Entre les soussignés :

La Société WEBHELP MONTCEAU, immatriculée au RCS de CHALON SUR SAONE sous le numéro 514 032 655 2009 B 406 dont le siège social est sis 16 rue Saint Eloi, 71300 MONTCEAU LES MINES représentée par XXX, agissant en qualité de Directrice de Site, dûment habilitée,

Ci-après dénommée « la Société » ou « WEBHELP MONTCEAU »,

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives,

• CFDT, représentée par XXX

En qualité de déléguée syndicale

• CGT, représentée par XXX

En qualité de déléguée syndicale

Donnant pouvoir de signature à XXX

• FO, représentée par XXX

En qualité de déléguée syndicale

Ci-après désignées ensemble "les Parties"

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 – Définitions 4

Article 2 - Champ d’application 5

Article 3 - Les règles à respecter 5

Article 3.1 : Exemplarité des managers 5

Article 3.2 : Respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle 6

Article 3.3 : Communication et sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques 6

Article 3.4 : Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle 6

Article 3.5 : Lutte contre le stress lié l’utilisation des outils numériques professionnels 7

Article 4 - Modalités pratiques 7

Article 4.1 : Actions de formation 7

Article 4.2 : Utilisation des outils informatiques 8

Article 4.3 : Utilisation de la messagerie 8

Article 4.3.1 : Utilisation de fonctions spécifiques d’envoi de la messagerie 8

Article 4.3.2 : Intégration de message d’information dans la signature des e-mails 9

Article 4.3.3 : Message d’absence 9

Article 4.4 : Mesure / étude 9

Article 4.5 : Réglementation 10

Article 4.6 : Communication / information 10

Article 5 : Mise en œuvre de l’accord 10

Article 5.1 : Suivi de l’application du droit à la déconnexion 10

Article 5.2 : Durée de l’accord 11

Article 5.3 : Révision de l’accord 11

Article 5.4 : Dénonciation de l’accord 11

Article 5.5 : Dépôt et publicité 12

Article 5.6 : Sanction en cas de non-respect de l’accord 12

Préambule

La satisfaction de nos collaborateurs, de nos clients et la responsabilité sociale sont des piliers de l’entreprise indissociables. Webhelp est un groupe qui œuvre à la mise en place des pratiques responsables où l’excellence sociale est l’affaire de tous.

L’ambition de Webhelp est de mettre nos collaborateurs dans les meilleures conditions matérielles et relationnelles pour garantir leur bien-être au sein de l’entreprise. Nous mesurons l’engagement de nos collaborateurs via une enquête annuelle.

Les évolutions technologiques impliquent une adaptation de nos modèles et une transformation de nos métiers. La digitalisation s’impose dans la vie des entreprises et de ses salariés. La multiplicité des outils, supports et formats de communication rend la séparation entre la vie personnelle et la vie professionnelle de plus en plus floue.

L’impératif social du « rester connecté » dans son environnement familial et professionnel influe sur nos comportements et nos modes de travail.

Les organisations des entreprises et du travail, notamment les relations liées à des localisations géographiques distantes et/ou internationales favorisent les dérèglements du travail.

L’accessibilité des outils professionnels mis à disposition de ses collaborateurs peut les rendre intrusifs, aussi, il a paru important à l’entreprise Webhelp de poser les limites.

Webhelp marque ainsi sa volonté de promouvoir une bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication au service de sa compétitivité et respectueuse de la vie privée et de la santé de ses collaborateurs.

Article 1 – Définitions

Droit à la déconnexion

C’est un droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Outils numériques professionnels

Ce sont des outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc.

Ce sont des outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.

Temps de travail

Il correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l’employeur. Ce temps comprend les heures normales de travail et les éventuelles heures supplémentaires. Sont exclus, les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit.

Article 2 - Champ d’application

Le présent document s’applique à l’ensemble des collaborateurs de WEBHELP MONTCEAU.

Article 3 - Les règles à respecter

Article 3.1 : Exemplarité des managers

Par son comportement professionnel, le manager incarne les valeurs de cet accord.

Le manager - quel que soit son niveau hiérarchique - est le premier garant de l’équilibre de vie de ses collaborateurs.

Le manager encourage ses collaborateurs à respecter leurs temps de repos y compris lorsqu’ils utilisent leurs outils numériques professionnels. De ce fait, il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien hebdomadaire, de congés ou d’arrêts de travail. Aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes.

Le temps de repos est régi par la réglementation du travail en vigueur. Il concerne le temps de repos journalier et de repos hebdomadaire.

Article 3.2 : Respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Les collaborateurs assurent leurs missions tout en préservant leurs temps de repos et de congés.

WEBHELP MONTCEAU met en place l’organisation du travail adaptée à la préservation de cet équilibre, en particulier dans un contexte multi sites et international.

Quand l’activité, notamment en termes de sécurité de l’information, le permet le recours au télétravail peut être envisagé moyennant la formalisation d’un accord d’entreprise ou d’un avenant au contrat de travail.

Article 3.3 : Communication et sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques

WEBHELP MONTCEAU accompagne ses collaborateurs dans l’appropriation des outils numériques professionnels disponibles.

WEBHELP MONTCEAU étudie la mise en place des outils permettant d’alerter les collaborateurs pour éviter un usage excessif des outils numériques.

WEBHELP MONTCEAU sensibilise les collaborateurs concernés, par exemple lors de l’entretien annuel ou professionnel, à un usage mesuré et responsable du courrier électronique, de l’Intranet et de tout autre outil numérique de communication.

WEBHELP MONTCEAU veille à choisir le moyen de communication adapté au contexte, en favorisant les échanges directs.

L’entreprise veille à la bonne application de cet accord. Chaque collaborateur est invité à se rapprocher de celle-ci pour toute question, ou suggestion, liée à son application et à son respect.

Article 3.4 : Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

• Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique

Article 3.5 : Lutte contre le stress lié l’utilisation des outils numériques professionnels

Il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

Article 4 - Modalités pratiques

Article 4.1 : Actions de formation

Pour permettre à ses collaborateurs de comprendre la démarche et de respecter une bonne utilisation des outils mis à sa disposition en respectant un temps de vie professionnel/vie privée, WEBHELP MONTCEAU a prévu de mettre en place un certain nombre d’actions qui seront menées par la direction avec le support de la Webhelp University et le cas échéant, des services de santé au travail et/ou des membres du CHSCT (future CSSCT dans le cadre de la mise en place du CSE).

• Actions de formation et de sensibilisation des salariés et du management

• Développement des modes de travail collaboratifs pour limiter l’usage des emails

• Formation des services généraux et des équipes RH et des représentants du personnel à la détection des risques associés aux outils de communication numériques

• L’exemplarité managériale : ne pas envoyer d’emails le soir ou le weekend afin que les salariés ne soient plus incités à regarder leurs courriels durant leur temps libre.

• Mise en place d’un plan de remplacement pour assurer la continuité de l’activité quand un salarié s’absente (par exemple, un back-up) et respect de sa charge de travail à son retour

• Respect du repos hebdomadaire sans mail

Article 4.2 : Utilisation des outils informatiques

Il est recommandé aux salariés de paramétrer leur téléphone mobile ou ordinateur portable sur mode « ne pas déranger » le soir / le weekend
end.

Il est également recommandé aux salariés de ne pas disposer de sa messagerie professionnelle sur son téléphone portable personnel, afin de dissocier les deux sphères vie privée/vie professionnelle.

Article 4.3 : Utilisation de la messagerie

Article 4.3.1 : Utilisation de fonctions spécifiques d’envoi de la messagerie

Les e-mails doivent en priorité être envoyés pendant les heures de travail.

Pour les salariés qui décident de se connecter en dehors des heures habituelles de travail, il est fortement recommandé :

• Soit de préparer leurs messages en mode brouillon ou hors connexion

• Soit d’utiliser la fonction d’envoi différé

Si le salarié est amené à envoyer un message en dehors des heures habituelles de travail, il veillera à clairement indiquer que ce message n’appelle pas de réponse immédiate, sauf en cas de situation d’urgence, et précisera le délai de réponse attendue.

Article 4.3.2 : Intégration de message d’information dans la signature des e-mails

Pour permettre l’exercice effectif du droit à la déconnexion par les salariés, il sera recommandé auprès de chaque salarié d’intégrer la mention suivante dans la signature de leurs e-mails : « Si vous recevez ce message en dehors des horaires de travail ou pendant vos congés, vous n’êtes pas tenu d’y répondre sauf en cas d’urgence exceptionnelle ».

Article 4.3.3 : Message d’absence

Lorsqu’un salarié est amené à être absent pendant plus d’une demi-journée, il mettra en place un message automatique d’absence à l’attention des interlocuteurs internes et externes à l’entreprise, les alertant sur l’absence et sa durée ainsi que le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si nécessaire.

Cet interlocuteur sera défini au sein de chaque équipe en tenant compte de son domaine d’activité, de la nature et durée prévisible de l’absence.

Webhelp a rendu inaccessible les boites emails des conseillers clients de l’extérieur afin d’éviter les comportements qui tendraient à utiliser les outils professionnels en dehors du temps de travail, avec pour objectif de garantir l’équilibre professionnel/personnel du collaborateur. La population ciblée par cette mesure correspond à 82% de l’effectif. Leur rôle et mission permettent la mise en œuvre de cette mesure. De ce fait, nous renforçons la sécurisation des données confidentielles de l’entreprise par l’extérieur.

Article 4.4 : Mesure / étude

Nos différents outils d’enquête salariés et d’enquêtes flash permettent régulièrement de mesurer les impacts et la perception de nos collaborateurs.

C’est également un point spécifique abordé lors de l’entretien de développement professionnel entre le manager et son collaborateur sur la charge de travail.

Article 4.5 : Réglementation

• Reconnaissance d’un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise, pendant les congés et les périodes de repos quotidien.

• Reconnaissance formelle que les salariés n’ont pas l’obligation de répondre aux emails et à toutes autres sollicitations (téléphone, tchat …) adressés le soir, le week-end, pendant leurs congés ou arrêt de travail.

• Sauf cas exceptionnel, si un salarié reçoit un message en dehors de ses heures de travail, il est considéré l’avoir reçu le lendemain matin ou bien le lundi à 8 h s’il est envoyé un week-end. Un salarié n’a pas à y répondre avant (définir les cas exceptionnels), exception faite des collaborateurs sous astreinte.

Article 4.6 : Communication / information

• Diffusion à l’ensemble des managers et des collaborateurs d’un document de sensibilisation via un e learning interne.

Article 5 : Mise en œuvre de l’accord

Article 5.1 : Suivi de l’application du droit à la déconnexion

• Un bilan sera acté à chaque périodicité de l’accord relatif à la qualité de vie au travail.

• Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.

Article 5.2 : Durée de l’accord

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, s’applique à compter de la date de signature.

Article 5.3 : Révision de l’accord

Une demande de révision de tout ou partie de l’accord peut être demandée à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties signataires aux conditions prévues aux articles L.2261-7 à L.2261-8 du code du travail.

Les parties signataires qui formulent une demande de révision devront notifier cette demande à toutes les autres parties signataires par lettre recommandée avec avis de réception accompagnée d’un projet d’avenant de révision.

Les parties se réuniront dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient à la date convenue.

En cas d'évolutions législatives ou conventionnelles ayant des incidences sur l'application du présent accord, les parties conviennent de se réunir dans les plus brefs délais en vue de procéder à son adaptation.

Article 5.4 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment, avec un préavis de 3 mois, sauf disposition contraire expressément prévue dans l'accord par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, adressée par son auteur à tous les autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt. La date de notification à prendre en compte est le cachet de la poste de l’envoi.

Elle devra être inscrite à l’ordre du jour du CHSCT et du comité d’entreprise dans un délai maximum de 3 mois.

Article 5.5 : Dépôt et publicité

Un exemplaire est remis à chaque signataire.

Le présent accord sera déposé de manière numérisée via le site Téléaccords.

Le présent accord sera déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de de Châlon sur Saône en un exemplaire.

Le présent accord sera déposé auprès de la Direction régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Mâcon en deux exemplaires signés, le premier en version papier, le second en version électronique.

Il sera publié sur l’intranet de l’entreprise.

Article 5.6 : Sanction en cas de non-respect de l’accord

En cas de non-respect des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise se réserve le droit d'appliquer toutes les sanctions appropriées et proportionnées à la nature des infractions constatées.

Fait à Montceau les Mines,

Le 12 mars 2019 en 6 exemplaires.

Pour la société WEBHELP MONTCEAU, XXX, Directrice de Site
Pour le syndicat CFDT, XXX, Déléguée syndicale
Pour le syndicat CGT, XXX, Déléguée syndicale Donnant pouvoir de signature à XXX
Pour le syndicat FO, XXX, Déléguée syndicale