Accord d'entreprise "Un Accord relatif à la mise en place du vote électronique aux élections professionnelles" chez MSA HAUTE NORMANDIE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE AUX ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

CAISSE DE MSA HAUTE NORMANDIE

Entre d’une part,

La Direction de la Caisse de Mutualité Sociale Agricole Haute-Normandie.

Représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXXXXX – Directeur Général

Et d’autre part,

La C.F.D.T

Représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXXXX - Délégué syndical CFDT

L’U.N.S.A-AA

Représentée par Madame XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - Déléguée syndicale UNSAAA

Il a été négocié et conclu l'accord ci après.

PRÉAMBULE :

Le présent accord a pour objet de permettre le recours au vote électronique au sein de la Caisse de MSA Haute-Normandie pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) commun à la MSA et aux structures qui y sont liées par accord d’UES.

Conformément aux dispositions des articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail, les élections des instances représentatives du personnel peuvent avoir lieu par voie électronique.

Outre le fait de favoriser la participation des salariés, de sécuriser l’organisation des élections et des opérations de dépouillement, le vote électronique s’inscrit pleinement dans la démarche de dématérialisation et de développement durable engagée au sein de l’entreprise.

De par sa facilité d'utilisation et son adaptation aux évolutions des usages, il est en outre de nature à favoriser l’attractivité autour des enjeux du vote et une mobilisation bénéfique au dialogue social. Par conséquent, il permet une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Le vote électronique a déjà été mis en œuvre au sein de l’entreprise dans le cadre des précédentes élections professionnelles (mandat 2020/2023), cette modalité de vote ayant recueilli un accord unanime des organisations syndicales.

Le présent accord est conclu dans ce même esprit .Il annule et remplace l’accord relatif à la mis en place du vote électronique aux élections professionnelles de la caisse de MSA Haute-Normandie conclu le 22 mars 2019.

Par ailleurs, les parties rappellent que l’organisation matérielle d’une élection relève de la négociation du protocole d’accord préélectoral. Il est donc convenu que le recours au vote électronique devra être expressément prévu pour chaque scrutin, au protocole d’accord préélectoral qui, conformément à l’article R 2314-13 du code du travail, doit :

• Se référer au présent accord et son annexe, le cahier des charges

• Mentionner le nom du prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique pour l’élection concernée,

• Comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

La conclusion d’un protocole électoral ne pourra donc intervenir qu’à l’issue du processus d’agrément du présent accord.

Ainsi, le présent accord détaille les mesures et garanties mises en place pour que le recours au vote électronique au sein de la MSA Haute-Normandie soit conforme aux dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.

Les parties affirment que les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral suivants :

• Anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• Intégrité : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• Unicité : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• Confidentialité, secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord qui organise le vote électronique et définit les garanties et mesures de sécurité devant l’encadrer.

A cet effet, le système de vote électronique mis en place en MSA Haute-Normandie doit impérativement respecter :

• Les dispositions formulées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dans sa délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019

• Les dispositions du code du travail en la matière.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée par le protocole préélectoral.

Les parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités ci-après décrites.

Article 1 : Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est convenu que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur déterminée par la Direction à l’issue d’une procédure de mise en concurrence sur devis, sur la base des dispositions légales en la matière ainsi que du cahier des charges annexé au présent accord.

Il est renvoyé à ce cahier des charges pour tout ce qui concerne les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique.

Article 2 : Expertise préalable

Conformément à l’article R.2314-9 du code du travail, une expertise préalable du système de vote électronique retenu est prévue pour vérifier le respect des prescriptions légales.

Le prestataire extérieur devra fournir à la MSA Haute-Normandie les résultats de l’expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de l’entreprise ainsi que de la Commission Nationale de l’Informatique et des libertés.

Article 3 : Accès au système de vote

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Durant la période de vote, les lecteurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, smartphone, tablette…)

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, le matériel de vote selon les modalités garantissant la confidentialité du vote. Le moyen d’authentification remis à chaque électeur permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité du vote.

Toute personne non reconnue ne pourra avoir accès au serveur de vote.

Il en sera de même si un second tour doit être organisé.

Seul le salarié aura connaissance de l’ensemble de ses données de connexion.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement pour l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

La proclamation des résultats est publique.

Article 4 : Sécurité

Article 4.1 : Cellule d’assistance technique

Les parties conviennent que, conformément à l’article R 2314-10 du code du travail, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, deux représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire retenu pour la mise en place du vote électronique.

Conformément à l’article R 2314-15 du code du travail, la cellule d’assistance technique aura pour mission :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Ces opérations seront détaillées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Article 4.2 : Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

Il devra offrir les mêmes garanties et caractéristiques que le système principal.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote possèdent les clefs permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

Article 4.3 : Assistance technique

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de Direction et des membres du bureau de vote.

Parallèlement un système d’assistance téléphonique est mis en place par le prestataire pour renseigner les électeurs.

Article 5 : Moyens d’appropriation du dispositif

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés.

Article 5.1 : Informations

Les parties en présence conviennent que la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement de ce vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin (au minimum 15 jours avant).

Article 5.2 : Rôle et formations des membres du bureau

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux, les membres du bureau de vote, et les représentants de la Direction bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique conformément à l’article R 2314-12 du code du travail.

Les parties conviennent, comme le permet l’article R2314-16 du code du travail, que les membres du bureau de vote peuvent avoir connaissance du nombre de votants.

Les électeurs pourront se familiariser avec l’interface pendant une semaine avant le début de la période électorale.

Article 6 : Formalités liées au respect de la loi informatique et libertés et des nouvelles exigences de la RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.

A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection des données apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n°2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quand à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016-679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Conformément à l’article R.2314-11 du code du travail, la Direction informera les organisations syndicales de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 7 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans.

Il prendra effet le jour de son agrément.

Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Article 8 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales qui en sont signataires ou qui y auront adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions de l’article L 2261-7 et L 2261-8 du code du travail.

Article 9 : Publicité et dépôt

Le présent accord sera déposé auprès de la DREETS et du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait à Evreux le, 5 mai 2023

Directeur Général

Syndicat C.F.D.T Syndicat U.N.S.A-AA

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