Protocole d’accord relatif au télétravail

Entre d’une part :

La Caisse d’Allocations Familiales de l’Ardèche,

et les Organisations syndicales représentatives du personnel, mentionnées ci-après, d’autre part,

FO,

CFDT,

il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

Suite aux négociations intervenues entre la Direction et les Organisations syndicales représentatives de la Caf de l’Ardèche en 2020, une charte de télétravail a été mise en œuvre par la Direction le 11 février 2020, s’inscrivant dans le cadre du protocole d’accord national relatif au travail à distance conclu le 28 novembre 2017 entre l’Ucanss et les organisations syndicales nationales et agréé le 13 décembre 2017.

Pendant les différentes périodes de confinement intervenues depuis le mois de mars 2020, le recours majoritaire au télétravail s’est imposé comme mode de gestion de l’organisme. A l’issue de la première période de confinement, de nombreux salariés de la Caf ont souhaité recourir à cette forme d’activité. Les signataires ont convenu de mettre en place un accord afin d’élargir les bénéficiaires et de travailler sur de nouvelles modalités.

La mise en place du télétravail au sein de la Caf de l’Ardèche traduit une volonté de la Direction de tenir compte des évolutions socioculturelles et techniques majeures. Il s’agit d'une part, de moderniser l’organisation du travail et d'autre part, de permettre aux télétravailleurs de concilier vie professionnelle et vie sociale en leur donnant une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches. Pour chaque salarié concerné par le télétravail un avenant au contrat de travail sera établi.

Le recours au télétravail s'inspire également de la nécessité de s'engager dans la voie du développement durable, la question de la mobilité étant au cœur des problématiques des ardéchois dans la mesure où, pour de nombreux salariés, les déplacements domicile-travail sont longs et coûteux sans possibilité de disposer de transport en commun.

En outre, le télétravail ne peut se concevoir sans la consolidation du capital confiance qui, à la Caf de l’Ardèche préside aux relations entre la Direction, les cadres et le personnel.

Pour autant, le télétravail ne doit pas se traduire par une désorganisation des services ou une tension accrue chez les salariés non bénéficiaires.

Ainsi, le télétravail permanent ou majoritaire ne saurait être le mode d'organisation de la Caf de l’Ardèche dans des conditions normales d'exercice de l'activité.

Le télétravail permet donc :

• De limiter les trajets entre le domicile et le lieu de travail souvent considérés comme source de stress ou de fatigue, ce dans un souci global et permanent d’amélioration des conditions de travail ;

• De diminuer l’empreinte environnementale de l’activité professionnelle ;

• De contribuer à améliorer la qualité de vie au travail et de développer l’autonomie des salariés.

Le télétravail n’est pas un droit mais une possibilité offerte par l’organisme aux salariés. Il ne constitue pas un statut propre à certains salariés ni même un régime juridique autonome ou distinct. C’est une nouvelle forme d’organisation du travail, ce qui implique l’accord du supérieur hiérarchique du salarié et de la Direction pour être mis en place.

Les parties rappellent également que le télétravail est basé sur le principe du volontariat et de la réversibilité ; il repose sur l'autonomie du collaborateur, la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et son collaborateur, le dialogue et la transparence.

Le télétravail n'a pas vocation à se substituer à des périodes de suspension du contrat de travail quelle qu'en soit la nature (congés, arrêts maladie, arrêts enfant malade, etc).

Il s'inscrit dans le cadre de travail habituel de l'organisme (règlement d'horaire variable : pointage, amplitude horaire, plages fixes, etc) avec le respect du droit à la déconnexion.

Afin de garantir un cadre cohérent et clair, les parties conviennent que le présent accord se substituera dès son entrée en vigueur à la charte télétravail le 11 février 2020.

Définition et champs d’application

Le télétravail est défini par l'article L. 1222-9 du Code du travail comme : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Dans ce cadre, le présent accord prévoit différents dispositifs d'accès au télétravail aux salariés de l'organisme

• le télétravail régulier programmé à l'avance sur un nombre de jours fixe et sur une période de référence donnée ;

• le télétravail occasionnel sous forme d’enveloppe ou pour répondre à des besoins ponctuels ou à des situations exceptionnelles.

Le télétravail régulier

2.1. Critères d’éligibilité

Sont éligibles les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• maîtriser leur emploi et faire preuve d'autonomie à leur poste de travail par exemple, avoir une bonne maîtrise des activités de son poste de travail, avoir une bonne connaissance informatique de son environnement de travail, faire preuve d'initiative dans la recherche d'informations ...

• avoir la capacité d'organiser leur travail et de s'adapter à leur environnement : par exemple, avoir une bonne gestion de son temps de travail, avoir une bonne organisation personnelle de son travail ...

• exercer des activités dématérialisées ne nécessitant pas une présence continue sur site et excluant le transport de dossiers originaux (dossiers allocataires, factures, documents de partenaires...) à domicile ; Ce point fait l'objet d'un développement au paragraphe 6.2 du présent accord.

• disposer d'une installation électrique conforme et nécessaire à une activité à distance,

• bénéficier d'un espace à domicile conforme aux règles d'hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur, permettant l'installation d'outils informatiques et de communication nécessaire à son activité (notamment disposer d'une box à domicile avec un débit suffisant pour exercer l'activité dans des conditions similaires aux locaux de l'organisme, etc).

Sont exclus du télétravail :

• les salariés dont l’emploi suppose l’accueil ou l’accompagnement du public à titre principal donc une présence physique continue sur site (à titre indicatif : les CSU ou GCA dans le cadre de leur activité d’accueil sur site, les permanenciers).

• Les ouvriers d’entretien / maintenance du bâtiment.

• Les personnels mis à disposition de la communauté de communes du bassin d’Aubenas qui gère la crèche « Les Minipouces ».

2.2. Absences simultanées et priorisation

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au fonctionnement régulier de l'organisme et de ses services. Si les demandes ne peuvent être toutes satisfaites, un arbitrage sera réalisé sur la base des critères détaillés dans une grille de notation jointe en annexe du présent protocole.

2.3. Lieu d’exercice

2.3.1 – Le choix du lieu

• domicile de l'agent (adresse déclarée à l’employeur),

• d'autres bureaux d'un organisme de Sécurité Sociale des départements limitrophes (sous réserve d’installations disponibles dans les organismes),

• dans un espace de travail partagé, le cas échéant avec d’autres entreprises ou collectivités, de type co-working (sous réserve d’une autorisation de la Direction et le cas échéant de la signature d’une convention avec l’entreprise ou la collectivité).

2.3.2 – Conformité

Un diagnostic électrique de conformité devra être effectué au domicile du salarié aux frais de l'employeur préalablement à la mise en place du télétravail.

Les frais découlant de l'éventuelle mise en conformité, qui devra être réalisée par un professionnel qualifié, après diagnostic seront en revanche supportés par le salarié.

2.3.3 – Assurance

Le salarié devra déclarer l'activité de télétravail à domicile à sa compagnie d'assurance habitation et impérativement fournir une attestation « multirisques habitation » garantissant les risques liés au télétravail à domicile. Cette information est transmise obligatoirement au service des Ressources Humaines avant la mise en place du télétravail.

Le surcoût éventuel de la prime d'assurance sera pris en charge par la Caf de l’Ardèche sur présentation d'un justificatif.

2.4. Modalités et mise en place

2.4.1 – Organisation

Le télétravail ne peut être mis en place que d’un commun accord entre la Caf de l’Ardèche et le salarié.

Plusieurs formules sont envisagées afin de garantir un lien suffisant entre le salarié et l’organisme :

0,5 jour

Cette formule peut s’appliquer aux situations suivantes :

- Un salarié qui télétravaille habituellement la journée complète et pose en accord avec son employeur ½ congé ou de RTT.

- Un salarié à temps partiel sur une demi-journée effectuant du télétravail ce jour-là.

- Un salarié qui travaille à temps complet avec une formule de prise de RTT fixe d’une demi-journée.

- Un salarié qui travaille contractuellement une demi-journée dans la semaine.

1 jour

2 jours

3 jours

Le nombre de jour choisi ne peut conduire le travailleur à distance à être présent moins de 2 jours par semaine dans les locaux de l’organisme, afin notamment de garantir le collectif de travail et le lien social.

Le ou les jours fixes de télétravail doivent être choisis d’un commun accord entre le salarié, son encadrement et la Direction et seront indiqués dans l’avenant au contrat signé par l’agent.

2.4.2 – Participation à la vie de l’organisme

La participation à la vie du service et de l’organisme est un élément primordial du fonctionnement de la Caf et la qualité de vie au travail.

Le travail à distance ne doit pas se traduire par un isolement du salarié.

Le télétravail pourra être mis en œuvre sur l’ensemble des jours de la semaine tout en veillant à respecter la continuité d’activité et le bon fonctionnement des services. Des adaptations pourront donc être demandées aux salariés.

Ces jours fixés constituent la règle générale et ne sont pas modifiables.

Toutefois sauf cas de force majeure, par nécessité de service (réunions, missions, formations...), le télétravailleur pourra être amené à travailler dans les locaux de l'organisme, un jour initialement prévu en télétravail, à la demande de l'employeur. Dans la mesure du possible, un délai de prévenance raisonnable de 24 heures devra être respecté pour permettre au salarié de s'organiser en conséquence. Les journées non télétravaillées ne peuvent pas être rattrapées.

De même le salarié qui en fait la demande pourra revenir sur site un jour prévu en télétravail après accord de son cadre et dans le même délai de prévenance de 24 heures.

Le service des Ressources Humaines devra être informé de la modification du calendrier de l'agent.

La charge de travail et les indicateurs d'activité du télétravailleur sont identiques à ceux des salariés œuvrant dans les locaux de l’organisme.

Le salarié dont la présence sur site est inférieure à 3 jours par semaine accepte de disposer d’un bureau partagé avec d’autres collègues sous réserve qu’il dispose d’une place identifiée et stable, que conditions d’hygiène soient garanties et qu’il puisse disposer d’un mobilier lui permettant de ranger ses effets personnels sur site.

2.4.3 – Formalisation

• Présentation de la demande

Le télétravail s'organise sur la période de référence suivante : 1^er mai N au 30 avril N + 1.

Une note de Direction sera diffusée en février de chaque année avec un calendrier précis permettant aux salariés de faire leur demande.

Lorsqu’un salarié exprime une demande, l’employeur examine cette demande avec l’encadrement et le service des Ressources Humaines.

Les demandes sont examinées au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maitrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

Une fois la campagne terminée, la Direction dispose de 30 jours pour faire part de sa réponse au salarié concerné.

Tout refus opposé à un salarié éligible au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord fait l'objet d'une réponse motivée. Un accompagnement du salarié pour pallier les difficultés identifiées sera proposé. Une procédure de réexamen est possible à l'issue de cet accompagnement.

Le calendrier établi constitue une règle, pour autant la Direction prendra des mesures particulières pour les demandes déposées après la campagne, notamment pour les personnes absentes pendant cette campagne.

Cet avenant, qui est conclu pour une durée comprise entre un et trois ans, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l'employeur en sont convenus.

• Avenant au contrat de travail

En cas d'accord, un avenant au contrat de travail est proposé à l'agent pour la période allant du 1^er mai de l'année N au 30 avril de l'année N+1.

• Période d’adaptation

Afin de permettre un temps d’adaptation nécessaire pour s’assurer que le télétravail répond aux attentes des deux parties, une période de 3 mois, à compter du 1^er jour effectif de télétravail, est observée. Cette période est effective une seule fois et ne s’applique pas en cas de renouvellement de l’avenant au contrat de travail.

Durant cette période, l'une ou l'autre partie pourra faire part de sa volonté de mettre fin à ce dispositif sous réserve d'un délai de prévenance d'un mois, réduit à 15 jours en cas d'accord des deux parties sans qu'il soit nécessaire d'en apporter une justification.

En tout état de cause, 15 jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation, un entretien sera organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique pour valider ou non la poursuite du télétravail.

2.5. Cessation du télétravail

2.5.1 – Réversibilité

Le dispositif du télétravail est réversible et ne constitue ni un droit ou un avantage acquis.

Après la période d'adaptation au télétravail et avant le terme initialement prévu par l'avenant au contrat de travail, la Direction et le salarié pourront, à l'initiative de l'une ou l'autre partie, convenir par accord, de mettre un terme au télétravail et d'organiser les modalités de retour du salarié dans les locaux de l'organisme. Le délai de prévenance est d'un mois si l'initiative en revient à l'employeur, 15 jours si l'initiative est prise par le salarié.

2.5.2 – Changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l'accord des deux parties sur la base des critères d'éligibilité, après réalisation d'un nouveau diagnostic de conformité électrique à la charge de la Caf et fourniture de l'attestation d'assurance multirisques habitation.

Le télétravail occasionnel

Le télétravail peut s’organiser sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre au cours de la période de référence (1er mai N au 30 avril N+1), sous réserve de respecter un temps de présence minimum de 2 jours par semaine au sein de l’organisme pour les agents suivants :

• Les agents de Direction,

• Les membres du Codir élargi,

• Les chargés de conseils et de développement et chargés de conseils et de développement thématiques,

• Le formateur interne,

• Les travailleurs sociaux,

• Les secrétaires de Direction,

• L’assistante chargée de communication,

• Les référents techniques expert prestations,

• Les chargés de mission,

• Les contrôleurs allocataires et le contrôleur en action sociale,

• ou tout emploi dont la nature même ou les responsabilités ne sont pas compatibles avec le télétravail régulier mais dont l’activité est susceptible d’être réalisée à distance,

Ce forfait sera de 60 jours maximum sur la période susvisée, sans possibilité de report d'une période de référence sur l'autre. Ces jours peuvent être posés indifféremment les jours de la semaine ou sous forme de demi-journée.

Les agents listés précédemment ont aussi la possibilité de faire un choix de jours de télétravail fixes et de se positionner dans ce cas sur du télétravail régulier sous réserve d’un accord de la Direction.

Le télétravail et les situations particulières

4.1. Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure nécessitant le déclenchement du plan de continuité d'activité (PCA), le télétravail pourra être mis en place sans délai de prévenance par simple accord entre le salarié et l'employeur et ce par tout moyen (messagerie) sans formalisme particulier en application des ordonnances du 25 mars 2018 (article L 1222-11 du code du travail).

4.2. Pics de pollution / intempéries

En cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L223-1 du code de l'environnement, entraînant la mise en œuvre de mesures préfectorales restrictives concernant la circulation des véhicules, la Direction de la Caf de l’Ardèche pourra autoriser les salariés exerçant déjà leur activité dans le cadre du télétravail, à exécuter leur activité selon ce mode de façon plus étendue (augmentation du nombre de jours en télétravail au regard de l'avenant signé par le télétravailleur), sous réserve de permettre la garantie du service public.

La possibilité de télétravail pourra également être offerte à d'autres salariés, qui ne disposent pas de solution de déplacement alternative à l'utilisation du véhicule et occupent des activités éligibles, en fonction des postes informatiques disponibles et de la durée du pic de pollution.

Ces dispositions sont étendues aux situations d'intempéries rendant particulièrement difficile le trajet domicile-lieu de travail sur la base d'une information de la Direction qui s’appuiera sur les informations de Météo France.

De même les périodes de forte chaleur prononcées par Météo France, pourront faire l'objet d'un recours au télétravail adapté aux pics de chaleur.

Dans ces conditions, la diffusion d’une note de Direction vaudra information du personnel.

4.3. Préconisations médicales

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser l'emploi d'un salarié disposant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou sur une préconisation du médecin du travail, l'organisme s'engage à examiner en lien avec les représentants du personnel, les conditions dans lesquelles le dispositif de télétravail peut être temporairement aménagé sous réserve de faisabilité opérationnelle, technique et que les charges de mise en œuvre ne soient pas disproportionnées. Cet examen peut notamment conduire à porter le nombre de jours télétravaillés au-delà de la limite fixée à l'article 2.4.1 du présent accord selon les préconisations du médecin du travail. Dans tous les cas, le télétravail ne peut s'envisager comme une modalité définitive et permanente d'aménagement du poste de travail.

4.4. Télétravail et travaux

La Caf de l’Ardèche est engagée pour plusieurs années dans des opérations de rénovation de ses deux principaux sites en espace occupé. Le télétravail pourra être ponctuellement proposé aux salariés directement concernés pour limiter les nuisances en fonction des phases de travaux, en plus des systèmes de déport prévus dans des salles affectées à cet effet. Ces éléments seront précisés par note de Direction ou par avenant au contrat de travail le moment venu après échanges avec le CSE.

4.5. Passage d’un mode de télétravail à un autre

Pour des cas exceptionnels, il peut arriver que des salariés normalement éligibles au télétravail occasionnel puissent recourir au télétravail régulier et inversement. Cette faculté pourra être prise en compte et sera arbitrée par la Direction après avis du service des ressources humaines et du responsable hiérarchique concerné.

4.6. Télétravail et mandat d’élu local

Un salarié exerçant un mandat d'élu municipal, départemental ou régional peut se voir favoriser l'accès au télétravail, sous réserve de la compatibilité à son poste de travail. Une étude particulière sera réalisée par le service des ressources humaines pour ces cas afin de trouver la meilleure organisation possible en lien avec les contraintes du poste de travail appréciées avec le responsable du service.

Conditions d’exécution du télétravail

5.1. Statut du télétravailleur

Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d'exécution de la prestation de travail.

Le télétravailleur demeure salarié de l'organisme et

• Bénéficie de l'égalité de traitement avec les autres salariés de l'organisme

• Dispose des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels et est tenu aux mêmes obligations que celles applicables aux salariés de l'organisme placés dans une situation comparable.

5.2. Durée du travail et respect de la vie personnelle

Le salarié est soumis au respect des dispositions de l'accord collectif relatif à l'aménagement et à la réduction du temps de travail applicable au sein de l'organisme, ainsi que des dispositions relatives aux horaires de travail en vigueur.

Le salarié effectue sa prestation de travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable (temps complet, temps partiel avec respect du jour non travaillé etc.) et notamment des horaires variables qui sont mis en œuvre dans son service d'affectation.

Le télétravailleur peut être contacté dans le cadre de ses horaires de travail, sous réserve qu’il est identifié présent (badgeage Horoquartz) et non absent (réponse automatique d’absence dans Teams ou Outlook) lors de ces jours en télétravail.

Le suivi de son temps de travail s'effectue par badgeage à distance à partir de l'ordinateur mis à sa disposition.

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos, ce dont les deux parties sont garantes eu égard à la spécificité de la situation de travail.

Le télétravailleur peut effectuer des heures supplémentaires, à la demande expresse de l’autorité hiérarchique dont il relève au sein de la Caf de l’Ardèche.

Tout salarié en situation de télétravail qui rencontrerait des difficultés inhabituelles dans l'organisation de son travail ou ses temps de repos devra en aviser sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation évoquée et un entretien sera organisé dans les meilleurs délais pour analyse et traitement des difficultés éventuellement identifiées.

L'évaluation de l'activité du télétravailleur sera effectuée lors de son Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement (EAEA). Un temps sera ainsi consacré au suivi de l'organisation du travail. Seront notamment évoqués les conditions d'activité du salarié, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l'organisme.

Tous les télétravailleurs doivent déclarer au service des Ressources Humaines, à la fin de chaque période de référence, le nombre de jours télétravaillés.

5.3. Suspension provisoire du télétravail

Circonstances liées à l'employeur :

• des difficultés techniques, des pannes informatiques, remplacement d'un salarié absent, formation... peuvent justifier la suspension du télétravail et rendre nécessaire le retour de l'agent au sein de l'organisme.

Circonstances liées au salarié :

• des situations auxquelles le salarié doit faire face et qui sont de nature à empêcher l'activité à domicile (travaux à domicile, incendie, inondation, vol du matériel etc.) ;

• en cas de problématique liée à la production de travail constatée par le manager, la Direction peut être amenée à suspendre temporairement le télétravail après avoir entendu l’agent.

Les journées de télétravail non réalisées ne peuvent pas être récupérées, ni reportées.

5.4. Suspension temporaire du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail est suspendu, pour quelque cause que ce soit (arrêt maladie, congés payés...) le télétravailleur ne doit fournir aucune prestation de travail que ce soit au sein de l'organisme ou sous forme de télétravail.

Equipement de travail

6.1. Condition d’utilisation

La Caf de l’Ardèche met à la disposition du télétravailleur le matériel nécessaire listé ci-après. En cas de dysfonctionnement du matériel, le salarié doit en informer immédiatement son manager et le service informatique.

L’organisme fournit au salarié en télétravail, le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s'il était à son poste de travail.

La Caf assure la maintenance et l'adaptation aux évolutions technologiques.

A titre indicatif, cet équipement à usage strictement professionnel comprend :

• Une micro-unité centrale (ou un PC portable) ;

• Un ou deux écrans selon le souhait et la capacité d'implantation de ces matériels par le salarié et selon les disponibilités de l’organisme ;

• Un clavier ;

• Une souris ;

• Une alimentation électrique.

Ces quatre derniers éléments sont dupliqués entre le siège et le domicile, le salarié utilisant la micro-unité centrale comme lien entre les deux sites.

• Une webcam et un casque pour faciliter les échanges (une fonctionnalité permet de flouter l’arrière-plan permettant de garder la discrétion sur son environnement personnel).

La connexion au système d'information se fera depuis la box numérique du salarié.

Actuellement, une connexion internet constitue un pré requis technique indispensable (l'utilisation d'un smartphone privé en tant que point d'accès wifi n'est pas une solution sécurisée autorisée à ce jour).

Le salarié s'engage à prendre soin des équipements mis à sa disposition et à les restituer lorsqu'il cesse d'exercer son activité en télétravail.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur en informe immédiatement les services supports informatiques ainsi que son manager (qui devra en informer le service des ressources humaines), lequel décidera en fonction des circonstances de son retour sur site ; le temps de trajet ne sera pas comptabilisé dans le système de badgeage. Si cela lui semble préférable au regard de son organisation personnelle, et en accord avec son responsable, le salarié pourra poser un congé en lieu et place du retour sur site.

De plus la Caf peut également mettre à la disposition des salariés en télétravail régulier qui le souhaitent du matériel de bureau - fauteuil et table de bureau sans caisson afin d'améliorer l'ergonomie du poste de travail sous réserve de leur disponibilité.

Ces mobiliers sont propriété de la Caf et intègrent l'inventaire physique des biens de l'organisme.

Les mobiliers prescrits par le médecin du travail seront implantés sur le lieu d'exercice principal et majoritaire du salarié concerné.

6.2. Protection des données

L'utilisation du matériel informatique, l'accès au réseau internet et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux dispositions de la charte informatique de la branche Famille.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

En application des dispositions du RGPD, aucun fichier contenant des données personnelles ne doit être transféré ou enregistré ou stocké au domicile de l'agent. Toute situation particulière sera présentée au Responsable Informatique et Liberté (RIL) pour étude et accord préalable.

Le principe est l'accès dématérialisé aux données, l'agent en télétravail ne doit donc pas emporter à son domicile des documents notamment les pièces en original (factures, conventions, titres de propriété...).

Cette règle s'applique aussi aux supports papier contenant des données personnelles.

Dans les situations spécifiques (numérisation en aval, gestion documents sous supports papier...) une analyse de faisabilité devra être réalisée avant la mise en place du télétravail avec le cadre et l'agent de direction en charge du secteur pour identifier les tâches pouvant être réalisées ou non dans cet environnement.

6.3. Les frais

En contrepartie des dépenses engagées dans le cadre du télétravail régulier ou mis en place temporairement sur préconisations médicales, le salarié perçoit une indemnité forfaitaire mensuelle validée par l’Ucanss par lettre circulaire, non soumise à cotisations, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés par semaine.

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, établie en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, ne peut être inférieure à 10,39 euros pour une journée en télétravail par semaine, à 20,79 euros pour 2 jours par semaine en télétravail, à 31,18 euros pour 3 jours par semaine en télétravail et 2,60€ par jour télétravaillé lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours.

Ces frais correspondent à une quote-part des frais supplémentaires engagés du fait de cette activité (frais d'électricité, eau, chauffage, connexion etc.)

Le salarié s'engage à fournir, en cas de contrôle de l'Urssaf, les factures afférant à la consommation d'eau, d'énergie et du fournisseur d'accès internet.

Cette indemnité est versée sur 11 mois pour tenir compte des absences pour congé de l'intéressé. Son versement est suspendu en cas d'absence, quelle qu'en soit la cause, du télétravailleur de plus d'un mois continu. Cette indemnité est directement versée sur le bulletin de salaire à échéance normale de paie.

Le télétravailleur occasionnel (disposant d'une enveloppe de jours, ou en circonstances exceptionnelles, ou lors de pics de pollution ou intempéries), en contrepartie des dépenses visées supra et sous réserve de produire les mêmes justificatifs en cas de contrôle de l'Urssaf, perçoit une indemnité forfaitaire (définie par l’Ucanss) par journée de travail.

Rappel : prise en charge possible des frais de surcoût d'assurance mentionnés à l'article 2.3.3.

Hygiène et sécurité

7.1 Prévention et protection

L'organisme s'assure de la santé et de la sécurité du télétravailleur et en organise la prévention.

Ce dernier est lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s'exerce le télétravail doivent répondre aux règles d'hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur.

7.2 Accident

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

Le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d'accident du travail.

La présomption instituée par le présent article est une présomption simple. La Direction peut contester les déclarations d'accident du travail.

Le télétravailleur doit prévenir le service des Ressources Humaines de la Caf de l’Ardèche dans les plus brefs délais de la survenance de cet accident.

Lorsqu'un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l'accident ne bénéficie pas de la présomption d'accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d'origine professionnelle.

Relations Sociales

En tant que salariés de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs. À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

À cet égard, un accord d'entreprise permettant l'accès et l'utilisation des nouvelles technologies d'information et de communication a été négocié et signé le 17 décembre 2020 afin de permettre à l’ensemble des salariés, y compris les salariés en télétravail d'accéder aux informations diffusées.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d'heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Procédure d’accès et sensibilisation

Afin de permettre aux salariés en télétravail de s’approprier cette nouvelle façon de travailler, la procédure élaborée par le service informatique pour les manipulations informatiques nécessaires sera mise à disposition du télétravailleur qui pourra, le cas échéant solliciter un accompagnement personnalisé par le service informatique lors de la délivrance des matériels mis à disposition.

Une information sera également organisée par l’encadrement avec l’ensemble de l’unité de travail du télétravailleur pour les sensibiliser sur les modalités d’organisation et de contact avec le salarié en situation de travail à distance.

Droit à la déconnexion

Le télétravailleur bénéficie comme tous les autres salariés d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail.

L'objectif du droit à la déconnexion est de permettre aux salariés de concilier vie personnelle et vie professionnelle.

Procédure d’agrément et de dépôt de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le premier jour du mois qui suit l’obtention de l’agrément.

En application des articles D. 2231-2 et suivant du code du travail, le présent accord sera déposé

• Auprès des services de la Direccte Auvergne Rhône Alpes de façon dématérialisée sur le site dédié à cet effet (teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

• Le dépôt dématérialisé se fera en 2 versions : une version intégrale signée des parties en format « PDF » et une version anonyme en format « DOCX » dans laquelle sera supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques.

• Au greffe du conseil des Prud'hommes d’Aubenas.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de cinq ans. Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Révision

L'accord pourra être révisé au terme d'un délai d'un an suivant sa prise d'effet, par la Direction de la Caf de l’Ardèche ou par une partie habilitée en vertu des dispositions légales.

Toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision.

Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord sera réalisé annuellement auprès du CSE.

Communication de l’accord

Le texte du présent accord signé sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Caf de l’Ardèche.

Les salariés sont informés du contenu du présent accord

Fait à AUBENAS, le 02/04/2021, au siège de la Caf de l’Ardèche.

Pour la Caf de l’Ardèche Pour les organisations syndicales

de la Caf de l’Ardèche

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