Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez MSA PROVENCE AZUR (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre d’une part :

L’UES MSA PROVENCE AZUR, représentée par M. XXXX, agissant en qualité de Directeur Général,

Et, d’autre part,

Les organisations syndicales désignées in fine, représentées par leurs délégués syndicaux centraux,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE :

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages. Il permettra notamment de:

• Faciliter le vote pour les salariés sans être tributaires des aléas de la Poste dans le cadre du vote par correspondance ;

• Eviter les erreurs dans la transmission des bulletins, enveloppes de vote et la saisie des procès-verbaux ; il constitue un gage de fiabilité et de sécurité juridique ;

• Augmenter le taux de participation, en faisant bénéficier aux représentants du personnel d’une meilleure audience et représentativité favorisant ainsi le dialogue social ;

• Garantir la confidentialité et le secret du vote ;

• Réduire les coûts liés à l’organisation des élections professionnelles ;

• Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations.

Le vote électronique s’inscrit également dans une logique de développement durable par la réduction du support papier.

II est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées ont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES MSA Provence Azur pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à R. 2314-22 du Code du travail et le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

ARTICLE 2 : MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE PREELECTORAL

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et détaillera le fonctionnement du système et le déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE - ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, smartphone, tablette...).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

ARTICLE 4 : SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales bénéficieront d’un accès privilégié afin d’accéder au suivi du taux de participation.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu‘à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 5 : SECURITE

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 : INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin, a minima 15 jours avant le premier tour, par mail professionnel ou par courrier si le salarié est dans une situation d’absence de longue durée.

En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

ARTICLE 7 : GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 et le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 8 : EXPERTISE DE LA SOLUTION DE VOTE

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 9 : DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’EFFET

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée sous réserve de l’agrément de l’autorité de tutelle ministérielle.

Il prend effet au 1^er janvier 2023.

ARTICLE 10 : REVISION ET DENONCIATION

La révision et les modalités de dénonciation de l’accord se feront selon les dispositions légales en vigueur.

Le présent accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme clause suspensive l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

ARTICLE 11 : DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la réglementation en vigueur.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et un exemplaire de cet accord sera mis en ligne sur le site Intranet de l’entreprise.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique.

Fait à Marseille, le 05/12/2022.

Pour l’UES MSA Provence Azur

Le Directeur Général,

XXXXXXX

Les Organisations Syndicales

CAHIER DES CHARGES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

DE L’UES MSA PROVENCE AZUR

ARTICLE 1 : CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, l’UES MSA Provence Azur souhaite recourir au système de vote électronique par Internet, en application des dispositifs règlementaires en vigueur et conformément aux recommandations de la CNIL.

Les obligations de l'employeur liées à la mise en place d'un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• l’engagement de négociations sur un accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique lors des élections professionnelles ;

• la conclusion d'un protocole d'accord préélectoral après agrément de l'accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique ;

• la formation des membres de la délégation du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique

• la mise à disposition des salariés d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 2 : NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES

Le système de vote électronique proposé par les prestataires devra être conforme aux prescriptions légales et règlementaires en vigueur et notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du Travail et au RGPD. Il devra donc, a minima :

• assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• restreindre l'accès des fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• mettre en œuvre le scellement du système de vote à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• garantir l’anonymat des choix exprimés par les électeurs et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participent ces électeurs. A cette fin, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives au contenu de l’urne électronique devront être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés ;

• fournir à l’UES MSA Provence Azur les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre et la gestion des élections par vote électronique, en collaboration et sous le contrôle du Service des Ressources Humaines ;

• la mise en place, la formation et l'accompagnement d'une commission chargée de veiller au bon fonctionnement et au bon déroulement du système constituée des membres du bureau de vote, de représentants de l'employeur, des organisations syndicales intéressées au processus et du prestataire;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

En outre, il devra prévoir :

• la mise à disposition de l'employeur d'un interlocuteur privilégié ;

• l'envoi des identifiants permettant d'accéder au vote par courrier indépendant au domicile des électeurs et par mail professionnel et la possibilité de récupérer les identifiants en cas de perte ;

• une relance par mail professionnel pour les non votants avant la fin de la période d'ouverture des votes pour les deux tours d'élection ;

• une cellule d'assistance technique aux électeurs, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique durant la période de vote ;

• un dispositif de secours en cas de défaillance du système de vote présentant les mêmes garanties et caractéristiques que le dispositif principal ;

• la possibilité pour les électeurs d'accéder au vote de n'importe quel poste ou moyen de communication équipé d'internet, 24h/24h et chaque jour pendant la période d'ouverture du vote ;

• la remise aux électeurs d'un accusé de réception attestant du vote ;

• la mise en œuvre de l’expertise indépendante de conformité réglementaire.

ARTICLE 3 : CONSERVATION DES DONNEES

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et dès lors où une action contentieuse aura été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, si une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.