AVA

ACCORD D’ENTREPRISE SUR

L’ACCES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION POUR

LES ORGANISATIONS SYNDICALES

ENTRE :

La Caisse d'Allocations Familiales de la Loire, représentée par, Directrice, d’une part ;

ET

Les organisations syndicales représentatives du personnel mentionnées ci-après d’autre part :

CFDT, représentée par, déléguée syndicale,

CGT, représentée par, délégué syndical

Préambule

Un protocole d’accord à durée indéterminée relatif à l’accès aux nouvelles technologies de l’information de la communication pour les organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise a été signé le 4 janvier 2013.

Les parties signataires conviennent d’un aménagement de ce protocole afin de prendre en compte les évolutions actuelles liées au déménagement du siège social et aux évolutions des outils. Ce nouvel accord se substitue dans l’intégralité à l’ancien accord d’entreprise sur l’accès aux nouvelles technologies de l’information et de la communication pour les organisations syndicales.

Le présent protocole a pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Table des matières

Article 1 : Révision de l’accord 3

Article 2 : Champ d’application de l’accord

Article 4 : Outils numériques mis à disposition 3

4.1 - Une messagerie partagée par organisation syndicale 3

4.2 - Une visibilité de chaque organisation syndicale sur l’intranet 4

4.3 - Un site internet 4

4.4 - Un accès au réseau social d’entreprise

Article 5 : Conditions d’utilisation des outils numériques 5

Article 6 : Publication du taux de grévistes. 6

Article 7 : Développement durable 6

Article

Article 9 : Utilisation abusive 7

Article 10 : Entrée en vigueur de l’accord 7

Article 12 : Publicité et dépôt de l’accord 8

3Article 3 : Périmètre d'utilisation 355.1 - Règles de maintenance 6 8 : Engagements de la direction et des organisations syndicales 7Article 11 : Durée, dénonciation et révision 8

Article 1 : Révision de l’accord

Les parties signataires conviennent d’un commun accord que le présent accord se substitue de plein droit au texte qu’il modifie.

La nouvelle rédaction est la suivante :

Article 2 : Champ d’application

Le présent accord concerne :

• l’ensemble des salariés de la Caf de la Loire, quel que soit le lieu d’exercice de leur activité, dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace intranet. La Caf de la Loire permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail, à l’information syndicale de son choix ;

• les organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Article 3 : Périmètre d’utilisation

L’utilisation par les organisations syndicales des nouvelles technologies, doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme.

• Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme.

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support.

Article 4 : Outils mis à disposition

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme dispose d’un accès à l’intranet, à internet et à la messagerie à partir de son poste de travail et à internet à partir du poste informatique mis à disposition des organisations syndicales dans le local syndical.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail après avoir débadgé.

Les outils numériques issus de l’offre collaborative nationale nécessitent une licence Office 365 dont le coût est financé par la Cnaf. Leur utilisation n’est pas obligatoire. Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord ne sont pas autorisés.

L’accès à ces outils numériques est possible, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail tout en respectant l’accord collectif d’entreprise relatif au droit à la déconnexion.

Chaque organisation syndicale prend en charge de façon autonome, la gestion et la responsabilité des espaces numériques et de la boîte aux lettres partagée qui lui sont mises à disposition, en désignant au moins 2 « administrateurs ».

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité du système d’information.

4.1- Une messagerie partagée par organisation syndicale

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’une adresse électronique spécifique, identifiée par le sigle de l’organisation syndicale locale, lui permettant de communiquer à destination de l’interne et de l’externe.

A cette fin, une boîte aux lettres partagée distincte de celle réservée à un usage professionnel est ouverte au nom de chaque organisation syndicale. La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du (de la) délégué(e) syndical(e) ou de toute personne désignée à cet effet en cas d’absence du (de la) délégué(e) syndical(e).

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pour l’envoi de message à caractère individuel ou groupé à destination de la Direction, des salariés adhérents au syndicat, des instances représentatives du personnel. Le (la) délégué(e) syndical(e) ne peut utiliser sa messagerie professionnelle pour une communication à caractère syndical.

Par exception, la messagerie peut être utilisée pour l’envoi d’un message à l’ensemble du personnel indiquant qu’une information vient d’être publiée dans l’espace de l’organisation syndicale sur l’intranet ou le site internet. A cette fin, deux personnes désignées par l’organisation syndicale ont accès à la liste de diffusion de l’ensemble du personnel.

Les courriels à destination des adhérents sont des envois groupés dont les modalités d’expédition ne doivent pas permettre aux adhérents de s’identifier entre eux. Cette non identification est de la responsabilité de l’organisation syndicale, qui pourra notamment utiliser l’envoi en copie conforme cachée (cci : pour respecter cette obligation de confidentialité).

La messagerie ne peut être utilisée pour des messages individuels à des salariés qu’en réponse à un salarié, ou dans le cadre du suivi de son dossier, avec la mention « privé » en objet. Dans ce cas de figure, la réponse ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié, et se faire à partir de l’adresse de messagerie spécifique de l’organisation syndicale. La nature des échanges avec les salariés dans ce cadre syndical doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’organisme, telles que définies par le Code du travail et les accords collectifs applicables.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les salariés et s’interdit toute communication du message vers un tiers, sauf autorisation du salarié.

La messagerie électronique ne devra pas être utilisée comme moyen de diffusion directe de l’information, celle-ci devant être publiée dans l’espace Intranet et/ou internet.

Chaque message diffusé par une organisation syndicale devra comporter une mention précisant que le récepteur a la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux en suivant la procédure d’identification des « courriers indésirables » au sens de l’outil de la messagerie électronique.

Cadre technique de la messagerie

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 25 méga octets, et de façon générale doit être conforme à la charte nationale de sécurité du système d’information.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

4.2 - Une visibilité de chaque organisation syndicale sur l’intranet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’une rubrique spécifique dédiée sur l’espace intranet de l’organisme, utilisée pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Accessible à partir du portail Intranet de l’organisme, cet espace est identifié par le logo de l’organisation syndicale.

Le contenu de l’espace est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

Les rubriques sont structurées de la même manière pour toutes les organisations syndicales.

Chaque information publiée est également identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.

4.3 – Un site internet

Les organisations syndicales s’engagent à gérer les habilitations relatives à leur site internet. Le site permet d’effectuer une communication descendante aux salariés.

4.4 – Un accès au réseau social d’entreprise

Lors de la mise en place d’un réseau social d'entreprise, une communauté sera possible pour les organisations syndicales.

Article 5 : Conditions d’utilisation des outils

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme, de façon à respecter le secret professionnel.

Les informations diffusées devront s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse et aux articles L.2142-3 à 2142-7 du Code du travail. A ce titre, la rubrique ne doit contenir ni injures, ni diffamation, et doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

• Matériel informatique

La Caf met à la disposition de chaque organisation syndicale un ordinateur portable ainsi qu’une pieuvre son pour téléconférence.

Le matériel mis à disposition (ordinateur portable, logiciels bureautiques en vigueur dans l’organisme) des organisations syndicales représentatives, dans les locaux syndicaux, est cédé aux organisations syndicales qui en assurent l’entretien courant. A ce titre, ils disposeront des mêmes caractéristiques, fonctionnalités et contraintes que les PC professionnels des agents. Le respect de la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et impératif et s’applique donc exhaustivement à l’activité syndicale, dans le cadre de ce protocole d’accord.

Le matériel est placé sous l’entière responsabilité des organisations syndicales représentatives qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

S’agissant du matériel relié au réseau de l’organisme, il est interdit d’utiliser d’autres matériels et logiciels sauf accord donné par la Direction après avis des services concernés de l’organisme sur la compatibilité dudit matériel ou des logiciels avec le système de l’organisme. Seul le matériel informatique professionnel fourni et géré par la Caf permet l’accès aux outils numériques. En aucun cas, ils ne peuvent être utilisés sur du matériel ou des téléphones personnels.

• Espace intranet

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité du système d’information.

Les mises à jour de la rubrique sont effectuées par les organisations syndicale de l’organisme pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail. Elles sont communiquées simultanément à la Direction de l’organisme par messagerie électronique lorsqu’elles font également l’objet d’un message à toute une catégorie de personnel.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 2 salariés de l’organisme qui, outre les délégués syndicaux, sont habilités à opérer la mise à jour de la rubrique.

• Accès internet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un accès illimité à Internet. Cet accès sera organisé dans le cadre des locaux réservés au sein du siège social et sur le site de Roanne.

A cet effet, la Direction mettra à disposition l’accès à l’Internet sur le poste informatique de chacune des organisations syndicales représentatives dans l’organisme.

Chaque organisation utilise son accès à Internet sous la responsabilité du délégué syndical ou de toute personne désignée à cet effet en cas d’absence de délégué syndical, dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables à tout utilisateur.

La Direction s’engage à ne pas chercher à identifier les sites consultés par les organisations syndicales.

• Accès photocopieurs

Chaque organisation syndicale dispose d’un accès aux photocopieurs de l’organisme lui permettant la reproduction de documents à caractère syndical, selon 2 options possibles. Chaque organisation syndicale précise, lors de l’entrée en vigueur du présent protocole ou lors de la constitution d’une section syndicale au sein de la Caf, puis au début de chaque année, quelle option il retient pour l’année civile entière.

Les 2 options sont les suivantes :

Option 1

5 000 photocopies noir et blanc par an

500 photocopies couleur

1 copie couleur supplémentaire par salarié inscrit à l’effectif pour les années d’élections professionnelles

Option 2

1 000 photocopies noir et blanc par an

1 000 photocopies couleur par an

1 copie couleur supplémentaire par salarié inscrit à l’effectif pour les années d’élections professionnelles

A cet effet, des badges spécifiques sont remis pour accéder au dispositif d’impression sécurisée.

Toutefois et au regard de circonstances particulières, la Direction examinera avec bienveillance les demandes dérogatoires entraînant une augmentation du volume de photocopies.

La gestion de cet accès est placée sous la responsabilité du (de la) délégué(e) ou de toute personne désignée à cet effet en cas d’absence du (de la) délégué(e) syndical(e).

Les frais, autres que le papier pour les photocopies, liés aux consommables informatiques et bureautiques sont à la charge des organisations syndicales (supports de sauvegarde…).

5.1 - Règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation du système d’information (service, délai de résolution des pannes…). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectué par le service informatique de l’organisme. En cas de dysfonctionnement des outils, une solution sera recherchée afin d’en assurer la résolution dans les meilleurs délais. L’organisme ne peut être rendu responsable des dysfonctionnements techniques ou des interruptions nécessaires lors des opérations de maintenance, ni lors de pannes imprévisibles.

Article 6 : Publication du taux de grévistes

La direction publiera dans l’intranet de l’entreprise le taux de grévistes de l’organisme suite à chaque appel à la grève, à l’exception du site du Centre social et du Jardin d’éveil, pour lequel l’affichage papier est maintenu, étant donné que les salariés présents sur ces sites n’ont pas facilement accès à l’intranet. Cette publication numérique se substitue à tout affichage papier réalisé jusqu’alors.

Article 7 : Développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales s’engagent à réduire au maximum leurs informations sous support papier. Dans ce cadre, les organisations syndicale veilleront à ce que les informations qui seront mises à disposition des salariés le soient dans un format PDF non imprimable et s’engagent à réduire au maximum leurs informations sur support papier.

Article 8 : Engagement de la direction et des organisations syndicales

Conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, la Direction de la Caf de la Loire, les organisations syndicales s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant ces bases d’information par aucun moyen.

Les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elles entretiennent avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Chaque organisation syndicale est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doivent se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données".

Le référent informatique et libertés de la Caf de la Loire (RIL) n’est pas compétent pour les traitements émanant des organisations syndicales.

La Direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par les organisations syndicales de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.

Les bases, rubriques et messageries mises à disposition des organisations syndicales représentatives ne sont pas autorisées à mettre en œuvre, sur l’espace Intranet qui leur a été attribué, les techniques suivantes :

• la création de liens hypertextes vers des sites Internet ou toute autre forme de renvoi vers des sources d’information. Seul le recours au QR code est autorisé (utilisation depuis un smartphone).

• la mise en place de forums de discussion ou de chats ou toute autre forme de communication instantanée,

• le téléchargement de vidéos et/ou de bandes-son.

Article 9 – Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord et dans un premier temps, la Direction adresse à l’organisation syndicale concernée une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 10 – Entrée en vigueur de l’accord

Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au CSE.

Si l’accord est signé par l’employeur et par des organisations syndicales représentatives ne dépassant pas le seuil de 50%, mais ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au 1^er tour des élections, l’accord pourra être validé par référendum selon les modalités qui ont été fixées par mesures réglementaires.

Le présent accord prendra effet à compter du premier jour du mois civil suivant son agrément par les autorités de tutelles.

Article 11 – Durée, dénonciation et révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’agrément ministériel.

Il pourra être révisé ou dénoncé, à l’initiative d’un ou plusieurs signataires. Les conditions de révision du présent accord sont celles prévues par l’article L.2222-5 du Code du travail.

Les conditions de dénonciation du présent accord sont celles prévues par les articles L.2222-6, L.2261-9 et L.2261-11 du Code du travail.

Un bilan de l’accord sera réalisé et présenté aux délégués syndicaux dans 3 ans.

Article 12 – Dépôt et publicité

Le présent accord sera transmis :

• aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme ;

• à la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale ;

• à la Dreets via le site de dépôt des accords « Téléaccord » ;

• au greffe du Conseil des prud’hommes de Saint-Etienne.

Il sera également mis à disposition des salariés sur l’intranet.

Fait à Saint-Etienne, en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.

Saint-Etienne, le 6 septembre 2021

Pour la Caf

Pour la CFDT Pour la CGT