ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre

La société VIIA, sise 26, Quai Charles Pasqua - 92309 Levallois-Perret Cedex, immatriculée au Registre du commerce de Nanterre sous le numéro 519 113 278 00021, représentée par xxxx, agissant en qualité de Président,

d'une part,

ET :

Le Comité Social et Economique (dit « CSE »), représenté par xxxx, Elu Titulaire, dûment habilité à l’effet des présentes,

d'autre part.

Ci-après désignés ensemble « les Parties »

Préambule

Ce protocole d’accord s’inscrit dans la lignée des engagements déjà pris par la Direction de VIIA en matière de qualité de vie au travail.

Il est le résultat des négociations qui ont été ouvertes avec l’unique élu titulaire du CSE, le 29 septembre 2021. La négociation avec le CSE a été rendue nécessaire par l’absence de syndicat représentatif ou d’un délégué syndical désigné par un syndicat représentatif dans l’entreprise.

Le présent accord se substitue à l'ensemble des usages, engagements unilatéraux, accords atypiques ou accords collectifs (accord d'entreprise ou de branche) portant sur la mise en œuvre du télétravail qui pourraient être applicables au sein de l’entreprise, notamment l’accord d’entreprise conclu le 16 janvier 2020 avec le Délégué Syndical CFDT.

Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférée dans l’exercice des missions professionnelles.

Elles soulignent qu’un des facteurs essentiels de la relation de télétravail repose sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie.

Par ailleurs, dans le contexte sanitaire exceptionnel qui impacte la vie des entreprises et des salariés depuis début 2020, le télétravail a montré son efficacité pour nos fonctions supports et s’impose désormais comme une organisation durable.

Aussi, les parties ont souhaité réaffirmer sa pertinence.

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions de recours, de mise en œuvre et de cessation du télétravail.

Champ d’application

Définition du télétravail

Cet accord télétravail ne concerne pas le personnel itinérant dans le cadre de leur activité professionnelle et de leurs déplacements professionnels.

Au sens de l’article L.1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail utilisant les technologies de l’information et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué en alternance en dehors de ces locaux.

Le télétravail régulier est mis en place par le biais d’un avenant au contrat de travail.

Il doit s'effectuer en France métropolitaine à l’exception des salariés dits « mis à disposition » par une autre société du groupe, et soumis à la législation locale.

Le télétravail est effectué au domicile du salarié.

Par dérogation, le télétravail pourra être effectué hors du domicile du salarié, dans un lieu impérativement privé et propice au télétravail.

Il est en effet rappelé que le recours au télétravail ne doit, en aucun cas, faire encourir un risque d'atteinte au secret professionnel ou la sécurité des systèmes d’information de l’entreprise, et plus largement de Rail Logistics Europe et du groupe SNCF.

L’organisation du télétravail ne peut nuire à la bonne organisation de l’entreprise ou du service dont fait partie le télétravailleur. Notamment, il est entendu que le salarié devra se rendre disponible sur son lieu de travail pour toute nécessité de service.

En cas de dérogation au télétravail à domicile :

• Une demande auprès du responsable hiérarchique devra être formulée (courriel) et un accord devra être donné par ce dernier ;

• Une attestation de télétravail d’assurance habitation sera produite par le salarié pour le lieu de télétravail concerné, et remise à la Direction des Ressources Humaines.

Le présent accord vise l’organisation du télétravail, tel que défini ci-dessus, et exercé de façon régulière.

Il exclut donc le télétravail à domicile réalisé de manière occasionnelle visant à répondre à des situations collectives ou individuelles exceptionnelles (grève des transports, conditions climatiques inhabituelles, contraintes personnelles exceptionnelles et temporaires, crise sanitaire, …).

Cette organisation ponctuelle doit faire l’objet d’une demande écrite (y compris par courriel) auprès de son responsable hiérarchique. La demande devra être expressément acceptée ou refusée. Il est entendu que le télétravail occasionnel est réservé aux salariés qui sont dotés, en raison de la nature de leur activité, d’outils de travail à distance.

Il est précisé que le télétravail ne vise pas spécifiquement les interventions réalisées par les collaborateurs depuis leur domicile pendant une période d’astreinte mais, lorsque cela est possible, le travail réalisé pendant une période d’astreinte peut être réalisé via le télétravail.

Eligibilité

Les parties conviennent que l’ensemble des fonctions de VIIA, pourvues à la date de signature du présent accord, sont éligibles.

En cas de création d’une nouvelle fonction, alors la compatibilité devra être étudiée.

Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon responsable et autonome sans perte de performance et en étant joignable sur les horaires de travail définis.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et des priorités.

L’éligibilité des salariés en CDD de moins de 6 (six) mois et des stagiaires sera étudiée au cas par cas.

Mise en œuvre

Principe du volontariat

Le télétravail repose sur une relation de confiance mutuelle entre l’employeur et le collaborateur ainsi que sur la capacité à apprécier les résultats au regard des objectifs fixés.

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur.

Le télétravail pourra être proposé au salarié par son supérieur hiérarchique. Le refus par le salarié ne constituera, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement et n’impactera pas l’évolution de carrière.

Procédure de mise en œuvre et avenant au contrat de travail

La demande de passage en télétravail doit être formulée par écrit auprès du responsable hiérarchique.

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines tant sur le principe que sur les modalités de mise en œuvre.

Les éléments suivants seront notamment pris en compte : critères d’éligibilité énumérés en section 1.02, compatibilité des missions, fonction managériale, autonomie, …

La mise en place du télétravail est contractualisée par un avenant au contrat de travail conclu pour une durée déterminée d’une année au maximum, renouvelable par tacite reconduction.

En cas de refus, les motivations sont explicitées par écrit.

L’avenant précise notamment :

• La date de démarrage et la durée de mise en place du télétravail,

• Le lieu du télétravail,

• Les jours de télétravail s’ils sont fixes et les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté,

• La durée de la période d’adaptation quand celle-ci est mise en place,

• Les conditions de réversibilité,

• Les conditions de renouvellement,

• Le matériel mis à disposition et les restrictions d’utilisation (en particulier le respect des règles afférentes à la Sécurité des Systèmes d’Information – SSI).

Le cadre du télétravail

Afin de garantir souplesse et flexibilité, les parties ont envisagé des modalités d’exercice du télétravail adaptables aux contraintes de chaque service. Si le besoin se présente, la direction de VIIA pourra éventuellement être amenée à fonctionner sur le principe de bureaux dits « flexibles ».

Deux types de télétravail seront possibles :

Le télétravail fixe 

Les jours de télétravail sont définis et restent identiques d’une semaine à l’autre. Les jours de télétravail seront définis en concertation avec le responsable hiérarchique au moment de la mise en place ou du renouvellement du dispositif.

Il est possible de déroger aux jours définis à titre exceptionnel sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 24 heures ouvrées.

Dans les situations définies en annexe 1 du présent avenant, l’accord du salarié n’est pas nécessaire.

Dans ces situations, sauf cas d’urgence, le responsable hiérarchique s’efforcera de prévenir le salarié au minimum 7 (sept) jours à l’avance.

Pour tout autre motif, il faudra recueillir l’accord du salarié concerné, la journée de télétravail ainsi modifiée devra dans la mesure du possible être reportée dans un délai de 15 (quinze) jours calendaires.

Cette modification devra faire l’objet d’une déclaration à la Direction des Ressources Humaines afin de faciliter le bénéfice de la législation sur les accidents de travail et de trajet.

Si pour des raisons personnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile à l’un des jours prévus contractuellement, il exercera alors son activité dans les locaux de l’entreprise sans report possible.

Le télétravail fixe est limité à 3 jours par semaine.

Le télétravail flexible 

Aucun jour spécifique n’est déterminé, mais la présence est requise dans les situations définies en annexe 1 du présent avenant.

Le télétravailleur, en accord avec son responsable hiérarchique, opte pour un rythme théorique de télétravail. Ce rythme correspond au nombre de jours maximal qui pourra être télétravaillé dans une même semaine, mais le collaborateur pourra décider de télétravailler moins de jours que le rythme choisi.

Chaque rythme équivaut à un nombre de jours annuel de télétravail. Ainsi, le télétravailleur dispose d’un solde de jours de télétravail qu’il consomme en fonction de son activité en accord avec son responsable hiérarchique. Les journées devront être posées avec un délai de prévenance de 5 jours francs¹.

Le solde n’est pas reportable d’une année sur l’autre, il s’agit d’une possibilité offerte et non d’un droit.

Les dispositions suivantes ne prennent pas en compte certains cas exceptionnels et liés à une situation individuelle temporaire qui nécessite une adaptation du télétravail.

Rythme hebdomadaire de télétravail	Correspondance en solde annuel (année civile)
1 jour par semaine	43 jours
2 jours par semaine	85 jours
3 jours par semaine	125 jours

Pour permettre la prise en compte des spécificités de chaque activité, le cadre est défini à l’échelle du service.

Par dérogation, il sera possible d’organiser le télétravail au-delà du cadre ci-dessus pour des raisons médicales, et sur recommandation du médecin du travail.

De même, les personnes en situation de handicap peuvent bénéficier de conditions d’organisation spécifiques.

Maintien du lien social et prévention de l’isolement

La hiérarchie devra veiller à ce que le télétravail ne soit pas un frein à la participation physique aux réunions internes ou externes.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur hiérarchie. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

En outre, le télétravailleur bénéficiera à son domicile des mêmes accès informatiques qu’en étant sur son lieu de travail, il ne souffrira donc d’aucune perte d’informations.

Enfin, le management devra être particulièrement vigilant aux situations d’isolement et au maintien de la cohésion d’équipe.

Dans cette optique, les salariés d’une même équipe doivent disposer d’au moins 1 journée de présence commune par mois dans l’entreprise et/ou d’une conférence téléphonique afin de préserver les échanges, le travail d’équipe et le lien social.

La période d’adaptation et la réversibilité

Si nécessaire, une période d’adaptation de deux mois pourra être mise en place, afin de s’assurer de la compatibilité technique et fonctionnelle de cette organisation. Elle doit permettre de vérifier que ce mode d’organisation correspond aux attentes de chacun.

Pendant cette période, le collaborateur pourra mettre fin sans délai à cette organisation. L’employeur devra respecter un délai de prévenance de 15 jours.

Par ailleurs, il pourra être mis fin, à tout moment, par écrit, à la situation de télétravail si celle-ci ne répond plus aux attentes et contraintes de chacune des parties.

Un délai de prévenance de deux mois au minimum devra être respecté par chacune des parties.

Lors d’un changement de fonction, la réversibilité est automatique.

Organisation

Modalités d’organisation

La qualité de travail, la charge de travail et les délais d’exécution ne doivent pas être influencés par le mode d’organisation. Ainsi, l’activité d’un télétravailleur doit être équivalente à un collaborateur travaillant dans les locaux de l’entreprise dans une situation similaire.

Le télétravail ne peut avoir pour conséquence de modifier l’horaire de travail habituel, ni d’allonger la durée de travail effective. Il est reconnu, tout particulièrement au télétravailleur, un droit à la déconnexion (possibilité de se déconnecter des moyens mis à sa disposition) auquel le manager devra veiller, notamment en évitant de contacter le salarié en dehors des plages horaires définies.

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect de la législation en vigueur en matière de temps de travail (amplitude, durée du travail, temps de repos).

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf sur demande formalisée de la direction.

Le télétravailleur doit être joignable pendant ses périodes de travail habituelles et être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, par défaut, le télétravailleur soumis au forfait en jours sera, autant que possible, joignable entre 09h00 et 12h00 et entre 14h00 et 17h00.

Le télétravailleur soumis à des horaires de travail fixes sera joignable sur les plages horaires suivantes : entre 09h00 et 12h00 et entre 14h00 et 17h00.

Des plages différentes pourront être fixées en concertation avec le responsable hiérarchique.

Environnement du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile (lieu de résidence déclarée) du salarié, sauf dérogation et avec accord impératif du responsable hiérarchique.

L’employeur s’assure de la compatibilité de l’installation avec le télétravail.

Le salarié devra remettre une attestation sur l’honneur précisant qu’il dispose d’un environnement compatible avec le fonctionnement en télétravail, à savoir :

• Un espace dédié au télétravail, propice au travail et à la concentration,

• Une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur,

• Une connexion internet personnelle d’un débit suffisant pour exercer une activité professionnelle.

De plus, le collaborateur doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile afin de s’assurer qu’il est couvert lors de sa présence pendant ses journées de travail.

Il conviendra de fournir, avant la mise en place du télétravail, une attestation assurance en conséquence.

L’entreprise s’engage à fournir les équipements nécessaires au télétravailleur pour la réalisation de ses missions : ordinateur portable, accès VPN, casque (si nécessaire), sacoche, clavier, écran, souris.

Ce matériel sera mis à la disposition du télétravailleur dans le but d’un usage strictement professionnel. Le télétravailleur s’engage à prendre soin du matériel qui lui est confié.

Dès lors, que le salarié télétravaille au moins deux journées par semaine pour une durée supérieure à six mois, il pourra bénéficier d’une participation de 250€ pour s’équiper selon ses besoins. Cette participation est renouvelable tous les six ans et n’inclut pas les équipements que l’entreprise s’engage à fournir et listés ci-dessus.

Elle permettra d’acheter exclusivement du matériel informatique ou de bureau jugé essentiel au télétravailleur (fauteuil, bureau, support pour ordinateur, lampe de bureau, …). L’accord préalable du responsable hiérarchique est nécessaire.

De même, l’ensemble des règles de la « Charte de l’Utilisateur pour l’Usage du Système d’Information » de VIIA sont applicables, en particulier les règles de Sécurité des Systèmes d’Information (SSI).

De plus, afin de prendre en compte le surcoût lié aux frais variables (chauffage, eau, électricité) générés par une occupation plus importante du lieu d’habitation et les éventuelles dépenses de consommables (papier, …), une allocation forfaitaire mensuelle exonérée de cotisations et de contributions sociales sera mise en place de la façon suivante :

Allocation forfaitaire mensuelle
1 jour par semaine	10 €
2 jours par semaine	20 €
3 jours par semaine et +	30 €

Dans le cas du télétravail flexible, en cas de constat d’un nombre de jours insuffisants, une régularisation serait effectuée à la fin de l’année civile.

Droits et devoirs du télétravailleur et de l’entreprise

Droits collectifs et individuels

La mise en place du télétravail ne modifie ni les droits collectifs (légaux et conventionnels), ni les droits individuels (formation, déroulement de carrière, entretien individuel et professionnel) du salarié.

Respect de la vie privée

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié et fixe en concertation avec le télétravailleur les plages horaires durant lesquelles il pourra être contacté (Section 3.01). En dehors de ces plages, le télétravailleur n’est plus considéré comme étant sous la subordination de l’employeur et bénéficie d’un droit à la déconnexion.

Protection des données

L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail.

Le salarié en télétravail est tenu de respecter la « Charte de l’Utilisateur pour l’Usage du Système d’Information » en vigueur au sein de l’entreprise et qui fait partie intégrante du règlement intérieur de VIIA.

Le collaborateur en situation de télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique (« Charte d’utilisation du système informatique de VIIA »), dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise.

Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Le salarié qui ne respecte pas ces dispositions s’expose à l’une des sanctions disciplinaires prévues par le Règlement Intérieur de l’entreprise.

Droits collectifs et égalité de traitement

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information, gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise et à l’information syndicale sont identiques à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

De même, les collaborateurs en situation de télétravail bénéficient comme les autres collaborateurs de l’ensemble des dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail.

Respect de la vie privée du télétravailleur

Il est expressément rappelé que l’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur et ne peut, à ce titre, le contacter en dehors des plages horaires définies dans l’avenant ou à défaut, dans les plages horaires définies dans le présent accord (section 3.01).

En dehors de ces plages, le salarié est dans la même situation que tout autre collaborateur de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou d’heures supplémentaires.

Dispositions finales

Entrée en vigueur, durée et suivi

Cet avenant est conclu pour une durée indéterminée et prend effet au 1^ernovembre 2021.

Un bilan annuel sera réalisé et présenté au Comité Social et Economique sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre de télétravailleurs,

• Répartition femmes/hommes,

• Nombre de demandes acceptées/refusées.

Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie de ce protocole d’accord, selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions du protocole d’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

La révision proposée donnera lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L.2231-6 du Code du travail.

Dépôt et publicité

Conformément aux articles L. 2231-6 et L. 2231-7 du Code du travail, le présent avenant sera déposé, à l’issue du délai d’opposition, en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de Nanterre.

Par ailleurs, deux exemplaires, dont un sous support électronique anonymisé, seront adressés à la direction régionale des entreprises de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi du lieu où il a été conclu.

Le présent avenant sera communiqué à l’ensemble des salariés de l’entreprise et sera déposé sur la plateforme de GED (Gestion Electronique Documentaire) de VIIA.

Fait, en 4 exemplaires originaux,

A Levallois-Perret, le 11 octobre 2021,

Pour le Comité Social et Economique (CSE)

xxxxx

Elu Titulaire

Pour VIIA

xxxxx

Président

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1. Un jour franc dure de 0h à 24h. Un délai ainsi calculé ne tient pas compte du jour de la décision à l'origine du délai, ni du jour de l'échéance. Si le délai s'achève un jour férié, il est reporté d'un jour. Ainsi, si un délai s'achève un samedi et le lundi suivant est un jour férié, il est reporté au mardi.↩