ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

ENTRE :

La Société SM LOG,

SAS au capital de 80 000 €, N° de Siret : 52933417900023

Dont le siège social est situé 20 LA HERBETAIS – 35520 LA MEZIERE,

Représentée par, mandaté pour représenter la société SM LOG,

D'UNE PART,

ET

Les membres titulaires du CSE, en application des dispositions de l’article L.2232-23-1 du Code du travail, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

D'AUTRE PART,

PREAMBULE :

Le présent accord a pour objectif de définir les modalités de mise en place et de recours au télétravail au sein de la société SM LOG.

Il est pris en application des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail.

Les parties ont convenu de la mise en place de cette forme d’organisation du travail après avoir fait les constats suivants :

• Le télétravail permet d’améliorer la conciliation de la vie professionnelle avec la vie privée ;

• Le télétravail limite le nombre de déplacements domicile-travail et a ainsi un impact positif sur les enjeux environnementaux ainsi que sur le bien-être des salariés ;

• Le télétravail offre un contexte de travail favorable à l’efficacité du collaborateur sur des tâches nécessitant prise de recul et concentration ;

• Le télétravail répond aux attentes des collaborateurs en quête de modalités plus flexibles d’exercice de leur métier ;

• La mise en place du télétravail est une solution reposant sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle du manager et du salarié ; il participe à un mode de management souhaité au sein de l’entreprise.

Les parties rappellent par ailleurs qu’au sein de la société SM LOG, le télétravail est un mode d’organisation basé sur le volontariat et à l’initiative du salarié.

IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT

Article 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet de déterminer les modalités de mise en place et de fonctionnement du télétravail régulier et occasionnel au sein de la société SM LOG.

Il s’applique à l’ensemble du personnel de la société.

Il ne concerne pas les salariés en situation de déplacement professionnel.

ARTICLE 2 - DEFINITION

Conformément aux dispositions légales, le télétravail se définit comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Au sein de SM LOG, le télétravail peut être :

• Régulier : il repose sur une planification des périodes télétravaillées et est caractérisé par sa régularité et son formalisme ;

• Occasionnel : il correspond à un mode utilisé de manière périodique, en réponse à une situation non habituelle.

ARTICLE 3 – MISE EN PLACE DE PACTES DE SERVICE « TELETRAVAIL »

Le pacte de service visera à développer les modalités pratiques de la mise en œuvre du télétravail dans chaque service de l’entreprise pour s’adapter aux spécificités de chaque entité de travail. Il s’inscrira dans le respect de cet accord d’entreprise.

Le responsable de service s’appuiera sur les outils développés par la commission « Télétravail » pour définir avec son équipe les modalités pratiques du télétravail et élaborer le pacte de son service.

Le responsable de service s’inscrira dans la démarche définie par la commission « Télétravail », à savoir :

• Animation d’une réunion de service en présence de l’ensemble de l’équipe. L’équipe et le manager seront accompagnés par un représentant du service RH et un membre de la commission « télétravail »,

• Recherche au maximum du consensus mais en cas de difficulté sur un point, le responsable de service conservera la prise de décision finale en l’objectivant,

• Formalisation et communication du pacte de service à l’équipe et à tout nouveau collaborateur du service.

Tous les trois ans, le pacte de service sera révisé et à une fréquence plus réduite en cas de remontées spécifiques dans les entretiens annuels de l’équipe.

Article 4 – CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ et de RÉversibilitÉ AU TELETRAVAIL

Est éligible au dispositif de télétravail visé par le présent accord le salarié répondant aux conditions cumulatives suivantes :

• Réaliser en télétravail des missions qui peuvent être dématérialisées ;

• Avoir la capacité de travailler à distance de façon autonome et performante ;

• Conserver une cohésion avec les collègues de son équipe et des autres collectifs de travail de l’entreprise ;

• Pouvoir accéder à distance aux applications de travail permettant l’exercice du télétravail via une connexion suffisante au réseau internet et téléphonique ;

• Disposer d’un lieu adapté pour réaliser du télétravail et notamment être dans un environnement où le bruit ambiant est maîtrisé et où la sécurité des biens et des personnes est assurée ;

• Respecter le cadre défini par le pacte « télétravail » de son service.

L’application cumulative de ces critères a pour conséquence que tous les salariés et tous les postes ne sont pas éligibles au télétravail.

Article 5 – DEMANDE DU SALARIE

L’initiative de la demande de recours au télétravail est laissée au salarié qui remplit un formulaire, disponible sur le réseau informatique de l’entreprise et au service RH, lui permettant de se projeter dans cette nouvelle organisation du travail en ayant réfléchi aux tâches adaptées à cette forme d’organisation de son travail et à l’adaptation du lieu de réalisation de ce travail.

Le formulaire est à remettre au responsable hiérarchique.

Le salarié demandeur sera reçu par son manager et ils examineront ensemble les conditions visées à l’article 4.

A l’issue de l’entretien, le manager dispose d’un délai de 2 semaines, à compter de l’entretien pour faire savoir sa décision au collaborateur. Sa décision est formalisée dans le formulaire.

En cas de refus, le manager doit motiver sa décision auprès du collaborateur, en référence aux critères d’éligibilité visés à l’article 4 du présent accord.

ARTICLE 6 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL

6.1 Lieu du télétravail

Le salarié déclare ses lieux habituels de télétravail via le formulaire de demande.

Ce lieu de travail doit respecter les conditions d’éligibilité au télétravail rappelées à l’article 4 du présent accord, à savoir :

• Disposer d’un lieu adapté pour réaliser du télétravail ;

• Et pouvoir accéder à distance aux applications de travail permettant l’exercice du télétravail via une connexion suffisante au réseau internet.

Par conséquent, lors de la demande de télétravail par le biais du formulaire, le télétravailleur devra certifier :

• qu’il dispose d’un espace dédié propice au travail dans lequel il installera le matériel professionnel mis à disposition par l’entreprise, lui permettant de se consacrer à son activité lors de son temps de travail dans les conditions satisfaisantes ;

• que cet espace est doté d’installations électriques conformes aux normes en vigueur (prise de terre, disjoncteur) et d’une couverture réseau sécurisée et suffisante ;

• qu’une assurance multirisques habitation couvre l’utilisation du lieu à des fins professionnelles.

Une attestation sur l’honneur reprenant ces points devra être remplie par le salarié demandeur. Elle sera à joindre à la demande de télétravail.

Il est convenu de manière occasionnelle que le salarié pourra télétravailler d’un autre lieu que ceux indiqués sur le formulaire sous condition qu’il respecte les règles définies à l’article 4 du présent accord.

6.2 Equipements du télétravailleur

L’entreprise mettra à la disposition du télétravailleur l’équipement informatique et téléphonique défini avec le responsable hiérarchique et permettant une connexion sécurisée au réseau de l’entreprise.

En cas de défaillance du matériel ou des liaisons informatiques, le salarié doit prendre contact avec son responsable hiérarchique et revenir sur site.

6.3 Prise en charge des frais liés au télétravail

L'entreprise remboursera les éventuels surcoûts d'assurance engendrés par le télétravail sur présentation d'une facture acquittée de la compagnie d'assurance, qui devra être transmise au plus tard le 31 janvier de chaque année.

Par ailleurs, seront pris en charge par l’employeur les frais directement liés à l’exercice d’une activité en télétravail et ce, sur justificatif de dépenses. Un barème maximal et une fréquence des remboursements par type de dépenses sont définis et accessibles sur le réseau informatique et le service RH.

En revanche, l’utilisation de la connexion internet privée ne donnera pas lieu à remboursement compte tenu d’abonnement privés désormais illimités.

Les éventuels frais correspondants à l’électricité et le chauffage ne seront pas pris en charge considérant que les frais exposés à ce titre sont compensés par l’absence de déplacements professionnels ces mêmes jours pour se rendre dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 7 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL

7.1 Fréquence

Télétravail régulier :

Le recours au télétravail régulier est limité à 13 jours maximum par mois, pour un temps plein, qui peuvent être pris par journée entière ou par demi-journée. La limite du nombre de jours de télétravail par mois et/ou par semaine, et la modalité journée/demi-journée seront fixées par le pacte de service et ne pourra pas dépasser la limite maximale fixée dans cet accord, soit 13 jours mensuels.

La durée maximale de télétravail dans le mois est proratisée pour les temps partiels. Par exemple, un salarié travaillant à 80% pourra recourir à 10 jours maximum de télétravail dans le mois.

Les jours non utilisés ne sont ni reportables, ni cumulables sur une autre période.

Les jours télétravaillés respectent les conditions définies à l’article 4 et sont formalisés une semaine à l’avance via l’application de saisie des temps.

Télétravail occasionnel

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace/pic d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur.

Pour des raisons exceptionnelles, par exemple enfants malades, problèmes de santé impactant la mobilité du salarié, le salarié peut formaliser par mail à son responsable hiérarchique une demande exceptionnelle de dérogation à ses modalités habituelles de télétravail. Le responsable hiérarchique formalisera sa réponse (accord ou refus) également par mail dans un délai d’un jour.

7.2 Durée du travail

La règlementation sur la durée du travail s’applique au salarié télétravailleur, comme lorsqu’il exerce en présentiel sur le site de l’entreprise. Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la durée quotidienne de travail, y compris pour les salariés au forfait.

Par conséquent,

• Le télétravailleur appliquera les horaires qui sont les siens dans l’entreprise correspondant au jour télétravaillé ;

• Le salarié en télétravail s’engage à respecter la durée maximale quotidienne de travail effectif de 10 heures par jour (sauf dérogation conventionnelle applicable) et le repos minimal quotidien de 11 heures consécutives (auquel les salariés en forfait jours annuel doivent également se conformer).

L’outil déclaratif relatif aux horaires de travail pratiqués devra être complété et transmis au manager. Pour les salariés travaillant dans le cadre d’un forfait annuel en jours, ils remplissent l’outil de décompte qui leur est applicable.

7.3 Organisation de l’activité du télétravailleur

Le télétravailleur devra signaler via l’application de saisie des temps ses plages de télétravail et être joignable sur ses plages horaires de travail habituelles.

Article 8 – REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL

Le télétravail est une forme d’organisation du travail, par nature réversible.

Trois niveaux de modification sont envisagés, ceux-ci étant toujours tant à l’initiative du salarié que de sa hiérarchie.

8.1 Suspension / modification temporaire du télétravail et/ou de ses modalités

Compte tenu d’évènements de nature saisonnière ou exceptionnelle (ex : clôture des comptes, nouveaux projets, absence d’un salarié …), le manager est susceptible d’imposer au salarié, pour une durée déterminée, de renoncer à ses jours préalablement prévus en télétravail. Les journées non télétravaillées ne sont alors pas reportables.

Pour les mêmes motifs, le manager peut également imposer au salarié de changer, pour une durée déterminée, la journée habituellement télétravaillée.

Dans ces deux cas, un délai de prévenance de 48 heures est requis.

Le salarié, quant à lui, peut demander à suspendre pour une durée déterminée le télétravail.

8.2 Modification définitive des modalités du télétravail

Le manager peut être amené à demander au salarié de modifier son organisation en télétravail dans l’hypothèse d’une nouvelle organisation du service, face à plusieurs demandes de télétravail incompatibles, au sein de l’équipe…

Il provoque alors un entretien avec le salarié concerné.

Les nouvelles modalités sont définies dans le formulaire.

Le salarié peut également de son côté constater une inadéquation de l’organisation initialement convenue avec les contraintes de son poste et envisager une modification du planning de télétravail.

Dans ces cas, un délai de prévenance de 8 jours devra être respecté de part et d’autre.

8.3 Arrêt définitif du télétravail

Si le manager constate que l’organisation en télétravail est inadaptée au salarié, qu’il est incompatible avec l’organisation du service ou que le salarié ne respecte pas les règles du présent accord ou du pacte de service sur le télétravail, le manager pourra mettre fin au télétravail en motivant sa demande.

Dans cette situation, un délai de prévenance de 2 semaines devra être respecté.

Le salarié peut également être à l’initiative de l’arrêt du télétravail sans aucun préavis, s’il constate notamment que ce modèle d’organisation du travail ne lui convient pas et impacte négativement la qualité de son travail, sa santé ou sa vie personnelle.

Article 9 - Management du télétravailleur & formation

L’accompagnement régulier des télétravailleurs est la clé de succès du dispositif.

La société SM LOG s’engage à accompagner les managers dans ce nouveau mode d’organisation du travail par la formation et le partage de bonnes pratiques.

Aussi, chaque responsable hiérarchique concerné prépare le déploiement du télétravail et suit son collaborateur dans la phase de démarrage : il s’assure notamment que tous les aspects techniques (matériel, accès à distance, assurance…) sont validés. Il accompagne son collaborateur dans la montée en compétences pour l’utilisation des outils propres au travail à distance, par exemple visioconférences, messageries instantanées, connexion au serveur à distance…

L’entretien annuel intègrera une évaluation sur ses conditions d’activités et la charge de travail.

Il conviendra alors de s’assurer que le télétravail ne modifie ni à la hausse, ni à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Enfin, en cas de difficulté ressentie par le télétravailleur dans la réalisation de ses tâches en télétravail, il lui appartient d’alerter son manager au plus vite afin qu’ils recherchent, ensemble, les solutions appropriées.

Article 10 - Santé & Sécurité

En situation de télétravail, l’employeur comme le salarié restent tenus de respecter la législation et la politique de santé et de sécurité de l’entreprise.

Les télétravailleurs bénéficient également du droit à la déconnexion, document annexé à l’accord.

En cas de maladie pendant une journée de télétravail, le salarié doit en informer immédiatement l’entreprise, dans le délai applicable à tous les salariés et précisé au sein du Règlement Intérieur. En cas d’arrêt de travail, pour cause de maladie ou accident, le télétravailleur bénéficie de la même couverture que les autres salariés de l’entreprise.

La législation relative aux accidents du travail et aux maladies professionnelles demeure applicable. Si un accident survient sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur, il sera présumé être un accident du travail au sens de l’article L.411-1 du Code de la Sécurité Sociale. Le salarié télétravailleur est tenu d’en informer immédiatement son employeur.

L’entreprise communiquera annuellement au Service de Santé au Travail la liste des télétravailleurs réguliers afin que leur état de santé soit évalué en tenant compte de leur exposition à cette nouvelle forme d’organisation de leur travail.

Les collaborateurs sont invités à se référer au document unique de prévention des risques et à respecter les mesures de prévention définies.

Article 11 - Confidentialité et sécurité des documents et données

Le matériel et l'accès aux réseaux doivent être utilisés dans le cadre strictement professionnel. Le télétravailleur ne peut utiliser un autre matériel que celui qui est fourni par l'entreprise. 

Par ailleurs, l’utilisation d’un outil informatique ou de tout autre document de l’entreprise à l’extérieur de celle-ci doit conduire le télétravailleur à une très grande prudence dans leur utilisation et se conformer à la charte informatique en vigueur au sein de l’entreprise.

Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions disciplinaires.

ARTICLE 12 - ENTREE EN VIGUEUR – DUREE - REVISION - DENONCIATION

Le présent accord entre en vigueur le lendemain de son dépôt auprès de l’administration compétente.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Les parties conviennent de créer une commission de suivi du présent accord.

Elle sera composée de deux représentants de la Direction et des membres au CSE et des membres du groupe de réflexion « télétravail » présents dans l’entreprise au moment de la réunion.

Cette commission se réunira une fois par an à la demande de l'une des parties.

Cette commission sera notamment chargée de contrôler le bon fonctionnement du présent accord, les éventuelles difficultés rencontrées et les moyens de les résoudre.

Les délibérations de cette commission feront l'objet d'un procès-verbal qui sera émargé par l'ensemble des parties présentes à la réunion.

L’une ou l’autre des parties pourra à tout moment demander la révision du présent accord s’agissant des dispositions en vigueur à durée indéterminée.

La demande de révision devra indiquer la ou les dispositions concernées et devra être accompagnée d’un projet de nouvelle rédaction de ces dispositions.

Dans le délai de 1 mois suivant la réception de cette demande de révision accompagnée d’un projet de nouvelle rédaction, l’employeur devra organiser une réunion de négociation permettant l’engagement de discussions sur le projet de modification.

L’avenant de révision devra être conclu selon les modalités fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Le présent accord pourra enfin être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires.

Cette dénonciation devra intervenir par lettre recommandée avec avis de réception, sous réserve d’un préavis de 3 mois.

Les parties renvoient pour les conséquences de cette dénonciation aux dispositions de l’article L.2261-10 du Code du travail.

ARTICLE 13 - PUBLICITE

Le présent accord fera l’objet des publicités suivantes à la diligence de la société SM LOG :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis à chaque signataire ;

• un exemplaire en sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Rennes ;

• un dépôt sur le service TéléAccords ;

• mention de cet accord figurera sur le tableau de la Direction réservé à cet effet.

Fait à La Mézière, le 28 février 2023,

Pour la société SM LOG Pour le CSE

ANNEXE – DROIT A LA DECONNEXION

Le respect de la vie personnelle et familiale implique un droit du salarié à la déconnexion des outils de communication à distance.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail.

L’utilisation des technologies de l’information (messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphonie mobile et smartphones…) est une nécessité pour la société SM LOG au regard des fonctions confiées aux bénéficiaires du présent accord, mais également compte tenu de son intervention sur l’ensemble du territoire national.

Toutefois, cette utilisation ne doit pas avoir pour effet, par suite d’une utilisation non contrôlée, d’empiéter sur la vie privée des salariés.

Elle ne doit pas non plus entretenir les collaborateurs dans un état de stress nuisible à une bonne exécution du travail.

Par conséquent, l’entreprise s’abstient, dans la mesure du possible, de contacter et d’adresser des mails aux salariés en dehors de leurs heures de travail pour les salariés en suivi horaire et avant 7h30 et après 20h30 pour les salariés en forfait annuel en jours.

En outre, les salariés doivent, d’une manière générale, faire un usage approprié des e-mails en évitant, dans la mesure du possible, de consulter leur messagerie électronique en dehors des heures habituelles de travail.

Pour cela, il est rappelé que les outils mis à disposition sont réservés à un usage professionnel, de sorte que chacun doit disposer d’un ordinateur et téléphone personnels facilitant ainsi la déconnexion en dehors de ses horaires de travail.

En outre chacun devra être particulièrement attentif aux mécanismes de paramétrages, notamment des smartphones, afin de s’assurer que les signaux sonores et/ou lumineux ne les contraignent pas à prendre connaissance de mails et ou messages dont il pourrait être pris connaissance qu’ultérieurement.

Il est également rappelé que les systèmes de messageries électroniques permettent un envoi différé des e-mails.

Le salarié qui considérerait que son droit à déconnexion n’est pas respecté devra en faire part à son supérieur hiérarchique dans les meilleurs délais afin que des solutions concertées soient trouvées pour remédier à cette situation si celle-ci est avérée.