Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au télétravail" chez MSA MIDI PYRENEES NORD (Siège)

Accord d’entreprise

relatif au télétravail

au sein de la MSA Midi-Pyrénées Nord

Entre

- La MSA Midi-Pyrénées Nord,
17 avenue Victor Hugo – 12022 RODEZ Cedex 9
représentée par le Directeur Général,

et

- Les délégués syndicaux centraux d'entreprise :

• , CFDT

• , CGT

• , FO

Il a été conclu l’accord ci-après :

Préambule

Le présent accord poursuit l’objectif d’affirmer le télétravail comme une modalité de travail régulier au sein de la MSA Midi-Pyrénées Nord.

Introduit par l’accord expérimental du 6 mars 2019, le télétravail a connu un développement massif avec la crise sanitaire liée à l’épidémie de covid 19. Si les conditions de ce travail à distance exceptionnel ne peuvent être comparées à du télétravail régulier, cet évènement a accéléré l’expérience de tous et a conduit à faire évoluer les modes de fonctionnement. Cela s’est traduit par la mise en place d’une charte télétravail, à compter du 1^er juillet 2020, qui prendra fin à l’agrément du présent accord.

Les parties signataires soulignent l’intérêt du télétravail qui permet :

• l’amélioration des conditions de travail et de la performance individuelle et collective ;

• une flexibilité et une autonomie pour les salariés dans l’accomplissement de leurs missions ;

• un meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle ;

• la réduction des temps de transports, et donc la diminution du risque routier, de la fatigue et de l’empreinte environnementale ;

• le maintien dans l’emploi des salariés, en restant attentif aux situations particulières.

Cette démarche repose sur la confiance mutuelle et sur la responsabilisation des salariés dans l’exercice de leurs missions.

Article 1 : Champ d'application

Les dispositions du présent accord sont applicables au sein de la MSA Midi-Pyrénées Nord aux salariés cadres, non cadres et praticiens hors cadres dirigeants dans les conditions définies ci-après.

Les stagiaires, apprentis, alternants ne sont pas éligibles au télétravail considérant que leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Les parties signataires rappellent que, hors cas de circonstances exceptionnelles, le télétravail repose sur le principe de volontariat et de réversibilité à l’initiative du salarié ou de l’employeur. L’acceptation du télétravail est formalisée par un avenant au contrat de travail.

Article 2 : Définition du télétravail

L’article L.1222-9 du code du travail définit le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les parties signataires rappellent que le télétravail peut prendre différentes formes : le télétravail régulier et occasionnel mis en place par accord des parties et le télétravail en raison de circonstances exceptionnelles considéré comme un aménagement de poste.

Article 3 : Objet de l’accord

Le présent accord a pour objectif d’encadrer le télétravail et d’en définir les modalités de mise en œuvre.

Il contient des articles portant notamment sur :

• les conditions d’accès au télétravail ;

• l’organisation du télétravail ;

• le processus d’accès au télétravail ;

• le processus d’information des salariés au sein de l’entreprise.

Article 4 - Lieu

Le télétravail peut s’effectuer :

• au lieu habituel de domicile du salarié déclaré à l’employeur ;

• ponctuellement depuis une autre résidence dès lors qu’elle est habituelle ;

• dans un espace de coworking proposé par le salarié et validé par l’employeur, sans participation financière de ce dernier (hors indemnité prévue à l’article 13);

• dans un autre organisme adhérant à la FNEMSA sous réserve qu’une convention soit conclue entre les deux structures.

Quel que soit le lieu d’exécution du télétravail, il doit :

• permettre une activité professionnelle en garantissant le respect du secret professionnel, la sécurité des données et des dispositions du règlement intérieur de l’entreprise en matière de santé et de sécurité ;

• permettre au salarié de réaliser son activité en bénéficiant du calme, et de la concentration nécessaire ;

• se situer dans un rayon géographique permettant le retour sur le lieu habituel de travail dans la journée en cas de difficulté technique et/ou de nécessité de service.

Article 5 : Conditions d'éligibilité au télétravail

5-1 : Critères d'éligibilité relatifs à l’activité

L’accès au télétravail est apprécié au regard des activités télétravaillables, sans que cela ait pour effet de porter préjudice aux objectifs d’organisation, de performance et de continuité du service public et de la préservation de la communauté de travail.

Pour un salarié disposant d’activités télétravaillables et non télétravaillables, le télétravail pourra être mis en place sous réserve que ses activités télétravaillables puissent être regroupées et que ce regroupement n’ait pas d’impact préjudiciable sur l’organisation, la performance et la continuité de la mission de service public.

La liste des activités non télétravaillables est définie par l’employeur après avis du CSE. Cette liste peut être révisée.

5-2 : Critères d'éligibilité relatifs au salarié

Les conditions pour bénéficier du télétravail sont les suivantes :

• être autonome dans son poste et avoir une bonne connaissance des outils informatiques ;

• être en capacité de pouvoir s'organiser et gérer ses horaires de travail à son domicile.

Cette appréciation relève du responsable hiérarchique.

Si le salarié n’atteint pas ses objectifs, il peut lui être demandé de réduire son nombre de jours de télétravail, ou de revenir, temporairement, sur site pour bénéficier d’un accompagnement particulier jusqu’à ce qu’il retrouve le niveau de performance attendu.

5-3 : Critères d'éligibilité relatifs aux locaux

Le lieu du télétravail doit être compatible avec l’exercice de l’activité professionnelle.

Les parties indiquent que le salarié doit :

• Bénéficier d'un environnement propice au télétravail (espace dédié) : ce critère est essentiel car il permet au télétravailleur d’assurer ses missions dans de bonnes conditions.

• Disposer d'une connexion internet lui offrant une bande passante de qualité lui permettant de réaliser l’ensemble de ses activités télétravaillables : la connexion pourra être vérifiée par le service informatique pour les personnes n’ayant jamais télétravaillé ou ayant changé de lieu de travail.

• Fournir une attestation sur l'honneur concernant la conformité des installations électriques des résidences déclarées.

• Afin d’être couverts en cas de dommage, les salariés devront informer leur assureur de leur activité en télétravail et fournir l’attestation semestrielle ou annuelle délivrée par celui-ci.

L’employeur et les représentants du personnel, compétents en matière d’hygiène, sécurité et conditions de travail peuvent avoir accès au domicile du télétravailleur, sur demande du salarié et en sa présence.

Si la visite des représentants du personnel au domicile du télétravailleur est organisée en présence de l’employeur et des représentants du personnel, le temps qui y est consacré est considéré comme du temps de travail effectif pour le salarié et du temps de délégation pour les représentants du personnel.

5-4 : Conditions tenant à l'organisation du télétravail au sein du service

Ces conditions doivent être compatibles avec l'organisation collective du travail en équipe (présentéisme nécessaire pour assurer certaines missions).

Article 6 : Statut du salarié en télétravail

Le télétravailleur dispose du même statut juridique et a les mêmes droits et avantages légaux, conventionnels et locaux que les salariés travaillant dans l’organisme et d’un accès dans les mêmes conditions aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle.

Article 7 : Organisation du télétravail

Fixation des jours de télétravail :

Les parties signataires considèrent que le télétravail est un mode d’organisation du travail performant dès lors qu’il se conjugue efficacement avec une présence sur site. Cet équilibre garantit la cohésion du collectif et la performance de l’entreprise.

Les parties signataires considèrent que cet équilibre est conditionné à la présence du télétravailleur sur site au moins deux jours théoriques par semaine, quelle que soit la durée de travail contractuelle. Les absences pour maladie, accident du travail / trajet, les RTT, les congés payés, congés spéciaux et les congés conventionnels sont donc assimilés à des jours de présence pour l’application de cette disposition.

Sont éligibles tous les jours ouvrés de la semaine du lundi au vendredi.

Le télétravail sera effectué par journée complète. La possibilité d’effectuer du télétravail sur des demi-journées sera ouverte aux salariés à temps partiel, travaillant sur une ou des demi-journées.

Pour informer largement ses collègues, le télétravailleur devra mettre à jour son agenda électronique afin d'identifier ses temps télétravaillés et en présentiel.

7-1 Télétravail avec fixation hebdomadaire des jours télétravaillés

Le nombre de jours télétravaillés est de trois jours maximum par semaine.

L’accessibilité au télétravail et la détermination du nombre de jours devra se faire notamment au regard des conditions d’autonomie et d’organisation du service précitées (cf. article 5).

Les managers fixeront avec les salariés concernés le ou les jours de la semaine de telle sorte que le bon fonctionnement du service et sa continuité soient assurés.

Le ou les jours fixés seront mentionnés dans l'avenant au contrat de travail.

Lorsque le contexte le nécessite, en raison des nécessités de service, le salarié pourra être amené à ne pas effectuer une journée de télétravail, de sa propre initiative ou à la demande de son manager. Dans ce cas, un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf circonstances exceptionnelles, devra être observé. Le jour de télétravail ne sera pas reporté.

7-2 Télétravail selon un volume de jours

Certains salariés répondant aux conditions d'éligibilité prévues à l'article 4 ont une activité qui ne permet pas de définir a priori et de manière constante les jours de télétravail.

7-2.1 Salariés concernés

• Managers :

Le nombre de jours de télétravail pour une année civile est de 80 jours pour les salariés à temps complet.

Ce nombre de jours est proratisé en fonction du temps de travail du salarié.

En cas de multiplicité de managers pour un même service, ceux-ci veillent à assurer une présence régulière sur site.

• Praticiens, infirmiers et salariés itinérants (conseillers en prévention des risques professionnels, conseillers en protection sociale, contrôleurs, travailleurs sociaux)

Le nombre de jours de télétravail pour une année civile est de 60 jours pour les salariés à temps complet.

Ce nombre de jour est proratisé en fonction du temps de travail du salarié.

• Correspondants accueil - Coordonnateurs (Front office physique)

Le nombre de jours de télétravail pour un trimestre (période de référence correspondant à l'année civile) est de 10 jours pour les salariés à temps complet.

Ce nombre de jour est proratisé en fonction du temps de travail du salarié.

• Agents affectés à des activités supports (informatique, logistique, secrétariat de direction, ressources humaines, comptabilité, secrétariat santé sécurité au travail, secrétariat contrôle médical et contrôle dentaire, appui et pilotage et communication)

Au regard de la nature de leur activité, les agents affectés à des activités support peuvent choisir :

Soit du télétravail en volume jour, à raison de 80 jours par année civile pour un salarié à temps complet. Ce nombre de jour est proratisé en fonction du temps de travail du salarié.

Soit du télétravail en fixation hebdomadaire.

7-2.2 Modalités applicables

• Les dates des jours de télétravail seront proposées au responsable dans l’outil de suivi du temps de travail par le salarié la semaine précédant la ou les dates envisagées. Il sera possible pour le N+1, en retour, de demander au salarié un report à une autre date s'il estime que la présence physique du salarié est requise du fait d'éléments propres à l'activité ou d'éléments relatifs au collectif de travail.

• Pour les agents du front office physique, un planning trimestriel sera établi et pourra être modifié pour des raisons de service avec un délai de prévenance de 7 jours sauf circonstances exceptionnelles.

• Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine ne peut dépasser :

  • 3 jours pour les managers, praticiens et infirmiers, salariés itinérants, agents des service support en volume jour ;

  • 1 jour pour le front office physique.

Le nombre de jours s'entend comme un maximum, les salariés concernés étant libres de leur utilisation.

7-3 Suspension du télétravail

Les activités du service peuvent amener à une adaptation :

• Suspension du télétravail pour cause exceptionnelle : notamment en raison d’un accroissement temporaire de certaines activités du service nécessitant une présence accrue sur site.

• Suspension du télétravail pour cause de continuité de service : les salariés reviendront sur site pour assurer les tâches non télétravaillables.

La suspension du télétravail doit rester exceptionnelle, et n’entraîne pas la récupération des jours non télétravaillés.

Article 8 - Procédure de candidature et acceptation

La procédure de candidature et d’acceptation du télétravail est définie dans une note de service. Cette note reprendra les grands principes énoncés ci-dessous.

• Initiative de la demande : la demande de télétravail régulier est déclenchée à l'initiative du salarié, qui adresse une demande écrite, par voie hiérarchique, au service des ressources humaines. L’accès au télétravail nécessite l’accord du responsable hiérarchique.

• Processus de candidature : à réception de la demande, le processus de candidature devra contenir l’organisation d’un entretien entre le manager et le salarié faisant une demande de télétravail. Le manager précise la faisabilité du télétravail, ses conditions, les contraintes organisationnelles au sein du service et donne un avis transmis à la direction métier et au service des ressources humaines. La Direction des ressources humaines communique une réponse au salarié, sous un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande.

Les demandes de télétravail seront recensées :

• lors d’une campagne en début d’application de l’accord d’entreprise avec une reconduction tacite des avenants au contrat de travail pendant toute la durée de l’accord.

• puis au fil de l’eau afin d’examiner toute nouvelle situation.

Il sera possible pour le salarié de demander à faire évoluer le nombre de jours télétravaillés en fonction de modifications relatives à son contrat de travail (temps de travail, poste occupé etc.), son changement de lieu d’habitation ou toute évolution relative aux critères d’éligibilité contenus dans l’article 5.

• Formalisation de la décision :

• En cas de refus, la réponse apportée sera motivée par écrit.

• En cas d'acceptation, la demande sera formalisée par la signature d'un avenant au contrat de travail.

• En cas acceptation partielle de la demande du salarié, la réponse apportée sera également motivée par écrit.

Le télétravail prend effet à la date prévue dans l'avenant au contrat de travail, jusqu’à la date de fin du présent accord.

Article 9 - Réversibilité du télétravail

Afin de s'assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou l'employeur pourra dénoncer par écrit l'avenant avant son terme avec un délai de prévenance d’un mois (ce délai pourra être écourté par accord entre les parties) et à l’issue d’un entretien professionnel spécifique.

En cas de changement de poste de travail au sein de l’entreprise, l'avenant au contrat de travail prendra fin automatiquement en vue d’un réexamen de la situation.

A titre exceptionnel et avec l’accord du responsable et du service RH, l’autorisation du télétravail pourra être suspendue à la demande du salarié pour une durée déterminée (exemple : salarié qui temporairement ne dispose pas de conditions optimales pour télétravailler).

Article 10 : Durée du travail, plage horaire de joignabilité

Le télétravailleur respecte l’accord d’entreprise relatif à la durée et à l’organisation du travail au sein de la MSA Midi-Pyrénées Nord. Il convient donc de respecter les plages horaires, l’amplitude horaire, la pause repas. Il est rappelé que la réalisation d'heures supplémentaires suppose une demande expresse préalable de l'employeur.

Par ailleurs, il est rappelé que le salarié en télétravail doit être joignable pendant les heures de travail qui correspondent à celles enregistrées dans l’outil de gestion du temps. Celles-ci doivent être comprises entre le début de la plage horaire variable et la fin de l’horaire variable inscrit dans l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail applicable dans l’entreprise.

10-1 Salariés hors forfait jours :

Les journées télétravaillées font l’objet d’un suivi au moyen du logiciel de gestion du temps, selon les mêmes modalités qu’en cas de présence sur site.

L'exercice de l'activité en télétravail doit s'inscrire dans le respect des dispositions légales et conventionnelles relatives aux durées maximales de travail et aux durées minimales de repos

10-2 Salariés au forfait jours

Les salariés au forfait jours enregistrent leurs jours de télétravail dans le logiciel de gestion du temps. Ceci vaudra déclaration de leur présence en télétravail.

L'exercice de l'activité en télétravail doit s'inscrire dans le respect des dispositions légales et conventionnelles relatives aux durées maximales de travail et aux durées minimales de repos.

Elle est déterminée sans préjudice du maintien de l'autonomie dont dispose le salarié dans le cadre du travail selon un forfait annuel en jours.

10-3 : Le droit à la déconnexion

Les modalités du droit à la déconnexion prévues par l’accord d’entreprise du 2 avril 2019 sont applicables aux salariés en télétravail.

Les responsables hiérarchiques devront veiller au respect des temps de repos par le salarié (heures de connexion ou d’envoi des messages, dépassement des heures de travail…) et ne pas solliciter les salariés sous leur responsabilité en dehors des heures de travail habituelles.

Article 11 : Suivi de l'activité

L'organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son manager mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l'employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui ont été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Les managers veillent à assurer une répartition équivalente de la charge de travail entre les télétravailleurs et les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Les conditions de l'activité en télétravail et de l'organisation du travail doivent être abordées systématiquement entre le manager et le salarié lors de l'entretien annuel d'évaluation.

De plus, à tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le salarié ou le manager pour faire un point de situation.

Article 12 : Équipement fourni par l'employeur

L’avenant au contrat de travail précise la liste du matériel mis à disposition du télétravailleur par l’employeur.

L’usage de celui-ci est uniquement professionnel.

Sont mis à disposition du télétravailleur :

• un poste de travail informatique nécessaire à la pratique de l’activité,

• une solution de téléphonie si nécessaire en fonction du poste occupé,

• des fournitures de bureau.

Le télétravailleur ne peut utiliser un autre matériel que celui qui est fourni par l’entreprise.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, l’employeur doit en être informé au plus tôt.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni.

Il est par ailleurs précisé :

• que conformément au règlement intérieur, le salarié en télétravail est tenu de conserver en bon état, d'une façon générale, le matériel qui lui est confié en vue de l'exécution de son travail.

• qu’un service d’assistance informatique à distance pourra intervenir à la demande du salarié en télétravail.

• qu’en cas de nécessité, notamment liée à la mise à jour des logiciels, le salarié devra rapporter le matériel informatique dans l’entreprise afin que les services internes puissent réaliser la maintenance ou le dépannage.

• qu'au terme de l’autorisation de télétravail ou en cas de rupture du contrat de travail, le salarié doit restituer le matériel ainsi mis à disposition.

Article 13 : Prise en charge des frais professionnels

Une indemnité forfaitaire de 2,50 euros sera versée pour chaque journée entière de télétravail. Cette indemnité est destinée à prendre en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (électricité, chauffage, eau, etc.). Cette indemnité n’est pas due lorsque le télétravail est exercé dans les locaux d’un autre organisme de la FNEMSA.

Dans le cas des salariés effectuant une demi-journée de télétravail, cette demi-journée est indemnisée à hauteur de 1,25 euros, soit la moitié de l’indemnité forfaitaire.

Article 14 : Sensibilisation et formation au télétravail

• Pratique du télétravail :

Les bonnes pratiques du télétravail seront partagées au sein de l’entreprise permettant ainsi un accompagnement dans l’évolution des modes de travail.

• Utilisation des outils :

Des accompagnements adaptés seront proposés en fonction des besoins et des niveaux de responsabilité.

• Accompagnement du management :

L’adaptation des pratiques managériales est essentielle dans une organisation de travail hybride.

L’évolution des pratiques passe par la formation des managers :

• à l’animation d’une équipe en distanciel,

• à un management plus participatif,

• à l’adaptation du mode de pilotage et de suivi de l’activité.

(notamment à travers des webinaires, des tutos et des actions de formations prises en charge dans le cadre du plan de développement des compétences)

Les échanges de bonnes pratiques entre communautés de managers seront encouragés.

Les managers devront notamment, favoriser l’autonomie des membres de leur équipe, et préserver le lien social entre les salariés et le collectif de travail.

Les coordonnateurs étant impactés par ces transformations des modes de travail dans le cadre de l’animation d’équipe auront également accès à des formations.

Article 15 - Communication au sein de l’entreprise

Dans un souci de maintien des relations au sein de la communauté de travail, l’entreprise vise un renforcement des moyens de communication à travers l’utilisation des outils numériques afin de faciliter l’expression individuelle et collective, et faciliter la circulation des informations.

Article 16 - Santé sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail.

L’employeur informe le salarié de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail.

Le salarié en télétravail est tenu de respecter et d’appliquer ces règles de prévention et de sécurité.

En cas d’accident du travail, le télétravailleur doit informer de cet accident l’employeur par tous les moyens. Le traitement de cette déclaration se fera de la même façon qu’un accident dans les locaux de l’entreprise.

Article 17 : Consignes particulières concernant les outils informatiques – protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Tous les salariés en télétravail y contribuent en s’engageant à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans leur organisme, et en particulier en mettant en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise sur leur lieu de télétravail (cf. charte d’utilisation des outils informatiques annexée au règlement intérieur).

Toute infraction à ces consignes peut exposer à une sanction disciplinaire.

Article 18 : Organisation du télétravail ponctuel

18-1 Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel répond à des besoins ponctuels du salarié et/ou de l’employeur, par nature imprévus. Il est mis en place après accord des parties dans les situations suivantes notamment :

• situations météorologiques énoncées préalablement par Météo France (canicule, risque inondation, neige/verglas etc.),

• lorsque les conditions de travail au domicile favorisent la bonne pratique de l’activité professionnelle du salarié : réunions de travail dématérialisées et participation à des formations dématérialisées ;

18-2 Télétravail exceptionnel :

Le télétravail peut également être déclenché par l'employeur en cas de circonstances exceptionnelles (imposé car considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés).

Le Comité social et économique est consulté dans le cas de cette mise en œuvre.

18-3 Prévention de la désinsertion professionnelle

Par ailleurs, les salariés en situation de handicap, en état de grossesse, ou ayant une problématique de santé temporaire, et ayant une recommandation du médecin du travail, peuvent bénéficier du télétravail de un à cinq jours par semaine.

Article 19 : Modalités de suivi de l’accord

Un bilan de l’application de l’accord sera établi chaque année et présenté au Comité Social Economique et aux organisations syndicales à l’occasion des Négociations Annuelles Obligatoires.

Article 20 : Application de l’accord

20-1 Entrée en vigueur

Le présent accord prendra effet au 1^er juillet 2022.

Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

20-2 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et cessera de produire ses effets au terme de celle-ci.

20-3 Publicité et dépôt

Un exemplaire papier et un exemplaire en version électronique du présent accord seront déposés auprès de l’Unité Territoriale de l’Aveyron de la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Il fera également l’objet d’un dépôt auprès du Greffe du Conseil de Prud'hommes de chaque site de l’entreprise. 

Rodez, le

Le Directeur Général de la MSA Midi-Pyrénées Nord

Les Délégués Syndicaux Centraux d'Entreprise de la MSA Midi-Pyrénées Nord - , CFDT - , CGT - , FO