Accord d'entreprise "Accord relatif aux conditions d'accès et d'utilisation des outils numériques par les organisations syndicales" chez MSA PROVENCE AZUR (Siège)

ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Entre d’une part,

L’UES MSA Provence Azur dont le siège social est situé 152 Avenue de Hambourg 13 416 MARSEILLE CEDEX 20 représentée par Monsieur XXXXXX Directeur Général,

Et, d’autre part,

Les organisations syndicales désignées in fine, représentées par leurs délégués syndicaux centraux,

Il a été négocié et conclu l’accord ci-après

Préambule

Vu l’article L. 2142-6 du Code du travail

Les parties signataires reconnaissent que l'accès et l’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de Communication (NTIC) constituent aujourd'hui un complément des outils de communication pour l’exercice de l’activité syndicale. Les signataires ont l'ambition de contribuer à l'amélioration du dialogue social.

D’une part, les outils ont beaucoup évolué ces dernières années et il est nécessaire d’en tenir compte.

Par ailleurs, le déploiement du travail à distance entraîne l’adaptation nécessaire des modalités de communication utilisés et en particulier la nécessité de pouvoir communiquer de façon dématérialisée, entre les organisations syndicales et la direction, mais aussi à destination de l’ensemble du personnel.

Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de l'entreprise. Ils actent que l'utilisation des outils mis à disposition par le présent accord s'inscrira dans le respect des dispositions applicables à la MSA Provence Azur.

Le présent accord souligne l'importance des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales qui ont vocation à jouer un rôle essentiel dans l'animation de la vie sociale de l'entreprise et s'inscrivent dans une démarche de dialogue social indispensable au bon fonctionnement de la MSA.

Les parties conviennent par le présent accord de déterminer les conditions d'accès et d'utilisation des Nouvelles Technologies d’Information et de Communication par les Organisations Syndicales.

Article 1 – Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des organisations syndicales présentes dans l’entreprise, aux délégués syndicaux et aux représentants des sections syndicales.

Article 2 – Objet de l’accord

L’accord a pour objet :

• De définir les modalités d’utilisation des outils de communication numérique par les organisations syndicales et vient compléter les dispositions prévues à l’article 10-2 de la Convention Collective du personnel MSA ainsi que les usages en vigueur dans la caisse de MSA Provence Azur (distribution de communication syndicale dans les services)

Article 3 – Accès aux salles de visio conférence

L’accès aux salles de visioconférence est prioritairement réservé aux services de la MSA.

Néanmoins la réservation des salles de visioconférence peut être autorisée, sous réserve de leur disponibilité, ceci afin notamment d’éviter les déplacements.

Par ailleurs il conviendra de libérer la salle de visioconférence dès lors que l’organisateur annule ou a connaissance de l’annulation de la réunion dans les meilleurs délais, ceci afin de ne pas bloquer inutilement les créneaux.

Si une réunion interne urgente devait se dérouler de façon postérieure à la réservation faite par les organisations syndicales et qu’elle devait impérativement se tenir en présentiel, alors la salle de visioconférence devra être libérée, après décision de la Direction et d’autres moyens de réunions devront être utilisés par les organisations syndicales.

Article 4 – Matériel mis à disposition

Conformément à l’article 10-2-1 de la Convention Collective du personnel MSA, un micro-ordinateur commun doté d’un accès illimité à internet avec accès à une messagerie auprès d'un fournisseur d'accès externe est mis à la disposition des organisations syndicales, dans le local syndical. Ce micro-ordinateur est isolé du réseau institutionnel. Le coût de l'accès à internet est pris en charge par l'employeur.

Un inventaire du matériel mis à disposition sera réalisé une fois par an afin de vérifier qu’il est en bon état de fonctionnement. Le matériel sera renouvelé en fonction de l’état de vétusté, afin qu’il soit fonctionnel et en état d’utilisation. Les représentants syndicaux sont invités à solliciter le service informatique en cas de matériel défaillant. Les organisations syndicales demanderont le renouvellement du matériel informatique via l’outil de sollicitation existant (ex GLPI).

A chaque renouvellement, le matériel sera adapté aux évolutions techniques du marché et de l'entreprise.

La maintenance de ces matériels et logiciels est à la charge de la MSA Provence Azur, ainsi que l'abonnement d'accès à Internet.

Les produits consommables (papiers, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.

Article 5 – Intranet syndical

Chaque organisation syndicale présente dans l’entreprise dispose d'un espace d'affichage électronique sur l’intranet de la MSA identifié dans une rubrique « Espace Syndical ».L'accès à ces rubriques permet à chaque salarié d'accéder librement aux informations syndicales de son choix. L’accès à la page syndicale sera possible dès la page d’accueil de l’Intranet.

Au sein de cet espace, la rubrique de chaque organisation syndicale sera identifiée par son logo et le sigle du syndicat.

5.1 Modalités de mise à jour de l’intranet syndical

L’alimentation de la page syndicale est effectuée par la ou les personne(s) habilitée(s). Chaque organisation syndicale communique à la Direction Générale le nom des personnes habilitées (3 personnes maximum). Une information sera réalisée par la MSA Provence Azur à destination de ces personnes habilitées afin qu’elles puissent être autonomes dans l’administration de leur intranet syndical (sessions organisées par la MSA).

Si l’une de ces personnes habilitées quitte l’UES MSA Provence Azur ou est indisponible au-delà de 3 mois, il sera nécessaire de trouver un remplaçant et de lui donner les droits d’administrateurs. Son nom devra être communiqué au service RH.

La mise à jour de l’espace Intranet est sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale et doit se faire dans le respect des règles de sécurité et d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme, pendant les heures de délégation. Il sera possible de créer des espaces particuliers accessibles uniquement aux adhérents de l’organisation syndicale par exemple.

Les organisations syndicales devront adresser, par mail au Directeur des Ressources Humaines et au Directeur Général, systématiquement et simultanément, un exemplaire des publications de nature syndicale nouvellement mis en ligne.

5.2 Contenu des informations syndicales

Conformément à l’article L2142-5 du Code du travail, le contenu des pages syndicales est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité, sous réserve de l’application des dispositions relatives à la presse.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les textes légaux en vigueur, les règles relatives au droit de la presse, le Règlement intérieur ainsi que de la Charte de l’utilisateur des systèmes d’information et des ressources informatiques de l’organisme.

Les rubriques ne doivent contenir ni injures, ni diffamation, ni propos discriminatoires, et doivent respecter la vie privée et le droit à l’image.

Les organisations syndicales s’engagent également à respecter l’obligation de discrétion qui leur incombe. Ainsi, elles doivent préserver le secret professionnel concernant les informations et documents mis à leur disposition par l’employeur, et ne doivent pas diffuser de données nominatives concernant les salariés de l’organisme sans leur accord.

Les contenus sont librement déterminés par chaque Organisation Syndicale dans le respect des conditions d'exercice du droit syndical

L’intranet syndical ne doit pas être utilisé comme un forum de discussion, ni être utilisé pour des messages individuels adressés à des salariés sur leur poste de travail.

Enfin, il ne sera pas possible de donner des droits d’accès pour des personnes extérieures à l’entreprise

5.3 La liberté d’accès à l’information syndicale et confidentialité

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail. Une démarche active de sa part est pour cela nécessaire.

Dans ce cadre, l’employeur ne devra en aucun cas rechercher l’identité des salariés consultant l’espace des organisations syndicales. Les salariés ont la possibilité d’en consulter librement le contenu.

Article 6 : Accès à Teams

Les organisations syndicales sont autorisées, dans leur champ d’intervention à utiliser l’application de collaboration « Microsoft Teams » qui est l’outil utilisé en 2022 à la MSA, et notamment pour les besoins suivants :

• organisation de réunions en distanciel, entre représentants syndicaux

• organisation d’échanges entre organisations syndicales

• organisation des réunions mensuelles des adhérents

ceci afin de compenser les éventuelles difficultés de déplacement inter site.

Article 7 : Utilisation de la messagerie

7.1 La mise à disposition d’une messagerie

Chaque organisation syndicale présente dans l’entreprise bénéficie, à sa demande et activable au moment qu’elle souhaite, d’une adresse électronique spécifique comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale à sa demande.

7.2 Usage de la messagerie électronique

Les organisations syndicales, les délégués syndicaux et les représentants de sections syndicales sont autorisés à utiliser cette messagerie pour correspondre entre eux et avec la Direction.

La messagerie peut être utilisée pour l’envoi de convocations à une réunion syndicale interne à l’UES MSA Provence Azur.

En aucun cas cette messagerie électronique ne pourra être utilisée pour envoyer des tracts aux salariés, pour servir de forum de discussion, ni pour envoyer des messages électroniques à une partie ou à l’ensemble des salariés de l’organisme (envois de masse).

Les informations à caractère collectif doivent être diffusées sur l’espace syndical du portail interne.

Chaque salarié a la possibilité d'envoyer des messages à l'organisation syndicale de son choix. La modalité de réponse est laissée à l’appréciation de l’organisation syndicale mais ne doit en aucun cas se faire par une réponse de masse.

Article 8 - Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter de son agrément ministériel.

Article 9 – Révision et dénonciation

La révision et les modalités de dénonciation de l’accord se feront selon les dispositions légales en vigueur.

Néanmoins au regard des spécificités des outils technologiques qui évoluent très vite, il est proposé un suivi, 24 mois après la mise en œuvre de l’accord.

Le présent accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme clause suspensive l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Article 10 : Dépôt et publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la réglementation en vigueur.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et un exemplaire de cet accord sera mis en ligne sur le site Intranet de l’entreprise.

Fait à Marseille, le 17/01/2023.

Pour l’UES MSA Provence Azur

Le Directeur Général,

XXXXXXX

Les Organisations Syndicales