Protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication

Entre d’une part :

- la CAF de l’Hérault, représentée par, dûment mandaté par le Conseil d’administration de la CAF de l’Hérault, le 30 mai 2012,

Et, d’autre part :

- les organisations syndicales représentatives soussignées,

il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

Chapitre 1 – L’utilisation d’Intranet

Article 1 : L’accès à Intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans la Caf de l’Hérault dispose d’un accès à l’Intranet à partir du micro-ordinateur mis à disposition

• pour l’ensemble des organisations syndicales dans le local commun sur le site de Celleneuve

• pour l’ensemble des organisations syndicales dans le local commun sur le site de De Gaulle.

  Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Tout salarié peut également s’opposer à être destinataire des notifications émanant des organisations syndicales. Pour ce faire, il fera un mail à M. le Responsable du secteur informatique lui précisant qu’il ne souhaite pas recevoir lesdites notifications.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.

Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 2-3. Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Chaque module syndical sera organisé en 4 rubriques :

• actualités locales

• actualités du syndicat par le biais du site de l’organisation syndicale

• actualités branche Famille

• actualités Sécurité sociale.

  Article 2-4. Les conditions de mise en ligne

  Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

  Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la Direction de la Caf de l’Hérault, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme habilitées à opérer la mise à jour du module.

Chaque personne désignée recevra alors une habilitation pour accéder à l’espace syndical en fonction de son profil (lecteur ou gestionnaire).

Le portail donnant accès à chaque module syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme.

Lors de chaque publication, chaque salarié reçoit un message automatique dans sa boîte personnelle avec un lien lui donnant le choix de consulter ou non l’information donnée.

La publication des informations ne peut être réalisée que pendant les plages variables de l’organisme, fixées par le règlement d’horaire variable.

Chaque organisation syndicale est libre de notifier ou non l’information publiée.

Article 3 : Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale à la Caf de l’Hérault bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant l’acronyme de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou de représentant de la section syndicale de l’organisme.

Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme gestionnaires de la Balf.

Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel uniquement.

Chaque salarié a la possibilité de laisser un message à chaque organisation syndicale. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation

Article 4 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale en son sein, dans le local qui lui est affecté, (sur le site de Celleneuve et sur le site de De Gaulle) :

• Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme

• Une imprimante

• L’Intranet

  Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord expresse donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

  Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

  Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.

  Une ressource partagée sera créée afin de permettre l’enregistrement des fichiers bureautiques propres à chaque organisation syndicale.

  Chaque organisation syndicale désignera les personnes de l’organisme devant avoir accès à cette ressource partagée.

Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 10 méga octets, et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Article 6 : Les règles de maintenance

La maintenance du matériel mis à disposition sera réalisée par le service informatique. A cet effet, les gestionnaires désignés par les organisations syndicales seront habilités à créer des demandes d’intervention auprès du service informatique de l’organisme via le PSR.

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).

Suite à demande d’intervention, le service informatique sera autorisé à accéder au matériel mis à disposition sans présence particulière d’un membre d’une organisation syndicale.

4. Chapitre 3 – Dispositions diverses

Article 7 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, la Caf de l’Hérault adresse une lettre à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 8 : La durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans.

Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la Sécurité sociale.

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt en deux exemplaires à la DDTEFP, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, et un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Montpellier.

Fait à Montpellier, le 28/05/2018

Au siège de la Caf de l’Hérault

Pour la Caf de l’Hérault

Pour les organisations syndicales

de la Caf de l’Hérault

Le Délégué syndical CGT

Le Délégué syndical CFDT

Le Délégué syndical CGT-FO

Le Délégué syndical UNSA