Entre les Soussignés :

La Société Novia SWK, dont le siège social est sis 6/8 rue Gustave Eiffel – 91420 Morangis, représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines

D’une part,

ET,

La CFE-CGC, représentée par XXX, délégué syndical dûment mandaté ; D’autre part,

Les soussignés sont ci-après désignés ensemble « les Parties ». Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

Le présent accord a pour objet la mise en œuvre du vote électronique au sein de la Société Novia SWK, notamment pour :

• les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) ;

• les référendums ;

• les votes des membres du CSE et/ou de la CSSCT.

Le vote électronique permet notamment :

• d’offrir une solution de vote simplifiée à des salariés travaillant principalement à distance ou loin du siège social ,

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes ;

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de palier les aléas postaux,

• d’augmenter le taux de participation favorisant ainsi le dialogue social.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes pour la mise en œuvre du vote électronique au sein de la Société.

1. – PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet (serveur informatique sécurisé).

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Société sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à R. 2314-22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019- 053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

2. – MODALITES DE VOTE POUR LES ELECTIONS DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE – PROTOCOLE PREELECTORAL

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

3. – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les salariés pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Au préalable, chaque salarié remplissant les conditions pour voter recevra des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection ou de l’opération de vote concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection ou opération de vote.

4. – SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité du salarié ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Chaque vote émis sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pendant une période délimitée. De plus, dans le cadre des élections professionnelles, les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des salariés, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

5. – INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens appropriés seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux salariés suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

6. – GESTION DES DONNES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

7. – DUREE DE L’ACCORD - DEPOT

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L2222-5 du Code du travail.

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L2231-5 du Code du travail.

Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L2231-6 et D2231-2 du même Code, le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la DRIEETS et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.

Fait à Morangis, le 27 janvier 2022.

Pour la Direction :

XXX

Directrice des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales :

Délégué syndical XXX

ANNEXE : cahier des charges

ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats.

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par NOVIA SWK, mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux salariés de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

Pour les élections du CSE : période des élections

La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.

Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des salariés, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• le dispositif doit garantir que l’identité du salarié ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Par ailleurs, le prestataire fournira à NOVIA SWK les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de NOVIA SWK les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par NOVIA SWK. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :

• une étape d’authentification du salarié : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• une étape de présentation des options de vote ;

• le choix par le vote d’une (ou plusieurs, le cas échéant) option, ou bien le choix de voter « blanc » et dans le cadre d’une élection professionnelle la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste;

• la présentation du bulletin de vote définitif;

• la confirmation par le salarié du choix effectué ;

• la confirmation au salarié par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour le salarié d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par le salarié et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Enchaînement des opérations de vote / des élections

Si le salarié a la possibilité de participer à plusieurs opérations de vote ou plusieurs élections, le système lui proposera de participer aux opérations de vote ou aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

Accusé d’enregistrement du vote

Le salarié dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les opérations de vote ou les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés et l’unicité du vote pour chaque opération de vote ou élection à laquelle participe cet électeur ;

• l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les salariés et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, notamment dans le cadre d’une élection professionnelle, le système proposé doit pouvoir être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de NOVIA SWK. Ces membres comportent au minimum un Président et deux assesseurs.

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;

• le contrôle de la liste des émargements ;

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;

• la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;

• l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;

• la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;

• la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.

Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Résultats

A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :

• les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;

• les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;

• l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.

Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• les noms et prénoms des électeurs,

• le collège de l’électeur.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le vote, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les salariés.

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

Listes électorales et fichier des électeurs

Dans le cadre d’un vote électronique pour des élections professionnelles, les listes électorales sont constituées par NOVIA SWK. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.

Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par NOVIA SWK et seront ensuite fournies au prestataire.

Le fichier électeur devra également être constitué pour les autres opérations de votes, telles que le référendum ou le vote à bulletin secret des membres du CSE.

Le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque salarié :

• la civilité,

• les nom et prénom ,

• la date de naissance,

• le site de rattachement de vote ,

• le collège d’appartenance de l’électeur dans le cadre d’élections professionnelles,

• les droits de vote,

• les coordonnées (adresse du domicile),

• des informations d’authentification (éventuellement).

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque salarié autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote,

• éditer les listes d’émargement.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des salariés supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux salariés inscrits sur les listes avant l’ouverture des opérations de vote puissent disposer de codes d’accès au vote électronique.

Moyens d’authentification

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque salarié.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux salariés permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes.

Chaque salarié recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• un mot de passe qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le salarié devra répondre à une question défi-réponse non triviale.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux salariés des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux salariés et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Recette du système de vote électronique

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture du vote dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les options de vote (les listes en cas d’élections professionnelles) et les modifications éventuelles.

Scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios et la bonne intégration des options de vote, listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel.

Une fois le scrutin à blanc validé, l’ouverture et la fermeture des élections peut être programmée.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux salariés,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

Disponibilité du système de vote électronique

Durant la période d’ouverture du vote électronique prévue en amont, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de NOVIA SWK (stockage et accès).

Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.