Protocole organisant la consultation des salariés de la CPAM du Finistère sur l’accord relatif au télétravail au sein de la CPAM du Finistère

Entre :

La Caisse primaire d’Assurance maladie du Finistère représentée par son Directeur

Et :

Les organisations syndicales représentatives existantes au sein de la CPAM :

• M., délégué syndical représentant le syndicat CGT

• M, déléguée syndicale représentant le syndicat CFDT

• M, déléguée syndical représentant le syndicat FO

IL A ÉTÉ ARRÊTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE 5

 Article 1 Date du vote 5

 Article 2 Electeurs 5

 Article 3 Information des salariés 6

 Article 4 Texte de la question soumise au vite 6

 Article 5 Bureau de vote 7

 Article 6 Information des membres du bureau de vote 7

 Article 7 Dépouillement 7

 Article 8 Proclamation des résultats 7

 Article 9 Communication des résultats 7

 Article 10 Durée du protocole de consultation des salariés et formalités de dépôt 7

Annexe 1 : Calendrier des opérations de vote 9

Annexe 2 : Modalités de fonctionnement du vote électronique 10

PREAMBULE

Pour tenir compte des évolutions de la société, des nouvelles technologies de l’information et de la communication et des demandes des salariés, la Cpam du Finistère souhaite étendre le télétravail pendulaire dans l’organisme.

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié à domicile ou sur un site de proximité de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Des réunions de négociations ont eu lieu le 1^er juillet 2021 et le 26 août 2021, complétées par une séance de travail bilatérale entre la direction et chaque organisation syndicale en août 2021.

Un accord a été signé en date du 10 septembre 2021 par une organisation syndicale (CGT) et les deux autres organisations syndicales représentatives ont signifié leur désaccord (FO et CFDT).

Cet accord intègre les dispositions de l’ANI du 26 novembre 2020 sur le télétravail et les évolutions légales en matière de télétravail issues de l’ordonnance n°2017-1385 du 22 septembre 2017.

Il intègre également les mesures précisées dans le protocole d’accord relatif au travail à distance de l’UCANSS du 28 novembre 2017, du cadrage national de la CNAM et des enseignements tirés de la période de travail exceptionnel dans le contexte sanitaire liée à la Covid-19.

Compte-tenu du caractère minoritaire de cet accord, et conformément aux articles L2232-12 et D2232-6 du Code du travail, l’organisation syndicale signataire a sollicité en date du 30 septembre 2021, la validation de cet accord par consultation des salariés.

Le délai de huit jours suivant cette demande n’a pas permis de recueillir de nouvelles signatures permettant de conférer un caractère majoritaire à l’accord qui doit donc désormais faire l’objet d’une validation et être approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, dans le cadre d’une consultation organisée conformément aux dispositions des articles L2232-12 et D2232-2 à D. 2232-6 du Code du travail.

Le présent protocole a pour objet essentiel de fixer les modalités d’information des salariés, d’organisation et de déroulement des opérations de vote.

Article 1 Date du vote

Les dates du vote sont fixées ci-dessous :

Du 09/11/2021 à 10h au 16/11/2021 à 14h.

Article 2 Electeurs

Sont électeurs selon les articles L 2314-15 du Code du travail, les salariés travaillant depuis au moins trois mois au sein de la Cpam du Finistère au jour du scrutin, y compris les CDD, âgés à cette même date de seize ans accomplis, et n'ayant encouru aucune des condamnations prévues aux articles L. 5 et L. 6 du code électoral.

La liste des électeurs établie comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : civilité, nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, âge au moment de la consultation, service. Elle sera publiée le 20 octobre à 12 h et consultable sur l’intranet

Les réclamations éventuelles concernant cette liste sont à adresser au service GARH à Brest, soit par l’intéressé, soit par les organisations syndicales représentatives, au plus tard le 27 octobre 2021 à 14h00.

Article 3 Information des salariés

3.1 Information des salariés sur le protocole d’accord relatif au télétravail

Une note informant le personnel de l’organisation de cette consultation (date, heure et modalités du scrutin) sera adressée individuellement, accompagnée d’une copie de l’accord relatif au télétravail faisant l’objet du vote et de la note d’application qui serait publiée en cas de mise en œuvre de cet accord, par courrier électronique à l’ensemble des électeurs de la CPAM du Finistère. Ces documents seront également diffusés sur l’intranet de l’entreprise.

Cette note comportera un lien vers les communications syndicales de l’Intranet où les Organisations Syndicales auront la possibilité de déposer un tract (une page) relatif au référendum.

Par ailleurs, un webinaire d’information sera fait aux managers le 20 octobre 2021. Les organisations syndicales seront conviées à titre d’information.

Chaque Organisation Syndicale pourra communiquer un tract afin qu’il soit consultable par les salarié(e)s sur le site de vote pour le 19 octobre.

Elles enverront leur communication par mail à M. avec copie à M.. .

La date de diffusion de cette note est fixée au 20 octobre 2021.

3.2 Information des salariés relative au vote électronique

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque électeur disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations de consultation.

Cette information sera diffusée par l’entreprise dans l’Intranet.

Article 4 Texte de la question soumise au vite

Le texte qui sera soumis au vote des salariés est le suivant :

« Approuvez-vous le contenu de l’accord signé le 10 septembre 2021 par l’organisation syndicale CGT, relatif au télétravail à la CPAM du Finistère.

Cet accord ne sera validé qu’à la condition d’être approuvé par les salariés, à la majorité des suffrages exprimés.

A défaut, cet accord sera réputé non écrit»

Les électeurs pourront répondre à cette question par « OUI » ou « NON ».

Article 5 Bureau de vote

Un bureau de vote est constitué sur le site de Brest. Il est composé d’un président, de deux assesseurs titulaires et d’un assesseur suppléant qui représentent les trois organisations syndicales de l’organisme.

La liste des assesseurs sera communiquée à la Direction le lundi 18 octobre 2021 avant 12h00 au plus tard par chaque organisation syndicale.

Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système, d’accéder aux listes d’émargement, d'autoriser le descellement, de signer le procès-verbal et de proclamer oralement le résultat du vote.

Article 6 Information des membres du bureau de vote

Les membres du bureau de vote et les éventuels observateurs des élections seront invités à participer à une information sur le système de vote.

Article 7 Dépouillement

A l’heure fixée, le président du bureau de vote annonce la clôture du scrutin et fait procéder au dépouillement des votes.

Article 8 Proclamation des résultats

Les résultats des élections pour la Cpam du Finistère seront proclamés par le président du bureau de vote.

Les résultats du dépouillement sont consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau de vote centralisé.

Si la consultation aboutit à l’approbation de l’accord, celui-ci sera considéré comme valable. Il conviendra d’annexer le procès-verbal de consultation à l'accord approuvé lors du dépôt de ce dernier (article D. 2232-2).

Si la consultation aboutit à un rejet de l’accord, celui-ci sera réputé non écrit.

Article 9 Communication des résultats

Les résultats seront publiés sur l’intranet de l’entreprise le 17 novembre 2021.

Article 10 Durée du protocole de consultation des salariés et formalités de dépôt

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée soit pour la durée de la consultation des salariés sur l’accord relatif au télétravail à la CPAM du Finistère. Il entre donc en vigueur au jour de sa signature et prend fin dès que les résultats de l’accord seront portés à la connaissance des salariés, sur l’intranet.

Un exemplaire du protocole d’accord sera remis à chaque organisation syndicale signataire.

Les formalités de dépôt du présent protocole seront réalisées sur la plateforme en ligne TéléAccords et seront effectuées par l’entreprise, conformément aux dispositions légales.

Fait à Brest, le 12 octobre 2021.

Pour la CGT,	Pour FO,
Pour la CFDT,
Pour la CPAM du Finistère, xxxx en sa qualité de Directeur

Annexe 1 : Calendrier des opérations de vote

Dates	Actions
19 octobre 2021	Noms et prénoms des assesseurs
19 octobre 2021	Remise du tract des organisations syndicales pour diffusion
20 octobre 2021	Webinaire d’information des cadres managers
20 octobre 2021	Diffusion sur intranet des documents définis à l’article 3.1
20 octobre 2021	Affichage de la liste des électeurs sur l’intranet
20 octobre 2021	Transmission éléments et documents à adresser au site de vote électronique
27 octobre 2021	14h : Affichage de la liste définitive des électeurs sur l'intranet (fin du délai de réclamation)
Début novembre 2021	Transmission des codes d'accès et ouverture du site
8 novembre 2021 (à confirmer)	Réunion de scellement
9 novembre 2021	Ouverture du scrutin 10 h
16 novembre 2021	Descellement du système de vote, fermeture du scrutin à 14h, saisie du code de dépouillement par le bureau de vote, dépouillement, établissement et signature des PV, proclamation
17 novembre 2021	Affichage des résultats sur l’intranet

Annexe 2 : Modalités de fonctionnement du vote électronique

1 - Vote électronique et recours à un prestataire extérieur

Il est convenu que cette consultation se déroulera exclusivement par voie électronique. Le système de vote par voie électronique sera mis en œuvre par le prestataire PARAGON

L’Organisme a validé comme prestataire extérieur, la société PARAGON (prestataire retenu dans le cadre d’un marché national UCANSS), ci-après dénommée « le Prestataire », dans le respect des principes généraux et des articles R. 2324-5 à R. 2324-17 du Code du travail.

1.1 – Cellule d’assistance technique

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique, une cellule d’assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d’assistance technique » sera mise en place dans le cadre de cette consultation.

La Cellule d’assistance technique sera composée :

• d’un représentant du prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d’un représentant de l’organisme, ci-après dénommé « le Gestionnaire de la consultation».

1.2 – Rôle du représentant du prestataire

Le représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le prestataire.

De plus, il sera le point de contact de l’organisme auprès du prestataire pour toute question relative au fonctionnement du système de vote et conseillera sur la bonne utilisation du système de vote.

3. – Rôle du gestionnaire des élections (interlocuteur dédié du prestataire)

Le gestionnaire de la consultation sera chargé de la bonne utilisation du système de vote par l’organisme pendant les opérations.

A ce titre :

• Il prendra en charge le contrôle et l’importation des paramètres et fichiers au sein du système de vote.

• Il coordonnera, en lien avec le prestataire, les séances de test et scellement du système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats en présence des membres du bureau de vote réunis dans une salle mise à disposition par l’entreprise.

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l’organisme, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations de la consultation (dépôt des documents sur la plateforme).

Lors de son inscription dans le système de vote, le gestionnaire se verra attribuer par le prestataire des identifiants et des mots de passe personnels lui donnant accès au système de vote, avec le profil d’utilisateur et les droits d’accès correspondant à ses rôles et périmètres d’intervention.

Le statut de gestionnaire au sein du système de vote a pour seul objet de permettre à ce dernier d’exercer son rôle dans le cadre de la consultation. Il ne donnera aucun droit d’accès à des informations confidentielles, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs et ne permettra pas l’accès aux listes d’émargement, pendant les opérations de consultation.

4. – Compatibilité du rôle de Gestionnaire des élections avec les statuts d’électeur, membre d’un bureau de vote, candidat

Le rôle de gestionnaire des élections est compatible avec le statut d’électeur.

2 - Moyens mis en œuvre par l’Entreprise

L’organisme mettra à disposition les moyens nécessaires à l’utilisation du système de vote et au bon déroulement des opérations de consultation : ordinateur des agents connecté à Internet avec accès au vote par l’Intranet.

3 - Bureau de vote

3.1 – Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote

L’identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du bureau de vote seront enregistrés au sein du système de vote.

Les listes des membres du bureau de vote seront publiées sur Intranet. Elles seront également publiées sur le système de vote et pourront être consultées par les électeurs.

3.2 – Informations accessibles aux membres du bureau de vote

Les membres du bureau de vote pourront consulter au sein du Système de vote :

• Les listes électorales

• La question soumise à consultation

• Les documents d’information transmis aux électeurs

• Les listes des membres du bureau de vote

• Les dates et horaires du scrutin

• Les compteurs des votes et les taux de participation

• Les listes d’émargement.

3.3 – Moyens alloués au bureau de vote

Sur invitation de la Direction, les membres du bureau de vote se réuniront dans une salle équipée d’un ordinateur lors des séances de test et scellement du système de vote, contrôle du scellement du système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats.

4 - Accès au système de vote

Pendant toute la durée des opérations, le système de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d’un identifiant personnel fourni par le prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué au gestionnaire de la consultation, aux électeurs, ainsi qu’aux éventuels observateurs. Il ne sera valable que pour cette consultation.

Les droits d’utilisation du système de vote pendant les opérations de la consultation dépendront du ou des rôles de chaque utilisateur, des étapes du processus de la consultation et des termes du présent protocole, notamment pour ce qui concerne l’accès au compteur des votes.

Les fonctions de vote ne seront accessibles qu’aux électeurs. Afin d’assurer la sécurité du vote, ceux-ci devront utiliser, outre leur identifiant personnel, un mot de passe individuel fourni par le prestataire pour exprimer leur vote.

5 - Gestion des identifiants et des mots de passe

5.1 – Génération des identifiants et des mots de passe

Les identifiants et les mots de passe sont strictement individuels et confidentiels.

Ils sont générés automatiquement par le système de vote, selon un algorithme aléatoire. Aucune séquence de données ne contiendra d’éléments permettant d’identifier l’identité du titulaire d’un identifiant ou d’un mot de passe, ni même d’un sous-ensemble de titulaires possibles.

Les mots de passe sont enregistrés par les électeurs au sein du système de vote, qui ne conservera que leur signature électronique. A aucun moment et quel que soit le mode de transmission les identifiants ne sont connus des personnels en charge du système de vote.

Le mot de passe sera connu par l’électeur s’il s’enregistre de façon autonome.

5.2 – Transmission des identifiants et des mots de passe

Les identifiants et les mots de passe sont édités et transmis par mail à l’adresse professionnelle de l’ensemble des salariés. En complément, les agents absents recevront les identifiants et mots de passe à leur domicile par courrier postal sous la responsabilité du prestataire selon un processus sécurisé.

En cas de perte du mot de passe, l’électeur a la possibilité de générer dynamiquement, via le système de vote dématérialisé sur le site de vote sécurisé, un nouveau mot de passe.

Pour ce faire, l’électeur se connectera au site sécurisé, cliquera sur le lien « mot de passe perdu » en page d’accueil et commencera la procédure prévue : à la demande du système, l’électeur s’identifie par son matricule et sa date de naissance puis choisit et enregistre dans le système un mot de passe temporaire.

Le système envoie alors un message sur l’adresse e-mail de l’électeur indiquant que le nouveau mot de passe est généré. Le mail contient en outre le lien direct à la page sécurisée du système de vote où l’électeur obtiendra le nouveau mot de passe en indiquant le mot de passe temporaire donné au début de la procédure.

6 - Gestion des clés de chiffrement

6.1 – Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, trois clés de déchiffrement seront émises au bureau de vote.

Les clés de déchiffrement seront générées de manière automatique lors de la séance publique de test et de scellement du système de vote organisée au niveau du bureau de vote avant l’ouverture des scrutins.

6.2 – Transmission des clés de déchiffrement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

Les détenteurs des trois clés sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement désignés.

L’initialisation des trois clés ainsi que la phase de tests, auront lieu quelques jours avant la consultation. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont systématiquement générés par le système afin de garantir une complexité adaptée à la consultation.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés au moins sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

7- Suivi des opérations électorales

7.1 – Accès aux listes d’émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux membres du bureau de vote concernés, à des fins de contrôle du déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

7.2 – Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

7.3 – Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations, les membres du bureau de vote et le gestionnaire de la consultation pourront consulter le taux de participation.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au système de vote, à l’aide de leurs identifiants personnels.

8 – Formalités de déclaration à la CNIL

Les éléments de la consultation seront enregistrés au registre des activités de traitement par la Cpam du Finistère.

9 – Accès aux données personnelles

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

10 – Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.