Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au télétravail occasionnel" chez SQUAD (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société

D’UNE PART,

ET :

Les membres élus titulaires de la Délégation Unique du Personnel représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles au sein de la société X, ci-après listés :

D’AUTRE PART,

Ci-après ensemble dénommées « les Parties »,

Il a été rappelé ce qui suit :

PREAMBULE :

A la suite de la publication de la loi du 29 mars 2018 ratifiant les ordonnances des mois de septembre et décembre 2017, la société X et les membres élus de la DUP souhaitent formaliser les règles de recours au télétravail occasionnel afin que ce mode d’organisation du travail soit réalisé dans l’intérêt mutuel des collaborateurs et de l’entreprise.

La société X tient à rappeler que, par principe, les salariés doivent effectuer leurs missions au siège de la Société, dans l’une de ses agences ou chez l’un des clients de la Société.

Toutefois, afin de répondre de manière adaptée aux besoins des salariés et de la société, les Parties conviennent d’autoriser le télétravail occasionnel à condition que cette modalité d’exécution des missions ne soit jamais préjudiciable à l’activité de la Société. Les parties constatent par ailleurs que le recours au télétravail de façon régulière n’est pas autorisé au sein de la société X, sauf situation historique et exceptionnelle.

Les Parties entendent fixer dans le présent accord d’entreprise les modalités de recours au télétravail occasionnel au sein de X. Ces modalités prévalent sur celles ayant le même objet prévu par les dispositions de branche ou l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005.

Ceci étant précisé, les Parties conviennent de définir un ensemble de règles applicables au télétravail occasionnel auquel le salarié peut recourir.

TITRE 1 : DEFINITION ET CHAMP D’APPLICATION

Le télétravail, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du Code du Travail, est la forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Les Parties conviennent que, par principe, les deux grandes catégories de population de la société X (les consultants et les salariés de la structure) peuvent bénéficier du télétravail occasionnel.

Les Parties conviennent toutefois que certains salariés ne pourront pas recourir au télétravail occasionnel en raison de l’incompatibilité de leurs postes ou de leurs statuts avec ce mode d’organisation du travail, c’est-à-dire les salariés qui sont affectés à une activité qui nécessite d’être physiquement présent dans les locaux de la Société. Il conviendra de se référer notamment aux conditions d’exercice des missions à du salarié pour déterminer si le télétravail est incompatible ou non.

Les situations particulières concernées au jour de la signature de l’accord sont :

• Office Manager

  • Le principe est que ce métier ne peut s’exécuter qu’en présentiel, au regard des fonctions confiées : accueil physique des consultants, candidats, et visiteurs, soutien logistique permanent au personnel de structure présent sur site, …

  • L’exception ne pourrait valoir que dans le cas où plusieurs Office Managers seraient présents sur un même site, et où il serait possible qu’un des deux exécute ponctuellement son contrat de travail en situation de télétravail sans désorganiser le fonctionnement des agences

• Alternants

  • Par nature, les alternants sont soit à l’école, soit dans l’entreprise

  • Pendant les périodes « entreprise », les alternants sont placés sus la responsabilité de leurs tuteurs, et doivent donc exécuter leur contrat à proximité d’eux

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra être complétée, notamment en cas d’intégration de nouveaux métiers non éligibles au télétravail.

Quel que soit le poste occupé par le salarié, le recours au télétravail ne sera pas autorisé pour les collaborateurs en période d’essai.

TITRE 2 : PROCEDURE APPLICABLE POUR LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Deux situations sont à distinguer pour le recours au télétravail occasionnel :

• la situation standard correspond à une situation où un salarié peut demander à être en télétravail sans fournir de raison particulière ;

• la situation exceptionnelle correspond à une situation particulière ou imprévue/subie dont le collaborateur doit justifier.

1. Situation standard

Les Parties constatent que les contraintes liées au poste occupé exigent de distinguer selon le type de population concerné.

1. Salariés de la structure

Le Salarié est autorisé à recourir au télétravail au maximum un jour toutes les deux semaines. Ce plafond pourra être redéfini, dans le cadre des révisions prévues au titre IV, paragraphe 2.

Si le principe du télétravail est acquis au collaborateur, ce dernier devra toutefois obtenir l’autorisation expresse du Manager. Chaque demande devra être effectuée par courriel au Manager au moins 72 heures avant le jour de télétravail. Le manager tiendra compte des obligations et des impératifs de service pour valider ou non la demande du, de la salariée.

Les Parties conviennent que ce jour de télétravail n’est pas reportable et qu’il ne doit pas entraîner de perturbations dans le bon fonctionnement du service.

2. Consultants

Les Consultants sont en principe en mission mais il arrive que deux missions ne s’enchaînent pas parfaitement. Pendant cette période dite « période d’inter-contrat », les Consultants travaillent en principe à l’Agence.

1. Consultants en mission

Les Parties conviennent que les Consultants qui sont en mission chez un client de la société X ne sont pas autorisés à recourir au télétravail occasionnel, sauf si l’ordre de mission le prévoit expressément. Dans ce cas, le recours au télétravail doit se faire dans les limites fixées par l’ordre de mission.

2. Consultants en inter-contrat

Le Consultant en inter-contrat est en principe tenu de se rendre à son agence de rattachement lors des périodes d’inter-contrat.

Néanmoins, si le Responsable d’Agence considère que la présence du collaborateur à l’Agence n’est pas obligatoire, au regard des taches qui lui sont confiées, le Consultant est autorisé à recourir au télétravail au maximum quatre jours par semaine. Au minimum, le consultant sera présent en Agence une journée par semaine.

Le Consultant devra obtenir l’autorisation du Manager sur les jours de télétravail souhaités. Chaque demande devra être effectuée par courriel au Manager au moins 72 heures avant la période de télétravail. Les jours de télétravail seront définis conjointement par le salarié et son manager.

Les Parties conviennent que ces jours de télétravail ne sont pas reportables et qu’ils ne doivent pas entraîner de perturbations dans le bon fonctionnement du service.

2. Situation exceptionnelle

De manière exceptionnelle, le Salarié pourra recourir au télétravail en cas notamment de :

• Interventions domestiques ;

• Enfants malades ;

• Intempéries ;

• Pic de pollution ;

• Grève dans les transports.

  3. Ensemble des salariés, à l’exception des consultants en missions

Le Salarié devra systématiquement obtenir l’autorisation de son manager avant tout recours au télétravail motivé par une intervention à son domicile. Les interventions domestiques recouvrent les interventions de personnes extérieures au domicile du salarié (livraison de meubles, colis, réparations, etc).

Chaque demande devra être effectuée par courriel au Manager au moins 72 heures avant le jour de télétravail, sauf cas nécessitant une intervention urgente (fuite, réparation urgente à effectuer).

Pour les autres cas de figure exceptionnels, une information devra être fournie par tout moyen écrit (courrier électronique, sms…) sans délai au Manager (motif et durée du télétravail).

Les parties conviennent que, sauf évènement par nature de notoriété publique (tel qu’une intempérie), le Salarié devra fournir un justificatif au Manager avant de recourir au télétravail exceptionnel.

4. Consultants en mission

Les consultants en mission sont autorisés à recourir au télétravail de manière exceptionnelle, si l’ordre de mission le prévoit expressément. Dans ce cas, le recours au télétravail doit se faire dans les limites fixées par l’ordre de mission.

3. Tableau de synthèse

Le tableau ci-dessous résume les différentes situations exposées précédemment relatives au recours au télétravail occasionnel :

Recours au télétravail
Personnels concernés	Situation normale	Situation exceptionnelle
Salariés de la structure	Oui dans la limite d’un jour toutes les deux semaines Accord obligatoire et préalable entre l’employeur et le salarié sur le jour de télétravail	Oui sur présentation d’un justificatif (sauf événement de notoriété publique) et avec l’accord exprès du manager.
Consultants	en mission	Oui si l’ordre de mission le prévoit expressément
	en inter-contrat	Oui dans la limite de 4 jours maximum par semaine (Accord obligatoire et préalable entre l’employeur et le salarié)	Oui sur présentation d’un justificatif (sauf événement de notoriété publique)

TITRE 3 : MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

1. Lieu de travail

En cas de télétravail, le salarié exerce ses fonctions à son domicile privé qui constitue le lieu d’exécution de sa prestation de télétravail et qu’il déclare à la direction de la Société X.

L’entreprise et le Salarié prendront les mesures nécessaires au bon déroulement des fonctions concernant la sécurité dans ce lieu de travail.

Le salarié s’engage à ce que son bureau soit situé dans une pièce lui permettant d’accomplir ses fonctions dans les meilleures conditions. A ce titre, le salarié qui souhaite recourir au télétravail doit disposer à son domicile d’un espace dédié où il peut travailler sereinement, dans un environnement calme.

Le salarié doit impérativement disposer d’une connexion sécurisée permettant la protection des données confidentielles de la société X. Le niveau de sécurité requis sera défini par une notice de la DSI adaptée à chaque situation.

2. Plages horaires de disponibilité

Il est demandé au salarié de respecter les plages de disponibilité durant lesquelles la Société doit pouvoir le joindre par téléphone ou par email. Le salarié s’engage en particulier à consulter sa messagerie professionnelle lorsqu’il se trouve en situation de télétravail.

Le salarié devra ainsi être joignable à ses horaires habituels de travail, excluant une heure de pause déjeuner devant être prise entre 12h et 14h.

Des plages horaires différentes pourront être prévues dans un ordre de mission, pour tenir compte de situations particulières auprès des clients de la société X.

Outre le respect des plages horaires de « disponibilité », le salarié devra respecter, le cas échéant, la durée contractuelle de son temps de travail.

3. Matériel

La Société rappelle que chaque Salarié se voit remettre un ordinateur portable et qu’il peut utiliser ce dernier pour exercer son activité dans le cadre du télétravail occasionnel.

La Société ne supportera aucun frais supplémentaire attaché à l’exercice de l’activité en télétravail.

4. Engagements du collaborateur :

Avant d’exercer toute mission en télétravail, le Salarié est réputé s’être engagé à ce que toutes les conditions préalables au télétravail suivantes soient remplies :

• exercer ses fonctions en cas de télétravail à son domicile (à l’adresse déclarée) ;

• que son espace de travail est conforme aux règles de sécurité, de confidentialité et de secret professionnel auxquelles il est soumis ;

• qu’il s’engage à ce que son bureau soit situé dans une pièce lui permettant d’accomplir ses fonctions dans les meilleures conditions (calme notamment) ;

• qu’il dispose d’une connexion sécurisée permettant la protection des données confidentielles de la société X ;

• qu’il a informé son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à la Société ;

• qu’il est couvert par une assurance « multirisque habitation » couvrant son domicile et à jour de cotisations ;

• que le recours au télétravail étant volontaire et facultatif, il ne peut prétendre à aucune indemnisation ni remboursement de frais à ce titre.

5. Evaluation du télétravail

Dans le cadre de l’entretien annuel notamment, une évaluation du télétravail sera effectuée afin de vérifier que cette situation n’est pas préjudiciable à la bonne réalisation de la prestation de travail.

6. Refus ou réversibilité du télétravail occasionnel à tout moment de la part de la société X

La Société rappelle qu’elle se réserve le droit de refuser pour des raisons objectives le recours au télétravail.

Si la société X constate qu’après plusieurs tentatives, le salarié n’est pas en mesure de respecter les règles énoncées par le présent accord, elle pourra informer le salarié concerné de sa décision de ne plus lui permettre de recourir au télétravail. Cette décision pourra notamment résulter des situations suivantes :

• Salarié injoignable durant les plages horaires précitées ;

• résultats insuffisants délivrés par le salarié ;

• espace de travail inadapté (absence de calme suffisant, etc).

7. Suivi du recours au télétravail occasionnel

Par ailleurs, la Société prévoit la mise en place d’un outil qui répertoriera le nombre de demandes de recours au télétravail acceptées ou refusées en fonction de l’âge, l’ancienneté et le genre du collaborateur.

Cet outil sera, par la suite, communiqué par le biais du bilan social.

Dans le cadre de l’accord sur le télétravail, un suivi des demandes des salariés sera mis en place. A cette fin certaines données personnelles compatibles avec les règles RGPD seront recueillies.

Ces données seront collectées afin d’assurer qu’aucun salarié ne soit victime de discrimination lorsqu’une demande de télétravail est faite auprès de sa hiérarchie. Les demandes seront conservées pendant 2 ans et seront accessibles uniquement au DPO sur demande du ou de la collaboratrice directement concernée.

Un recours pour être fait par mail auprès notre DATA PROTECT OFFICER afin de demander à ce que les données en question soient effacer.

TITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES

1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord collectif d’entreprise a été valablement signé par des élus titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Le présent accord collectif d’entreprise est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2019.

Il est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des Parties.

2. Révision ou modification de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues dans les dispositions légales.

L’avenant modificatif devra être déposé à la Direccte dépositaire de l’accord initial.

Dans l’hypothèse où un délégué syndical serait désigné au sein de X à l’issue de l’entrée de vigueur du présent accord, il est précisé qu’il serait en capacité d’être une partie légitime à la négociation.

En cas de dénonciation du présent accord, la décision de dénonciation doit être notifiée à la Direccte par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et être immédiatement portée à la connaissance de l’ensemble du personnel de l’entreprise.

La dénonciation ne sera effective qu’après l’observation d’un préavis de 3 mois.

3. Formalités de publicité

Le présent accord a fait l’objet d’une consultation préalable de la DUP dans le cadre de ses missions de CHSCT le 14 septembre 2018. Cette consultation à donné lieu au vote d’un avis favorable de la DUP pour signature de l’accord.

4. Formalités de publicité

Le présent accord, ainsi que ses éventuels avenants à intervenir, font l’objet d’un dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier et une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (Direccte) du siège administratif de X et en un exemplaire auprès du greffe du conseil des prud’hommes de Paris.

Fait à Paris,

Le 23 novembre 2018

En deux exemplaires originaux

Pour la société X,