Accord d’entreprise n° 2 - 2023

Relatif à la mise en place du vote électronique lors des élections professionnelles

Entre :

La Caisse de Mutualité Sociale Agricole Ain - Rhône,

35-37, rue du Plat 69002 LYON

Représentée par son Directeur Général,

d'une part,

et,

- Le Syndicat C.G.T. du Personnel des Organismes sociaux,

représenté par sa Déléguée,

- Le Syndicat SNEEMA – CFE.C.G.C.,

représenté par sa Déléguée,

- Le Syndicat UNSA2A,

représenté par son Délégué,

d'autre part,

Préambule

Conformément aux dispositions des articles L.2314-26 du Code du travail, les élections de la délégation des représentants du personnel au Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Les modalités de mise en œuvre du vote électronique sont fixées par les articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

Article 1 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la MSA Ain-Rhône pour l’élection des représentants au Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections de la délégation des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25

avril 2007 pris en application du décret 2007-602 du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Article 2 : Modalités de vote - Protocole préélectoral

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection

Article 4 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 5 : Sécurité

Une commission chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et les Organisations Syndicales intéressées au processus électoral ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 : Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 7 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le jour de son agrément et est conclu pour une durée déterminée de 1 an.

Article 8 : Révision

Cet accord pourra, au cours de sa période d’application, être révisé au gré des parties conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.

Article 9 : Formalités d’agrément et de dépôt

Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la règlementation en vigueur.

Lyon, le 20/03/2023

Pour la Caisse de Mutualité

Sociale Agricole Ain - Rhône,

Le Directeur Général,

Pour le Syndicat SNEEMA-CFE.C.G.C., Pour le Syndicat CGT

La délégué, La déléguée,

Pour le Syndicat UNSA2A

Le délégué,

Annexe joint au présent accord : Cahier des charges

Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

de la MSA Ain-Rhône

Article 1 : Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, la MSA Ain-Rhône souhaite recourir au système de vote électronique par Internet.

Les obligations de l'employeur liées à la mise en place d'un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• signature d'un accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique lors des élections professionnelles

• signature d'un protocole d'accord préélectoral après agrément de l'accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique lors des élections professionnelles

• formation des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique

• mise à disposition des salariés d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Article 2 : Caractéristiques de l'entreprise

Le périmètre de la MSA Ain-Rhône s'étend sur 2 sites et sur les départements suivants : L’Ain et Le Rhône.

Article 3 : Nature des prestations attendues

Le système de vote électronique proposé par les prestataires devra être conforme aux dispositions de la Loi n° 2016-1088 du 08 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et des décrets d’application R. 2314-5 à 18 du Code du Travail et au RGPD. Il devra donc, a minima :

• assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes

• réduire l'accès des fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système

• mettre en œuvre le scellement du système de vote à l'ouverture et à la clôture du scrutin

• garantir l’anonymat des choix exprimés par les électeurs et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participent ces électeurs. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, devront être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts

• fournir à la MSA Ain-Rhône les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre et la gestion des élections par vote électronique, en collaboration et sous le contrôle du Service des Ressources Humaines ;

• la mise en place, la formation et l'accompagnement d'une commission chargée de veiller au bon fonctionnement et au bon déroulement du système constituée des membres du bureau de vote, de représentants de l'employeur, des organisations syndicales intéressées au processus et du prestataire ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

En outre, il devra prévoir :

• la mise à disposition de l'employeur d'un interlocuteur privilégié ;

• l'envoi des identifiants permettant d'accéder au vote par courrier indépendant au domicile des électeurs et la possibilité de récupérer les identifiants en cas de perte ;

• une relance pour les non votants avant la fin de la période d'ouverture des votes pour les deux tours d'élection ;

• une cellule d'assistance aux électeurs pendant la période de vote ;

• un dispositif de secours en cas de défaillance du système de vote présentant les mêmes garanties et caractéristiques que le dispositif principal ;

• la possibilité pour les électeurs d'accéder au vote de n'importe quel poste ou moyen de communication équipé d'internet, 24h/24h et chaque jour pendant la période d'ouverture du vote ;

• la remise aux électeurs d'un accusé de réception attestant du vote ;

• la mise en œuvre de l’expertise indépendante de conformité réglementaire.

Article 4 : Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et dès lors où une action contentieuse aura été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, si une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.