ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

ORA SERVICES

Entre les soussignés,

La Société ORA SERVICES,

Société Actions Simplifiées

Immatriculée au Registre du commerce et des sociétés d’Aix-En-Provence sous le n°523 240 729

Numéro d’identification : 523 240 729 000 39

Dont le siège social est situé au 302, Rue de la Gare – L’Ombrière Bât A – 13770 VENELLES

Représentée par XXXXXXX

Agissant en qualité de Président.

D’une part,

Et

XXXXXXX, membre titulaire de la délégation du personnel du comité social et économique, ayant adopté le présent accord en vertu de son statut de membre titulaire ayant recueilli la majorité des suffrages valablement exprimés au 1er tour des élections professionnelles.

D’autre part.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Préambule 4

Partie 1 – Le télétravail 5

1 Présentation du télétravail 5

1.1 Définitions du télétravail 5

1.1.1 Télétravail « régulier » et télétravail occasionnel 5

1.1.2 Le « nomadisme » 5

1.1.3 Situation exceptionnelle 6

1.2 Lieux du télétravail 6

1.3 Motifs de recours au télétravail 6

1.4 Appréciation des conditions d’éligibilité et des modalités d’exercice du télétravail 6

2 Conditions d’éligibilité du télétravail 7

2.1 Conditions d’éligibilité générales 7

2.1.1 Conditions tenant aux activités 7

2.1.2 Conditions tenant au collaborateur 7

2.1.3 Conditions tenant aux équipements 7

2.1.4 Conditions tenant au lieu du télétravail 8

2.1.5 Conditions tenant au fonctionnement du service/entreprise 8

3 Rythme du travail en télétravail 8

3.1 Rythme du travail en télétravail 8

3.1.1 Jours de travail en télétravail et répartition 8

3.1.2 Rythme du télétravail exceptionnellement modifié 9

3.1.3 Principe de non report 9

4 Mise en place et fin du télétravail 10

4.1 Caractère volontaire du télétravail 10

4.2 Mise en place du télétravail 10

4.2.1 Procédure de demande, d’acceptation et de refus du télétravail 10

4.2.2 Durée du télétravail 10

4.2.3 Formalisation du télétravail 10

4.2.4 Remboursement des frais et dépenses 11

4.2.5 Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 11

4.2.5.1 Fin du télétravail par accord des parties 12

4.2.5.2 Fin du télétravail à l’initiative d’une partie 12

4.2.5.3 La suspension exceptionnelle du télétravail 12

4.2.5.4 Changement de fonction, de service ou de domicile 12

5 Droits et obligations du télétravail 13

5.1 Droits individuels et collectifs 13

5.2 Temps et charge de travail 13

5.2.1 Charge de travail et suivi de l’activité 13

5.2.2 Temps de travail et temps de repos 13

5.3 Confidentialité et protection du matériel et des données 14

5.4 Santé, sécurité et suivi médical 15

5.5 Dispositifs particuliers de télétravail pour les travailleurs handicapés 15

Partie 2 – Flex Office 16

1 Organisation du Flex Office 16

1.1 Définition 16

1.2 Périmètre 17

1.3 Mise ne pratique du Clean Desk 17

1.4 Condition du Flex Office 17

Partie 3 - Durée, révision et dépôt de l’accord 18

1 Durée de l’accord – Clause de rendez-vous 18

2 Procédure de révision 18

3 Dénonciation 18

4 Dépôt et publicité de l’accord 19

Préambule

Le présent accord vise à poser un cadre adaptable et protecteur en matière de télétravail, qui doit participer à l’amélioration de la QVT et s’inscrire dans le respect de l’équilibre vie professionnelle et vie privée.

Dans un contexte de digitalisation croissante de la société et d’accroissement des contraintes liées aux transports, aux espaces de travail, le télétravail constitue une opportunité d’améliorer la qualité de vie, les conditions de travail des collaborateurs et l’efficacité des organisations à la condition d’être organisé et encadré pour respecter l’équilibre des collaborateurs de l’entreprise dans leur vie professionnelle et privée.

Le télétravail, en ce qu’il permet de limiter les trajets, la fatigue, le stress et les risques s’y rattachant, apparait comme un levier d’efficacité et de conciliation des temps de vie professionnelle et personnelle.

Le télétravail apporte également des éléments positifs en matière de responsabilisation, d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles et donc de productivité et d’implication des collaborateurs.

Il favorise le maintien dans l’emploi et peut permettre de continuer à faire travailler un collaborateur malgré des circonstances exceptionnelles ou temporaires (maladie, handicap, pandémie…).

La crise sanitaire exceptionnelle qu’a vécu notre pays a fait du télétravail un moyen de poursuite partielle de l’activité et de protection des collaborateurs. Ce dispositif, vivement encouragé par les pouvoirs publics et plébiscité par les collaborateurs, constitue une nouvelle réalité dans les entreprises.

Confortés par une phase pilote du télétravail hors situation de crise, il a été décidé avec les partenaires sociaux d’inscrire durablement le télétravail dans notre mode d’organisation. De plus dans le cadre de sa démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE), les parties ont souhaité développer l’accès au télétravail afin de donner à chaque collaborateur éligible à ce mode d’organisation plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail et de permettre notamment une meilleure articulation entre la vie professionnelle et personnelle des collaborateurs.

Cette modernisation ambitieuse de l’organisation du travail est possible par la responsabilisation et l’autonomie conférées dans l’exercice des missions du collaborateur tout en maintenant l’efficacité, la performance, la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques et/ou financières.

Les facteurs de réussite essentiels à ce mode d’organisation de travail reposent sur une confiance mutuelle entre le collaborateur et le responsable hiérarchique, une autonomie du télétravailleur, un maintien du lien avec la communauté de travail et enfin une transparence et flexibilité de la part de chacune des parties.

Cette nouvelle organisation du travail reposant sur un principe de confiance réciproque engendre également des évolutions dans les modes de collaboration et d’interaction entre collègues que les parties ont voulu appréhender dans le présent accord.

Le télétravail permet de répondre à un quadruple enjeu :

• Celui de l’efficacité collective en valorisant mieux l’apport des outils digitaux, et en permettant plus de souplesse et de flexibilité dans l’organisation du travail,

• Celui d’une plus grande qualité de vie au travail, en réduisant la fréquence des transports entre le domicile et le lieu de travail, limitant les risques associés et libérant du temps personnel,

• Celui de répondre à un mode d’organisation sollicité par les candidats et qui valorise la marque employeur de la Société,

• Celui d’une moindre empreinte carbone, auquel contribuent tous les déplacements et qui va de pair avec la politique RSE du Groupe.

La mise en place du télétravail et donc du travail hybride de façon pérenne au sein du groupe va permettre aussi d’anticiper la gestion des présences et absences des collaborateurs, les libérant des contraintes d’attribution des places pour les salariés du plateau de la production grâce au Flex Office.

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de l’entreprise.

Le contenu des dispositions suivantes s’inscrit notamment dans le cadre des dispositions de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, de la loi n°2012-387 du 22 mars 2012 qui introduit le télétravail dans le Code du travail et de l'ordonnance Macron n°2017-1387 du 22 septembre 2017 qui a fait évoluer le cadre légal du télétravail et répond aux conditions fixées par les articles L. 1222-9, L.1222-10 et L.1222-11 et suivants du Code du travail ainsi qu’aux dispositions du code du travail concernant le droit à la déconnexion que sont les articles L.2242-8 et suivants du Code du Travail.

Partie 1 – Le télétravail

Présentation du télétravail

Définitions du télétravail

Le télétravail, tel que visé par le présent accord, désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ». (Article L 1222-9 du code du travail).

La définition du télétravail répond ainsi à trois critères cumulatifs :

• Il nécessite le recours aux technologies de l’information et de la communication ;

• Il s’effectue en dehors de l’entreprise ;

• Le travail bien qu’effectué en dehors de l’entreprise, aurait pu s’effectuer dans l’entreprise.

Par conséquent, les activités itinérantes par nature dites « nomades » tels que les forces de vente, merchandisers, animateurs, chargés d’enquêtes, inspecteurs, commerciaux..., et qui s’exercent en tout ou partie sur le terrain, ne sont pas concernées par le télétravail.

Télétravail « régulier » et télétravail occasionnel

Le télétravail est dit régulier lorsqu’il constitue un mode d’organisation habituel pour le collaborateur.

Il est dit exceptionnel ou occasionnel lorsque ce mode d’organisation est utilisé de manière ponctuelle, notamment pour répondre à une situation exceptionnelle ou à des difficultés particulières et isolées.

Le « nomadisme »

Le nomadisme vise tous les travailleurs mobiles qui sont amenés, dans le cadre de leurs fonctions, à se déplacer très fréquemment sur les différents sites de l’entreprise (ou chez les clients) ou en dehors. Le nomadisme est fréquent au sein d’ORA SERVICES au regard de notre activité et des différents sites d’intervention. Dans ce cadre, le collaborateur concerné est en déplacement pour mission professionnelle et non en situation de télétravail.

Par exemple, un collaborateur en déplacement sur un site le matin qui reste travailler depuis ce site l’après-midi n’est pas en situation de télétravail tel qu’encadré par le présent accord.

Situation exceptionnelle

• De façon obligatoire pour tous les salariés et pour l’exercice de toutes les tâches compatibles, en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement. Des modalités spécifiques à cette situation pour l’exercice du télétravail pourront être prises par l’entreprise à cette occasion et adaptées aux contraintes existantes. Les salariés en seront immédiatement informés par tous moyens adaptés.

• De façon exceptionnelle et obligatoire pour tout ou partie des salariés et pour l’exercice de toutes les tâches compatibles, en cas d'épisode de période de confinement liée à une crise sanitaire (COVID 19 par exemple). Des modalités spécifiques à cette situation pour l’exercice du télétravail pourront être prises par l’entreprise à cette occasion et adaptées aux contraintes existantes. Les salariés en seront immédiatement informés par tous moyens adaptés.

Pour toute circonstance exceptionnelle, les modalités du télétravail prévues ou non par le présent accord pourront être adaptées par l’employeur. Celui-ci en informera les représentants du personnel et/ou les salariés dans les plus brefs délais.

Lieux du télétravail

Trois lieux d’exercice du télétravail sont envisageables :

• Télétravail au domicile du collaborateur ;

• Télétravail dans des tiers-lieux qui n’appartiennent pas à l’entreprise (ex : espace de co-working, ...) fixé d’un commun accord écrit (mail, sms) entre le manager et son collaborateur ;

• Télétravail en bureaux distants appartenant à ORA SERVICES (exemple bureaux de Paris ou de Venelles).

Il est toutefois précisé que le lieu d’exercice du télétravail doit se situer en France métropolitaine.

Motifs de recours au télétravail

Par principe, afin d’assurer un cadre unifié, les demandes de télétravail régulier devront respecter les conditions cumulatives d’éligibilité et les modalités d’exercice exposées ci-après.

Toutefois, l’appréciation de ces éléments pourra être adaptée pour le motif suivant :

• Demande de télétravail pour raison de santé : l’entreprise sera particulièrement attentive aux demandes émanant de collaborateurs en situation de handicap (cf. article 5.5), de collaboratrices enceintes, ou encore de collaborateurs qui souhaitent travailler à distance pour des raisons de santé. Afin de maintenir ces personnes dans l’emploi et réduire leurs trajets, les conditions d’accès et les modalités d’exercice du télétravail pourront être ici adaptées.

Appréciation des conditions d’éligibilité et des modalités d’exercice du télétravail

L’appréciation et l’application des conditions d’éligibilité et, de manière générale, du présent accord, relèvent du responsable hiérarchique du demandeur et de la Direction des Ressources Humaines.

Conditions d’éligibilité du télétravail

Conditions d’éligibilité générales

Les conditions exposées ci-après sont cumulatives.

Conditions tenant aux activités

Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation (voir liste indicative en annexe).

Sont exclus de l’accès au télétravail :

• Les postes dont la nature de l’activité nécessite une présence physique sur le site de travail ou chez des clients, notamment l’accueil physique des clients ou des prestataires ;

• Les postes exigeant un support managérial suivi ;

• Les activités requérant l’usage quotidien d’un important flux de documents papier ;

• Les activités requérant l’utilisation quotidienne d’outils, de matériels ou d’applications professionnelles spécifiques non adaptables ou compatibles avec une connexion à distance ;

Conditions tenant au collaborateur

Les parties reconnaissent que le télétravail repose sur la capacité du collaborateur à exercer ses fonctions de manière autonome. Dès lors, seront notamment appréciés par la hiérarchie du collaborateur son degré d’autonomie, sa capacité d’organisation, sa gestion du temps de travail et sa rigueur pour déterminer son éligibilité au télétravail.

Le télétravail ne sera donc ouvert qu’aux collaborateurs ayant terminé leur période d’essai.

Le télétravail est réalisé sur la base du volontariat.

Conditions tenant aux équipements

Le télétravail est ouvert aux collaborateurs disposant des équipements de télétravail mis à disposition par l’entreprise (ordinateur portable professionnel, téléphone portable, accès VPN). Le collaborateur devra signer une fiche de mise à disposition.

L’ensemble du matériel fourni par l’entreprise, et dont elle reste l’unique propriétaire, bénéficie de l’assurance souscrite par la société.

Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que l’entreprise fournit aux collaborateurs télétravailleurs les équipements et solutions définis ci-avant, l’entreprise ne prend pas à sa charge les frais éventuels d’aménagements et de mise en conformité.

Les outils nécessaires à l’exercice normal de l’activité en télétravail (accès à distance sécurisé au réseau de l’entreprise, téléphone portable, logiciels, accès aux bases de données, …) doivent pouvoir être exportés hors de l’entreprise et utilisés avec la connexion (réseau téléphonique et internet) disponible sur le lieu du télétravail.

Conditions tenant au lieu du télétravail

Le collaborateur doit justifier d’un lieu d’exercice du télétravail adapté à ce mode d’organisation du travail. Il s’engage à ce titre à disposer, notamment en situation de télétravail à domicile :

• D’un endroit lui permettant de travailler dans de bonnes conditions et propice à la concentration. Dans le cadre du télétravail à domicile notamment, le collaborateur s’assurera de pouvoir s’isoler du foyer (le télétravail ne constitue pas un mode de garde d’enfant) ;

• D’une connexion au réseau téléphonique et à internet suffisante pour lui permettre d’exercer son activité normalement ;

• D’une installation électrique conforme lui permettant d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité ;

• D’une assurance multirisque habitation couvrant le télétravail, qu’il transmet au service des ressources humaines.

Le collaborateur s’engage à informer la compagnie d'assurance de l’exercice de son activité professionnelle dans le cadre du télétravail régulier à son domicile et s'assure que les garanties couvrent sa présence pendant cette période. A cet effet, il atteste sur l’honneur de cette couverture ainsi que de la conformité électrique de l’installation du lieu d’exercice du télétravail.

En tout état de cause, le lieu d’exercice du télétravail est expressément défini et validé avec la hiérarchie et formalisé dans les conditions prévues aux articles 4.2 et 4.3.3 du présent accord. Le télétravail ne pourra être exercé qu’à/aux adresses ainsi formalisées.

En cas de télétravail à domicile, le domicile s’entend de la résidence principale et/ou secondaire du collaborateur en France métropolitaine. Dans l’hypothèse d’un changement de domicile en cours d’exécution du télétravail, le collaborateur s’engage à communiquer, sans délai, sa nouvelle adresse au service des ressources humaines.

Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à ne pas recevoir de rendez-vous professionnels au sein de son domicile.

Conditions tenant au fonctionnement du service/entreprise

Le télétravail ne doit pas porter atteinte à la continuité du service et/ou de l’entreprise. Il appartient dès lors à la hiérarchie d’apprécier ces critères d’éligibilité au regard des besoins de fonctionnement du service et de l’organisation de l’équipe. Doit notamment être assurée une permanence physique dans les services (nombre de télétravailleurs et de collaborateurs en présentiel compatible avec le fonctionnement du service et de l’équipe, …).

Les responsables hiérarchiques doivent organiser, de façon équitable et cohérente, le planning de son service.

Rythme du travail en télétravail

Rythme du travail en télétravail

Jours de travail en télétravail et répartition

Le télétravail est mis en place dans la limite de deux jours par semaine.

Le télétravail devra être mis en œuvre par journées entières sur la même semaine, selon les dispositions édictées ci-après. Le télétravail pourra être pris en demi-journées exceptionnellement selon accord du responsable hiérarchique.

Ces journées sont fixées d’un commun accord entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique. Ces jours sont définis mensuellement de manière à pouvoir assurer la continuité de l’activité et tiennent compte des spécificités de chaque service et des déplacements professionnels.

Chaque manager veillera à organiser le planning de son équipe en respectant des règles d’équité et de roulement entre chaque collaborateur sur le choix des jours télétravaillés.

Afin de permettre un suivi des demandes de télétravail, les demandes devront être formalisées par tous moyens et feront l’objet d’une déclaration dans un fichier partagé avec leur manager.

Les jours en télétravail peuvent s’accoler avec les jours de congés ou les JRF excepté durant la période du 1^er juin au 30 septembre.

Les deux jours de télétravail ne sont pas accolés sauf dans le cas d’une situation exceptionnelle validée à l’occasion par le responsable hiérarchique ou la Direction des Ressources Humaines.

Ils ne sont pas reportables ou cumulables s’ils ne sont pas utilisés ou mis en œuvre.

Ils ne donnent lieu à aucune capitalisation, ni aucune compensation financière.

Afin de prévenir du risque d’isolement, les collaborateurs à temps complet doivent conserver trois jours pleins par semaine de présence en entreprise. Ainsi, lorsque sur une semaine donnée, le collaborateur se trouve, pour au moins un jour, absent des locaux de l’entreprise (en raison par exemple de congés de toute nature, d’un séminaire, d’un arrêt de travail, …), il ne pourra pas mobiliser deux journées de télétravail sur cette semaine.

Une exception est faite pour les déplacements professionnels : le collaborateur devra, dans ce cas, être présent deux jours physiquement dans les locaux de l’entreprise pour pouvoir mobiliser une journée de télétravail sur la semaine concernée.

Pour les collaborateurs à temps partiel éligibles, le temps de présence minimal par semaine est porté à deux jours pleins.

Rythme du télétravail exceptionnellement modifié

Par principe, les parties s’engagent à respecter les jours définis par le planning mensuel.

Par exception :

• Le responsable hiérarchique peut demander au collaborateur de venir travailler en entreprise un jour en principe télétravaillé si des impératifs de service l’exigent ;

• Le collaborateur peut venir travailler en entreprise un jour en principe télétravaillé si des impératifs l’imposent.

En tout état de cause, ces impératifs doivent rester exceptionnels et un délai de prévenance raisonnable, permettant aux parties de s’organiser, est respecté.

Principe de non report

Ces modifications exceptionnelles et les journées non travaillées (congés payés, JRF, arrêt maladie…) tombant un jour normalement télétravaillé ne donnent pas droit à un report.

Mise en place et fin du télétravail

Caractère volontaire du télétravail

Le télétravail repose sur l’engagement volontaire des deux parties, employeur et collaborateur, et sur leur accord. Il en résulte les conséquences suivantes :

• Le passage au télétravail ne peut être imposé au collaborateur par l’employeur et inversement, sauf circonstances exceptionnelles comme une pandémie ;

• Le refus d’accepter un poste avec du télétravail n’est pas un motif de rupture du contrat de travail ni de sanction.

Mise en place du télétravail

Procédure de demande, d’acceptation et de refus du télétravail

Le collaborateur qui souhaite opter pour le télétravail adresse une demande écrite à son responsable hiérarchique par tous moyens.

Il précise le motif de sa demande, notamment lorsque le recours au télétravail est motivé pour des raisons de santé et nécessite que les conditions d’accès et modalités d’exercice soient aménagées conformément à l’article 1.3 du présent accord.

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail.

Le responsable hiérarchique étudie la demande, si besoin avec l’aide dz la Direction des Ressources Humaines, au regard des conditions posées par l’accord et fait un retour au collaborateur dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de réception de la demande :

• En cas d’acceptation, une convention individuelle est établie.

• En cas de refus, une réponse écrite et motivée est adressée au collaborateur.

Le responsable hiérarchique informe le service des Ressources Humaines des demandes de télétravail par la transmission de la demande écrite.

Le collaborateur et le responsable hiérarchique devront utiliser les outils de suivi mis à leur disposition pour suivre et gérer les demandes.

Durée du télétravail

La pratique du télétravail est accordée pour une durée indéterminée établie selon le motif du recours à cette forme d’organisation du travail.

Formalisation du télétravail

En cas d’acceptation du passage en télétravail, ses conditions d’exécution font l’objet d’une convention individuelle de télétravail.

Afin de s’assurer de l’acceptation par le collaborateur des conditions de mise en œuvre du télétravail, la convention détermine :

• L’intitulé du poste occupé au moment de la mise en œuvre du télétravail ;

• La date de démarrage du télétravail ;

• Le lieu d’exercice du télétravail ;

• Les plages horaires pendant lesquelles le collaborateur est en principe joignable ;

• La période d’adaptation ;

• Les conditions de réversibilité,

• Les règles de prise en charge des frais professionnels,

• Les modalités pratiques,

• Les modalités d’articulation entre télétravail et présentiel.

Lorsque le télétravail est envisagé dès l’embauche, ces modalités sont précisées dans le contrat de travail.

La convention n’est pas transférable dans le cas d’un changement de poste au sein d’un autre service et avec un nouveau manager.

Les parties rappellent que le fait de travailler chez soi dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.

Pour que le domicile soit éligible à une pratique de télétravail, il est nécessaire de :

• Disposer d’un abonnement internet et d’une connexion,

• Déclarer l’activité de télétravail à domicile à sa compagnie d’assurance,

• Attester de la conformité de l’installation électrique,

• Disposer d’un espace de travail permettant de réaliser son activité dans des conditions adaptées (table de travail, chaise, …),

• Ne pas devoir garder ses enfants.

L’employeur se réserve la possibilité de demander les justificatifs à tous moments.

Remboursement des frais et dépenses

Le télétravail permet une économie de temps de trajet et de fatigue des collaborateurs.

Les frais professionnels exposés par le collaborateur, dans l'exercice de ses fonctions, lui sont remboursés sur présentation de justificatifs selon les règles en vigueur applicables au sein de la Société, dans la mesure où ces frais correspondent à un montant raisonnable eu égard à la mission du collaborateur et validé en amont par le responsable hiérarchique.

Le télétravailleur bénéficiera de tous les avantages d’usage, conventionnels et indemnitaires des travailleurs en présentiel.

La mise en place du télétravail n’ouvrira droit à aucune indemnité compensatoire.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

En cas d’arrêt du télétravail dans les conditions ci-après exposées, le collaborateur concerné reprend son activité dans les locaux de l’entreprise de manière permanente.

Fin du télétravail par accord des parties

Le télétravail est fondé sur un principe de double réversibilité, tant à l’initiative de l’employeur que du collaborateur.

A ce titre, le collaborateur et le responsable hiérarchique peuvent convenir par accord d’y mettre fin.

Fin du télétravail à l’initiative d’une partie

Lorsqu’une des conditions d’éligibilité ou les modalités d’exercice du télétravail établies par le présent accord ne sont plus remplies ou respectées, il peut être mis fin à cette organisation du travail. Dans ces conditions, l’arrêt du télétravail se fait par un écrit motivé.

La Direction peut demander au collaborateur en télétravail de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• La qualité du travail fourni ne donnerait pas satisfaction ;

• Les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison d’une évolution de l’activité et/ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et/ou d’absence de collaborateur(s) ;

• En cas de non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données ;

• En cas de non-respect par le collaborateur des dispositions du présent accord.

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre.

En tout état de cause, un délai de prévenance d’un mois, qui peut être réduit d’un commun accord, est respecté.

La suspension exceptionnelle du télétravail

En cas de circonstances exceptionnelles tenant notamment à des impératifs opérationnels ou d’indisponibilité temporaire du matériel, le télétravail peut être provisoirement et immédiatement suspendu à l’initiative du responsable hiérarchique ou du collaborateur, sans pour autant que cela ne remette en cause cette forme d’organisation du travail.

Changement de fonction, de service ou de domicile

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique est possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du collaborateur, et peut donner lieu à la cessation de la situation de télétravail :

• En cas de changement de poste du collaborateur. S’il souhaite exercer ses nouvelles missions en télétravail, il devra à nouveau faire une demande de télétravail, en suivant la procédure de demande et d’examen des conditions d’accès ;

• En cas de déménagement du collaborateur si le télétravail s’exerce à son domicile. Le collaborateur devra en informer la Direction des Ressources Humaines et son manager par courrier ou mail dans les plus brefs délais et fournir de nouveau les justificatifs nécessaires.

Droits et obligations du télétravail

Droits individuels et collectifs

Le passage en télétravail constitue un changement de l’organisation du travail et n’affecte donc pas la qualité de collaborateur du télétravailleur.

Le télétravailleur a les mêmes droits individuels et collectifs que le collaborateur qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne l’accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l’accès à la formation.

Il a également droit aux mêmes avantages sociaux que les autres collaborateurs de l’entreprise.

Ces nouvelles conditions de travail n’auront bien entendu aucune incidence sur la gestion des ressources humaines, l’évolution de carrière et de rémunération du collaborateur.

Les tickets restaurants sont maintenus durant la période du télétravail.

Temps et charge de travail

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable au sein des locaux de la société.

Charge de travail et suivi de l’activité

Les obligations du télétravailleur en matière de charge de travail, délais d’exécution et évaluation des résultats sont les mêmes que pour le personnel travaillant dans les locaux de l’entreprise. En effet, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur, fixés notamment à l’occasion des entretiens annuels.

Les collaborateurs en télétravail doivent donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un collaborateur travaillant sur le site de l’entreprise. Le manager veille à ce que les télétravailleurs n’aient pas plus d’obligations et de devoirs qu’ils n’en ont dans les locaux de l’entreprise.

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans le service d’appartenance du collaborateur et les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Lors de l’entretien annuel ou de l’entretien professionnel, un bilan spécifique sur le télétravail est effectué afin d’évoquer les conditions d’exécution de l’activité et de la charge de travail du télétravailleur.

Temps de travail et temps de repos

Le télétravailleur s’engage à gérer l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus par la loi et, le cas échéant, selon l’horaire collectif habituel de travail.

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

• Au minimum 11 heures consécutives de repos entre deux journées de travail ;

• Une période de 35 heures de repos consécutifs hebdomadaires ;

• Repos obligatoire le dimanche.

Pour assurer le bon fonctionnement du service, les plages horaires durant lesquelles le collaborateur en télétravail est habituellement joignable sont les horaires collectifs de l’entreprise et sont définis dans la règlement intérieur de la Société. En tout état de cause, le collaborateur doit être joignable au minimum entre 9h00 et 12h30 et entre 14h et 17h30 (excepté durant ses rendez-vous professionnels organisés à distance).

Le télétravailleur a un droit à la déconnexion en dehors de ces plages d’accessibilité. Aucun reproche ne peut lui être adressé s’il ne répond pas immédiatement à une sollicitation adressée en dehors de celles-ci.

Les parties soulignent que le télétravailleur, particulièrement exposé aux technologies de l’information et de la communication et à la porosité des frontières vie privée/vie professionnelle, notamment en cas de télétravail au domicile, dispose d’un droit à la déconnexion, au même titre que le personnel travaillant dans les locaux de l’entreprise et ce conformément à l’accord d’entreprise signé avec les partenaires sociaux.

La Direction s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise.

Le supérieur hiérarchique du télétravailleur doit effectuer, avec ce dernier, un bilan régulier (a minima tous les mois) des travaux effectués en télétravail. Cet échange porte notamment sur l’évaluation de la charge de travail.

Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail, la charge de travail que cela génère et les éventuelles mesures à mettre en œuvre pour favoriser les liens avec la communauté de travail sont discutées chaque année à l’occasion d’un entretien entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique.

Confidentialité et protection du matériel et des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles d’ORA SERVICES en matière de sécurité informatique (Charte de Sécurité Informatique et Charte des Bonnes Pratiques en télétravail). Le non-respect de ces dispositions est de nature à justifier une sanction prévue au règlement intérieur.

A ce titre, l’utilisation du matériel mis à disposition du télétravailleur par ORA SERVICES est réservée à des fins professionnelles. Par exception, un usage personnel de certaines ressources (messagerie électronique, …) est toléré sous réserve que cette utilisation soit raisonnable.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué pendant les périodes de suspension du contrat de travail, arrêt du télétravail décidé par les parties, départ de l’entreprise.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat. L’utilisation à des fins personnelles de ce matériel ne peut être tolérée que dans le cadre des besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale et doit demeurer raisonnable.

L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail.

Le télétravailleur devra également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle, sur tous supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les dispositions en son pouvoir afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel et aux données qu’il contient et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Le télétravailleur utilise une connexion sécurisée pour accéder à sa messagerie professionnelle et au réseau de l’entreprise (VPN) ou via l’interface AnyDesk.

Il doit signaler sans délai à son manager, toute violation ou tentative de violation suspectée de son compte informatique et de manière générale tout dysfonctionnement, ainsi que toute perte de document(s) pouvant contenir des données à caractère personnel et / ou confidentiel.

Lorsque le télétravail s’arrête, les accès VPN / Anydesk du collaborateur seront retirés automatiquement.

Santé, sécurité et suivi médical

Les dispositions légales relatives à la santé et sécurité au travail sont applicables au télétravailleur.

Le télétravailleur est informé de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et doit s’y conformer.

En cas de maladie pendant les jours de télétravail, le télétravailleur informe son responsable hiérarchique dans les mêmes délais que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise. Ces jours ne sont pas reportés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Tout accident donne lieu à une déclaration immédiate, conformément à la procédure suivie au sein de l’entreprise. Le télétravailleur est tenu de déclarer immédiatement tout accident survenu pendant le télétravail en informant son manager direct et le service Paie.

Dispositifs particuliers de télétravail pour les travailleurs handicapés

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, le présent accord doit préciser les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, en application des mesures prévues à l’article L. 5213-6 du Code du travail. Ces modalités d’accès doivent prévoir, afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement à l’égard de ces travailleurs, la mise en œuvre de mesures appropriées pour permettre à ceux qui sont bénéficiaires d’une RQTH d’accéder à un emploi ou d’en conserver un correspondant à leur qualification, de l’exercer ou d’y progresser.

Dans le cadre de l’examen des candidatures au télétravail, une attention particulière sera portée par le management et la Direction aux demandes formulées par les collaborateurs reconnus Travailleurs Handicapés (RQTH) en vue de favoriser leur insertion professionnelle ou leur maintien dans l’emploi conformément aux dispositions de la loi Avenir Professionnel n°2018-771 du 5 septembre 2018 :

• Prise en charge, adaptation du mobilier sur prescription du médecin du travail,

• Mise en place de logiciels particuliers,

• Aménagement de l’environnement de travail.

Partie 2 – Flex Office

Dans le cadre de la mise en place du télétravail au sein de la Société, les parties conviennent que cette mise en place ne peut être réalisée que dans le cadre d’une réorganisation des modes de travail, et notamment l’instauration du Flex Office.

Organisation du Flex Office

Définition

Le Flex Office aussi nommé Flex Desk est l'absence de bureau attitré. Le collaborateur peut travailler dans un nouvel espace de travail chaque jour, avec un nouveau voisin de bureau, à une place différente en fonction de celles qui sont disponibles lors de son arrivée dans le bureau et en fonction de son envie.

Le Flex Office repose, entre autres, sur un constat : un bureau attribué n’est occupé qu’à 60% en moyenne, et est laissé vacant le reste du temps. Ce concept repose aussi sur l’envie de donner une nouvelle fonction à l’espace de travail, celle de créer une proximité entre tous les collaborateurs et de les encourager à collaborer, discuter, co-construire, s’entraider.

Le Flex Office offre ainsi plusieurs avantages :

• D’être plus productif ;

• D’être plus créatif et de décloisonner l’esprit ;

• De casser la routine et d'améliorer la qualité de vie des salariés ;

• D’avoir plus d’autonomie ;

• De mieux connaître et comprendre leurs collègues, quel que soit le métier ;

• De collaborer et de discuter davantage ;

• Une évolution du management, vers plus de confiance et de responsabilisation des salariés ;

• Une optimisation des coûts de structure ;

• De proposer une expérience collaborateur moderne.

Dans ce cadre, la mise en place d'un outil de gestion permet de piloter à la fois la réservation des espaces et la gestion des journées de télétravail, mais également d’obtenir des données chiffrées sur les modes de travail et l’utilisation des espaces.

Ce dernier permettra aux collaborateurs de réserver un bureau, une salle de réunion ou un espace, de déclarer leur présence effective, et de positionner leurs journées de télétravail pour les collaborateurs en mode hybride.

Pour les managers, il s’agira d’un outil de suivi des journées de télétravail et de présentiel pour les collaborateurs, mais également de réservations des espaces de travail. Cet outil permettra également aux managers de piloter le télétravail de leurs équipes en définissant notamment des journées de présence au bureau obligatoires en fonction des contraintes opérationnelles.

Enfin pour la Direction des environnements de travail, cet outil permettra d’apprécier le nombre de bureaux réellement occupés et le nombre de jours télétravaillés par les collaborateurs afin d’aménager au mieux les espaces de travail.

Périmètre

Le Flex Office s’organise par espaces compatibles avec ce mode d’organisation.

Pour des raisons de confidentialité ou d’opérationnalité, des espaces resteront dédiés exclusivement aux postes pour lesquels ils sont aménagés. Il s’agit notamment, sans que cette liste soit exhaustive de :

• L’espace Direction des Ressources Humaines

• L’espace Finance / Paie

• L’espace Direction

• L’espace Force de Vente/Commercial

Ainsi, le Flex Office sera mis en place sur l’open-space du service Production.

Les salles de réunion de l’étage pourront faire partie des espaces de travail si elles ne sont pas déjà réservées dans l’agenda dédié.

Mise ne pratique du Clean Desk

La mise en place du Flex Office suppose l’application pour les collaborateurs concernés de règles de fonctionnement du Clean Desk qui consiste à laisser son bureau totalement vide à la fin de chaque journée de travail. Pour cela, chaque collaborateur dispose d’un casier personnel mis à sa disposition afin de lui permettre de ranger tous ses effets personnels.

Cette pratique facilite d’autant plus la mise en place du Flex Office dans la mesure où chaque matin, chaque collaborateur devra pouvoir être libre de s’installer sur n’importe quel espace de travail disponible.

En conséquence, les salariés seront tenus de vider leur bureau avant de quitter leur poste de travail et se déconnecter de leur session de travail pour ceux qui ont des PC fixes et d’emporter, ou ranger dans leur casier le PC portable pour les autres.

Condition du Flex Office

Le concept du Flex Office représente incontestablement une marque de confiance.

Cependant, il ne peut fonctionner qu’à condition que les salariés se responsabilisent et que les managers les accompagnent.

Les collaborateurs devront donc veiller à rester joignable et la pratique ne devra pas faire obstacle à l’organisation de points réguliers avec les équipes respectives de chacun afin de leur permettre de suivre l’activité du groupe auquel ils appartiennent.

Il ne peut fonctionner qu’à condition que les salariés respectent les règles de savoir être ensemble et appliquent les directives associées à ce mode de fonctionnement.

Partie 3 - Durée, révision et dépôt de l’accord

Durée de l’accord – Clause de rendez-vous

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet le lendemain de la télédéclaration sur la plateforme TéléAccords.

Outre les dispositions spécifiques prévues pour chaque thème, les parties signataires conviennent de se rencontrer à chaque date anniversaire du présent accord afin de réaliser un bilan de son application et d’envisager les éventuels ajustements à opérer.

Procédure de révision

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues aux articles L2261-7 et L2261-8 du Code du travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la DREETS conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où un événement exceptionnel, susceptible de modifier de manière significative la structure de l’entreprise ou d’impacter l’environnement économique dans lequel l’entreprise évolue, interviendrait au cours de la durée de vie du présent accord et serait de nature à modifier la détermination de certains des objectifs, les parties conviennent de pouvoir se réunir aux fins d’apprécier la nécessité de réviser le présent accord par voie d’avenant.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des Parties, conformément aux dispositions légales applicables.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la DREETS compétente et du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes.

Les Parties conviennent expressément que cet accord ne pourra pas être dénoncé partiellement.

En cas de dénonciation, le présent accord reste valable jusqu’à la date de signature du nouvel accord venant se substituer au texte dénoncé et, à défaut, pendant une durée de douze mois démarrant à la date d’expiration du préavis de dénonciation.

Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois courant à compter du 1er jour du mois civil suivant celui au cours duquel est adressée la première lettre de notification de dénonciation.

Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires.

Il sera télédéclaré, par l’entreprise, auprès la DREETS d’Aix en Provence.

Un exemplaire papier sera également déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes de Aix en Provence.

Fait à Venelles, le 8 décembre 2022

Pour la Société : ORA Services

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Pour le membre titulaire de la délégation du personnel du comité social et économique :

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