Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL DEFINOX SAS" chez DEFINOX SAS (Siège)

Entre

La société : DEFINOX SAS

Code APE : 2814 Z Code SIRET : 523 585 891 00030 Forme juridique : SAS

Dont le siège social est à : 3 RUE DES PAPETIERS 44190 CLISSON

Représentée par :

Agissant en qualité de : Directrice Générale

D’une part et

La Délégation des Elus au CSE

Représentée par :

Agissant en qualité de mandatés par : Syndicat Métallurgie CFDT Loire Atlantique

D’autre part

Il est conclu le présent accord relatif à la mise en place du télétravail dans le cadre des articles L. 1222-9 et suivants du Code du Travail issus de la Loi du 22 Mars 2012 intervenue dans le prolongement de l’ANI du 19 Juillet 2005, et de l’Ordonnance n°2017-1387 du 22 Septembre 2017 ainsi que la Loi de ratification du 29 Mars 2018.

PREAMBULE

La Direction Générale de DEFINOX SAS et ses partenaires sociaux ont souhaités, permettre et encadrer la pratique du télétravail en offrant la possibilité à des salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant, de télétravailler.

Confortés par l’expérience vécue durant la période de confinement liée à la COVID-19 et à la mise en télétravail de presque la moitié des effectifs, les parties ont souhaité pérenniser ce dispositif d’organisation du travail en y apportant des évolutions adaptées à notre activité et à nos métiers.

A l’issue de la période de confinement, les parties ont diligenté des enquêtes auprès des salariés ayant vécu cette expérience imposée afin d’établir un constat partagé. Celui-ci montre que l’expérience a été globalement bien vécue notamment grâce à :

• L’investissement des salariés pour réussir le fonctionnement en télétravail avec un vrai sens de la conscience professionnelle.

• La mise en place d’un outil informatique fiable dans le temps.

Il en résulte qu’une grande majorité des sondés sont favorables à la mise en place d’un tel accord.

La mise en œuvre du télétravail repose tout naturellement sur la triple condition d’autonomie du salarié, d’engagement du salarié et de confiance réciproque entre le manager et le salarié. Ces conditions correspondent à certaines des valeurs comportementales de DEFINOX.

La société DEFINOX SAS, confirme sa volonté de maintenir le lien entre l’entreprise et les salariés au plus près des activités et entend valoriser l’esprit d’équipe et respecter le bon usage des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

Le télétravail, comme mode d’organisation, n’est ni un moyen de conduire à des réductions de surfaces immobilières, ni un palliatif à des problèmes d’organisation du travail au sein des services.

A travers ce projet, DEFINOX SAS et les élus souhaitent ainsi promouvoir des solutions alternatives qui permettent de poursuivre l’engagement fort de l’entreprise pour réduire l’impact environnemental, améliorer la qualité du travail et poursuivre sa progression pour mieux travailler ensemble autrement, tout en préservant l’esprit et la performance du collectif.

Titre I - Cadre du Télétravail et Principes Généraux

Article 1.1 Définition du Télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC) Art L1222-9. Cette forme d’exécution du travail basé sur le volontariat s’effectue dans un cadre régi par le contrat de travail. Il est caractérisé par le fait que la prestation de travail, qui aurait pu être réalisée dans les locaux de DEFINOX SAS, est effectuée dans un autre lieu prédéfini et fixe, pour une durée et un calendrier déterminé et validé.

Le déploiement du télétravail est envisagé, dans un premier temps, au domicile du salarié en priorité, sauf situations exceptionnelles validées par le Service Ressources Humaines. Le domicile est le lieu de résidence habituel du salarié, tel qu’il l’a déclaré auprès du service des Ressources Humaines.

Des accès au réseau et ressources informatiques de DEFINOX SAS, lors notamment de voyages ou de toute autre activité nomade, ne sont pas considérés comme du télétravail ; ces situations ne sont donc pas traitées dans le présent accord car elles relèvent du nomadisme.

Article 1.2 Définition du Télétravailleur

Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l’entreprise DEFINOX SAS qui effectue du télétravail tel que défini à l’article 1.1

Article 1.3 Cas spécifiques de recours au télétravail

Il est précisé que le présent accord s’applique également dans les cas spécifiques de recours au télétravail précisés ci-dessous mais que dans ces cas les modalités de conditions d’éligibilité (TITRE II), de mises en œuvre (TITRE III) et d’organisation du télétravail (TITRE IV) prévues dans cet accord seront adaptées aux situations individuelles et collectives décrites ci-dessous. Notamment, les dispositions en matière de candidature et d’acceptation ne s’appliqueront pas. S’agissant du rythme de télétravail, il sera également notamment adapté pour tenir compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées ci-dessus.

1.3.a Le télétravail pour raison médicale ou handicap (situation individuelle) :

Il fait partie des aménagements qui peuvent s’envisager à la demande du médecin du travail, lors d’une reprise d’activité en cas de restriction d’aptitude, ou lorsque télétravail constitue un facteur favorable à la reprise du travail. La mise en place de cette forme de télétravail nécessitera également l’accord du salarié.

Également, les salariées ayant déclaré leur grossesse pourront demander à bénéficier d’aménagement spécifique en télétravail sur demande de leur médecin traitant jusqu’à leur congé maternité si les conditions de leur grossesse nécessitent une vigilance médicale que le télétravail peut favoriser. De même, les salariées de retour de congé maternité pourront demander à bénéficier d’un aménagement spécifique en télétravail si la demande est appuyée par le médecin du travail et constitue une opportunité plus favorable de reprise de l’activité pour des motivations médicales.

Cet aménagement ne pourra dépasser 3 mois.

1.3 b Le télétravail pour circonstances exceptionnelles (situation collective) :

Il fait partie des aménagements qui peuvent s’envisager à la demande de l’employeur, lors de circonstances collectives particulières, telles que :

• Pandémie (contexte sanitaire)

• Episode de forte pollution

• Evènement climatiques avec destruction de l’outil de production.

• Evènement ponctuel affectant la protection des salariés (Travaux bâtiment, Climatisation défectueuse, etc.)

• Evènement ponctuel affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif.

• Décision à l’initiative des autorités publiques.

Lors des réunions du CSE, les membres seront informés du nombre de salariés concernés par ces cas spécifiques de recours au télétravail.

Titre II - Conditions d’éligibilité

Article 2.1 Eligibilité

Le télétravail est aujourd’hui une faculté ouverte aux salariés, sur la base du volontariat, et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative du salarié et sa mise en œuvre doit tenir compte des évolutions de l’organisation du travail et répond à certaines conditions.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés (conditions cumulatives) :

• Titulaires d’un Contrat à Durée Indéterminée à temps plein ou partiel à 80% minimum. Les alternants, les stagiaires, le personnel en mission intérimaire ne sont pas éligibles au télétravail considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur performance.

• Justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois chez DEFINOX SAS.

• Dont la capacité à télétravailler aura été validée par son nouveau manager en concertation avec son ancien manager dans le cas de changement de poste au sein de l’entreprise

• Occupant un poste pouvant être exercé en télétravail de façon partielle et hebdomadaire

• Certains services ou postes dans certains services ne sont pas éligibles de façon partielle et hebdomadaire (voir annexe 1 du présent accord).

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service.

• Disposant d’une capacité d’autonomie et d’une maîtrise technique constatées suffisantes dans le poste occupé.

• Disposant d’un équipement informatique et téléphonique conformément à l’article 4.4 du présent accord.

• Disposant d’une connexion avec un débit descendant minimum de 2Mb/s (type ADSL)

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, et une installation électrique conforme.

Outre les salariés ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise.

• Qui font face à une impossibilité temporaire ou non matérielle et/ou technique.

Lors des réunions du CSE, les membres seront informés du nombre de cas concernés par le nombre de refus au recours au télétravail.

Article 2.2 Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié, en dehors des cas prévus par la Loi comme la pandémie par exemple. En dehors de ces cas, le refus ne peut être, par définition assimilé à un motif de rupture du contrat de travail.

Titre III - Modalités de mise en œuvre

Article 3.1 Procédure de candidature et d’acceptation

Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et du service des Ressources Humaines à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail).

Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Le manager veillera particulièrement à ne pas être dans une situation aboutissant à l’absence simultanée de tout un service pour cause de télétravail et/ou congés.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes (Voir le schéma décrit en Annexe 2 du présent accord) :

• Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par courrier auprès de son responsable hiérarchique qui transmettra au service des Ressources Humaines.

• Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et organise, sous un mois, un entretien avec le salarié notamment pour apprécier les motivations de celui-ci.

• Le responsable hiérarchique répond au salarié. Un avenant sera rédigé par le service des Ressources Humaines, dans un délai maximum d’un mois. Il porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail.

• La réponse se traduisant par un refus sera motivée sur la base des critères d’éligibilité définis à l’article 2.1 du présent accord.

Article 3.2 Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée minimale de 6 mois.

Il précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail.

• Les modalités d’exécution du télétravail.

• La durée de la période d’adaptation.

• Les conditions de réversibilité.

• Le matériel mis à disposition pour le salarié.

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques.

• Les attestations nécessaires à fournir par le salarié pour télétravailler.

Si l’avenant venait à évoluer sur la forme, les élus en seraient informés préalablement.

A la signature de son avenant au contrat de travail, le télétravailleur recevra de l’employeur les documents relatifs aux conditions d’exécution spécifiques au télétravail (présent accord, et charte informatique).

Article 3.3 Période d’adaptation et réversibilité

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année sans délai pour le salarié, moyennant un délai de prévenance minimum pour l’employeur qui ne sera en aucun cas inférieur à 1 mois. En cas de réversibilité à l’initiative de l’employeur, celui-ci devra en motiver les raisons par écrit sur la base des critères d’éligibilité.

Une période d’adaptation de 3 mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation du télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 15 jours minimum pour l’employeur. Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 3.4 Changement de fonction, de service ou de domicile

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service ou de domicile du salarié et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Titre IV - Organisation du Télétravail

Article 4.1 Télétravail avec fixation hebdomadaire des jours télétravaillés

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, et de préserver le bon fonctionnement des activités, le nombre de jours maximum télétravaillés est de 1 jour par semaine avec un maximum de 45 jours par an sur la période de référence du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1 et sans report possible sur l’année de référence suivante.

A titre exceptionnel, et dans la limite de ce quota annuel maximal de 45 jours, les télétravailleurs auront la possibilité de poser 2 jours de télétravail maximum par semaine.

Le choix des jours de télétravail est réalisé d’un commun accord avec le manager et doit permettre au télétravailleur de participer au mieux à la vie du service et répondre aux contraintes d’activité. L’éventuelle régularité d’un jour télétravaillé déterminé dans la semaine ne pourra en aucun cas être considérée comme un droit acquis pour le télétravailleur. Ainsi, le salarié devra procéder à la déclaration – obligatoire et préalable (au plus tard 8 jours à l’avance) – de ses journées de télétravail. Chaque demande sera effectuée via l’outil de gestion des temps et validée sous 48h00, par le biais de ce même outil ou à défaut d’accès à l’outil par une validation écrite par courriel, par le manager.

En cas d’action de formation prise en charge par l’entreprise ou de réunion, mission ou déplacement nécessitant le présentiel, la possibilité de télétravail est suspendue de fait pendant la durée de l’évènement.

En cas d’impossibilité diverse ou panne technique de dernier moment, le télétravailleur effectuera sa journée de travail en présentiel sur le site.

Article 4.2 Modalités d’organisation

4.2 a Activité du télétravailleur et maintien du lien avec l’entreprise :

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et s’assure que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

L’ensemble de la politique RH lui reste applicable (Entretien annuel d’évaluation, Entretien professionnel …). L’entretien annuel avec le salarié portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail.

4.2 b Contrôle et gestion du temps de travail :

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles d’horaire et de durée du travail applicable au niveau de l’entreprise. L’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécutions permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimale de repos.

Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel et la durée de travail effective effectuée lorsque l’activité est exercée au sein même de l’entreprise.

D’une manière générale, et sauf situation exceptionnelle, le salarié ne peut être sollicité professionnellement, quelle qu’en soit la forme (téléphone, messagerie, …) en dehors de son temps de travail habituel.

Le salarié en télétravail déclarera en temps réel sous le motif télétravail ses heures télétravaillées dans le système de gestion des temps de l’entreprise.

4.2 c Egalité de traitement du télétravailleur :

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent uniquement dans les locaux de DEFINOX SAS et qui n’ont pas opté pour le télétravail. Plus particulièrement, les télétravailleurs conserveront les avantages liés à la mise à disposition de « chèque restaurant » et perdront le bénéfice des indemnités kilométriques sur la journée télétravaillée.

Considérant le contenu du présent accord, les parties s’accordent pour qu’aucune indemnisation de quelque sorte que ce soit ne soit due aux salariés en situation de télétravail. Les salariés en télétravail ne pourront donc pas en faire la demande.

Ils pourront contacter les représentants du personnel et avoir accès aux informations syndicales dans les mêmes conditions que les autres salariés.

Article 4.3 Environnement et équipement de travail

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

L’entreprise s’engage à fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail :

Un ordinateur prioritairement portable. Pour ceux qui n’en sont pas déjà équipés, cet équipement se fera sous 5 ans maximum en respectant le programme de renouvellement du parc administratif des PC portables et en fonction de la fin de vie de chaque PC en service actuellement. Par mesure transitoire, et en attendant le renouvellement total, les salariés dont le poste est éligible au télétravail pourront déplacer et utiliser leur ordinateur et écran actuels.

Pour les postes où la téléphonie est indispensable et où il n’y aurait pas de téléphone portable professionnel mis à disposition, des solutions de téléphonie IP (téléphone par ordinateur) seront proposées. Teams pourra être privilégié pour les appels internes. En dernier recours, les appels externes devront être renvoyés vers un backup sur site les jours de télétravail.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur sont uniquement des modèles de PC déterminées par Alfa Laval et le service IT pour des raison de maintenance et de comptabilité. Il est à usage strictement professionnel et reste la propriété de l’entreprise et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés. Il veillera notamment à ne jamais laisser le matériel traîner dans sa voiture.

Il n’est pas autorisé de connecter au réseau interne de l’entreprise du matériel personnel sauf accord exceptionnel du service IT

Article 4.4 Santé et sécurité

Les dispositions légales, conventionnelles et réglementaires relatives à la santé et à la sécurité au travail, sont applicables aux télétravailleurs et à DEFINOX SAS qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle au lieu de télétravail défini.

Si une maladie ou un accident surviennent sur le lieu de télétravail défini pendant les jours de télétravail validés, le salarié doit informer dès que possible son manager ainsi que le service des Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Une fiche technique sur l’ergonomie du poste de travail sera fournie à chaque nouveau télétravailleur.

Article 4.5 Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la « charte informatique ».

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin, …) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 4.6 Assurances

Le salarié, préalablement à son passage en télétravail, s’assurera de la conformité de l’installation électrique de son lieu de télétravail vis-à-vis de la règlementation en vigueur. Il en certifiera la conformité auprès du service des Ressources Humaines par la remise d’un document l’attestant.

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès du service des Ressources Humaines de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant la signature de l’avenant à son contrat de travail.

Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés. A défaut il pourra être mis fin au télétravail.

Titre V - Dispositions finales

Article 5.1 Durée de l’accord

Le présent accord cadre est conclu pour une durée déterminée de 1 an. Au terme de cette première année d’application, les parties sont convenues de se réunir afin d’examiner les termes de l’accord.

Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt, celui-ci devant intervenir dès la fin du délai d’opposition.

Article 5.2 Différends

Les différends qui pourraient surgir dans l’application du présent accord ou de ses avenants sont examinés aux fins de règlement en Comité Social et Economique.

En cas de désaccord persistant, le différend ou litiges seront portés devant le Conseil des prud’hommes territorialement compétent.

Pendant toute la durée du différend, l’application de l’accord se poursuit conformément aux règles qu’il a énoncées.

Article 5.3 Publicité

Le texte de l’accord est déposé en double exemplaire (dont un sous format électronique) à la DIRECCTE et un exemplaire au conseil des prud’hommes par lettre recommandée avec accusé de réception, à l’initiative de la direction de DEFINOX SAS.

En outre, le personnel sera informé du texte du présent accord par affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel.

Article 5.4 Validité de l’accord

Pour les détails d’application de cet accord et pour tout ce qui ne serait pas stipulé, les parties déclarent se référer à la réglementation en vigueur.

Fait à CLISSON le 08/10/ 2020

Pour les élus au CSE et mandatés CFDT Pour la Direction

Directrice Générale

En 5 exemplaires Originaux dont :

*- 1 pour la DIRECCTE (et une copie en version électronique)

*- 1 pour le Conseil des Prud’hommes de Nantes (44)

*- 2 pour les signataires

*- 1 pour l’affichage

ANNEXE 1 – Services ou postes dans certains services non éligibles de façon partielle et hebdomadaire

Assistant(e) Direction / Marketing et Communication (accueil)

Agent planning

Technicien(ne) SAV

Technicien(ne) Production

Chef d’Atelier

Polisseur

Soudeurs

Tourneurs

Fraiseurs

Ajusteurs

Technicien et agent de Maintenance

Monteurs

Monteurs ajusteurs

Animateurs

Magasiniers – Magasiniers inventoriste

Gestionnaire Magasin Général

Responsable Expédition

Responsable Réception Magasin Servi

Responsable Supply-Chain et Maintenance

Prototypistes

ANNEXE 2 – Procédure de candidature et d’acceptation du télétravail