recommandations de la médecine du travail

Dans le cas de recommandations ou de préconisations émanant de la médecine du travail ou dans le cas de personnes en situation de handicap, les critères d’éligibilité du salarié concerné et d’accessibilité au télétravail, seront étudiés en concertation avec le référent hiérarchique, le salarié et la Direction des Ressources Humaines et ce dans le cadre d’une procédure d’exception.

Par conséquence il pourra être prévu de mettre en place des aménagements et du matériel adapté, en télétravail ou non, en fonction des situations et des préconisations du médecin du travail. Une priorité est accordée aux travailleurs handicapés, lors du passage en télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles

Article 8. Respect de la vie privée – Droit à la déconnexion

L’association SYNERGIE FAMILY est attachée au respect de la vie privée de ses salariés. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et/ou en cours de journée quotidienne. En dehors de cas très exceptionnels, il est ainsi défini que lors de ses temps de télétravail le salarié ne pourra être joint avant 8h, ni au-delà de 19h. Il est par ailleurs précisé que pour les salariés ayant le statut de cadre ou au forfait et au regard de leur autonomie dans la gestion de leurs horaires de travail, ces derniers peuvent se trouver en situation de travail au-delà des plages horaires citées ci-dessus et que tout besoin de contact via les outils de communication devra néanmoins respecter le droit à la déconnexion quotidienne.

Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur pourra prendre toute disposition utile pour permettre d’y remédier.

Article 9. Durée, Prise d’effet et publicité de l’Accord

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée et applicable à compter du lendemain de son dépôt. Cet Accord se substitue, en tous points, aux décisions unilatérales de l’Association, usages, engagements unilatéraux et, plus généralement, toutes pratiques applicables aux salariés de l’Association ayant le même objet. Le texte du présent Accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure TéléAccord et remis au greffe du conseil des prud’hommes compétent. Le présent Accord est affiché dans l’Association à la suite de son dépôt.

Article 10. Révision de l’Accord

Le présent Accord pourra être révisé selon les formes prescrites par les dispositions légales en vigueur. A titre informatif, les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail sont celles applicables à la date de conclusion de l’Accord.

Article 11. Dénonciation de l’Accord

Le présent Accord pourra être dénoncé selon les formes prescrites par les dispositions légales en vigueur (avec, au préalable, le respect, au regard des dispositions légales en vigueur à date, d’un délai de préavis de trois mois). A titre informatif, les articles L. 2261-9 et suivants du code du travail sont celles applicables à la date de conclusion de l’Accord.

Article 12. Suivi et interprétation de l’Accord

Les Parties conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif relatif à l’interprétation ou l’application du présent Accord qui aurait été soulevé.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Les Parties s’engagent à ne susciter aucune formation d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure interne, jusqu’au terme de la réunion.

Fait à Marseille, le 13 octobre 2021, en quatre exemplaires originaux.

Faire précéder chaque signature de la mention manuscrite "lu et approuvé" et parapher chaque page de l’Accord

Pour SYNERGIE FAMILY Pour l’organisation syndicale CGT-FO

Madame Monsieur

Directrice générale adjointe Délégué Syndical