Accord d'entreprise "Un Accord relatif au vote électronique" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE MEURTHE ET MOSELLE (Siège)

DDRHRSO

VT/IM

Accord d’entreprise relatif au recours au vote électronique

pour les élections professionnelles à la CPAM de Meurthe et Moselle

Entre les soussigné(e)s :

Caisse Primaire d'Assurance Maladie

9 boulevard Joffre

54047 Nancy cedex

représentée par ……………….., d’une part,

et les Organisations syndicales, d’autre part,

il a été conclu le présent accord :

PREAMBULE 

L’ordonnance N° 2017-1286 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales a fusionné l’ensemble des Instances jusqu’alors existantes (les Délégués du Personnel, le Comité d’Entreprise et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) en une seule et unique instance, le Comité Social et Economique (CSE).

La CPAM de Meurthe et Moselle avait eu recours au vote électronique lors des élections professionnelles organisées en 2017. Le bilan de cette expérience de ce système de vote s’étant avéré positif, tant en termes de facilitation de la participation des salariés et de sécurisation des résultats, les parties signataires conviennent d’y avoir à nouveau recours, selon les mêmes modalités, à l’occasion de l’élection des membres du Comité Social et Économique (CSE).

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Le protocole d’accord préélectoral, conformément aux articles L 2314-5 et suivants du Code du travail, fixera quant à lui le détail des modalités d’organisation des élections au CSE (et notamment le calendrier, la constitution du bureau de vote, la répartition des sièges).

La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges conforme aux prescriptions règlementaires minimales des articles R.2314 -8 à R.2314-25 du Code du travail seront confiées à un fournisseur prestataire spécialisé dans le développement du vote par Internet.

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système qui sera retenu devra répondre aux exigences en vigueur au moment du choix de l’opérateur, notamment au regard de la CNIL, PSSI et RGPD.

Conformément à l’article R.2314-5 du Code du travail, le cahier des charges annexé au présent accord détaille l’ensemble des garanties apportées en matière de confidentialité et de sécurité du système de vote.

Article 1 - MODALITES DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 1.1 - Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections professionnelles au sein de la CPAM.

Article 1.2 - Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise est reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le prestataire retenu sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 1.3 - Listes électorales

A des fins de préparation des élections, la DDRHRSO établira un fichier des électeurs établi à partir des listes électorales  (dont les données constitutives seront définies par le protocole préélectoral).

Ce fichier enregistrera les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date de naissance, date d’entrée, collège d’appartenance, adresse postale, et email professionnel.

La DDRHRSO transmettra ce fichier au prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :

- de s’identifier et de prendre part au vote,

- de compléter la liste d’émargement.

La base de données des électeurs est enregistrée sur une machine virtuelle « liste », distincte de la base de données « Urne » hébergée par la machine virtuelle « urne »; ces données sont sauvegardées (Dataguard) pendant toute la durée du processus de vote sur les serveurs du prestataire.

Article 1.4 - Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la DDRHRSO, qui les communiquera, en l’état, au prestataire pour mise en ligne.

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 1.5 - Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément aux dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et jusqu’à la clôture du scrutin.

Article 2 – INFORMATION ET ASSISTANCE DES ELECTEURS

Article 2.1 - Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de ce mode de vote.

En amont du scrutin :

• information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

• messages ciblés sur l’Intranet et des supports dématérialisés de communication

Pendant le scrutin :

les électeurs rencontrant des difficultés à l’occasion du vote (dysfonctionnement du site de vote, ou autre question technique) pourront faire appel à un correspondant au sein de la DDRHRSO afin d’obtenir toute information technique nécessaire à la réalisation de leur vote électronique.

Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Article 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 3.1 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, par courrier simple à son domicile, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée des codes de vote (un identifiant/code d’accès de vote et un code confidentiel/mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire).

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge qui sera par exemple la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

Chaque vote devra être validé par la saisie du code confidentiel.

Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

Un dispositif de secours devra être prévu par le prestataire retenu.

Article 3.2 - Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux représentants de la Direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La saisie de l’identifiant, du mot de passe et de la date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Article 3.3 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, et notamment R2314-10 et R2324-6, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, hébergée par le prestataire, sans lien aucun avec le fichier d’émargement des votants.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Pour ce faire, les scrutateurs désignés et des représentants DDRHRSO habilités auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Article 4 – publicite, ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD DE L’ACCORD

Le présent accord est applicable à compter de son agrément, après avoir été :

- Signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés (hors blanc et nuls) en faveur d’organisations syndicales représentatives au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité d'Entreprise,

- Agrée par le ministère des Affaires Sociales, du travail et de la Solidarité en application des articles L123-1 et D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale,

- Adressé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) par voie dématérialisée, via la plateforme en ligne prévue à cet effet, en 2 exemplaires dont une version PDF signée et une version .docx,

- Déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes (1 exemplaire original).

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra être dénoncé dans les conditions fixées par l’article L.2261-9 du code du travail.

Il pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7 et L.2261-8 du code du travail.

Les signataires conviennent de se revoir en cas de difficulté d'application de la présente convention.

Fait à Nancy, le 08.07.19

La Directrice, Les organisations syndicales représentatives,

. P/ le syndicat C.F.D.T.

P/ le syndicat C.F.T.C.

P/ le syndicat C.G.T.

PJ - Annexe technique