ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

L’Entreprise UKAD

La SAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS (75000) sous le numéro 509.667.838., ayant son siège social 10, boulevard de Grenelle – CS 63205 – 75015 Paris représentée par  , agissant en qualité de Directeur Général (dûment habilité) ;

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

D’une part

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

CGT-FO représentée par

CFE-CGC représentée par

D’autre part

Contenu

1/ Préambule 3

2/ Champ d’application 3

3/Définitions 3

4/ Conditions préalables 4

4-1- Caractère Volontaire du télétravail 4

4-2- Caractère réversible du télétravail 4

5/ Critères d’éligibilité du salarié 4

6/ Critères d’éligibilité de l’activité 5

7/ Critères d’éligibilité du lieu de télétravail 5

8/ Mise en œuvre du télétravail 5

8-1-Mise en place 5

8-2- Période d’adaptation 6

8-3- Suivi et Fin de la convention 6

9/Organisation du télétravail 6

9-1- Horaires de travail 6

9-2-Nombre de jours télétravaillés 7

9-3-Matériel 7

10/Télétravail occasionnel 8

10-1-Fait générateur soudain de courte durée rendant temporairement impossible la mobilité du salarié 8

10-2-Fait générateur soudain de durée variable rendant temporairement difficile la mobilité du salarié 8

11/ Principe d’égalité de traitement 9

12/ Santé – sécurité 9

12-1- Prise en compte de la situation de télétravail 9

12-2- Droit à la déconnexion 10

12-3 - Accident de travail et maladie 10

12-4 - Information aux représentants du personnel 10

13/ Protection des données et de la vie personnelle du télétravailleur 10

13-1 - Protection des données propres à l’entreprise 10

13-2 - Protection des informations personnelles au télétravailleur 11

13-3 - Protection du domicile privé du télétravailleur 11

14/Communication 11

15/ Durée de l’accord 12

16/ Suivi de l’accord 12

17/ Clause de révision 12

18/ Clause de recours 13

19/ Dépôt de l’accord et publicité 13

1. 1/ Préambule

Dans le cadre des négociations annuelles obligatoires de 2018, les parties ont conjointement convenu d’ouvrir une discussion quant à la mise en œuvre du télétravail dans le cadre des démarches Santé et Qualité de Vie de l’Entreprise.

La Direction et les Organisations Syndicales se sont ainsi rencontrées à l’occasion de quatre réunions le 17 mai, le 25 mai, le 1^er juin et le 5 juin.

Par cet accord, les parties ont souhaité permettre aux salariés de mieux concilier vie privée et vie professionnelle, notamment en réduisant l’impact des temps de trajets entre domicile et lieu de travail, tout en assurant un fonctionnement optimal de l’entreprise.

L’équilibre recherché dans la mise en œuvre de cet accord étant dépendant de facteurs difficilement prévisibles et quantifiables (nombre de demandes et des possibilités d’organisation des services), les parties ont convenu de la nécessité de pouvoir réaliser un bilan et avoir la possibilité d’échanger sur les adaptations nécessaires du dispositif.

Ainsi, le présent accord a pour objet de définir les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail dans le cadre des dispositions de l’article L1222-9 du Code du travail modifié par Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 21.

2/ Champ d’application

Le présent accord concerne l’entreprise UKAD.

3/Définitions

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Cet accord ne concerne pas la situation du travailleur exerçant son métier à domicile qui doit être prévue par le contrat de travail du salarié, ni les situations de travail nomade qui sont encadrées par le déplacement professionnel.

Ainsi, on distinguera dans cet accord deux formes de télétravail :

• le Télétravail régulier qui a un caractère constant et prévisible,

• le Télétravail occasionnel qui a un caractère non prévisible et provisoire.

Ainsi, les particularités du télétravail occasionnel seront traitées par exceptions au présent accord dans l’article 10.

4/ Conditions préalables

4-1- Caractère Volontaire du télétravail

La mise en place du télétravail ne peut émaner que du salarié et repose sur l’engagement et l’accord des 2 parties.

Il en résulte les conséquences suivantes :

• Le refus par l’employeur à un salarié qui occupe un poste éligible (selon conditions prévues par l’accord d’entreprise) au télétravail doit être motivé,

• Le refus par le salarié ne peut pas être un motif de rupture du contrat de travail ou de sanction,

• La mise en place du télétravail ne donne lieu à aucune indemnisation par l’employeur, et l’employeur ne prend pas en charge des frais qui pourraient être engendrés par le télétravail (électricité abonnement internet …). L’employeur réalise les proratisations du fait du non-déplacement du salarié sur son lieu de travail et ne les compense pas (indemnité de transport et/ou indemnités repas).

  4-2- Caractère réversible du télétravail 

L’exécution du travail en télétravail est réversible pour le salarié comme pour l’employeur.

Il en résulte les conséquences suivantes :

• La demande de fin de télétravail émise par l’une au l’autre des parties, selon les formalités prévues à l’article 8-3 du présent accord, ne nécessite pas l’accord des deux parties. Elle s’impose à l’autre partie.

  5/ Critères d’éligibilité du salarié

Les salariés répondant aux critères cumulatifs suivants peuvent demander l’étude de la mise en place du télétravail selon la procédure décrite à l’article 8 :

• Nature du contrat: Dispositif ouvert au personnel salarié en Contrat de travail à durée indéterminée et déterminée.

• Ancienneté: Ancienneté requise de 12 mois, incluant période d’essai et reprise d’ancienneté.

• Compétences: Niveau d’autonomie permettant au salarié de réaliser son activité sans supervision ni aide technique  et aisance informatique permettant l’utilisation des outils informatiques connectés à distance.

  6/ Critères d’éligibilité de l’activité

Toutes les activités ne sont pas compatibles au télétravail du fait de la nature même des tâches et/ou d’éléments conjoncturels.

Les critères suivants sont cumulatifs et conditionnent la possibilité de faire une demande de télétravail et son acceptation :

• Tout ou partie de l’activité peut être exercée sur un ordinateur

• La présence physique n’est pas nécessaire en permanence dans l’entreprise

• La fonction ne nécessite pas l’usage d’équipement uniquement disponible dans les locaux de l’entreprise

• Les activités peuvent être exercées à distance sans entrainer de perturbation quant au fonctionnement et aux résultats collectifs du service et de l’équipe du collaborateur.

A cet effet, afin de mesurer ce critère, et si cela est pertinent pour l’organisation, il peut être utilisé une référence de 50% maximum de membres de l’équipe en télétravail simultanément.

7/ Critères d’éligibilité du lieu de télétravail

Le lieu de télétravail du salarié doit répondre aux critères suivants :

• Etre le Lieu de résidence habituel du salarié (au maximum 2 adresses peuvent être enregistrées)

• Justifier d’une assurance habitation pour chaque adresse utilisée, incluant l’usage du domicile pour le télétravail ponctuel (Justificatif d’assurance habitation)

• Disposer d’une connexion internet privée respectant les spécificités techniques minimales requises pour la connexion à distance (CISCO-VPN)

• Attester de la conformité des installations électriques (Attestation sur l’honneur)

• Disposer d’un espace et d’un poste de travail adaptés (Attestation sur l’honneur)

  8/ Mise en œuvre du télétravail

  8-1-Mise en place

La mise en place du télétravail résulte d’un accord tripartite entre le salarié, son manager direct et le responsable RH de l’entreprise.

Le salarié adresse sa demande à l’aide du formulaire prévu, à son manager direct. Une réponse motivée lui est formulée par écrit dans un délai maximum d’un mois à réception de sa demande.

Le Responsable hiérarchique détermine le caractère télétravaillable de l’activité en évaluant l’adéquation de l’ensemble des critères d’éligibilité décris aux articles 5, 6 et 7 du présent accord au moment de la demande.

En cas d’acceptation, une convention tripartite est mise en place pour une durée maximum de 12 mois. Cette convention prend automatiquement fin à l’issue des 12 mois.

8-2- Période d’adaptation

Dans l’optique d’une bonne appropriation du télétravail par les parties, il est prévu une période d’adaptation qui recouvre la période des deux premiers mois télétravaillés, pendant laquelle le salarié et son manager valident la compatibilité du télétravail avec l’organisation de l’activité, et en dressent un bilan. Durant cette période, le dispositif est réversible sans préavis.

8-3- Suivi et Fin de la convention

A l’issue de la période de convention et au plus tard au bout de 12 mois, le salarié et son manager direct réalisent un bilan de la mise en œuvre du télétravail et le communiquent au Responsable RH.

Il n’y a pas de reconduction tacite possible de la convention. A la fin de la période prévue, le salarié qui souhaite poursuivre l’organisation en télétravail doit renouveler sa demande en prenant en compte les délais d’instruction.

La demande de reconduction sera étudiée sur la base des critères définis aux articles 5, 6 et 7 et selon le nombre de demandes en attente au sein du service en privilégiant l’alternance ; les demandes de salariés n’ayant jamais bénéficié de ce dispositif étant prioritaires.

La fin de la convention peut être anticipée par l’une ou l’autre des parties dans le respect d’un délai de prévenance d’un mois. La partie qui souhaite mettre fin au télétravail informe l’autre partie par courrier ou courriel motivé.

Dans tous les cas, l’employeur peut suspendre la convention si les conditions de réalisation de télétravail ne sont plus réunies, et ce jusqu’à rétablissement des conditions.

9/Organisation du télétravail

9-1- Horaires de travail

Les horaires sont fixés dans la convention tri-partite et doivent à minima respecter les plages fixes de l’établissement de rattachement du salarié.

Les parties signataires du présent accord reconnaissent que le travail en forfait jour et heures est compatible avec le télétravail dès lors que les télétravailleurs sont entièrement autonomes dans l'organisation de leur temps de travail.

Ainsi, les salariés qui ont conclu une convention de forfait sont également tenus d'informer leur hiérarchie des plages horaires pendant lesquelles ils sont joignables, dans le respect des temps de repos, des jours de congés et des jours non-travaillés.

Pour tous les salariés en télétravail, la déclaration des jours de télétravail est réalisée 48h en amont de la réalisation par le salarié dans le système d’information RH de gestion des temps.

Le salarié en télétravail respecte les règles légales de temps de travail et les journées de télétravail ne peuvent en aucun cas générer d’heures supplémentaires ou de débit/crédit.

9-2-Nombre de jours télétravaillés

L’organisation du télétravail est définie dans la convention tripartite.

Dans tous les cas, l’organisation devra respecter deux règles cumulatives :

• Le total des jours télétravaillés ne peut pas excéder 8 jours par mois ou deux jours par semaines

• Le salarié doit être présent à minima 3 jours par semaine sur le lieu de travail incluant tous les motifs de non–présence sur le lieu de travail (les absences de toute nature dont congé, formation, réduction contractuelle du temps de travail, et télétravail)

L’organisation du télétravail peut se réaliser de manière hebdomadaire ou mensuelle. L’organisation se réalise par jours entiers en référence à l’horaire de travail contractuel du salarié.

En cas de contraintes d’organisation, le salarié peut être amené à réaliser son activité dans les locaux de l’entreprise ou à participer à une réunion, une formation ou une mission extérieure sur un ou plusieurs jours prévus habituellement en télétravail. Dans ce cas, le report d’un ou plusieurs jours télétravaillés peut se réaliser dans le respect des deux règles d’organisation susmentionnées et avec l’accord du hiérarchique direct.

9-3-Matériel

Pendant les périodes de télétravail, l’entreprise assure au salarié la mise à disposition d’un ordinateur portable avec une connexion à distance, et les outils de communication à distance nécessaires à l’activité du salarié.

L’utilisation du matériel mis à disposition se fait dans le respect de la Charte Informatique et le salarié sera particulièrement vigilant au respect des procédures relatives à la protection des données, dans les conditions définies à l’article 13 du présent accord.

Le matériel est mis à disposition à usage exclusivement professionnel et le salarié s’engage à le restituer lorsque la convention de télétravail arrive à son terme.

En cas d’anomalie ou de défaut de fonctionnement des équipements mis à disposition, le salarié en télétravail doit contacter sans délai le support technique et informer immédiatement son supérieur hiérarchique pour connaitre la procédure à suivre. Si les dysfonctionnements ne pouvaient pas être résolus, le salarié devra réaliser son activité dans les locaux de l’entreprise.

10/Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel concerne les situations non prévisibles de recours au télétravail.

Pour le télétravail occasionnel, il est convenu d’élargir les critères d’éligibilité du salarié au personnel en contrat à durée indéterminée et déterminée sans critère d’ancienneté.

10-1-Fait générateur soudain de courte durée rendant temporairement impossible la mobilité du salarié

Cette situation concerne les intempéries et les grèves des transports en commun. Le recours au télétravail occasionnel fait l’objet d’une procédure simplifiée, et ne doit pas conduire à réaliser plus de 10 jours de télétravail par an.

Par exception aux règles précédemment exposées :

• Le salarié pour être éligible devra déjà être doté d’un ordinateur portable et d’une connexion VPN.

La procédure de demande est dans ce cas simplifiée :

• A chaque journée concernée  le salarié adresse un mail à son manager informant de sa situation de télétravail occasionnel en précisant le motif et ses horaires de travail pour la journée, et réalise la déclaration dans le système informatique RH de gestion des temps,

• et communique une seule fois par mail au service RH les attestations prévues à l’article 7 du présent accord ;

  10-2-Fait générateur soudain de durée variable rendant temporairement difficile la mobilité du salarié

Cette situation concerne tous les cas de recours prévus dans l’Accord Aléa de la Vie Groupe en date du 16 mai 2006 et les situations de santé du salarié rendant temporairement difficile sa mobilité pour se rendre sur son lieu de travail. La mise en œuvre fait l’objet d’une demande par le salarié à l’aide du formulaire prévu et en cas d’accord, à l’établissement d’une convention tripartite.

Par exception aux règles précédemment exposées :

• L’éligibilité du salarié est définie de la manière suivante : contrat à durée indéterminée et déterminée sans critère d’ancienneté.

• Lieu de télétravail : le lieu de télétravail peut être un autre lieu que la résidence habituelle du salarié. Ce lieu doit respecter les critères définis à l’article 7 du présent accord et être déclaré dans la convention.

• Durée : La mise en place pour un an maximum est limitée à 3 mois si le télétravail conduit à être absent du site à temps plein.

• Règle d’organisation : La possibilité est ouverte d’organiser en ½ jours ou en heures (exemple pour compléter un mi-temps thérapeutique).

Par conséquent, il n’y a pas de définition de nombre de jours maximum de télétravail dans la semaine ou le mois, ni de définition de nombre de jours de présence minimum.

• Horaires : Les horaires définis dans la convention peuvent ne pas inclure la totalité des plages fixes de l’établissement.

En cas de recours au télétravail occasionnel pour des raisons de santé contraignant la mobilité du salarié, le service RH confirme systématiquement avec le service médical la compatibilité de l’activité de télétravail avec l’état de santé du salarié.

11/ Principe d’égalité de traitement

Pour les bénéfices de l’exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation…) et des droits collectifs (statuts et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel…), les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage en télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs.

12/ Santé – sécurité

12-1- Prise en compte de la situation de télétravail

Les dispositions légales et conventionnelles en matière de santé et sécurité s’appliquent au collaborateur en télétravail.

Lors de la mise en place de la première convention de télétravail avec le salarié, l’entreprise s’engage à l’informer sur les bonnes pratiques en matière de santé au travail notamment en ergonomie et prévention des risques psychosociaux. Cette information est réalisée par le service RH à l’aide d’un guide de présentation générale du télétravail qui est remis au salarié à cette occasion.

Le service RH communique au service médical chaque conclusion de convention avec :

• le nom du collaborateur concerné

• les modalités de mise en œuvre du télétravail

• la date de début et la durée de la convention

Le salarié bénéficie également d’un entretien avec le service médical de préférence en amont du démarrage de la convention et au plus tard pendant la période d’adaptation de deux mois.

12-2- Droit à la déconnexion

L’encadrement et le salarié devront être vigilants sur le fait que la situation de télétravail ne doit pas inciter à des connexions pendant des périodes de maladie ou de repos.

Ainsi, il est rappelé que le droit à la déconnexion fait l’objet d’un accord Groupe signé le 20/12/2017 et qu’il convient d’appliquer les dispositions de cet accord également aux situations de télétravail. Dans ce cadre, est rappelé qu’il n’y a pas d’obligation pour les télétravailleurs de répondre au téléphone ou aux mails en dehors des horaires prévus à la convention, et durant leurs périodes de repos, congés ou maladie. Aucune sanction ne pourra être prise à leur encontre s’ils font jouer leur droit à la déconnexion.

12-3 - Accident de travail et maladie

Tout accident survenu à la fois lors des plages horaires de télétravail et sur le lieu de télétravail est considéré, jusqu’à preuve du contraire, comme un accident de travail.

Dans un tel cas, le salarié informe ou en fait informer l’entreprise par tout moyen le jour même et au plus tard dans les 24h, sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime.

Le traitement de cet événement se fera dans les mêmes conditions que s’il était survenu sur site. A ce titre, l’information sera faite aux représentants du personnel concernés sur le site de rattachement du salarié et l’accident pourra donner lieu à une enquête de l’employeur et, le cas échéant, à une suspension temporaire de convention de télétravail.

En cas de maladie, le salarié en situation de télétravail doit respecter les mêmes obligations quant au délai d’information et à la fourniture des éléments de justification.

12-4 - Information aux représentants du personnel

Un bilan annuel est réalisé auprès des représentants du personnel reprenant l’ensemble des données prévues à l’article 16 au périmètre concerné.

13/ Protection des données et de la vie personnelle du télétravailleur

13-1 - Protection des données propres à l’entreprise

Le salarié s’engage à respecter les mesures de sûretés et de confidentialité de l’entreprise, à savoir :

• la non divulgation des mots de passe à des tiers

• le respect du matériel informatique fourni par l’entreprise, en application de la Charte informatique

• le respect du cryptage des données via le système en vigueur

• et d’une manière générale, le respect des dispositions prévues par la Charte Informatique.

  13-2 - Protection des informations personnelles au télétravailleur

UKAD ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie personnelle du télétravailleur, notamment son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel, etc.

13-3 - Protection du domicile privé du télétravailleur

UKAD s'interdit tout accès intempestif au domicile privé du télétravailleur. De même, l'entreprise s'interdit toute pression exercée sur le télétravailleur afin d'avoir accès à son domicile privé.

Toutefois, le télétravailleur doit autoriser l'accès à son domicile aux équipes techniques dans les cas suivants :

• diagnostic de pré-installation et installation du matériel

• entretien et réparation du matériel

• suivi et renouvellement du matériel selon les précisions données aux articles du présent accord

• visites de sécurité, contrôle et mises aux normes

Sauf urgence, la direction s’engage à en informer le salarié 4 jours à l'avance par tout moyen.

14/Communication

Une information générale est réalisée auprès des managers à la signature de cet accord.

Un guide général de télétravail sera présenté par le service RH et remis à chaque collaborateur et son manager au moment de la signature de la convention tripartite.

Ce guide présente :

• Les dispositions techniques pour la connexion du matériel mise à disposition

• les conseils d’ergonomie au poste de travail

• Les conseils en matière de prévention des risques psychosociaux

• Les modalités administratives de suivi de l’activité de télétravail

• La Charte Informatique

Une information spécifique est délivrée aux managers sur la gestion de la situation de télétravail lors de la signature d’une convention.

15/ Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans, et prendra fin au 30/09/2020, date à compter de laquelle il ne produira plus aucun effet, sauf pour les conventions tripartites encore en cours à cette date, qui continueront de produire effet jusqu’à leur terme initialement prévu.

Afin de réaliser les étapes de communication et de mettre au point les organisations, les parties conviennent de fixer le début d’instructions des demandes au 1^er octobre 2018.

16/ Suivi de l’accord

Au plus tard le 30 juillet 2020, une réunion sera organisée avec les signataires du présent accord afin de réaliser un bilan de la mise en place du télétravail.

Ce bilan présentera, au périmètre de l’accord, les éléments suivants, sur la période du 1^er octobre 2018 au 30 Avril 2020 en distinguant le télétravail régulier et occasionnel :

• Nombre de salariés ayant fait une demande de télétravail par site et par genre

• Nombre de demandes acceptées par genre

• Nombre de jours de télétravail par an au global

• Nombre de dotations de matériel

• Nombre de refus et les motivations retenues

• Durée des conventions tripartites

Ce bilan comportera également un point sur :

• Le respect des critères d’éligibilité des salariés, et notamment de leur autonomie.

• Le respect des critères d’éligibilité des activités susceptibles de faire l’objet d’un passage en télétravail

• Le contrôle du temps de travail des télétravailleurs et de leur charge de travail

• L’effectivité de leur droit à la déconnexion

  17/ Clause de révision

Toute disposition du présent accord pourra faire l'objet d'une révision entre les parties habilitées à réviser le présent accord par application des dispositions de l’article L. 2261-7 du Code du travail, et donner lieu à l'établissement d'un avenant, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires ou adhérents par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge.

Une réunion devra être organisée à l’initiative de l’employeur dans un délai de 1 mois pour examiner les suites à donner à cette demande.

18/ Clause de recours

Dans le cas où des difficultés seraient constatées pour l’application du présent accord, chaque organisation syndicale peut sans délai solliciter par écrit la Direction de l’entreprise, laquelle dispose d’un délai d’un mois pour apporter une réponse écrite.

19/ Dépôt de l’accord et publicité

Le présent accord établi en 5 exemplaires originaux, sera déposé en 2 exemplaires auprès de la DIRECCTE, dont un exemplaire sur support informatique et 1 exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes de Riom.

Enfin, un exemplaire électronique sera adressé à l’Observatoire paritaire de la Négociation Collective.

A Saint-Georges-de-Mons, le 29 juin 2018

• Pour l’entreprise UKAD :

, Directeur Général

• Pour CGT-FO

  • , Délégué Syndical

• Pour CFE-CGC

  • , Délégué Syndical