Accord d'entreprise "PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL DE LA SOCIETE NOVIA" chez NOVIA SWK (Siège)

Entre les Soussignés :

La Société Novia SWK, dont le siège social est sis 6/8 rue Gustave Eiffel – 91420 Morangis, représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines

D’une part,

ET,

La CFE-CGC, représentée par XXX, délégué syndical, dûment mandaté

D’autre part,

Les soussignés sont ci-après désignés ensemble « les Parties ».

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les organisations syndicales mentionnées aux alinéas 1 et 2 de l’article L. 2314-5 du Code du travail ont été invitées à la négociation du protocole d’accord préélectoral de la Société Novia SWK. Le représentant de l’Organisation syndicale CFE-CGC a répondu favorablement à cette invitation. Ce dernier et la Direction se sont réunis le 9 février 2022 afin de convenir des modalités d’élection du Comité Social et Economique de l’entreprise.

Les Parties rappellent que les élections se dérouleront via le vote électronique, tel que prévu par les dispositions de l’accord relatif au vote électronique du 27 janvier 2022.

Par ailleurs, les membres de la délégation au Comité Social et Economique de l’entreprise seront élus pour un mandat de quatre ans, conformément aux dispositions légales.

1 – EFFECTIFS DE L’ENTREPRISE

Les Parties constatent que l'effectif de l’entreprise, calculé conformément à l’article L.1111-2 du Code du travail est de 23,42 salariés (équivalent temps plein).

Conformément à la loi, les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique à élire sont au nombre de 1 titulaire et 1 suppléant.

2 – REPARTITION DU PERSONNEL ENTRE LES COLLEGES

Conformément aux dispositions légales, dans les sociétés ne dépassant pas 25 salariés, et n’élisant qu’un titulaire et un suppléant, ces derniers sont élus par un collège unique, regroupant l’ensemble des catégories professionnelles.

Est exclu de ce collège M. XXX.

3 - REPARTITION DES SIEGES

Conformément aux dispositions légales, le collège unique sera composé d’un siège titulaire et d’un siège suppléant.

4 – ETABLISSEMENT ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

La Direction établira les listes des électeurs et des éligibles. Elles indiqueront les nom, prénom, genre, date de naissance et date d’ancienneté des collaborateurs. Ces listes seront communiquées par courrier électronique au plus tard le 7 mars 2022.

Les conditions pour être électeur sont les suivantes :

• être salarié de la Société à la date des scrutins ;

• avoir 16 ans révolus à la date du 1er tour ;

• avoir 3 mois d’ancienneté à la date du 1er tour ;

• être en possession de ses droits civiques ;

• ne pas être cadre dirigeant ou représentant de l’entreprise.

Les conditions pour être éligible sont les suivantes :

• être salarié de la Société à la date des scrutins ;

• avoir 18 ans révolus à la date du 1er tour ;

• avoir 1 an d’ancienneté à la date du 1er tour ;

• être en possession de ses droits civiques ;

• ne pas être cadre dirigeant ou représentant de l’entreprise.

5 – LISTES DE CANDIDATS

1. Date de dépôt des listes

Le premier tour est réservé aux listes établies par les organisations syndicales, contrairement au deuxième tour dont les candidatures sont libres.

Au 1^er tour, les organisations syndicales sont donc invitées à déposer au service Ressources Humaines dans les conditions mentionnées ci-dessous, leur liste de candidats au plus tard le 23 mars 2022 à 12h :

• les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;

• les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ;

• les organisations syndicales ayant constitué dans l’entreprise une section syndicale ;

• les syndicats affiliés à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national ou interprofessionnel.

Si un second tour est nécessaire, les listes de candidats seront déposées au service Ressources Humaines au plus tard le 6 avril à 12h.

Chaque liste aura la possibilité d’afficher la photo de chaque candidat sur le portail utilisé pour le vote électronique.

La communication des listes de candidats s’effectuera uniquement par e-mail avec accusé de réception à l’adresse suivante : XXX (copie : XXX).

Toute autre forme de communication de liste ne sera pas acceptée.

2. Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Les listes ne comportant qu’un seul candidat titulaire et un seul candidat suppléant, elles peuvent être composées indifféremment d’un homme ou d’une femme.

3. Formalités et communication des listes

Des listes distinctes doivent être établies pour les titulaires et pour les suppléants.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes seront admises.

Les doubles candidatures seront admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire l'emportera sur celle du suppléant.

Les listes seront déposées auprès de XXX, dans les modalités définies à l’article 5- a-.

La Direction diffusera les listes déposées par mail aux salariés le plus tôt possible, à savoir le 25 mars 2022 pour le premier tour et le 8 avril 2022 pour le second tour.

Quant à l’affichage des listes de candidats sur le système de vote, après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels, les électeurs se verront présenter les listes de candidats dans un ordre aléatoire.

6 - DATE DES ELECTIONS

La date des élections pour le premier tour est fixée au 30 mars 2022 à 9h jusqu’au 31 mars 2022 à 16 h.

Il sera possible de procéder au vote depuis un ordinateur, ou un autre outil ayant accès à Internet, 24 heures sur 24 durant la durée du scrutin.

Dans le cas où le quorum ne serait pas atteint au premier tour, en cas d'absence de présentation de liste de candidatures au premier tour, ou dans le cas où tous les sièges n'auraient pas pu être pourvus dès le premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour.

Le second tour sera fixé au 13 avril 2022 à 9h jusqu’au 14 avril 2022 à 16h. Il sera ouvert aux candidatures libres (syndicales ou non). A défaut de dépôt d’une nouvelle liste, les candidatures syndicales du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second.

7- VOTE ELECTRONIQUE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail et de l’accord d’entreprise relatif au vote électronique en date du 27 janvier 2022, le scrutin pour les élections du Comité Social et Economique aura lieu par vote électronique.

Le prestataire retenu pour l’organisation de ces élections est Kercia Solutions - Alphavote, dont les locaux sont situés 38 rue Jean Mermoz – 75008 Paris.

Aucun vote au scrutin secret sous enveloppe ne sera réalisé.

1. Modalités de vote

   1. Outil de vote

Les électeurs pourront voter par le biais d’un outil doté d’un accès Internet (ordinateur, tablette, téléphone portable, etc.). Le système sera ouvert 24 heures sur 24 durant la période de vote énoncée à l’article 6.

La Direction veillera à ce que les managers permettent à leurs équipes de procéder au vote dans les meilleures conditions.

2. Modalités d’accès

Afin de garantir la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, la CNIL recommande les solutions suivantes :

• l’envoi de l’identifiant et du mot de passe via deux canaux distincts ;

• et la mise en place d’une question défi non triviale.

Ainsi, il est convenu que les électeurs recevront au plus tard deux jours avant le premier tour un courrier électronique ou un SMS sur leur téléphone portable contenant l’identifiant personnel et confidentiel de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Le mot de passe sera envoyé par :

• SMS sur le téléphone portable lorsque l’identifiant aura été envoyé par courrier électronique ;

• courrier électronique lorsque l’identifiant aura été envoyé par sms.

Pour recevoir son mot de passe, l’électeur devra s’enregistrer sur le site de vote en renseignant les informations suivantes :

• l’identifiant reçu ;

• la question défi (département et date de naissance) ;

• son numéro de téléphone mobile ou son adresse mail, si ceux-ci ne sont pas renseignés dans la base de données.

  3. Modalités de vote

Les listes des candidats seront affichées sur le site de vote électronique de manière aléatoire, et leur ordre pourra donc varier d’une connexion à l’autre.

Le vote blanc sera possible grâce à la présence d’un bulletin électronique spécifique.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. En revanche, une fois leur vote définitivement validé, il ne sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à tout moment la possibilité d’imprimer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur le site de vote électronique, ou de l’envoyer par courriel sur la boîte mail de leur choix.

4. Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égarés leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24h/24 et 7jours/7.

2. Cellule d’assistance technique

   1. Composition de la cellule d’assistance technique

La cellule d’assistance technique est composée :

• d’un représentant de la Direction ;

• et d’un représentant du prestataire.

  2. Contrôle préalable au scrutin

La cellule d’assistance technique procèdera à un test du système avant l’ouverture du scrutin. Elle vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

La cellule procèdera, la veille de l’ouverture du vote, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé.

Ainsi, il sera procédé au scrutin à blanc et au contrôle du scellement le 29 mars 2022 pour le premier tour et le 12 avril 2022 en cas de second tour.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel.

Par ailleurs, durant cette phase les membres du bureau de vote électronique vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

3. Contrôle au moment de la clôture du scrutin

La cellule d’assistance technique, procèdera à un contrôle du scellement du système à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.

3. Formation au système de vote

   1. Destinataires de la formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les membres du bureau de vote avant l'ouverture du site internet.

Cette intervention consiste à :

• valider les données de paramétrage ;

• générer les clés de dépouillement destinées aux membres du bureau de vote ;

• procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ;

• sceller le système, réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

2. Organisation de la formation

La formation sera réalisée par visioconférence par le prestataire lors du scrutin à blanc.

8 - VOTE PAR CORRESPONDANCE

Aucun vote par correspondance ne sera réalisé.

9- BUREAU DE VOTE

Le scrutin aura lieu sous la responsabilité d’un bureau de vote composé d’un Président (électeur non-candidat le plus âgé) et de deux assesseurs (électeurs non-candidats le plus âgé après le Président et le plus jeune), présents au moment de l'ouverture du scrutin et acceptant cette fonction.

Les membres du bureau de vote devront nécessairement être rattachés à l’établissement de Morangis afin de pouvoir se rendre disponible pendant le temps de travail pour la programmation de l’ouverture de l’urne électronique la veille du scrutin et pour la clôture du scrutin et la proclamation des résultats.

En cas d’empêchement, le salarié suivant le plus jeune ou le plus âgé sera désigné.

10- OUVERTURE DU SCRUTIN

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

11- CLOTURE DE SCRUTIN

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les liste d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois, qui doivent être éditées.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

12- DEROULEMENT DU VOTE - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAL

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

1. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

2. Proclamation des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

3. Communication des résultats

Les résultats définitifs des élections sont communiqués par mail.

4. Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, Novia SWK transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la Direction envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

13- DUREE ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du Comité Social et Economique de l’année 2022. Il vaudra pour l'élection dont le premier tour est fixé au 30 mars 2022 et l’éventuel second tour au 13 avril 2022.

Si tous les sièges sont pourvus au premier tour, le mandat des nouveaux élus ne débutera cependant qu’à compter de l’expiration des mandats en cours actuellement.

Ce protocole préélectoral sera porté à la connaissance des salariés intéressés par tous moyens électroniques.

Damparis,

Le 9 février 2022,

Pour la Direction : Pour les Organisations Syndicales :

XXX XXX

Directrice des Ressources Humaines Délégué syndical CFE-CGC

ANNEXE 1 : CALENDRIER PREVISIONNEL DES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 2022

7 mars 2022	Affichage des listes électorales (avec indication : salarié électeur / salarié éligible)
23 mars 2022 - 12 h	Date limite de dépôt des listes – 1er tour
25 mars 2022	Affichage des listes de candidat – 1er tour
29 mars 2022	Scrutin à blanc et contrôle du scellement – 1er tour
Du 30 mars 2022 à 9h au 31 mars 2022 à 16h	1er tour
1er avril 2022	Affichage des résultats Si un second tour est nécessaire : appel à candidatures
6 avril 2022	Date limite de dépôt des listes – 2nd tour
8 avril 2022	Affichage des listes de candidat – 2nd tour
12 avril 2022	Scrutin à blanc et contrôle du scellement – 2nd tour
Du 13 avril 2022 à 9h au 14 avril 2022 à 16h	2nd tour
15 avril	Affichage des résultats