Accord relatif au télétravail à domicile

Entre MAPFRE RE, immatriculée au registre du commerce et des sociétés Paris sous le n° 530 293 968 et sise 5 avenue de l'Opéra, 75 001 PARIS,

prise en la personne de son représentant légal XXX, Directeur Succursale de Paris.

Ci-après dénommée « MAPFRE RE»

d’une part,

et

XXX, membre du Comité Social et Economique

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit.

PRÉAMBULE

La Direction et les salariés ont souhaité par accord du 10 décembre 2018 permettre et encadrer au titre de l’année 2018 la pratique du télétravail en donnant le statut de télétravailleur aux salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

En effet, les évolutions récentes en matière d'outils de communication à distance permettent d'envisager de nouveaux modes d'organisation du travail, associant souplesse et réactivité pour un meilleur service tout en assurant une compétitivité renforcée de l'entreprise et en offrant aux salariés qui le souhaitent la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale.

La relation de télétravail repose naturellement sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle entre le manager et le salarié.

Les Parties au présent accord conviennent que le télétravail doit être fondé sur les principes de volontariat et de réversibilité, tant de la part de l'employeur que du salarié.

Dans ce contexte, le présent accord a pour objet de définir au titre de l’année 2019 les dispositions applicables en matière de télétravail et les modalités de mise en œuvre de ce dispositif.

Table des matières

PRÉAMBULE 1

Article 1 - Organisation du travail 3

1.1 Répartition du travail 3

1.2 Lieux 3

Article 2 - Les bénéficiaires au télétravail 3

Article 3 - Les phases d'accès au télétravail 4

3.1 Les modalités de validation 4

3.2 Avenant au contrat de travail 4

3.3 Les phases de la mise en place du télétravail 4

3.3.1 Adaptation 4

3.3.2 Réversibilité permanente 5

Article 4 - Exécution du télétravail ; Santé et sécurité du télétravailleur 5

4.1 Temps de travail 5

4.2 Présence obligatoire dans l’entreprise 5

4.3 Charge de travail 5

4.4 Entretien 6

4.5 Sécurité 6

4.6 Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail 6

Article 5 - Conditions du télétravail 6

5.1 Conformité des installations et des lieux 6

5.2 Mise à disposition de l'équipement informatique par l'employeur 7

5.3 Conditions de prise en charge financière par l'employeur 7

5.3.1 Frais d’installation 7

5.3.2 Indemnité forfaitaire de télétravail 7

5.3.3 Transports 7

Article 6 - Situations particulières 7

6.1 Cas des conditions climatiques extrêmes 7

6.2 Pic de pollution 8

6.3 Cas des pandémies 8

Article 7 - Modalités de suivi de l'accord 8

Article 8 - Durée de l'accord et dispositions générales 8

Organisation du travail

Répartition du travail

L'organisation alternative de l'activité domicile / entreprise pourra prendre les formes suivantes :

Le télétravail à domicile sera exercé sur la base d'un forfait annuel d'un maximum de 40 jours par an.

Les jours possibles de télétravail seront les lundis, mercredis et vendredis.

Les jours de télétravail ne pourront pas être consécutifs et seront d'un maximum d'un jour par semaine. Par ailleurs, aucun jour de télétravail ne pourra être positionné le lundi dans le cas particulier où cette journée précède un jour férié ni le vendredi dans le cas particulier où cette journée fait suite à un jour férié. Les jours seront définis une semaine à l'avance en fonction des modalités d'organisation de l'activité et en concertation avec le manager.

Lieux

Le télétravail s’exerce au domicile du salarié. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le salarié s’engage par ailleurs à informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

Les bénéficiaires au télétravail

La mise en œuvre du dispositif doit répondre à une démarche volontaire du collaborateur.

Pour être éligible au télétravail, le salarié devra satisfaire aux conditions cumulatives suivantes :

• il exerce son activité à temps complet ou dans la cadre d'un temps partiel ou aménagé d'une durée supérieure ou égale à 80%,

• il justifie d'une ancienneté d'au moins un an dans l'entreprise à la date de la demande dont au moins un an dans la fonction au moment du passage au télétravail,

• il justifie d'une connexion haut-débit à son domicile et dispose d'un cadre de travail adapté,

• la nature de ses activités est compatible avec ce mode d'organisation,

• son profil et son expertise permettent d'exercer l'activité à distance,

• il travaille au sein d'une équipe dont le fonctionnement est compatible avec le télétravail

• il justifie d’une assurance adaptée à l’exécution du télétravail

Les parties signataires reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome. Il nécessite donc des aptitudes individuelles et des qualités professionnelles.

Le télétravail implique notamment:

• une connaissance du métier, un bon niveau de maitrise de son activité, du contexte et de l'environnement

• une organisation personnelle efficace

• une bonne gestion de son temps de travail

• une capacité à rendre compte de son activité

• une communication tant avec son manager que ses collègues et plus largement ses interlocuteurs professionnels

Ne sont pas éligibles les salariés ayant une activité qui, par nature, requiert d'être exercée physiquement dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d'une présence physique.

Les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation), en période de stage ne sont pas éligibles au télétravail eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent.

En conséquence, les parties conviennent expressément que le nombre de salariés pouvant simultanément être en situation de télétravail est limité à 40 % du total des salariés de l’entreprise.

Le cas échéant, un planning de roulement sera établi par chaque responsable de services.

Les phases d'accès au télétravail

Les modalités de validation

Le salarié qui exprime le désir d’opter pour le télétravail en informe son responsable hiérarchique par écrit.

Le passage au télétravail est subordonné à l'accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

En cas de réponse négative, une décision motivée devra être portée à la connaissance du salarié par écrit dans un délai d’un mois maximum.

Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être :

• le non-respect des conditions d’éligibilité visées à l’article 2 du présent accord

• des raisons d’impossibilité techniques et matérielles

• des raisons de confidentialité des informations et données traitées

• d’une désorganisation au sein de l’activité

• d’une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé.

Avenant au contrat de travail

En cas de réponse positive, le télétravail sera matérialisé par un avenant au contrat de travail (sauf cas de travail à domicile « occasionnel » et urgent).

L'avenant au contrat précise notamment les modalités d'exécution du télétravail à domicile :

• la durée et la fréquence du télétravail (le jour de télétravail, les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté, la durée de l'avenant)

• le lieu d'exercice du télétravail

• le matériel mis à disposition

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile

• la période d'adaptation

L’avenant au contrat de travail précisera les plages horaires d’accessibilité pendant lesquelles le télétravailleur pourra être joint par l’entreprise. Ces plages horaires pourront être fixées au sein d’une amplitude maximale de 8 h à 19 h, dans le respect des durées maximales journalière et hebdomadaire du temps travail.

Le temps de travail ainsi défini ne pourra excéder une durée de 10 h.

Pendant ces plages horaires et dans la limite du temps de travail, le télétravailleur sera sous la subordination de l’entreprise et par conséquent ne pourra vaquer à ses occupations personnelles.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail et pendant les heures d'ouverture de l'entreprise.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité à domicile dans la limite de 7 h de travail effectif par jour dans le respect des plages horaires applicables dans l'entreprise.

Pour les jours en télétravail, le décompte du temps de travail est effectué sur la base d'une journée de travail.

L'avenant est conclu pour une durée d'un an tacitement reconductible.

Les phases de la mise en place du télétravail

Adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant au contrat de travail, le salarié et le manager bénéficieront d’une période d’adaptation fixée dans le cadre de cet accord télétravail pour une durée de 3 mois de travail.

Cette période d'adaptation pourra être renouvelée une fois par l'une ou l'autre des deux parties, avec respect d'un préavis de 15 jours.

Au cours de la période d’adaptation, chacune des parties peut mettre fin au télétravail sans motif, moyennant un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque deux Parties pour raccourcir ce délai. Cette décision est notifiée par courrier recommandé, courrier remis en main propre ou courrier électronique.

La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

Réversibilité permanente

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible à l'initiative de l'une ou l'autre des parties.

Le salarié et le responsable hiérarchique peuvent mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en informant l’autre part par écrit et en respectant un délai de prévenance fixé à un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile. Un avenant est conclu et le retour à temps complet du salarié dans les locaux s’effectuent selon les modalités prévues par cet avenant.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l'entreprise au sein de son service de rattachement.

Exécution du télétravail ; Santé et sécurité du télétravailleur

Temps de travail

Le temps de travail du télétravailleur s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, le télétravailleur effectue sa prestation de travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable, dans les limites visées à l’article 1 d’une journée par semaine et de 40 jours par an.

Le temps de travail d’un télétravailleur est évalué au regard du temps de présence en entreprise et de celui réalisé en situation de télétravail.

Compte tenu de la spécificité du télétravail, les parties au présent accord conviennent que lors des périodes dans lesquelles le salarié est placé en situation de télétravail, le temps de travail est suivi au moyen d’un système auto-déclaratif remis hebdomadairement au responsable hiérarchique pour approbation.

Les Parties rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement à la Direction de l’entreprise et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail et de repos.

Présence obligatoire dans l’entreprise

Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de l’entreprise son statut, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire. Il s’agit notamment des hypothèses suivantes :

• Réunion d’équipe ;

• Formation

• Rencontre avec des clients

• Entretien avec un supérieur hiérarchique.

Charge de travail

La charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise.

La hiérarchie et le salarié veilleront à ce qu’un équilibre, proportionné au temps de télétravail, soit assuré entre la charge de travail en entreprise et celle en télétravail.

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps du travail des salariés fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que :

• le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail ;

• les durées maximales de travail, l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Entretien

Un entretien annuel est organisé entre le télétravailleur et son supérieur hiérarchique. L’entretien aborde les thèmes suivants :

• la charge de travail du salarié ;

• les conditions d’activité du télétravailleur ;

• le respect des durées maximales de travail et d’amplitude, le respect des durées minimales des repos ;

• l’évaluation de l’activité du salarié sur l’année;

• les besoins de formation ;

• l’articulation entre vie privée et professionnelle ;

En complément de l’entretien annuel, chaque salarié pourra demander l’organisation d’un entretien en vue d’aborder les thèmes précédemment énoncés.

Les objectifs du salarié sont fixés lors de l'entretien annuel.

Sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer ces politiques de sécurité. Le non-respect des règles par le salarié peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise. Il doit informer son responsable hiérarchique de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

La présomption instituée au présent article est une présomption simple. La Direction peut contester les déclarations d’accident du travail.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congé, ...) le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

Conditions du télétravail

Conformité des installations et des lieux

Conformément à l’Accord National Interprofessionnel sur le télétravail, le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile et de son lieu de travail et certifie ladite conformité à MAPFRE RE.

Le salarié volontaire au télétravail doit attester sur l’honneur que son environnement de travail est constitué d’une pièce pouvant être utilisée comme bureau au sein du domicile.

L'entreprise doit pouvoir s'assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ainsi l'employeur, et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du télétravailleur et en sa présence.

Le salarié qui opte pour le télétravail doit fournir à l'entreprise une attestation provenant de son assureur, au titre de son assurance multirisque habitation, confirmant que ce-dernier a pris acte du fait que la personne exerce une activité professionnelle à son domicile.

Mise à disposition de l'équipement informatique par l'employeur

Chaque salarié dispose d'un ordinateur portable de l'entreprise qu'il utilisera lors de son travail à domicile.

Il disposera également de l’accès à distance de ses applications de travail.

Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés par MAPFRE RE dans le cadre des règles en vigueur dans l'entreprise. Il est rappelé que le matériel mis à disposition est à usage uniquement professionnel et reste la propriété de l’entreprise.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion et de confidentialité.

Conditions de prise en charge financière par l'employeur

Frais d’installation

MAPFRE RE prend en charge :

• les frais d’installation si nécessaire d’une ligne téléphonique dédiée au travail

• les frais de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du travail à domicile

Indemnité forfaitaire de télétravail

Dans le cas du télétravail, une indemnité forfaitaire annuelle de 100€ sera versée au télétravailleur quel que soit le nombre de jours de télétravail pris.

Elle sera proratisée au nombre de mois de télétravail.

Cette indemnité forfaitaire correspond à la prise en charge par la Société d'une quote-part des frais de consommation courante liés à la présence à domicile (énergie, eau, chauffage, abonnement internet et téléphone, consommation..). Elle est soumise à cotisations sociales et à impôt en totalité.

Elle sera versée sur le salaire du mois de décembre de l’année en cours.

Transports

Les modalités de prise en charge mensuelle des frais de transport s'appliquent aux télétravailleurs.

Situations particulières

Exécuté de façon exceptionnelle par le personnel, en accord avec sa hiérarchie, le travail à domicile occasionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence et sur des périodes de très courte durée. En conséquence, il ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur.

Ces situations sont ouvertes aux salariés disposant déjà d’outils de travail à distance mis à disposition par l’entreprise. Elles ne donnent pas droit au versement des aides financières instituées au profit des télétravailleurs à domicile et ne nécessitent pas la rédaction d'un avenant au contrat de travail, ni la réalisation préalable d’un diagnostic électrique.

Le personnel souhaitant recourir au travail à domicile occasionnel doit préalablement recueillir l’accord de sa hiérarchie, formalisé par écrit.

Cas des conditions climatiques extrêmes

Après autorisation du responsable hiérarchique, les salariés qui sont confrontés à des difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail en raison de conditions climatiques extrêmes occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels, pourront être en télétravail pendant la durée de la perturbation avec un minimum de présence de 2 jours par semaine.

Dans ces situations exceptionnelles, le télétravail s’effectuera après un simple accord du responsable hiérarchique (par courriel) et donc sans avenant au contrat de travail.

Pic de pollution

Lorsque l’autorité administrative prend des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets d’une pointe de pollution dans les conditions à l'article L.223-1 du Code de l'environnement, l’employeur ou le salarié dont le poste n’est pas incompatible, pourra proposer, pour la durée de l’épisode de pollution, l’exécution de la prestation de travail sous forme de télétravail sous réserve que le salarié dispose de conditions de travail conformes à son domicile.

Dans cette situation, l’accord des parties sera également formalisé par courrier électronique.

Cas des pandémies

En cas de pandémie et afin de réduire les risques de contamination, il peut être nécessaire de mettre en place le télétravail. La liste des personnes prioritaires au télétravail sera établie en correspondance avec les équipements disponibles et le plan de prévention de l’entreprise et après consultation impérative des représentants du personnel.

Modalités de suivi de l'accord

Un bilan de la mise en œuvre de l’accord télétravail sera fait avec les salariés dans les 6 mois suivant sa mise en œuvre.

Un rapport sera présenté annuellement sur la base d’un bilan quantitatif et qualitatif et qui comportera notamment des informations relatives :

- au nombre de télétravailleurs répartis par catégories professionnelles et par sexes,

- au nombre de jours télé travaillés par mois,

- au nombre de demandes acceptées ou refusées,

- aux problèmes spécifiques d’adaptation rencontrés par les télétravailleurs et/ou les responsables,

- aux améliorations et changements souhaitables,

- aux éléments économiques liés à l’exercice du télétravail (imputations budgétaires...)

Durée de l'accord et dispositions générales

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L.2261 et suivants du code du travail pour une durée de un an. Il entre en vigueur au moment de sa signature, soit le 01 janvier 2019 et expirera en conséquence le 31décembre 2019 sans autres formations et ne sera pas tacitement renouvelé

Dans les 2 mois qui précèdent cette date, l’entreprise et les parties signataires se rencontreront afin de négocier un éventuel renouvellement du présent accord et les adaptations nécessaires.

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du code du travail.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé:

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Paris.

Fait à Paris le 10/12/2018, en trois exemplaires originaux.

Pour MAPFRE RE, XXX,

XXX membre du Comité Social et Economique

Directeur Succursale de Paris