PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU TRAVAIL À DISTANCE

Entre d'une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Lille-Douai, représentée par

Directeur,

Et d'autre part,

Les 0rganisations syndicales soussignées, il a été convenu ce qui suit :

• FO/SNFOCOS, représentée par

• CGT, représentée par

• CFDT, représentée par

Préambule

Les technologies de l'information et de la communication offrent des possibilités d'organisation du travail permettant d'une part, aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d'autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile - lieu de travail.

La mise en place du télétravail s’inscrit dans le cadre de la politique de la responsabilité sociale de l’entreprise (RSE) que la CPAM de Lille-Douai met en œuvre et plus particulièrement dans le prolongement de son plan de déplacement.

Cet accord est conclu dans la lignée de l’accord national UCANSS du travail à distance du 28 novembre 2017 et, à titre expérimental, pour une durée d’un an.

Les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d'un lien entre le salarié et l'organisme propre à éviter tout phénomène d'isolement, et rappellent que les conditions d'exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s'inscrire dans le respect du droit à la déconnexion.

Article 1 - Champ d'application

Le télétravail s'entend d'une forme d'organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l'employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l'y contraigne, à domicile.

Il vise les salariés quelles que soient la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l'employeur.

L'organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d'activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n'entre pas dans le champ d'application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

2. Article 2 – Principes de l’organisation du télétravail

   1. 2.1 Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Lorsqu'un salarié exprime une demande de télétravail, la Direction pourra, après examen, accepter ou refuser cette demande.

Cette modalité d’exercice du contrat de travail est mise en œuvre pour une durée déterminée d’un an.

2.2 Aménagements du télétravail dans des situations particulières

Quand le télétravail est de nature à favoriser l'emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l'employeur, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans l'organisme.

En outre, en cas d'épisode de pollution, au sens de l'article L. 223-1 du code de l'environnement, les personnes déjà en télétravail pourront être autorisées, sur décision de la Direction, à modifier leur jours de télétravail.

3. 2.3 Préservation du lien avec l'organisme

   1. Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l'unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

L’agent pourra donc choisir entre deux options de télétravail : soit 2 jours par semaine, soit 3 jours par semaine, sachant qu’il devra impérativement être présent dans son unité de travail 2 jours par semaine, dont le jeudi.

Il peut y être dérogé dans les conditions visées à l'article 2.2.

Participation à la vie de l'organisme

Afin de garantir l'information et le lien avec l'organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Il sera demandé au télétravailleur de revenir sur site à ces occasions.

2.3 Période d'adaptation et réversibilité permanente

Afin de permettre au salarié et à l'organisme de s'assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d'adaptation.

Pendant cette période, d’une durée de 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d'un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d'adaptation est effective une seule fois, et ne s'applique pas si l'avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation afin d'effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l'occasion pour les deux parties d'apprécier l'opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

A l'issue de la période d'adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l'avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties, est de 30 jours pour l'employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l'avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

2.4 Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l'accord des deux parties et à la conclusion d'un nouvel avenant entre le salarié et l'organisme.

3. Article 3 : Conditions de mise en œuvre du télétravail

   6. 3.1 Conditions d’accès au télétravail

Lorsqu’une demande de télétravail est exprimée, celle-ci est examinée au regard de différents critères qui sont les suivants :

Pour le poste concerné :

• le poste de travail est dématérialisé en tout ou partie

• les activités du salarié ne nécessitent pas une présence physique continue au poste de travail

• la demande de télétravail est compatible avec l’organisation du service rendu et ne doit pas altérer le bon fonctionnement de l’équipe

Durant l’expérimentation, sont éligibles au télétravail, les agents qui occupent les postes de techniciens et techniciens experts dans les secteurs suivants : FIN, FEX, GDB, CONTRÔLE, INVALIDITE, CMU.

Pour le salarié concerné :

• le salarié a la capacité de travailler à distance en autonomie de façon régulière. Cette capacité étant appréciée notamment au regard de son ancienneté dans son métier

• le salarié a une bonne maitrise de son poste de travail 

• le salarié doit avoir 36 mois d’ancienneté dans le métier

• le salarié doit avoir terminé le parcours de formation pour le poste occupé

• le salarié possède une bonne organisation personnelle de travail

• le salarié possède une bonne connaissance de l’environnement informatique

Pour le domicile du salarié :

• le domicile du salarié, lieu d’exécution du télétravail, doit être compatible avec les normes d’hygiène et de sécurité recommandées par l’exercice du télétravail,

• s’il est locataire, le salarié doit pouvoir transmettre une attestation de son bailleur précisant qu’aucune disposition de contrat de bail ne s’oppose à l’exercice du télétravail au domicile du salarié, 

• le salarié doit pouvoir justifier d’un abonnement internet haut débit

Le critère de l’éloignement du domicile (en temps de trajet) pourra être retenu si un trop grand nombre de salariés se déclarait candidat au télétravail sur un même secteur.

Ce temps de trajet est apprécié sur une base objective via un site interne de simulation de kilométrage et de temps type Mappy ou Michelin.

3.2 Procédure d’accès au télétravail

La demande de télétravail doit être volontaire, écrite et motivée. Elle est formalisée au travers un formulaire en ligne dans lequel le salarié expose ses motivations pour ce dispositif.

La demande de télétravail est transmise pour avis au Manager (N+1 et/ou N+2), puis au Directeur de Branche ainsi qu’aux Ressources Humaines.

Un entretien entre le salarié, le manager et les ressources humaines pour permettre d’évaluer la capacité du salarié à travailler en autonomie et à distance, est réalisé.

Le service RH est garant du bon déroulement du processus.

Le manager, quant à lui, veille à ce que le nombre de salariés télétravailleurs soit compatible avec le bon fonctionnement de son service.

La décision de l'employeur fait l'objet d'une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit.

En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture des documents repris ci-après.

3.3 Documents à fournir pour accorder la demande de télétravail

Une demande de télétravail ayant reçu un avis favorable ne peut être effective qu’après la transmission des documents suivants par le salarié :

• une attestation de son assureur multirisques habitation, autorisant l’exercice du télétravail au domicile

• une attestation de son bailleur, pour les locataires, autorisant l’exercice du télétravail au domicile

• une attestation de diagnostic de conformité des installations électriques du lieu d’exercice du télétravail.

Cette attestation indique que l’installation électrique de son domicile est conforme à la règlementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

Le salarié en lien avec l’employeur sollicite l’entreprise retenue dans le cadre du marché national.

• tout document justifiant d’un abonnement internet haut débit compatible et effectif

  9. 3.4 Formalisation de l’accès au télétravail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail qui fixe notamment la période d’adaptation, la réversibilité, le lieu d’exercice du télétravail et les plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être joint par téléphone et/ou par mail qui correspondent aux plages horaires badgées (dans le cadre du respect du règlement à horaires variables).

Cet avenant est conclu pour une durée d’un an. Il ne saurait y avoir de renouvellement automatique ni de reconduction tacite.

4. Article 4 : Modalités d’exercice du télétravail

   10. 4.1 Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d'un accord entre les parties, qui doit permettre d'assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d'affectation du salarié.

Ce choix est effectué lors de la demande du salarié sur le formulaire de demande. Celui-ci est fixe et non modifiable.

Il est précisé qu’afin de garantir le maintien du bon fonctionnement de l’équipe et du service, le jeudi ne pourra constituer un jour de télétravail.

4.2 Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple, incendie ou inondation du lieu de télétravail).

Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.

Par ailleurs, en cas de dysfonctionnement ou de panne informatique, il peut être demandé au salarié un retour au lieu habituel de travail.

4.3 Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l'organisation du télétravail.

Sont notamment évoqués les conditions d'activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l'organisme.

4.4 Horaire de travail

S'agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l'organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect du règlement à horaires variables.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu'à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Le salarié est joignable durant les plages horaires badgées.

L'employeur respecte ces plages horaires, et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci.

Le télétravailleur ne peut pas se connecter à sa messagerie et aux applications métiers en dehors des plages badgées.

Article 5 : ÉQUIPEMENTS de travail

Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.

Pour cela, l’employeur pourra se rendre au domicile du salarié pour s’assurer de cette bonne compatibilité.

En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

Une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remise par le salarié à son employeur préalablement à la signature de l'avenant à son contrat de travail. Elle indique que l'installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d'exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l'employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans des conditions équivalentes de celles à son poste de travail.

L’employeur assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques.

L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de l'activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l'organisme, ainsi que son manager.

Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.

Article 6 : Frais professionnels

Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

• le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques,

• le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, est fixée à 20 euros pour 2 jours par semaine en télétravail et à 30 euros pour 3 jours par semaine en télétravail.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l'indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d'absence du télétravailleur de plus d'un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques, ...).

Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice lnsee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique.

Le télétravailleur pourra prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurants. Les modalités pour formuler une demande de titres restaurants seront précisées.

Article 7 - Protection des données

L'organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe.

Article 8 - Droits et garanties individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme, notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.

Garanties individuelles

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues.

À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

L'employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme.

Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail.

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l'employeur s'immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l'organisation de celle-ci.

Garanties collectives

En tant que salariés de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.

À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d'heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 9 - Consultation de la représentation du personnel

La mise en œuvre du télétravail fait l'objet d'une consultation préalable de la représentation du personnel.

Article 10 - Santé au travail

L'employeur informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.

L'employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

Il est rappelé qu’en cas d'opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.

À cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 11 - Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail.

Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

À ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management de télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les salariés de l'unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 12 - Dispositions diverses

L'accord est conclu pour une durée déterminée : il entrera en vigueur à l’issue du délai d’un mois suivant la date du Comex et s’appliquera jusqu’au 31 août 2020.

En aucun cas, l’accord ne vaut engagement unilatéral de l’employeur.

Une évaluation de l’application de l’accord sera réalisée dans le cadre des nouvelles négociations sur ce sujet.

Fait à Lille, Le 23 janvier 2018

Le Directeur,
FO/SNFOCOS, représentée par
CGT, représentée par
CFDT, représentée par