Accord d'entreprise "ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE CONSTRUCTYS" chez CONSTRUCTYS (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE CONSTRUCTYS

Entre les soussignés :

• Constructys, association dont le siège social est situé 32 rue René Boulanger CS 60033 - 75483 Paris Cedex 10, ayant pour numéro SIREN le 533 846 150, représenté par …. , en sa qualité de Directrice générale

D’une part,

ET 

• L’organisation syndicale CFDT représentée par … déléguée syndicale,

D’autre part,

PREAMBULE

Des élections professionnelles, afin de mettre en place la nouvelle instance représentative du personnel, le Comité Social et Economique (CSE) vont être prochainement organisées. Afin de faciliter l’organisation des élections, la loi offre la possibilité aux entreprises d’organiser le scrutin par voie électronique. Ainsi, les présentes parties conviennent de son recours. Elles se sont réunies le 14 octobre 2019 afin de définir ensemble les modalités selon lesquelles un tel système pourra être mis en place et se sont accordées sur les dispositions ci-dessous.

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Aucune autre modalité de vote que celle par voie électronique ne pourra être retenue pour les élections professionnelles.

Le recours à cette modalité de vote permet de simplifier l’organisation du processus électoral tout en sécurisant les résultats du scrutin. Le vote électronique favorise également la participation des électeurs, en leur facilitant l’accès au scrutin et leur offrant plus de souplesse.

Le recours à cet outil moderne inscrit le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Article 1 : Champ d’application

Le présent article est applicable à l’ensemble des salariés de Constructys de l’UES mise en place uniquement dans le cadre des élections du CSE.

Article 2 : Modalités de mise en œuvre

2.1 Recours à un prestataire extérieur

Les parties conviennent de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un fournisseur prestataire, Néovote.

Le cahier des charges spécifique annexé au présent accord.

Les livrables convenus sont notamment les suivants :

• Ouverture d’un dossier de vote

• Respect du calendrier électoral acté

• Déclaration de traitement au registre

• Plateforme d’échange sécurisée

• Questionnaire prestataires le cas échéant

• Calcul des effectifs

• Structure des collèges

• Listes électorales

• Parités H/F

• Invitation à négocier

• Protocole d’accord pré-électoral

• Publication d’une note d’information

• Edition des listes électorales pour affichage (Format Word/PDF)

• Désignation des membres des bureaux de vote

• Clés de déchiffrement

• Désignation des observateurs

• Candidatures et propagande électorale

• Génération des secrets de vote

• Impression et mise sous pli

• Support électeurs 24h/24h

• Validation des données

• Réunion de Formation-Scellement

• Site de vote accessible

• Acte de vote

• Clôture de vote

• Réunion de dépouillement

• Coffre-fort électronique

• Second tour éventuel

• Destruction des données

• Expertise indépendante

Le prestataire doit s’engager à garantir le respect des principes généraux du droit électoral édictés ci-dessous.

2.2 Principes généraux du droit électoral

Le vote électronique doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote au moyen d’un dispositif d’isolement, sans pression extérieure.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2.3 Etablissement des fichiers des électeurs 

La Direction des Ressources Humaines établira un fichier dénommé « fichier des électeurs » à partir des listes électorales et le transmettra au prestataire.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes : nom, prénom, service, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse, CP, ville, matricule (ou donnée secrète).

La Direction des ressources humaines s’assurera de la destruction des fichiers en temps utile en lien avec le prestataire.

Article 3 : Organisation du vote

3.1 Protocole d’accord préélectoral

Il est rappelé que les modalités précises d’organisation et de déroulement des opérations électorales feront l’objet de dispositions distinctes du présent accord, dans le cadre de la négociation relative au protocole d’accord préélectoral.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord électoral.

3.2 Déroulement du scrutin 

Chaque électeur pourra voter à partir de n’importe quel terminal Internet, de son lieu de travail, de son domicile ou de tout autre lieu de son choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections du CSE.

Il est convenu que le vote se déroule sur une journée pour le 1^er tour et sur une journée pour le 2^nd tour éventuel.

La plage horaire des votes est fixée de 10h00 à 17h00.

Pendant la période d'ouverture du scrutin, sur le site où l'élection a lieu, la Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

3.3 Dépouillement

3.3.1 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Chaque membre du bureau de vote possède une clé de déchiffrement envoyée par courrier suivi à la DRH sous pli scellé pour remise en main propre lors de la réunion de dépouillement.

Le prestataire découpera la clé privée permettant le chiffrement des bulletins de vote. 2 fragments sur 3 permettront de reconstituer la clé privée et de procéder alors au dépouillement des urnes.

3.3.2 Membres du bureau de vote

Afin d’assurer le contrôle du bon fonctionnement des opérations électorales, les membres du bureau de vote auront un accès en ligne durant l’ouverture du scrutin.

Cet accès leur permet le suivi en temps réel des informations suivantes :

• La date et l’heure de l’extrait d’information

• Les noms, prénoms des salariés ayant voté (émargement)

• la date et l’heure du vote

• Les statistiques du scrutin en cours (taux de participation/abstention)

Les parties conviennent que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par un représentant de la DRH et par les membres du vote.

Par ailleurs, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Le bureau de vote est constitué de 3 membres, un président et de deux assesseurs désignés avant les opérations électorales.

Une communication sera effectuée auprès des électeurs qui souhaitent remplir ce rôle (hors candidat à l'élection, gestionnaire de l'élection et membres de la direction).

Si aucun volontaire ne se manifeste, ces rôles seront occupés par les 2 électeurs les plus âgés et l'électeur le plus jeune. 

3.4 Information et assistance aux salariés

Les salariés recevront une notice informative sur le déroulement des opérations électorales.

Les salariés auront la possibilité également de joindre le représentant du DRH chargés du processus électoral, un représentant du prestataire, ou l’un des membres du bureau de vote.

3.5 Modalités d’accès au serveur électronique

Préalablement au premier tour de scrutin, chaque électeur recevra l’adresse du serveur de vote ainsi que ses codes d’accès personnels par courrier postal.

Ces codes permettent à l’électeur de voter et au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.

Article 4 : Cellule d’assistante technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place. La cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle est composée d’un représentant de la DRH, d’un représentant de la Direction des systèmes informatiques et d’un représentant du prestataire.

Cette cellule d'assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5 : Garantir de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les parties rappellent que le système de vote électronique retenu doit assurer la confidentialité des données transmise s’agissent notamment des listes électorales, des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de la transmission des moyens d’authentification, émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.

Ainsi, conformément aux exigences posées par les articles R.2314-10 et R.2324-6 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification des votants seront séparés.

Article 6 : Dispositif de secours

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, une infection virale, d’une défaillance technique, notamment, toute mesure nécessaire sera prise.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord est à durée déterminé le temps des élections du CSE, soit jusqu’au 31 décembre 2019 ou au plus tôt au lendemain du second tour.

Article 8 : Entrée en vigueur

Le présent accord entre en vigueur à la date de la signature.

Article 9 : Dépôt et Publicité de l’accord

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231.6 et D.2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du code du travail ;

• Et en un auprès du greffe du conseil de Prud’hommes de Paris.

Le présent accord sera mis à disposition du personnel sur l’intranet de Constructys.

Le 17/10/2019

Pour la CFDT, Pour la Direction Générale