PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU CONSEIL DE

LA C.P.A.M. DU HAINAUT

Entre d'une part,

• La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Hainaut, ayant son siège social sis 63, rue du rempart à 59300 Valenciennes représentée par son Directeur domicilié en cette qualité audit siège

Et d'autre part,

• Les Organisations Syndicales :

FO

La CGT

La CFDT

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants au Conseil de la CPAM du Hainaut, favoriser la participation des salariés et augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections à venir.

Article 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Article 1.1 Vote exclusivement par Internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour

les élections des représentants au Conseil prévues en mars 2018.

Article 1. 2 Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 1.3 Listes électorales

La Gestion du personnel établira un fichier « listes électorales » qui engendre les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date de naissance, ancienneté dans l’Institution, collège d’appartenance.

La Direction transmettra ce fichier au prestataire.

Article 1.4 Liste de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront envoyées à la Direction, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Une vérification en amont est prévue pour l’employeur et les Représentants désignés quel que soit le prestataire.

Article 1.5 Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

• En amont du scrutin :

• information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

• messages ciblés sur CEPAMENO

• Pendant le scrutin :

Afin d’obtenir toutes informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote, les électeurs pourront appeler la Cellule d’assistance technique mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire présent physiquement aux côtés des membres du bureau de vote.

Article 1.6 Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une même semaine du lundi matin 9h00 au jeudi 11h30 et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Article 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 2.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un identifiant et un code secret générés de manière aléatoire par le prestataire selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l‘utilisateur des identifiants de connexion. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-10 du Code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 2.3 Vote par correspondance

Afin de permettre aux salariés ne disposant pas de connexion internet ni d’équipement permettant le vote électronique, le vote par correspondance restera possible.

Article 3 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et prendra fin en avril 2018 à l’issue du renouvellement des représentants du personnel au conseil.

Article 4 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

Fait à Valenciennes, le 10/01/2018

Pour la CPAM du Hainaut,

Le Directeur

Pour les Délégués syndicaux,

La CFDT La CGT FO

Document établi en 6 exemplaires originaux