Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral pour l'élection du CSE" chez GROUP SUPPORT SERVICES (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR L’ELECTION

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

La société Group Support Services, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 529 281 347 au capital de 400 000 euros dont le siège social est situé Bâtiment Picasso – 32 avenue Pablo Picasso – 92000 NANTERRE ; et représentée par, en sa qualité de Directrice Administrative et Financière,

d’une part,

l’organisation syndicale CFDT/S3C Rhône Loire, représentée par,

l’organisation syndicale CGT Fédération Sociétés d’Etudes, représentée par M,

l’organisation syndicale FO Fédération Employés et Cadres, représentée par,

d’autre part.

Article 1. Objet de l’accord

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection du Comité Social et Economique de l’entreprise Group Support Services (G2S) dans la mesure où G2S est un établissement unique au sens de l’article L. 2326-1 du code du travail.

Article 2. Effectif global de l’entreprise – Nombre de sièges à pourvoir :

En application des dispositions des articles L. 1111-2 et les L. 1111-3 du Code du travail, les parties constatent que l’effectif global de l’entreprise est de 84,51 salariés sur la période de référence qui s’étend du 18/11/2018 au 18/11/2019.

Sont pris en compte dans l’effectif de référence les salariés, liés à l’entreprise par un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée (à l’exception de ceux remplaçant un salarié absent ou dont le contrat a été suspendu) à temps plein ou à temps partiel, y compris notamment les salariés :

• en télétravail,

• en position de congé :

  • annuel,

  • de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant ou d’adoption,

  • parental d’éducation,

  • pour enfant malade,

  • de formation professionnelle,

  • sans solde,

  • pour événements familiaux (notamment mariage, naissance, décès…),

• en arrêt de travail pour maladie, longue maladie et en arrêt de travail suite à accident de travail ou maladie professionnelle,

• en période de préavis,

• pouvant être assimilés au chef d’entreprise en raison d’une délégation particulière d’autorité établie par écrit (délégation écrite leur permettant d’exercer le pouvoir d’embauche et de discipline et/ou de présider le CSE…).

Sont également inclus dans l’effectif :

• les travailleurs intérimaires (à l’exception de ceux remplaçant un salarié absent ou dont le contrat a été suspendu),

• les travailleurs mis à disposition par une entreprise extérieure dans le cas d’opération de sous-traitance ou de prestation de services, dès lors qu’ils sont présents dans les locaux G2S à la date d’arrêt de l’effectif de référence et y travaillent depuis au moins un an, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du Travail.

Règles de prise en compte pour le calcul de l’effectif de référence

Le calcul de l’effectif de référence est réalisé conformément aux règles ci-après.

Personnels comptabilisés intégralement

Les salariés en contrat de travail à durée indéterminée à temps plein sont à prendre en compte intégralement dans l’effectif de G2S.

Personnels comptabilisés au prorata de leur durée de travail

Les salariés en contrat de travail à durée indéterminée à temps partiel sont à prendre en compte dans l’effectif de référence de G2S au prorata de leur durée de travail.

Personnels comptabilisés au prorata de leur temps de présence (au cours des 12 derniers mois précédant la date d’arrêt de l’effectif de référence)

• Les salariés en contrat à durée déterminée et les intérimaires sont pris en compte dans l’effectif de référence de G2S, au prorata de leur durée de travail et de leur temps de présence au cours des douze mois précédant la date d’arrêt de l’effectif de référence et ce, même si à la date du 1er tour les salariés ne sont plus en situation de travail pour G2S.

• Les travailleurs mis à disposition par une entreprise extérieure dans le cas d’opération de sous-traitance ou de prestation de services, dès lors qu’ils sont présents dans les locaux G2S à la date d’arrêt de l’effectif de référence et y travaillent depuis au moins un an, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du Travail.

Les personnes exclues de l’effectif de référence respectent les règles en la matière et à la jurisprudence.

• Compte tenu de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 5 titulaires et 5 suppléants.

Article 3. Collèges électoraux et répartition des sièges entre les collèges :

Il est décidé à l’unanimité des participants à la négociation dudit Protocole de constituer un collège unique afin que la représentation des salariés soit équitable. Ce collège unique regroupe les ETAM et les cadres.

Article 4. Conditions d’éligibilité et d’électorat :

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues aux articles L. 2314-18 et L.2314-20 à 25 du Code du travail et s’apprécient à la date du 1^er tour.

Elles valent pour l’organisation du 1^er tour et, le cas échéant, du second tour.

Salariés électeurs :

• Les salariés de l'entreprise titulaires d'un contrat de travail les liant à G2S, y compris lorsque leur contrat de travail est simplement suspendu, et quelle que soit la forme de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrat de professionnalisation…) et qui répondent aux conditions suivantes :

  • Avoir 16 ans accomplis,

  • Avoir travaillé depuis trois mois au moins dans l’entreprise au jour du 1er tour de scrutin,

  • Jouir de leurs droits civiques (qui n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques),

• Les salariés mis à disposition de G2S dans le cadre d’opérations de sous-traitance ou de prestation de services dans la mesure où :

  • ils remplissent les conditions légales : être âgés de 16 ans révolus, jouir de leurs droits civiques,

  • ils remplissent les conditions pour être décomptés dans les effectifs de G2S depuis 12 mois continus,

  • ils ont exprimé le choix d’exercer leur droit de vote à G2S, conformément aux articles L.2314-23 du Code du travail.

Sont exclus de l’électorat :

• les salariés recrutés pour exécuter leur contrat de travail exclusivement à l’étranger,

• les stagiaires scolaires,

• les intérimaires,

• les salariés dont le contrat de travail est rompu à la date du scrutin,

• les salariés pouvant être assimilés au chef d’entreprise en raison d’une délégation particulière d’autorité établie par écrit (délégation écrite leur permettant d’exercer le pouvoir d’embauche et de discipline et/ou de présider une des instances représentatives du personnel existant au 1^er tour de l’élection).

Les parties conviennent que les proportions de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral sont les suivantes :

Collège	Proportion de femmes	Proportion d'hommes	Total
Collège unique (cadre + ETAM)	63,64%	36,36%	100,00%

Salariés éligibles :

• Être électeur au sein de Group Support Services,

• Avoir 18 ans accomplis,

• Avoir travaillé dans l'entreprise, sans interruption, depuis un an au moins le jour du 1er tour du scrutin,

Sont exclus de l’éligibilité :

• Selon l’article L.2314-23 du Code du travail, les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles aux élections des membres du comité social et économique.

• les salariés pouvant être assimilés au chef d’entreprise en raison d’une délégation particulière d’autorité établie par écrit (délégation écrite leur permettant d’exercer le pouvoir d’embauche et de discipline et/ou de présider une des instances représentatives du personnel existant au 1^er tour de l’élection).

• Les salariés étant conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d'entreprise.

Article 5. Focus sur les salariés mis à disposition :

Les élections d’EDF SA auront lieu en novembre 2019.

Les salariés mis à disposition au sein de Group Support Services sont déjà inclus dans la liste des électeurs. Ils ne seront donc pas comptabilisés dans la liste des électeurs de Group Support Services.

Article 6. Modalités pratiques du scrutin du CSE :

Les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre de l'Election, conformément à l'accord d'entreprise signé le 28 août 2019.

Information des salariés

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

Recours à un prestataire extérieur

La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

La Société a la possibilité de consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.

Listes électorales

La liste électorale comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes :

• Collège unique,

• Civilité, 

• Nom,

• Prénom,

• Date de naissance,

• Date d’ancienneté,

• Electeur (1 = oui ; O = non)

• Eligible (1 = oui ; O = non)

Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l’entreprise conformément au calendrier électoral. Tout syndicat de l’entreprise pourra en demander communication. Les éventuelles demandes de correction doivent être adressées à la Directrice Administrative et Financière au plus tard le mercredi 2 octobre 2019. Au-delà de cette date, les listes électorales ne peuvent plus être modifiées et restent valables pour les deux tours de scrutins.

Le contenu de ces listes sera envoyé au prestataire de vote électronique.

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom.

Liste des candidats

Conformément aux articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du code du travail, sont habilités à présenter les candidatures au premier tour :

• les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise,

• les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise concernée,

• les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée,

• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.

Les listes de candidats sont établies en distinguant titulaires et suppléants. La composition des listes de candidats se fera librement sans que le nombre de candidats ne dépasse le nombre de sièges à pourvoir, soit 5 titulaires et 5 suppléants. Les listes incomplètes sont admises. Les candidatures seront libres au second tour.

Pour chaque tour, les listes de candidats seront affichées sur chaque site, sur les panneaux réservés à l’entreprise le lendemain de la date limite de dépôt.

Les organisations syndicales qui présentent une liste commune, doivent indiquer, lors de son dépôt auprès de la Directrice Administrative et Financière, sur quelle base les suffrages obtenus par la liste seront répartis entre elles. A défaut d’indication contraire, cette répartition sera faite à parts égales conformément aux dispositions du code du travail.

En tout état de cause, afin d’informer les électeurs et les autres syndicats de cette répartition, il en sera fait mention sur la liste de candidats affichée sur les panneaux et sur les bulletins de vote électronique établis au profit de la liste commune.

Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'Election par un ou deux candidats de la liste.

Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.

Les parties conviennent que ces étapes pourront être effectuées en visioconférence avec des représentants des listes de candidats, et ce, indépendamment du site d’appartenance.

Les listes du premier tour seront communiquées à la Directrice Administrative et Financière au plus tard le mercredi 30 octobre 2019 avant 12h00. Cette communication peut être effectuée auprès de la Directrice Administrative et Financière soit par envoi de mail (eliza.mahdavy@edf.fr) avec accusé réception et confirmation de réception, soit par lettre recommandée avec accusé réception, soit par remise en mains propres contre récépissé.

L’affichage des listes sera effectué le jeudi 31 octobre 2019.

Si un second tour est nécessaire, la Directrice Administrative et Financière lance, avec les résultats du 1^er tour, un appel à candidatures, indiquant, le nombre de sièges qu’il reste à pourvoir. Les affichages sur chaque site doivent être effectués dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le vendredi 22 novembre 2019.

Les listes du second tour devront être communiquées à la Direction au plus tard le lundi 25 novembre 2019 à 12h00. Les candidatures présentées au 1^er tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes des candidats, les professions de foi et les logos sous format électronique devront être élaborés selon les modalités définies dans le cahier des charges du prestataire de vote électronique.

Article 7. Dates, heures et lieu des élections du CSE :

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, la Direction et les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ont convenu dans l’accord collectif signé le 28 août 2019 d’avoir recours au vote électronique pour l’élection des membres du CSE de Group Support Services.

Compte tenu de la situation des différents sites l’entreprise Group Support Services (G2S) et dans la mesure où G2S est un établissement unique au sens de l’article L. 2326-1 du code du travail, un bureau central au siège social à Nanterre est désigné pour effectuer le dépouillement global des résultats.

Les dates retenues pour l’élection des représentants du personnel au CSE de Group Support Services sont prévues le :

• 1er tour des élections : du lundi 18 novembre 2019 9h00 au jeudi 21 novembre 2019 15h00 inclus

• 2ème tour éventuel des élections : du mardi 3 décembre 2019 9h00 au jeudi 5 décembre 2019 15h00 inclus

Article 8. Campagne électorale – Communication électorale des candidats :

Les organisations syndicales assureront leur communication électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise : affichage, distribution de tracts …

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

La campagne électorale débutera le lendemain du jour de clôture du dépôt des listes de candidats, soit le jeudi 31 octobre 2019 et se terminera la veille du premier jour d’ouverture du scrutin, soit le dimanche 17 novembre 2019. Durant cette période et afin d’assurer une stricte égalité de traitement entre les organisations syndicales présentant des listes de candidats, il sera mis à leur disposition des moyens identiques tels qu’énoncés aux articles suivants :

• Panneaux d’affichage

Des panneaux d’affichage, de taille et de forme identiques, placés tous au même endroit sur chacun des sites de l’Entreprise, sont mis en place pour que les organisations syndicales ayant présenté des candidats puissent afficher toute communication à destination des électeurs.

• Profession de foi

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées à Eliza MAHDAVY (eliza.mahdavy@edf.fr) sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer à Eliza MAHDAVY (eliza.mahdavy@edf.fr) des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2Mo. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.

Crédits d’heures supplémentaires

Sur le périmètre de l’établissement unique au sens de l’article L. 2326-1 du code du travail, il est accordé à chaque organisation syndicale ayant présenté au moins une liste de candidats, un crédit de 10 heures (hors délais de route), qui pourra être utilisé soit par les candidats, soit par les délégués de liste pour assurer la campagne électorale et ce, pendant la durée de celle-ci. Ce crédit, indépendant des règles et usages en vigueur dans l’entreprise en matière d’activités syndicales, n’inclut pas les heures relatives aux réunions qui sont à l’initiative de la Direction dans le cadre de la mise en œuvre du Protocole, ainsi que le temps accordé de droit aux délégués de liste et membres des bureaux de vote pour effectuer les opérations fixées par le présent Protocole.

Utilisation de la messagerie de l’entreprise

Sur le périmètre de l’établissement unique au sens de l’article L. 2326-1 du code du travail, chaque organisation syndicale ayant présenté au moins une liste de candidats pourra utiliser la messagerie de l’entreprise pour lui permettre une communication avec les salariés concernés durant la campagne électorale. Les adresses mail de ces salariés seront communiquées au délégué de liste qui en fera la demande auprès de la Direction. Les messages devront comporter la mention précisant que le récepteur a la possibilité de demander à ne plus recevoir ce type de message. Les contenus ne devront être ni diffamatoires, ni injurieux.

Remboursement des frais de campagne

Les parties signataires conviennent que les frais exposés pour les besoins de la campagne électorale pourront faire l’objet d’un remboursement sur justificatifs à hauteur d’une somme forfaitaire fixée à 600 euros par organisation syndicale ayant présenté au moins une liste de candidats.

Les frais exposés par des organisations syndicales distinctes affiliées à la même fédération ou confédération syndicale ne pourront donner lieu ensemble à un remboursement supérieur à la somme forfaitaire prévue ci-dessus.

Article 9. Composition et mission du bureau de vote :

Un bureau de vote central et commun aux titulaires et aux suppléants est mis en place sur le site de Nanterre. Il sera composé de trois électeurs (non candidats) : un président (l’électeur le plus âgé ou à défaut un salarié volontaire) et deux assesseurs (le second plus âgé et le plus jeune électeur ou à défaut des salariés volontaires).

Il aura pour missions de :

• Contrôler le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

• Participera à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • Il autorisera le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

  • Il proclamera les résultats, signera les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Par ailleurs, les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées et seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation

• Les listes d'émargement

• Le journal des événements

• Le code de scellement du Système de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

La Direction fournit à chaque membre du bureau de vote un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral, une notice explicative sur l’outil de vote électronique fournie par le prestataire ainsi qu’un exemplaire de la notice de dépouillement (cf. annexes).

Un représentant de chaque organisation syndicale ou de liste de candidat peut assister aux opérations électorales. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections est considéré et rémunéré comme du temps de travail. La Direction peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d’assister aux opérations électorales.

La liste des membres du bureau est transmise par la Direction au prestataire de vote électronique le mardi 12 novembre 2019.

En retour, le prestataire de vote électronique transmet aux membres du bureau de vote les codes au plus tard le vendredi 15 novembre 2019.

Article 10. Modalités de vote électronique :

Cellule d’assistance technique

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;

Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'Election.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :

• Les représentants de l'employeur

• Les représentants des listes de candidats

• Neovote

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

Gestion des clés de déchiffrement

Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

Formation

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

• L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).

Article 11. Suivi des opérations électorales

Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

• Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;

• Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l'article 13 ;

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

Article 12. Accès au site de vote

Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

Transmission des identifiants et des mots de passe

Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).

La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne :

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

  • en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,

  • en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

Les données d'identification de l'électeur, sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• Lieu de naissance

Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

Article 13. Expression du vote

Vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.

A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

Article 14. Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats :

Le scrutin est clos le jeudi 21 novembre 2019 à 15h00. Le dépouillement est effectué à 15h15 en présence des délégués de listes titulaires et de l’employeur ainsi que par les membres du bureau de vote qui intègrent leur clé d’accès électronique dans le système de vote.

Les délibérations du bureau de vote sont prises à la majorité de ses membres.

Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Société aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

Article 15. Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à l’entreprise le lendemain au plus tard de chaque scrutin.

Les contestations relatives à la régularité des opérations électorales et aux différents taux d’audience doivent être soulevées dans un délai de 15 jours à compter de la proclamation des résultats des élections.

Article 16. Durée du mandat :

La durée du mandat prévue est de quatre ans. Le nombre de mandats successif est limité à 3.

Article 17. Calendrier des opérations électorales :

Dates	Tâche
Mercredi 28 août 2019	Consultation des délégués syndicaux sur le projet d’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique
Vendredi 30 août 2019	Annonce des élections aux salariés
Dès que possible	Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives
Lundi 2 septembre 2019	Envoi des invitations aux OS pour négociation du protocole
Vendredi 20 septembre 2019	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Lundi 23 septembre 2019	Publication du protocole d’accord préélectoral
Lundi 23 septembre 2019	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Lundi 30 septembre 2019	Affichage des listes électorales
Mercredi 2 octobre 2019	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Mercredi 30 octobre 2019	Avant 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Jeudi 31 octobre 2019	Affichage des listes de candidats
Vendredi 8 novembre 2019	Envoi des codes d’accès aux électeurs
Mardi 12 novembre 2019	Envoi au prestataire de la composition du bureau de vote
Vendredi 15 novembre 2019	14h : Formation, test et scellement du système de vote
Lundi 18 novembre 2019	9H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Jeudi 21 novembre 2019	15H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Jeudi 21 novembre 2019	15h15 : Dépouillement et proclamation des résultats
Jeudi 21 novembre 2019	Affichage des résultats
Vendredi 22 novembre 2019	Appel à candidatures 2nd tour – SI NECESSAIRE
Lundi 25 novembre 2019	Avant 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats – SI NECESSAIRE
Mardi 26 novembre 2019	Affichage des listes de candidats – SI NECESSAIRE
Vendredi 29 novembre 2019	14h : Formation, test et scellement du système de vote – SI NECESSAIRE
Mardi 3 décembre 2019	9H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour – SI NECESSAIRE
Jeudi 5 décembre 2019	15H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour – SI NECESSAIRE
Jeudi 5 décembre 2019	15h15 : Dépouillement et proclamation des résultats – SI NECESSAIRE
Jeudi 5 décembre 2019	Affichage des résultats – SI NECESSAIRE
Jeudi 19 décembre 2019	Date limite d'envoi des résultats à l'inspection du travail

Article 18. Identifiant de convention collective

L’IDCC est le 1486 pour les élections organisées dans les entreprises relevant de la Convention collective nationale applicable au personnel des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (communément appelée Convention Syntec).
L’IDCC sera renseigné sur tous les procès-verbaux de résultats, dans le Bloc « Identification de l’établissement » de ceux-ci (zone réservée à l’IDCC).

Article 19. Formalités de déclaration et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

Article 20. Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 21. Annexes du protocole

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.

Article 16. Durée et publicité dudit protocole :

Le présent protocole d'accord préélectoral est conclu pour l’élection du premier et second tour.

Le présent protocole est rédigé en 8 exemplaires originaux dont un pour chaque signataire, un pour l'Inspection du travail et un pour le C.T.E.P.

A Nanterre, le 20/09/2019

Pour les syndicats :

CFDT/S3C Rhône Loire	CGT du Rhône	FO Employés Cadres
Déléguée syndicale	Délégué syndical	Déléguée syndicale

Pour Group Support Services :

Directrice Administrative et Financière