ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU

TÉLÉTRAVAIL

Entre les soussignés :

La société Kephalios, SAS au capital de 508 395 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Aix-en-Provence sous le numéro 531 557 650, dont le siège social est situé au 320 avenue Archimède Les Pléïades III Bât B, et est inscrite à l’URSSAF de PACA sous le n° 93700000 2062297268.

Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Président Directeur Général

Ci-dessous dénommée « L'Entreprise »,

D'une part,

Et
L'ensemble des membres du personnel qui après consultation par vote à bulletins secrets, dont le procès-verbal en date du 16 novembre 2021 rend compte, a ratifié à la majorité des deux tiers le projet d’accord.

D’autre part,

Il a été préalablement exposé ce qui suit :

Le présent accord a pour objectif de définir de nouveaux principes en matière d’organisation du travail au sein de Kephalios.

Cet accord s’inscrit dans la volonté de la société d’améliorer la qualité de vie au travail, de répondre à la demande des collaborateurs d’accéder au télétravail et de développer son agilité en évoluant sur ses pratiques en matière d’organisation du travail. Si la crise sanitaire nous a obligés à déployer dans l’urgence les moyens matériels permettant de travailler à distance, elle nous a aussi contraints à adapter nos pratiques sur l’organisation de nos activités.

Dans ce contexte, les parties ont souhaité conclure le présent accord conformément à :

• L’accord cadre européen du 16 juillet 2002

• L’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020

• Aux articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du Code du travail

La Direction, au travers les managers supportés par le service des ressources humaines, sera garante du maintien du lien social entre le salarié en télétravail et l’entreprise et ceci afin d’éviter tout risque d’isolement.

Confiance mutuelle entre le salarié et l’entreprise et sens commun des responsabilités sont les facteurs clés de la réussite du télétravail au sein de Kephalios.

De plus, dans un environnement de travail en constante évolution, le télétravail procure également des avantages à Kephalios en matière d’engagement et de fidélisation des salariés et d’attractivité auprès des candidats.

Les parties reconnaissent le caractère évolutif du dispositif, il pourra être amené à évoluer dans le temps au gré des évolutions organisationnelles et de l’appropriation progressive de ce mode de travail par les salariés.

Table des matières

1. Cadre du télétravail et principes généraux 4

2. Conditions 5

2.1. Éligibilité 5

2.2. Cas Particuliers 6

2.3. Circonstances exceptionnelles et cas de force majeure 6

3. Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels 6

4. Mise en place 7

4.1. Candidature et acceptation 7

4.2. Avenant au contrat de travail 7

4.3. Période d’adaptation et réversibilité permanente 8

4.4. Changement de fonction, de service ou de domicile 8

5. Organisation 8

5.1. Rythme de télétravail 8

5.2. Maintien du lien avec l’entreprise 9

5.3. Suspension du télétravail 9

6. Modalités d’organisation de l’activité du salarié en télétravail 9

6.1. Organisation de l’activité du télétravailleur 9

6.2. Organisation et gestion de l’activité en télétravail 9

7. Prise en charge financière du télétravail 10

8. Environnement et équipement de travail 10

8.1. Equipement lié au télétravail 10

8.2. Conformité des installations électriques 10

8.3. Ligne internet haut débit 11

8.4. Sécurisation du réseau local du collaborateur 11

8.5. Assurance couvrant l'espace dédié à l'activité professionnelle 11

9. Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement 11

9.1. Droits collectifs 11

9.2. Droits individuels 12

10. Santé et sécurité 12

11. Protection des données, confidentialité 12

12. Suivi de l’accord 13

13. Durée, entrée en vigueur et révision du présent accord 13

13.1. Révision 13

13.2. Dénonciation 13

14. Publicité et dépôt 14

Il a donc été convenu ce qui suit :

Cadre du télétravail et principes généraux

L'article L.1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Les parties conviennent que le télétravail puisse s’exercer principalement au domicile du salarié ou dans un lieu de travail à distance situé sur le territoire national métropolitain, dès lors que ces lieux offrent les conditions mentionnées en article 7. Dans le cas où le télétravail s’exerce en dehors du domicile, le salarié communiquera au service des ressources humaines l’adresse complète ainsi que les dates durant lesquelles le télétravail hors du domicile ou d’un lieu enregistré auprès de l’entreprise s’exerce.

Dans le cas où un ou plusieurs lieux autre(s) que le domicile s’inscrivent comme lieu(x) de télétravail récurrent(s), le salarié transmettra, préalablement à la signature de l’avenant, au service des ressources humaines, la ou les adresse(s) complète(s) ainsi que la ou les attestations d’assurance habitation afférente(s).

Les parties réaffirment l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail qui impose une présence régulière du salarié dans les locaux de l’entreprise.

Conditions

Éligibilité

L’éligibilité au télétravail s’appuie sur deux principes :

• Le double volontarisme du collaborateur et de l’entreprise,

• La possibilité de réversibilité pour les deux parties.

De plus, sa mise en œuvre répond à certaines conditions.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés :

• Être titulaire d'un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée à temps plein ou partiel à 80 % minimum avec une ancienneté minimale de 3 mois. Les alternants et les stagiaires ne sont éligibles au dispositif qu'après une période de 2 mois de présence au sein de l'entreprise, car par définition, leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage ;

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps du télétravail ;

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme.

Outre les demandes de salariés ne remplissant pas les conditions d’éligibilité ci-dessus précisées, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ; notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d'une présence ;

• Pour lesquels les outils et logiciels informatiques nécessaires à leur réalisation ne sont pas accessibles à distance.

• Dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail ;

• Dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail ;

• Dont l’urgence nécessite la présence sur le lieu de travail

• Qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique.

Par ailleurs, les membres du Comité Exécutif et du Comité de Direction sont exclus des dispositions du présent accord.

Cas Particuliers

Les situations individuelles suivantes pourront faire l'objet d'un traitement particulier, le cas échéant en lien avec le Médecin du travail :

• Favoriser le maintien dans l'emploi de collaborateurs en situation de handicap ;

• Répondre à une préconisation médicale spécifique (temps partiel thérapeutique, femmes enceintes et de retour de congé maternité, affection longue durée...).

Circonstances exceptionnelles et cas de force majeure

En cas de circonstances exceptionnelles ou de cas de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ce cas, les décisions relatives au recours et aux modalités d’organisation du télétravail relèvent du pouvoir de la direction de l’entreprise dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Ainsi le télétravail est un moyen de limiter certains risques, notamment en cas d’épidémie majeure, d’épisodes climatiques (neige etc.). le télétravail mis en place dans ces cas viendrait en supplément du nombre de jours maximum par semaine prévu dans l’article 5. Dans ce contexte, la direction de l’entreprise peut se réserver la possibilité d’élargir le recours au télétravail à des catégories non éligibles et de ne pas tenir compte des conditions d’ancienneté requises pour sa mise en place.

Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité, tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut pas imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Mise en place

Candidature et acceptation

Les parties conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail chaque semaine).

Le manager veillera à ce que les jours de télétravail au sein de son équipe soient compatibles avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il s’assurera en concertation avec les Managers des fonctions transverses, de la bonne coordination entre les équipes projets et ces fonctions transverses.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

- le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par courrier / email auprès de son responsable hiérarchique et du service des ressources humaines ;

- le responsable hiérarchique répond au salarié. Cette réponse sera délivrée par écrit, après discussion avec le service des ressources humaines, dans un délai maximum de 2 mois. Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La réponse se traduisant par un refus sera motivée. Les raisons du refus pourront notamment être les suivantes :

• Contraintes liées à la nature des tâches confiées au salarié ;

• Insuffisance d’autonomie du salarié, notamment en cas de prise de fonction nécessitant l’acquisition de nouvelles compétences ;

• Impératifs liés à l’organisation du service et au travail en équipe,

• Une dégradation de l’expérience collaborateurs

Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée indéterminée.

L’avenant précisera notamment sans que cette liste ne soit exhaustive :

• le lieu d’exercice du télétravail;

• les modalités d’exécution du télétravail (le/les jour(s) convenu(s), plages horaires pendants lesquelles le salarié pourra être contacté, etc.);

• la durée de la période d’adaptation « 3 mois »

• les conditions de réversibilité;

• La protection des données de l’entreprise;

• Les conditions de sécurité et d’assurance ;

• Le droit à la déconnexion

• Le bilan annuel

Période d’adaptation et réversibilité permanente

Une période d’adaptation est convenue d’une durée de 3 mois d’exercice alterné de l’activité professionnelle entre les locaux de l’entreprise et en télétravail à domicile. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail sans délai pour le salarié, moyennant un délai de prévenance de 15 jours minimum pour l’entreprise.

Il est à noter qu’à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Au-delà de la période d’adaptation et dans le respect du principe de réversibilité permanente, l’une des parties pourra mettre fin à l’avenant de télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 1 mois. La notification pourra être faite par lettre remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception. La fin du télétravail prendra effet 7 jours calendaires au lendemain de la réception de la lettre.

Changement de fonction, de service ou de domicile

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, de mutation sur un autre site ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Organisation

Rythme de télétravail

Le salarié bénéficiera d’un maximum de 2 jours de télétravail par semaine non fractionnables par demi-journées.

Les journées de télétravail non effectuées en raison de nécessité de service et à la demande du manager et/ou de l’entreprise ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement. Les journées de télétravail non effectuées du fait du salarié ne pourront également être reportées ou donner lieu à un crédit.

Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions. Pour cela, le responsable hiérarchique pourra éventuellement déterminer une journée collective par semaine au sein des locaux de l’entreprise.

En tout état de cause, l’entretien annuel avec le salarié, portera notamment sur ses conditions d’exercice de son activité en télétravail. De plus, le responsable hiérarchique veillera à instaurer tout au long de l’année, un point régulier avec le salarié sur la bonne exécution de ses tâches et leur équilibre avec sa vie privée. Un bilan annuel serait formalisé.

Suspension du télétravail

En cas de nécessités de services avérées (exemple : absence d’un collègue, réunion de travail, déplacement professionnel etc.), de formation, le responsable hiérarchique pourra à titre exceptionnel suspendre la journée télétravaillée moyennant un délai de prévenance d’un jour ouvré minimum. Le salarié sera alors invité à se rapprocher du service des ressources humaines afin de notifier ces modifications.

Ce délai minimum d’un jour ouvré ne s’applique pas pour les cas de force majeure pouvant impacter le bon fonctionnement des activités, associés à des audits ou bien à des exigences réglementaires.

Modalités d’organisation de l’activité du salarié en télétravail

Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du salarié en télétravail doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Organisation et gestion de l’activité en télétravail

Dès lors que l’avenant au contrat de travail définissant l’organisation du télétravail sera signé par les deux parties, le salarié fera sa demande de jours de télétravail via l’outil FIGGO.

Par ailleurs, chaque salarié s’assure via FIGGO que lors de sa présence dans les locaux de l’entreprise, au moins un autre salarié est présent et ceci pour des raisons de sécurité.

Prise en charge financière du télétravail

Le salarié doté d’un avenant télétravail régulier en application du présent accord est éligible à l’indemnité télétravail.

Le montant forfaitaire s’élèvera à 15 euros nets / mois quel que soit le mode d’organisation de télétravail (1 jour ou 2 jours).

Environnement et équipement de travail

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile (et au sein d’un autre lieu de télétravail récurrent le cas échéant) qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

En cas de situation de handicap, l’installation du télétravailleur sera examinée systématiquement après avis du médecin du service de santé au travail afin d’adapter au mieux l’organisation de son poste de travail à domicile et les moyens associés afin d’en faciliter la mise en place.

Equipement lié au télétravail

• Un ordinateur portable avec une connexion VPN

• Un casque avec micro pour les visioconférences

• Cable internet en cas de problème wifi

Le matériel fournit reste la propriété de l’entreprise. Le salarié est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié doit en aviser immédiatement l’entreprise en contactant le service informatique. Les interventions sur les équipements informatiques ne pourront s’effectuer que dans les locaux de l’entreprise.

Conformité des installations électriques

Le salarié devra s'assurer que le système électrique est conforme à la réglementation en vigueur et qu'il dispose d'un aménagement de son poste de travail permettant l'exercice de son activité professionnelle dans des conditions de sécurité satisfaisantes pour lui-même ainsi que pour les informations et documents professionnels utilisés.

La conformité des installations électriques à son domicile constitue une condition préalable. Les normes électriques ainsi que les risques incendie relève de la responsabilité du salarié

Ligne internet haut débit

L'utilisation des technologies de l'information et de la communication étant inhérente au télétravail, le lieu de télétravail devra impérativement bénéficier d'un accès internet à haut débit.

Il appartient au collaborateur de s'assurer qu'il dispose d'une connexion Internet stable et performante.

Il est préconisé d'utiliser une liaison filaire afin de pallier les éventuels défauts d'une connexion sans fil Wifi (distance, coupures, etc.).

Les activités ou missions non compatibles avec les moyens d'accès à distance (ex : performances requises, taille/nombre d'écrans, ordinateur non validé par l'Informatique entreprise, débit réseau, outils périphériques spécifiques nécessitant une modification de la configuration de l'ordinateur fourni, sécurité des données, etc.) devront être réalisées dans les locaux de l’entreprise.

Sécurisation du réseau local du collaborateur

Le lieu dans lequel s'exerce le télétravail doit bénéficier d'un réseau local sécurisé offrant les pratiques et fonctions sécuritaires recommandées par l'opérateur télécoms fournisseur du collaborateur.

Assurance couvrant l'espace dédié à l'activité professionnelle

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier chaque début d’année civile auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisques habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Le surcoût de cette prime sera pris en charge par l’employeur sur présentation de justificatifs.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant.

Le salarié fournira également une attestation sur l’honneur certifiant que les installations électriques du domicile (et des autres lieux de télétravail récurrents le cas échéant) sont conformes à la règlementation en vigueur.

Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement

Droits collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles.

Droits individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

Comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le management, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur. L’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos quotidien et hebdomadaire pour tous les salariés ainsi que les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail pour les salariés soumis à un régime de forfait.

Il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion.

Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise.

En outre, dans le cadre d’une réunion organisée à distance, le salarié n’a aucune obligation d’utiliser la webcam de son ordinateur portable lors de cette même réunion. De la même manière l’employeur veillera à ne pas imposer l’utilisation de la ligne privée pour les communications téléphoniques professionnelles.

Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Si un accident survient au domicile pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la direction des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Il appartient à la direction des ressources humaines d’en prévenir le service médical santé au travail. Le domicile est bien un lieu de travail selon les jours et horaires convenus par avenant au contrat de travail entre le salarié et l’employeur.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus qui lui seront communiqués lors de la conclusion de l’avenant télétravail.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin, etc.) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise.

Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Suivi de l’accord

Un bilan sur la base des indicateurs suivants sera présenté annuellement aux salariés :

• Nombre de télétravailleurs par catégories professionnelles,

• Répartition femmes /hommes,

• Nombre de demandes acceptées / refusées,

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrés par les télétravailleurs et/ou les managers,

• Réponses ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés,

• Nombre d’accidents intervenus en Télétravail,

• Raisons des refus de mise en œuvre du Télétravail,

• Nombre de télétravailleurs relevant d’un handicap,

Durée, entrée en vigueur et révision du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain des formalités de dépôt.

Révision

Le présent accord pourra faire l’objet à tout moment d’une révision. Celle-ci peut porter sur tout ou partie du présent accord.

L’employeur pourra directement proposer un projet d’avenant de révision aux salariés qui devra être approuvé par referendum à la majorité des 2/3.

L’avenant portant révision sur tout ou partie de l’accord se substituera de plein droit aux stipulations de cet accord qu’il modifie (art L 2261-8).

Dénonciation

Il pourra être dénoncé avec un préavis de trois mois (art L 2262-9). Dans ce cas, les avenants au télétravail prendront automatiquement fin à l’échéance de ce préavis.

Publicité et dépôt

Le présent accord sera adressé à la DREETS par voie dématérialisée sur la plate-forme de téléprocédure teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en un exemplaire au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes.

Le présent accord entrera en vigueur le 18 novembre 2021.

Un exemplaire de l’accord sera transmis par voie électronique à chaque salarié peut prendre connaissance du contenu du présent accord. Une version papier sera disponible auprès du service des ressources humaines.

Fait à Aix-en-Provence, le 16 novembre 2021 en 2 exemplaires originaux.

Pour la société Kephalios	Pour les salariés (cf procès-verbal de référendum)

Annexe : procès-verbal de référendum