Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil et au CSE" chez CPAM DES FLANDRES DUNKERQUE ARMENTIERES (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD

RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

pour les ELECTIONS DES representants du personnel au Conseil et au CSE

Entre les soussignés,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Flandres dont le siège se situe 2 rue de la Batellerie, CS 94523 - 59386 DUNKERQUE et représentée par M XXXX en qualité de Directrice ayant mandat pour négocier

d’une part

Les organisations syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :

• CFDT représentée par M XXXX

• CGT représentée par M XXXX

• FO représentée par M XXXX

• SNFOCOS représenté par M XXXX

d’autre part

Il est convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil et au CSE, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicale et conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Ce procédé permettra notamment de :

• Faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer le jour du scrutin), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance)

• Eviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote

• Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité

• Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés

• Garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance

• Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations

Il est rappelé que les modalités d’organisation et les garanties offertes par le prestataire retenu seront reprises au protocole d’accord préélectoral de chaque élection. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au long du processus électoral réalisées dans le respect des dispositions légales.

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Dans ce cadre, un cahier des charges est établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés au service Ressources Humaines – Dialogue Social et sera également mis à disposition sur l’intranet.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La solution technique choisie pour les élections des représentants du personnel au Conseil et CSE de la CPAM des Flandres est celle de la société KERCIA Solutions dont le siège social est situé au 30 chemin du Vieux Chêne – 38240 MEYLAN, ci-après dénommé le « Prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

Article 2 – Cadre géographique des élections

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la CPAM des Flandres (Siège et site d’Armentières) pour les élections des représentants du personnel au Conseil et pour le CSE.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

3.1 – Dates et lieu des élections

Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet, sur leur lieu de travail ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, dans les locaux du siège ou du site d’Armentières, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sécurisé sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

3.2 Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

3.3 – Matériel de vote – codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile par courrier simple un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à la CPAM des Flandres.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés, un par courrier simple, à l’adresse postale du domicile et l’autre par mail.

Pour les élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié. Il s’agira en l’occurrence du numéro agent attribué spécifiquement à chaque salarié.

3.4 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception des codes, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement :

• ses noms et prénoms

• son code postal de résidence,

• son matricule/ numéro agent.

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, soit par SMS, conformément à la demande de l’électeur (après son authentification).

3.5 – Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran dans l’ordre défini aux protocoles d’accord pré-électoraux des élections concernés.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

3.6 – Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 4 – Consultation de la participation

Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.

Il les consulte sur demande de la Direction de la CPAM des Flandres, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

Article 5 – Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 6 – Assistances aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 7 – Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel

Durant chaque scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition dans chaque site pour les électeurs non équipés.

Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral des élections concernés.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Article 8 – Assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Article 9 – Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre,

• ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

• ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

• ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

• ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• les listes électorales,

• les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• la composition du bureau de vote,

• l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• le journal des événements,

• le code de scellement du Système de vote.

Article 10 – Dépouillement

10.1 – Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

10.2 – Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Article 11 – Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 12 – Date effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

Article 13 – Suivi de l’application du présent accord

Les parties conviennent de se revoir avant chaque échéance électorale afin d’élaborer un suivi et une mise à jour de l’accord.

Article 14 – Rendez-vous du suivi de l’application du présent accord

Pour respecter les dispositions prévues à l’article 13, les parties conviennent d’organiser un rendez-vous dans le trimestre qui précède chaque élection.

Article 15 – Révision

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.

Article 16 – Publicité

16.1 – Procédure d’agrément et formalités de dépôt

Le présent accord est envoyé sous format dématérialisé, tel que demandé par la CNAM :

• à la Direction de la Sécurité Sociale

• à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets) via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail

• à la CNAM

Puis ensuite, le présent accord est déposé à la diligence de l’organisme au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Dunkerque dans les conditions de forme et de délai prévues par les textes en vigueur.

Un exemplaire de l’accord est remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’organisme.

16.2 – Information des instances représentatives du personnel

Les parties signataires conviennent que le présent accord fera l’objet d’une information auprès du Comité Social et Economique après sa signature.

Le présent protocole fera également l’objet d’une publication sur l’intranet de la CPAM des Flandres.

Fait à Dunkerque, le 13 janvier 2022

La Directrice	Pour le SNFOCOS
Pour la CFDT	Pour la CGT
Pour la FO	Pour la CGT