accord d'entreprise relatif à la mise en place d’une organisation du temps de travail sous forme de forfait annuel en jours

ENTRE LES SOUSSIGNES :

SHOPMIUM, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 532 432 457, et dont le siège social est situé 46 rue de l’Arbre Sec, 75001 Paris

Représentée par XXX, dûment mandaté à l’effet des présentes

(ci-après désignée la « Société »)

D'UNE PART

ET :

XXX et XXX en leur qualité de membres titulaires du Comité Social et Economique, représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du Comité Social et Economique lors des dernières élections professionnelles

(ci-après désignés le « Comité Social et Economique » ou le « CSE »)

D'AUTRE PART

Le Comité Social et Economique et la Société sont collectivement désignés les « Parties ».

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

CHAPITRE 1 : CONVENTION DE FORFAIT EN JOURS 5

Article 1 : Personnel concerné 5

Article 2 : Année de référence et nombre de jours travaillés 5

2.1 Année référence 5

2.2 Nombre de jours travaillés 5

2.3 Forfait en jours réduit 5

Article 3 : Application du forfait en jours en cas d’année incomplète 6

3.1 Salariés entrants ou sortants en cours d’année 6

3.2 Salariés ne prenant pas l’intégralité de leurs congés payés au cours de l’année 6

3.3 Salariés absents en cours d’année 6

Article 4 : Rémunération 7

Article 5 : Jours de repos supplémentaire (« JRTT ») 7

Article 6 : Modalités de la convention de forfait annuelle en jours 8

6.1 Modalités de mise en œuvre de la convention de forfait annuel en jours 8

6.2 Modalités de décompte des journées et demi-journée travaillées 8

6.3 Modalités de prise des jours de repos 8

6.4 Garanties 9

CHAPITRE 2 : GESTION DES JOURS DE REPOS 11

Article 1 : Principes généraux applicables à la gestion des JRTT 11

Article 2 : Organisation de la planification 11

2.1 Prise des JRTT 11

2.2 JRTT fixés par la Société 11

2.3 JRTT fixés par le salarié 11

Article 3 : Modalités de gestion en cas de périodes incomplètes 12

Article 4 : Traitement des JRTT non pris par le salarié quittant la Société au cours de la période de référence 12

CHAPITRE 3 : DROIT A LA DECONNEXION 13

Article 1 : Modalités de mise en œuvre du droit à la déconnexion 13

Article 2 : Utilisation des messageries professionnelles 14

2.1 Bonnes pratiques liées à l’utilisation des messageries professionnelles 14

2.2 Surcharge informationnelle 14

2.3 Message d’absence 15

Article 3 : Sensibilisation et formation 15

Article 4 : Suivi de la charge de travail et dispositif d’alerte 16

CHAPITRE 4 : CLAUSES JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES 17

Article 1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord 17

1.1 Entrée en vigueur 17

1.2 Durée de l’accord 17

Article 2 : Suivi de l’accord 17

Article 3 : Révision et dénonciation de l’accord 17

3.1 Révision de l’accord 17

3.2 Dénonciation de l’accord 18

Article 4 : Dépôt et information 18

4.1 Dépôt 18

4.2 Information 18

PREAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans le prolongement des dispositions de l’ordonnance n°2017-1385 du 22 septembre 2017 relative au renforcement de la négociation collective portant rénovation du temps de travail ainsi que la loi n°2018-217 du 29 mars 2018.

Cet accord vise à remplir les objectifs suivants :

• Mettre en œuvre une organisation du temps de travail adaptée à l’activité de la Société ;

• Répondre aux aspirations des salariés en leur permettant d’obtenir un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, tout en préservant leur niveau de rémunération ainsi que leur santé et leur sécurité.

Cet accord est l’aboutissement de discussions engagées avec les membres du Comité Social et Economique (« CSE »), ayant porté sur :

• La mise en place d’un dispositif de convention de forfait annuel en jours, et ce dans le respect des dispositions légales applicables ainsi que des principes jurisprudentiels existants au jour de la conclusion du présent accord.

Le présent accord a été conclu dans le respect des dispositions de l’article L. 2232-23-1 du Code du travail, lequel dispose :

« Dans les entreprises dont l'effectif habituel est compris entre onze et moins de cinquante salariés, en l'absence de délégué syndical dans l'entreprise ou l'établissement, les accords d'entreprise ou d'établissement peuvent être négociés, conclus, révisés ou dénoncés :

1° Soit par un ou plusieurs salariés expressément mandatés par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans la branche ou, à défaut, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel, étant membre ou non de la délégation du personnel du comité social et économique. A cet effet, une même organisation ne peut mandater qu'un seul salarié ;

2° Soit par un ou des membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique.

(…)

II. – La validité des accords ou des avenants de révision conclus avec un ou des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, mandaté ou non, est subordonnée à leur signature par des membres du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles ».

Ainsi, en l’absence de délégués syndicaux au sein de l’entreprise, la Société a informé, par courriers en date du 18 décembre 2020 :

• D’une part, les différentes organisations syndicales représentatives de la branche dont elle relève ainsi que celle représentative au niveau national et interprofessionnel de sa décision d’engager des négociations sur la durée du travail applicable au sein de la Société.

• D’autre part, les membres du Comité Social et Economique concernant l’ouverture des discussions sur le temps de travail ainsi que sur la possibilité des membres du CSE d’être mandatés par une organisation syndicale représentative.

Les membres du CSE ont informé la Société le 21 janvier 2021 qu’ils ne souhaitaient pas être mandatés par une organisation syndicale représentative.

Plusieurs réunions de travail ont été organisées entre les membres du CSE et la Société notamment les 21 janvier et 3 mars 2021. Par ailleurs, la Société a présenté le projet d’organisation du temps de travail le 8 décembre 2020 aux représentants du personnel et aux salariés.

A la suite de leurs discussions, les Parties sont parvenues à la signature du présent accord ; accord qui, compte tenu de l’absence d’organisations syndicales représentatives dans la Société, a été conclu conformément aux dispositions légales précitées.

C’EST DANS CES CONDITIONS QU’IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Il est précisé par les Parties que le présent accord se substitue de plein droit aux dispositions de la convention collective des bureaux d’études techniques et cabinets d’ingénieurs-conseils et sociétés de conseil, « SYNTEC » (ci-après la « Convention Collective ») ayant le même objet et notamment :

• Les dispositions concernant la mise en œuvre du forfait jours, telle que prévue par l’accord du 1^er avril 2014, y compris les conditions d’éligibilité de cette organisation du temps de travail ;

CHAPITRE 1 : CONVENTION DE FORFAIT EN JOURS

Article 1 : Personnel concerné

Conformément à l’article L. 3121-58 et suivants du Code du travail, relèvent de cette catégorie :

1. Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

2. Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

En effet, conformément aux dispositions légales, les salariés concernés disposent d’une large autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et la nature de leurs fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service auquel ils sont intégrés.

En application des dispositions précitées, les Parties conviennent que tous les cadres de la Société appartiendront à cette catégorie dès lors qu’ils justifient d’un niveau de qualification ou d’une expérience professionnelle leur permettant d’une part d’organiser librement leur emploi du temps et d’autre part de prendre toutes les initiatives nécessaires au bon accomplissement de leur fonction.

Article 2 : Année de référence et nombre de jours travaillés

2.1 Année référence

Les Parties conviennent que l’année de référence s’entend de la période allant du 1^er mai de l’année N au 30 avril de l’année N+1.

2.2 Nombre de jours travaillés

Le nombre de jours de travail est fixé à 218 jours (incluant la journée de solidarité) par année de référence, pour un droit complet à congés payés.

2.3 Forfait en jours réduit

Dans le cadre d’une activité réduite, il pourra également être convenu par convention individuelle des forfaits portant sur un nombre de jours travaillés inférieurs au forfait plein de 218 jours prévus ci-dessus.

A titre d’illustration :

• Un forfait de 174 jours correspondant à 80% du forfait en jours complet

• Un forfait de 109 jours correspondant à 50% du forfait en jours complet

Il est expressément rappelé par les Parties que le salarié bénéficiant d’un forfait en jours réduit n’est pas considéré comme relevant de la catégorie des salariés à temps partiel.

Dans cette hypothèse, le salarié concerné sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait en jours réduit.

Article 3 : Application du forfait en jours en cas d’année incomplète

3.1 Salariés entrants ou sortants en cours d’année

Pour les salariés qui ne sont pas présents durant la totalité de l’année de référence du fait de leur embauche ou de leur départ en cours d’année, une proratisation du plafond de 218 jours sera effectuée selon l’exemple suivant :

Un salarié embauché le 1^er janvier 2022 devra travailler du 1^er janvier 2022 au 30 avril 2022 :

251 jours ouvrés (218 jours de travail + 25 jours ouvrés de congés payés + 8 jours fériés en moyenne ne tombant pas un samedi ou un dimanche)

X 151 jours calendaires entre le 1^er janvier et le 30 avril 2022

/ 365 jours

= 83 jours – 1 jour férié entre le 1^er janvier et le 30 avril 2022, soit 82 jours de travail si le salarié ne prend aucun jour de congés payés au cours de cette période.

3.2 Salariés ne prenant pas l’intégralité de leurs congés payés au cours de l’année

Le plafond de 218 jours de travail sera augmenté ou diminué afin de tenir compte du nombre de jours de congés payés pris durant l’année de référence pour le forfait annuel en jours (correspondant à la période du 1^er mai de l’année N au 30 avril de l’année N+1), selon l’exemple suivant :

Si le salarié ne prend que 20 jours ouvrés de congés payés au cours de l’année de référence, au lieu des 25 jours ouvrés légaux, le nombre de jours de travail sera augmenté de 5 jours, à savoir :

218 jours de travail

+ 5 jours ouvrés de congés payés non pris et reportés

= 223 jours de travail

Le nombre de jours de congés payés pris au cours d’une année de référence n’a pas de conséquence sur le nombre de jours de repos supplémentaires attribuables sur cette année de référence.

3.3 Salariés absents en cours d’année

En cas d’absence justifiée, notamment par l’incapacité résultant de la maladie ou de l’accident, le nombre de jours de travail au cours de l’année de référence sera réduit de la durée de l’absence, selon l’exemple suivant :

Si un salarié est absent du 1^er au 12 du mois inclus, pour une période ne comprenant qu’un seul samedi et un seul dimanche, le plafond annuel de jours travaillés sera diminué de 10 jours. En conséquence, le salarié devra travailler 208 jours.

Les absences du salarié n’auront pas pour effet de diminuer le nombre de jours de repos supplémentaires résultant de l’application du forfait annuel en jours.

Article 4 : Rémunération

La rémunération doit tenir compte des responsabilités confiées au salarié dans le cadre de sa fonction.

La rémunération mensuelle de base des salariés concernés sera versée par douzième, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

En cas d’absences non rémunérées ou non indemnisées (journées ou demi-journées), la rémunération mensuelle sera réduite du nombre de jours correspondant à l’absence selon l’exemple suivant :

Si un salarié est absent pendant 11 jours, la déduction des jours d’absences sera calculée de la manière suivante :

Salaire annuel

/ 251 jours (soit 218 jours de travail + 25 jours ouvrés de congés payés + 8 jours fériés ne tombant un samedi ou un dimanche (en moyenne))

= Salaire journalier

La rémunération mensuelle sera réduite de 11 fois le salaire journalier déterminé selon le calcul mentionné ci-dessus.

Article 5 : Jours de repos supplémentaire (« JRTT »)

En contrepartie, les salariés bénéficieront d’un nombre de jours de repos supplémentaires calculé chaque année de référence, selon les aléas du calendrier notamment en ce qui concerne le nombre de jours fériés et chômés. Ces jours de repos supplémentaires s’ajoutent aux congés légaux et conventionnels, aux repos hebdomadaires, aux jours fériés et chômés ou récupérés en application de la loi et de la Convention Collective.

A titre d’exemple, les salariés concernés sont susceptibles de bénéficier de jours de repos supplémentaires selon le calcul suivant :

365 jours au cours de la période de référence

• 104 jours correspondant aux samedis et dimanches

• 25 jours ouvrés de congés payés

• X jours fériés ne tombant pas un samedi ou un dimanche

= X jours restants

• 218 jours de travail

= X jours de JRTT

Le nombre de jours de repos a vocation à varier chaque année en fonction du calendrier et notamment des jours fériés.

Pour la première année de référence complète suivant l’entrée en vigueur du présent accord, soit du 1^er mai 2021 au 30 avril 2022, le nombre de jours de repos est calculé de la manière suivante :

365 jours au cours de la période de référence

• 105 jours correspondant aux samedis et dimanches

• 25 jours ouvrés de congés payés

• 5 jours fériés non travaillés ne tombant pas un samedi ou un dimanche

= 230 jours restants

• 218 jours de travail

= 12 jours de JRTT

Article 6 : Modalités de la convention de forfait annuelle en jours

6.1 Modalités de mise en œuvre de la convention de forfait annuel en jours

Conformément aux dispositions légales, la mise en œuvre d’une convention de forfait annuel en jours, définies ci-dessus, est subordonnée à l’accord exprès du salarié concerné.

Il sera conclu avec les salariés concernés par les présentes modalités une convention individuelle de forfait en jours incluant :

• La nature des missions justifiant le recours au forfait en jours

• Le nombre de jours travaillés dans l’année de référence

• La rémunération correspondante

• Le nombre d’entretiens

• Les modalités de suivi du forfait en jours

6.2 Modalités de décompte des journées et demi-journée travaillées

Le décompte du temps de travail se fera en jours ou en demi-journées, dans les conditions suivantes :

• Lorsqu’au cours d’une journée de travail considérée, la durée effective du travail sera inférieure ou égale à 4 heures, il sera décompté 1/2 journée de travail dans le forfait jours ;

• Lorsqu’au cours d’une journée de travail considérée, la durée effective du travail sera supérieure à 4 heures, il sera décompté 1 journée de travail dans le forfait jours.

Le forfait annuel en jours s'accompagne d'un décompte des journées ou demi-journées travaillées au moyen d'un suivi objectif, fiable et contradictoire ayant pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.

Un contrôle du nombre de jours travaillés sera effectué au moyen de l’outil de gestion qui serait mis à la disposition des salariés par la Société. L’outil de gestion qui sera mis en place sera soumis à l’information et consultation préalable des représentants du personnel.

Les Parties rappellent que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou JRTT au titre du respect du plafond de 218 jours devront être indiqués dans l’outil de gestion.

Le décompte sera disponible sur l’outil interne de gestion des temps et des absences notamment utilisé pour la prise des congés payés légaux. La Société fera un suivi mensuel des informations mentionnées par le Salarié dans cet outil de gestion.

6.3 Modalités de prise des jours de repos

Le nombre de jours de repos résultant de l’organisation du temps de travail fera l’objet d’une planification de la prise dans les conditions et modalités définies au Chapitre 2 du présent accord.

6.4 Garanties

6.4.1. Temps de repos et obligation de déconnexion

Les salariés ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires telles que prévues par la loi.

Néanmoins, il est expressément rappelé par les Parties que le temps de repos quotidien est d’une durée minimum de 11 heures consécutives auquel s’ajoute le repos hebdomadaire de 35 heures minimum (24 heures + 11 heures). Le jour de repos hebdomadaire est le dimanche.

Durant ces temps de repos quotidien et hebdomadaire, le salarié aura l’obligation de se déconnecter des outils de communication mis à sa disposition par la Société pour l’exécution de son travail dans les conditions décrites au Chapitre 3 du présent accord. La Société veillera à l’effectivité de cette déconnexion par le salarié.

L'amplitude des journées travaillées et la charge de travail du salarié devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail. Il est précisé que l’amplitude journalière exceptionnelle maximale est de 13 heures, étant rappelé que cette amplitude maximale exceptionnelle n’a pas pour objet de définir une journée habituelle de travail.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai la Société afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée. Un entretien sera organisé avec le salarié concerné afin de déterminer les solutions permettant d’assurer le respect des temps de repos.

6.4.2 Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail et dispositif d’alerte

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle et vie privée, la Société assurera le suivi régulier de l'organisation du travail du salarié, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail.

Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre au salarié de concilier vie professionnelle et vie privée. Le salarié tiendra informé la Société des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel du salarié, ce dernier a la possibilité d'informer la Société qui le recevra dans les huit (8) jours.

Les mesures mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

Par ailleurs, un rendez-vous avec le salarié sera organisé si la Société est amenée à constater que l'organisation du travail adoptée par ce dernier et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales.

Ces informations seront transmises une fois par an aux représentants du personnel dans le cadre des dispositions légales et réglementaires. Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l'échéance annuelle.

6.4.3 Entretien individuel

Afin de se conformer aux dispositions légales et veiller à la santé et la sécurité des salariés, la Société organisera individuellement avec chaque salarié en forfait jours, une fois par an, un entretien individuel spécifique qui se tiendra au moment de l’entretien annuel. Il est précisé que l’entretien annuel et l’entretien individuel dans le cadre de la convention de forfait en jours sont deux entretiens distincts. Un entretien supplémentaire aura lieu en cas de difficulté inhabituelle tel que prévu au point 6.4.2 ci-dessus.

Au cours de cet entretien, seront évoquées la charge individuelle de travail du salarié, l'organisation du travail au sein de la Société, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie privée et enfin la rémunération du salarié.

Lors de cet entretien, le salarié et la Société font le bilan sur les modalités d'organisation du travail, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l'amplitude des journées de travail, l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens et l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Au regard des constats effectués, le salarié et la Société arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.

Le salarié et la Société examinent si possible également à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

CHAPITRE 2 : GESTION DES JOURS DE REPOS

A titre préliminaire, les Parties conviennent de désigner sous la dénomination « JRTT » les jours de repos acquis au titre de l’organisation du temps de travail sous forme de convention de forfait en jours, telle que prévue au Chapitre 2 du présent accord.

Les JRTT n’incluent pas les congés payés légaux et/ou conventionnels.

Article 1 : Principes généraux applicables à la gestion des JRTT

Les JRTT doivent être pris au cours de la période de référence. Ils ne sont ni cumulables ni reportables d’une période de référence sur l’autre.

La prise des JRTT se fera par journée ou demi-journée. Dans tous les cas, la prise des JRTT doit permettre à la fois d’assurer en moyenne un effectif suffisant sur tous les jours de la semaine et donner à chaque salarié la possibilité de prise de repos d’une manière équitable entre les salariés.

Article 2 : Organisation de la planification

2.1 Prise des JRTT

La prise des JRTT est répartie entre le choix du salarié et le choix de la Société, étant précisé que le nombre de JRTT dont la prise est déterminée par la Société est limité à trois (3) jours par an et ce en tenant en compte des exigences liées à l’activité de la Société.

2.2 JRTT fixés par la Société

La Société fixera des plannings prévisionnels de prise des trois (3) jours au plus tard dans les trois (3) mois qui suivent le début de la période de référence concernée. En cas de modification des dates fixées pour la prise des jours de repos notamment en raison des contraintes liées à l’activité, ce changement sera notifié au salarié dans un délai de sept (7) jours ouvrés avant la date à laquelle ce changement doit intervenir.

2.3 JRTT fixés par le salarié

Le salarié peut choisir librement de la date de prise de ses JRTT sur l’année.

Le salarié saisira sa prise de JRTT sur l’outil interne de gestion des temps et des absences notamment utilisé pour la prise des congés payés légaux. Il en informera préalablement son manager dans un délai raisonnable (au moins 1 semaine, sauf circonstances exceptionnelles telles qu’impératif personnel urgent).

Article 3 : Modalités de gestion en cas de périodes incomplètes

Les salariés embauchés ou quittant la Société en cours d’année de référence bénéficieront d’un nombre de JRTT calculé au prorata du nombre de jours de travail sur l’année.

A titre d’exemple, un salarié embauché le 7 octobre 2020 au cours de la période de référence allant du 1^er mai 2020 au 30 avril 2021 :

• Nombre de jours calendaires au cours de la période de la période de référence prenant fin le 30 avril 2021 : 206 jours

• Nombre de JRTT acquis du 1^er mai 2020 au 30 avril 2021 :

• Nombre de JRTT auquel il peut prétendre : 9 JRTT x (206/365) = 5,07 JRTT, soit 5 JRTT

La règle de l’arrondi appliquée sera la suivante : entre 0 et 0,49 l’arrondi inférieur sera retenu, entre 0,5 et 0,6, il sera retenu 0,5 et au-delà de 0,6 et 0,99, l’arrondi supérieur sera retenu.

Article 4 : Traitement des JRTT non pris par le salarié quittant la Société au cours de la période de référence

Les JRTT doivent être pris au cours de la période de référence.

En cas de départ au cours de période de référence, le salarié bénéficiera d’une indemnité compensatrice de JRTT non majorée au titre des JRTT acquis et non pris au moment de la rupture de son contrat de travail.

CHAPITRE 3 : DROIT A LA DECONNEXION

Les Parties reconnaissent l’importance d’une utilisation raisonnable par les salariés des outils numériques de communication (téléphone portable, ordinateur portable, tablette électronique, etc.). Cette utilisation raisonnable est nécessaire pour assurer notamment le respect de la santé des salariés et permettre une bonne articulation entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle et familiale.

Ainsi, les Parties souhaitent offrir aux salariés les moyens d’une bonne utilisation des outils numériques de communication à même de concourir à leur qualité de vie au travail et de préserver leur santé.

Dans le cadre du présent accord, la notion « d’outils numériques de communication » recouvre tant les outils matériels (téléphone portable, smartphone, ordinateur portable, tablette électronique, etc.) que les outils dématérialisés (logiciels, courriels, SMS, Internet, messagerie instantanée, etc.).

Article 1 : Modalités de mise en œuvre du droit à la déconnexion

Au sein de la Société, le droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation pour les salariés de faire utilisation de leurs outils numériques de communication en dehors du temps de travail que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à leur disposition par la Société ou de son matériel personnel.

A cet égard, les Parties rappellent que chaque salarié doit bénéficier :

• D’un repos quotidien de onze (11) heures consécutives conformément à l’article
  L. 3131-1 du Code du travail ;

• D’un repos hebdomadaire de vingt-quatre (24) consécutives auxquelles s’ajoutent les onze (11) heures consécutives de repos quotidien, et ce conformément à l’article L. 3132-2 du Code du travail.

Plus particulièrement, chaque salarié est encouragé à veiller à :

• Son droit à la déconnexion : en dehors de son temps de travail, et plus particulièrement pendant ses temps de repos (repos quotidien, repos hebdomadaire, JRTT, jours fériés, etc.), ses congés (congés payés, congés exceptionnels, etc.) et durant toute autre absence justifiée (arrêt maladie, etc.), chaque salarié est invité à :

  • ne pas répondre à des courriels, des SMS professionnels et/ou à des messages provenant de messagerie instantanée ;

  • ne pas répondre à des appels téléphoniques professionnels.

• Au droit à la déconnexion de ses collègues, supérieurs hiérarchiques et subordonnés : chaque salarié est invité à s’interroger sur le moment le plus opportun pour envoyer un courriel, un SMS professionnel et/ou un message provenant de messagerie instantanée, ou passer un appel téléphonique professionnel, et ce afin notamment de ne pas créer un sentiment d’urgence chez son destinataire.

A toutes fins utiles, les Parties précisent que ce droit à la déconnexion bénéficie tout autant aux salariés dont le supérieur hiérarchique est à l’étranger qu’à ceux exerçant leur activité en télétravail de manière permanente ou occasionnelle.

Article 2 : Utilisation des messageries professionnelles

Sont visés dans le présent article, tous les moyens de communication mises en place au sein de la Société, tels que notamment emails, SMS ou messageries instantanées.

2.1 Bonnes pratiques liées à l’utilisation des messageries professionnelles

Les emails, SMS et messages provenant de messagerie instantanée doivent en priorité être envoyés pendant les heures habituelles de travail. Pour les salariés qui décident de se connecter, de manière exceptionnelle, en dehors des heures habituelles de travail, il est fortement recommandé :

• soit de préparer leurs messages en mode brouillon ou hors connexion pour l’envoyer pendant les heures habituelles de travail ;

• soit d'utiliser la fonction d'envoi différé, toutes les fois où cette fonction est possible.

Pour les salariés au forfait en jours, l’envoi d’un courriel, d’un SMS professionnel ou un échange téléphonique sera limité pendant les jours de travail à la plage horaire de 8h à 20h.

En dehors des jours de travail, et en cas d’envoi avant 8 heures du matin et après 20 heures le soir, le salarié concerné est encouragé à utiliser la fonction d’envoi « en différé ». A défaut, l’usage de l’outil numérique de communication doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet traité.

Les Parties rappellent que la Société appartenant à un groupe d’envergure internationale, les salariés sont amenés à avoir des échanges avec des salariés travaillant au sein des autres entités du groupe se trouvant soumis à des fuseaux horaires différents.

Les salariés travaillant au sein des autres entités du groupe pourront adresser des emails, SMS et messages en dehors des horaires de travail des salariés de la Société. Néanmoins, les Parties rappellent que dans cette hypothèse, les salariés de la Société ne seront pas tenus de répondre aux messages adressés en dehors de leurs horaires de travail ou de la plage horaire déterminée ci-dessus.

2.2 Surcharge informationnelle

Afin d’éviter la surcharge informationnelle notamment par email, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de :

  • l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles (téléphone, etc.) ;

  • des destinataires du message ;

  • l’utilisation des fonctions « cc » et « cci » (à utiliser avec modération) ;

  • des fichiers à joindre au message (éviter les messages trop volumineux).

• Favoriser les échanges directs permettant une interaction « émetteur récepteur » facilitant la compréhension ;

• S’obliger à la rigueur dans la rédaction d’un message : identifier son interlocuteur – ne pas confondre l’écrit et l’oral – signer son message, s’interroger sur la réelle pertinence des destinataires du courriel (en particulier ceux en copie) ;

• Utiliser à bon escient et avec parcimonie les indicateurs « important, priorité, urgent, etc. » ;

• Indiquer systématiquement un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• Ne pas traiter immédiatement un message : se laisser le temps de la réflexion ;

• Privilégier le contact direct (en personne ou téléphone) en cas de conflit potentiel ;

• Eviter la consultation de sa messagerie et l’envoi de message pendant des réunions ou rendez-vous.

Il est rappelé qu’il est formellement interdit de consulter sa messagerie, de lire, écrire et envoyer des messages en situation de conduite.

Enfin, l’usage du téléphone nécessite que chacun accepte que la réponse ne soit pas immédiate, compte tenu des impératifs professionnels de part et d’autre (réunion, intervention, etc.).

2.3 Message d’absence

Il est recommandé, lorsqu'un salarié est amené à être absent pendant une journée ou plus, de mettre en place un message automatique d'absence à l'attention des interlocuteurs internes et externes à la Société, indiquant la durée de l’absence et le cas échéant le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si nécessaire.

Article 3 : Sensibilisation et formation

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques et de les responsabiliser sur ces dernières.

Dans ce cadre, la Société s’engage à :

• Informer et en tant que de besoin former les managers sur le droit à la déconnexion ;

• Mettre en œuvre si nécessaire des actions d’information et de sensibilisation à destination de l’ensemble des salariés en vue de les informer des risques, des enjeux et des bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques ;

• Organiser des formations complémentaires pour l’ensemble des salariés sur le bon usage des outils numériques et la gestion du temps et des priorités si besoin.

Ces dispositifs seront mis à jour le cas échéant pour être adaptés aux demandes et besoins.

Article 4 : Suivi de la charge de travail et dispositif d’alerte

D'une manière générale, chaque salarié peut alerter son manager lorsqu'il rencontre des difficultés dans l'utilisation des outils numériques professionnels ou lorsqu'il est confronté à des situations d'usage anormal des outils numériques professionnels.

Ainsi, lors de l’entretien annuel dans le cadre du forfait en jours, chaque salarié, est invité à échanger avec son manager sur l'utilisation des outils numériques professionnels au regard de l'évaluation et du suivi de la charge de travail afin de favoriser l'équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Le cas échéant, des mesures d'accompagnement peuvent être mises en œuvre aux fins de remédier aux difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.

CHAPITRE 4 : CLAUSES JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES

Article 1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

1.1 Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant son dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (« DIRECCTE ») compétente dans les conditions prévues à l’article 4.1.

La date envisagée d’entrée en vigueur du présent accord est fixée au 1^er mai 2021.

1.2 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 2 : Suivi de l’accord

Les institutions représentatives du personnel en place au sein de la Société seront informées et/ou consultés sur les thèmes du présent accord relevant de leur compétence, conformément aux dispositions légales applicables.

Conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, chaque année suivant l’entrée en vigueur du présent accord, et jusqu’à son expiration, la Société convoquera les représentants du personnel en vue d’opérer un suivi de son application.

Cette réunion de suivi se tiendra au cours du premier semestre de chaque année.

Au cours de cette réunion, les Parties s’assureront de la mise en œuvre des mesures définies au présent accord.

Article 3 : Révision et dénonciation de l’accord

3.1 Révision de l’accord

Le présent accord pourra être, tout ou partie, révisé selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre Partie et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

• Une négociation en vue de la révision de l’accord devra s’ouvrir au plus tard dans un délai de trois (3) mois suivant la réception de cette lettre.

• Les dispositions de l’avenant portant révision, après accomplissement des formalités liées à son entrée en vigueur, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient à sa date d’entrée en vigueur.

• En l’absence d’accord entre les Parties, les dispositions du présent accord continueront à être appliquées.

3.2 Dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions des articles L. 2222-6 du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l’une des Parties ou par l’ensemble des Parties signataires.

Toute dénonciation devra être notifiée par son auteur à l’autre Partie signataire de l’accord par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Elle devra également faire l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE.

La dénonciation ne prendra effet qu’après l’expiration d’un délai de préavis de trois (3) mois qui suit la date de la dénonciation, soit à compter du dépôt à la DIRECCTE.

Le présent accord dénoncé continuera à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui sera substitué qui ne peut être antérieure au terme du préavis ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis mentionné ci-dessus.

Article 4 : Dépôt et information

4.1 Dépôt

En application des dispositions de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la Société :

• Sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) avec les pièces requises par l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

 

• Auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

4.2 Information

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés de la Société.

En cas de révision du présent accord, il sera procédé aux mêmes formalités de consultation, dépôt et information précédemment décrites.

Fait à Paris, le 7 avril 2021,

Pour SHOPMIUM SAS XXX
XXX Membre titulaire du Comité Social et Economique
XXX Membre titulaire du Comité Social et Economique