AVENANT DE REVISION DU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE AU SEIN DE LA CAF DE LA LOIRE

ENTRE :

La Caisse d'Allocations Familiales de la Loire, représentée par Directrice, d’une part ;

ET

Les organisations syndicales représentatives du personnel mentionnées ci-après d’autre part :

CFDT, représentée par déléguée syndicale,

CGT, représentée par délégué syndical,

Il a été convenu le présent avenant :

Préambule

Un protocole relatif au travail à distance a été conclu à la Caf de la Loire le 3 juillet 2018 pour une durée de 5 ans à compter du 1^er jour du mois suivant l’obtention de son agrément.

Cet avenant s’inscrit dans la continuité de l’avenant précédent, signé le 7 décembre 2020. Son temps d’application, en raison de la situation sanitaire, n’ayant pas permis de tirer un bilan précis et complet de l’effet de ses dispositions, les parties conviennent de conclure un nouvel avenant à l’accord du 3 juillet 2018, pour une durée allant jusqu’au terme de cet accord.

Les dispositions contenues dans l’avenant sont valables pendant la durée de validité de celui-ci. Cette période sera mise à profit pour négocier un nouvel accord de travail à distance qui s’appuiera sur le bilan de ses dispositions.

Article 1 – Révision de l’accord

Les parties signataires conviennent d’un commun accord de modifier par le présent avenant les articles 1, 2, 3, 5, 6 et 7. Les autres articles demeurent inchangés.

La nouvelle rédaction des articles cités ci-dessus est la suivante :

Article 1 – Champ d’application

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail à domicile et éventuellement, dans les conditions définies à l’article 4 du présent accord, dans d’autres locaux de l’employeur ou dans une autre caisse d’allocations familiales limitrophe au département de la Loire.

Le télétravail est dit régulier lorsque le salarié travaille une partie de son temps en télétravail et l’autre partie à son bureau. Le présent accord vise les situations de télétravail régulier dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile sans que la nature de son activité l’y contraigne.

Il vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

Le télétravail est ouvert à tous les métiers, sous réserve des nécessités de service (par exemple : accueil du public, réunions de service, EAEA, permanences, maintenance des bâtiments, activités logistiques…) qui pourraient conduire à limiter le nombre de jours de télétravail.

Il n’est pas ouvert aux salariés exerçant à temps plein une activité non télétravaillable (ex : animation au CSB…) ainsi qu’aux contrôleurs en raison du caractère itinérant de leur métier.

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la Caf de la Loire qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Lorsqu’un plan de continuité d’activité est déclenché, une organisation du télétravail dérogatoire au présent protocole peut être mise en place.

Article 2 : Les critères d’éligibilité du salarié

Le télétravail est ouvert aux salariés exerçant une activité professionnelle à temps plein ou à temps partiel.

Le salarié qui souhaite travailler à son domicile doit avoir la capacité de travailler à distance, c’est à dire :

- être autonome : accomplir ses activités professionnelles dans le cadre d'objectifs prédéfinis en ayant recours ponctuellement à ses collègues et/ou à sa hiérarchie ;

- savoir organiser son travail : prioriser ses activités en fonction des objectifs à atteindre et organiser son temps de travail en conséquence ;

- avoir une maîtrise suffisante de l’outil informatique ;

- avoir la faculté de bien vivre la situation de détachement partiel du groupe tout en maintenant le lien social.

Le travail à distance est ouvert aux salariés sur avis favorable de l’encadrement quant à leur niveau d’autonomie, leur capacité à organiser leur travail et leur maitrise de l’outil informatique.

Article 3 : Conditions de mise en œuvre du travail à distance

3.1 – Le télétravail régulier

Le télétravail peut être exercé dans la limite de deux jours par semaine selon un planning validé par le manager chaque mois. Cette organisation peut donc amener le télétravailleur à télétravailler sur des jours de la semaine différents d’un mois à l’autre. De plus, le nombre de jours télétravaillés par semaine peut être différent d’un mois à l’autre, voire être nul et limité à 2 maximum par semaine.

Le nombre de télétravailleurs journalier doit être compatible avec le respect des nécessités de service telles qu’établies par chaque responsable de service. Dans le cas où le respect des nécessités de service impose de valider un nombre de jours de télétravail inférieur à ceux demandés par plusieurs salariés d’une équipe, le salarié élu municipal, départemental ou régional sera prioritaire dans l’attribution des jours demandés, conformément au Code général des collectivités territoriales.

3.2 - Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Tout salarié peut en faire la demande, à tout moment via le formulaire de demande.

Les demandes exprimées par les salariés sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la compatibilité avec le bon fonctionnement du service, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

La décision de l’employeur est notifiée au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit. Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La direction répond par écrit et de façon motivée à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

3.3 – Jours et organisation du travail à distance et préservation du lien avec l’organisme

3.31 - Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, et pour répondre également aux exigences de la continuité de service et de préservation de la communauté de travail, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine quel que soit son temps de travail.

3.32 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières

Le maintien dans l’emploi

Quand le télétravail est de nature à favoriser le maintien dans l’emploi de salariés rencontrant, pour des raisons de santé, des difficultés à se rendre sur leur lieu de travail, la direction prend contact avec le service de santé au travail et envisage en accord avec celui-ci toute mesure favorisant l’emploi de ces salariés. En lien avec le service de santé au travail, la direction étudiera tout particulièrement la situation des salariés en situation de handicap et celle des salariées enceintes (dès le début de la grossesse et jusqu’à la fin du congé maternité).

Cet examen peut notamment le conduire à déroger aux deux jours minimums de présence dans l’unité de travail, ainsi qu’au maximum de 2 jours de télétravail par semaine.

Modification ponctuelle du ou des jour(s) de télétravail

Lorsque les conditions d’accès au lieu de travail sont ponctuellement détériorées (mouvements de grève dans les transports en commun, intempéries majeures sur le trajet concerné, restriction de circulation en voiture en cas de pic de pollution…) ainsi qu’en cas de canicule pour les salariés travaillant sur un site non climatisé, les salariés sont autorisés à télétravailler même s’ils ne télétravaillent pas habituellement. De même, dans ces cas-là, les salariés télétravaillant habituellement peuvent être amenés à augmenter leur nombre de jours en télétravail et déroger aux deux jours minimums de présence dans l’organisme.

Les salariés adressent leur demande 48h à l’avance par mail à leur manager qui donne son autorisation par retour de mail. En cas d’impossibilité due aux circonstances de respecter ce délai de 48h, le salarié informe au plus tôt son manager.

3.33 - Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations, aux évènements de la vie de l’entreprise et aux réunions de service.

3.4 - Conditions de mise en place

3.41 – Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. La date de fin de cet avenant est celle de l’accord télétravail en vigueur au moment de la signature.

Lorsqu’un aménagement de poste incluant du travail à domicile est demandé par le médecin du travail, pendant une période limitée, pour des raisons de santé du salarié, l’avenant au contrat de travail spécifique ne relève pas du présent accord.

3.42 - Période d’adaptation et réversibilité permanente

Période d’adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d’une durée de 3 mois. Au plus tard 15 jours avant le terme, un bilan entre le télétravailleur et son manager est opéré afin d’apprécier l’opportunité de la poursuite du télétravail. L’ensemble des situations est ensuite validé au niveau de chaque direction de branche. Au cours de cette période, les deux parties sont libres de mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de
30 jours.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois pour un même emploi.

Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

Le télétravail revêt un caractère réversible.

À l’issue de la période d’adaptation l’employeur comme le salarié peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment et par écrit moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours pour le salarié et 30 jours pour l’employeur. Ce délai peut être raccourci ou supprimé d’un commun accord entre le salarié et l’employeur. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par mail et met fin à la situation de télétravail

Situation en cas de changement de fonction ou de domicile

La poursuite du télétravail est soumise à l’accord du manager, qui fera l’objet d’une nouvelle notification par mail. Le salarié confirme son acceptation par retour de mail.

En cas de changement d’emploi, une nouvelle période d’adaptation s’applique.

3.43 - Durée du travail et respect de la vie personnelle

A son domicile, le télétravailleur organise son temps de travail comme il l’entend dans le cadre du règlement d’horaire variable (annexe du règlement intérieur), notamment dans le respect des plages fixes et des plages variables. Il est rappelé que des heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’à la demande de l’employeur.

Les horaires de travail du télétravailleur sont pris en compte au moyen d’un outil de badgeage présent sur l’ordinateur. L’employeur et les collègues de travail peuvent contacter le salarié pendant les plages horaires badgées.

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

3.44 - Choix des jours de télétravail

Le planning de télétravail est élaboré au mois et soumis à l’accord du manager. Les jours choisis peuvent être modifiés en cours de mois sous réserve des nécessités de service et de l’accord du manager.

3.45 - Suspension provisoire du télétravail

Dans certaines circonstances (formation, nécessités de service, situation de charge exceptionnelle, panne informatique, indisponibilité du domicile…), le télétravailleur ou son manager peut demander la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail. Dans les cas de panne informatique ou d’indisponibilité du domicile, un retour dans l’organisme peut s’organiser au plus tôt par accord entre le manager et le télétravailleur. Dans les autres cas, ce délai est fixé à 48 heures. Les jours de télétravail suspendus dans le cadre des circonstances évoquées ci-dessus ne sont pas rattrapés.

3.46 – Suivi du télétravailleur

Un bilan annuel est réalisé entre le salarié et son manager à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement afin de déterminer la pertinence de la poursuite de l’activité en télétravail.

Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 5 : Assurance et équipements de travail

En cas de télétravail, le salarié doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Le surcoût éventuel lié à la modification du contrat d’assurance du salarié est pris en charge par l’employeur sur présentation de la facture. Le télétravailleur doit fournir à son organisme une attestation de son assureur en ce sens.

Un diagnostic de conformité des installations électriques est pris en charge par l’employeur (dans la limite d’un diagnostic par période de douze mois).

En cas de non-conformité des installations, le salarié ne peut pas bénéficier du télétravail. Les frais de mises aux normes demeurent à la charge du salarié.

Le télétravailleur dispose à son domicile de conditions de travail lui permettant d’exercer son activité dans des conditions normales de confort et de concentration. Il conserve son poste de travail au sein de l’organisme.

Concernant l’environnement informatique, le salarié doit disposer d’une box personnelle (ADSL ou fibre) avec une disponibilité suffisante (2 méga octets minimum) de la bande passante pendant les horaires de travail. L’équipement informatique (unité centrale Tiny ou portable avec station d’accueil, souris, clavier, écran(s), webcam, casque filaire) est fourni par l’employeur. Le télétravailleur ramène son équipement informatique mobile à son domicile en tant que de besoin.

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme, ainsi que son manager.

Par ailleurs, sur présentation d’un certificat médical et afin d’assurer l’ergonomie du poste du télétravailleur à son domicile, l’organisme met à sa disposition un mobilier adapté après avis du médecin du travail sur les adaptations du poste rendues nécessaires. Le salarié s’engage à prendre soin de cet équipement. Il s’engage également à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Les agents éligibles au télétravail doivent procéder eux-mêmes à l’installation de leurs équipements. Un tutoriel est mis à leur disposition et si nécessaire, ils peuvent bénéficier d’un appui téléphonique du service informatique.

Le salarié doit rapporter son ordinateur portable une fois par mois au siège ou sur son site habituel de travail, afin de vérifier les conditions de sécurité du poste informatique. Ces dispositions sont présentées lors de la formation dispensée par le service informatique.

Article 6 : Frais professionnels

Une indemnité forfaitaire journalière de 2,70€ (montant 2022) est versée pour chaque jour effectivement télétravaillé afin de prendre en compte les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Ce montant revalorisé au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L’Ucanss notifie aux organismes, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, le nouveau montant revalorisé de cette indemnité forfaitaire.

Article 7 – Protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter la charte des sécurités du système d’information annexée au règlement intérieur, en particulier tous les protocoles visant à assurer la protection des données et leur confidentialité. Il s’engage à faire preuve d’une vigilance particulière quant à l’intégrité de ces données et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe. Un rappel des règles de sécurité, confidentialité et secret professionnel est inséré dans l’avenant au contrat de travail.

Conformément au titre 3 du règlement intérieur de la Caf de la Loire, le non-respect de ces règles de travail et, d’une façon générale, tout fait considéré comme fautif par l’employeur, pourra être sanctionné dans le respect des droits du salarié, consignés dans le titre 4 du règlement intérieur.

Article 2 : Durée et entrée en vigueur de l’avenant

Le présent avenant sera annexé au protocole d’accord local relatif au travail à distance signé le 3 juillet 2018. L’avenant est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 13 octobre 2023.

Le présent avenant entrera en vigueur à compter du lendemain suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L.123-1 et L.123-2 du Code de la sécurité sociale).

Pour être valable, l’avenant doit être signé par une organisation syndicale ayant remporté plus de 50 % des suffrages au premier tour des dernières élections.

Si l’avenant est signé par des organisations syndicales représentatives ne dépassant pas le seuil de 50% mais ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des élections, l’avenant peut être validé par référendum.

Article 3 : Formalités de dépôt et publicité

Le présent accord sera transmis :

• aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme ainsi qu’à la représentation du personnel,

• à la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale,

• à la Dreets Rhône-Alpes, via le site Teleaccord,

• au greffe du Conseil des prud’hommes de Saint-Etienne.

L’accord sera mis à disposition des salariés de la Caf de la Loire sur le site intranet de l’organisme.

Fait à Saint-Etienne en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.

Saint-Etienne, le 6 mai 2022 

Pour la Caf de la Loire

La Directrice

Pour les organisations syndicales

CFDT CGT