Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Economique au sein de l'Urssaf Midi-Pyrénées" chez URSSAF MIDI PYRENEES - UNION DE RECOUVREMENT DE SECURITE SOCIALE ET D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE MIDI PYRENEES (Siège)

Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement

du Comité social économique

Entre,

L’Urssaf Midi-Pyrénées

dont le siège social est sis 166 Rue Pierre et Marie Curie – Labège – 31061 TOULOUSE CEDEX 9

d’une part

et

les organisations syndicales représentatives soussignées,

d’autre part

Préambule

L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 ratifiée par la loi n°2018-217 du 29 mars 2018 a réformé en profondeur le paysage de la représentation sociale élue en fusionnant les trois instances qui existaient : Comité d’entreprise, CHSCT et délégués du personnel, en une instance unique ; le Comité Social Economique (CSE).

En outre, cette Ordonnance rend caduque les stipulations légales et conventionnelles relatives au fonctionnement des anciennes instances représentatives du personnel qui cesseront de produire leurs effets de plein droit au 1^er tour des élections professionnelles au CSE.

C’est dans ce contexte et à l’occasion du renouvellement des Instances représentatives du personnel qui devront avoir lieu au plus tard le 18 mai 2019, que les parties ont convenu de négocier et de conclure le présent accord afin de définir le futur fonctionnement du CSE.

Article 1 – Le CSE

1.1 - Périmètre de mise en place du CSE

Les huit sites de l’Urssaf Midi-Pyrénées étant rattachés au fonctionnement centralisé du siège social et ne disposant pas d’autonomie en matière de gestion du personnel, il est convenu que le CSE est mis en place au niveau régional.

2. - Durée des mandats des membres du CSE et mandats successifs

La durée des mandats des membres du CSE est fixée à 4 ans.

Le nombre de mandats successifs des membres du CSE est limité à trois mandats à compter de sa mise en place.

3. - Nombre de membres élus du CSE et Heures de délégation

Pour les élections à venir et conformément aux dispositions légales, le CSE devrait être composé de 14 titulaires et de 14 suppléants.

Dans un souci de valoriser le dialogue social, la Direction régionale s’engage sur 3 élus titulaires et 3 élus suppléants supplémentaires, soit 17 titulaires et 17 suppléants membres élus du CSE.

Chaque membre titulaire du CSE bénéfice de 24 heures de délégation par mois.

Conformément aux dispositions de l’article L.2315-8 et dans les limites fixées par l’article R.2315-5 du Code du travail, le temps de délégation des membres titulaires du CSE peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois.

En outre, les membres titulaires du CSE peuvent mensuellement répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures dont ils disposent selon l’article L.2315-9 et dans les limites fixées par l’article R.2315-6 du Code du travail.

En sus du crédit d’heures susvisé, un pool d’heures complémentaires de 1 824 heures par an est accordé aux membres du CSE, titulaires et suppléants, pour assurer leurs missions.

Pour l’utilisation de ces crédits d’heures, les parties conviennent que les membres du CSE en informent à priori leur hiérarchie dans un souci de respect mutuel et de partage des responsabilités.

Le nombre de sièges au CSE et le volume d’heures de délégation étant des dispositions relevant du Protocole d’accord électoral, les parties conviennent de reprendre ces dispositions dans le Protocole préélectoral conclu préalablement à la tenue des élections professionnelles.

4. - Les attributions du CSE

Les attributions du CSE sont définies aux articles L.2312-8 et suivants du Code du Travail.

L’article L.2312-8 du Code du travail précise que « Le comité social et économique a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Le comité est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, notamment sur :

• Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;

• La modification de son organisation économique ou juridique ;

• Les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;

• L'introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;

• Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail ».

Conformément à l’article L.2312-9 du Code du Travail, « dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, le comité social et économique :

• Procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 ;

• Contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle ;

• Peut susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1. Le refus de l'employeur est motivé ».

Au regard de l’ensemble des attributions dévolues au CSE, il est convenu que certaines d’entre elles sont confiées à la Commission Santé sécurité et conditions de travail ainsi qu’aux représentants de proximité.

5. - Les réunions plénières du CSE

Le nombre de réunions du CSE est fixé à 12 réunions annuelles dont quatre portent en tout ou partie sur les attributions du Comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Ces réunions ont lieu dans la mesure du possible sur le créneau horaire 13 heures – 17 heures.

Des réunions extraordinaires du CSE peuvent également se tenir à la demande des membres élus du CSE dans les cas prévus à l’article L.2315-27 du Code du travail et à l’initiative du Président du Comité Social Economique.

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du Travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent. En vue d’assurer le remplacement d’un titulaire absent par un suppléant, chaque titulaire informe de son absence à une ou plusieurs réunions du CSE le membre suppléant appelé à le remplacer, le secrétaire et le président, dès qu’il en a connaissance.

Le temps passé en réunion plénière du CSE sur convocation de l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le site d’affectation et le lieu de réunion ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation. Il en est de même s’agissant des réunions préparatoires aux réunions plénières du CSE sous réserve qu’elles aient lieu le même jour que les réunions plénières.

Convocation et Ordre du jour

L’Ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire du Comité. Il est ensuite communiqué aux membres du CSE et aux représentants syndicaux au CSE au moins cinq jours calendaires avant la tenue de la réunion.

Les membres suppléants sont également destinataires, à titre informatif, de la convocation et de l’ordre du jour afin de gérer au mieux leur éventuel remplacement.

Traitement particulier des réclamations

Les réclamations individuelles ou collectives nécessitant un positionnement de la Direction régionale sont adressées par le Secrétaire au Président du CSE au minimum 8 jours calendaires avant la date prévue de la réunion et sont inscrites à l’ordre du jour. Les réponses à ces réclamations font l’objet d’une diffusion dans le procès-verbal du CSE.

Passé le délai de 8 jours pour transmission des réclamations individuelles ou collectives, les questions posées sont traitées, sauf exception, au CSE suivant.

6. - La formation des membres du CSE

Les membres du CSE bénéficient d’une formation santé sécurité et conditions de travail. Cette formation est d’une durée de cinq jours et est prise en charge par l’employeur dans les conditions prévues par les articles R.2315-20 et suivants du Code du Travail.

Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

Enfin, ces formations sont renouvelées lorsque les membres élus du CSE ont exercé leurs mandats pendant quatre années consécutives ou non.

1.7- Le Budget du CSE

Le transfert des biens du CE au CSE

Le Comité d’entreprise, lors de sa dernière réunion, décide de l’affectation des biens de toute nature dont il dispose à destination du futur Comité Social Economique ainsi que, le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées.

Lors de sa première réunion, le CSE décide à la majorité des membres, soit d’accepter les affectations qui ont été prévues par l’Instance lors de sa dernière réunion, soit de décider d’affectations différentes.

Le budget des activités sociales et culturelles

La contribution de l’Urssaf Midi-Pyrénées est fixée à 2.55% de la masse salariale brute.

Le budget de fonctionnement

La contribution de l’Urssaf Midi-Pyrénées est fixée à 0.20% de la masse salariale brute.

1.8- Les délais de consultation

Les délais retenus dans le cadre des consultations au CSE, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes, sont les suivantes :

• 1 mois dans le cas général à compter de l’information de la mise à disposition des documents dans la base de données économiques et sociales.

A titre dérogatoire, lorsque le projet soumis à consultation a un impact significatif sur les conditions de travail et nécessite un éclairage préalable de la CSSCT au CSE, le délai de consultation court à compter de la réunion plénière du CSE au cours de laquelle le sujet est évoqué.

• 2 mois en cas d’intervention d’un expert. Un délai de deux mois maximum devra être respecté entre la désignation de l’expert et le recueil de l’avis du CSE.

Article 2- Les représentants de proximité

Afin de permettre une représentation locale des salariés, notamment en matière de santé, sécurité et de conditions de travail, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité dans les conditions suivantes :

1. -Nombre et périmètre d’exercice des représentants de proximité

Il est procédé à la désignation d’un ou plusieurs représentants de proximité au sein de chacun des sites de l’Urssaf Midi-Pyrénées.

Le nombre de représentants de proximité au sein de chaque site est déterminé en fonction de l’effectif CDI de chaque site à la date du premier tour des élections de la délégation du personnel au CSE selon les modalités suivantes :

Effectif Site	Nombre de représentants Proximité par Site
< 70 salariés	2
70<= x salariés < 150	3
>= 150 salariés	4

2. - Modalités de désignation

Les Représentants de proximité sont des salariés de l’Urssaf Midi-Pyrénées, membres ou non du CSE. Ils doivent remplir les conditions d’éligibilité telles que définies à l’article L. 2314-19 du Code du Travail et exercent leur mandat de représentant de proximité sur le site auquel ils sont affectés.

Ils sont désignés lors de la première réunion du CSE dans le mois suivant son élection.

Proposition d’une liste de candidats

Les mandats de Représentants de proximité sont répartis entre les Organisations syndicales représentatives selon leur taux de représentativité calculé à l’issue des élections.

Ordre de désignation

Les élus du CSE du syndicat ayant obtenu le plus fort résultat nomment un premier représentant de proximité sur le département de leur choix.

Les élus du CSE du syndicat parvenu au deuxième rang des résultats des élections nomment à leur tour un premier représentant de proximité sur le département de leur choix.

Les élus du CSE du syndicat parvenu au troisième rang des résultats des élections nomment à leur tour un premier représentant de proximité sur le département de leur choix.

Les élus du CSE du syndicat parvenu au quatrième rang des résultats des élections nomment à leur tour un premier représentant de proximité sur le département de leur choix.

Une fois que les élus du CSE de chaque syndicat représenté ont nommé un représentant de proximité, le processus décrit ci-dessus est repris jusqu’à nomination de l’ensemble des représentants de proximité selon la répartition géographique définie à l’article 2.1 du présent accord et au prorata du résultat des élections.

Vote par le CSE

La liste de candidat constituée selon les modalités définies ci-dessus par chaque syndicat est soumise au vote à la majorité des membres titulaires présents du CSE.

En cas de carence de candidature d’un représentant de proximité sur un site, les membres du CSE conviennent d’un commun accord du choix du représentant de proximité. A défaut d’accord, il pourra être procédé, en cours de mandat des membres du CSE, à cette désignation.

3. - Durée des mandats

Les représentants de proximité sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres élus du Comité social économique.

La cessation des fonctions (rupture contrat de travail, démission…) d’un représentant de proximité ou la mobilité géographique en dehors du site au sein duquel il exerce ses attributions emporte la fin de son mandat. Une nouvelle désignation aura alors lieu dans les mêmes conditions que la désignation initiale et ceci pour la durée du mandat restant.

2.4 - Attributions des représentants de proximité

Le représentant de proximité joue un rôle de relai entre le CSE et les salariés du site auquel il est rattaché.

A ce titre,

• Il peut recevoir les réclamations individuelles ou collectives des salariés de son site concernant l’application de la loi, des conventions et accords collectifs, et les transmettre, après échanges avec le représentant local de la direction, au CSE.

• Il peut saisir le représentant local de la Direction du site en cas de problématiques ponctuelles liées à l’aménagement et au bon fonctionnement des locaux.

• Il peut informer le CSE de toute problématique particulière concernant son périmètre, en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Il peut le cas échéant communiquer ses observations et suggestions ainsi que celles des salariés en matière de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail.

• Il peut alerter les membres du CSE en cas de constat d’atteinte aux droits des salariés, à leur santé physique et mentale notamment en matière de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel et d’agissements sexistes.

• Il peut assister les membres du CSE présents sur le site de rattachement dans leurs missions locales

Les compétences du représentant de proximité sont exercées sans préjudice des droits accordés au CSE de recevoir et traiter lesdits sujets.

2.5 - Modalités de fonctionnement

Le représentant de proximité bénéficie pour l’exercice de ses attributions d’un crédit d’heures de délégation de 48 heures par an.

A titre exceptionnel, ce crédit est cessible dans la limite de 4 heures par mois à un représentant de proximité du même site.

Dans le cadre de son mandat, le représentant de proximité bénéficie d’une liberté de circulation dans la limite du périmètre dans lequel il a été désigné et prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de ses missions sous réserve de ne pas apporter de gêne à l’accomplissement des activités en cours.

Le représentant de proximité est un salarié protégé au même titre que les membres élus du CSE.

Article 3 – La Commission Santé Sécurité et Conditions de travail (CSSCT)

3.1 - Périmètre de mise en place de la CSSCT

Une CSSCT est mise en place au sein du CSE.

3.2 - Composition et désignation des membres de la CSSCT

Le nombre de membres de la CSSCT est fixé à 8 membres dont au moins un membre représentant le second collège, parmi lesquels est désigné un secrétaire de la Commission. Une représentation par site est si possible favorisée.

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE, par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents, parmi ses membres titulaires ou suppléants pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres élus du CSE. Cette désignation intervient lors de la première réunion du CSE suivant les élections professionnelles.

En cas de cessation anticipée des fonctions d’un membre de la Commission, il appartient au CSE d’organiser la désignation de son remplaçant dans les conditions sus visées.

3.3 - Les attributions de la CSSCT

La CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, tout ou partie des attributions du Comité relatives à la santé, sécurité et conditions de travail, à l’exception du recours à un expert et des attributions consultatives du Comité.

Elle a pour mission notamment d’examiner les projets impactant les conditions de travail qui sont soumis à consultation du CSE.

3.4 - Modalités de fonctionnement de la CSSCT (heures, réunions)

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant. Un salarié qualifié appartenant à l’Organisme pourra être invité à participer à cette commission. En tout état de cause, les représentants de l’employeur ne pourront toutefois pas être en nombre supérieur à celui des membres de la Commission.

L’agent de contrôle de l’Inspection du travail, les médecins du travail, l’agent des services de prévention des Organismes de Sécurité sociale sont invités aux réunions de la CSSCT.

La CSSCT se réunit au moins 4 fois par an en amont des réunions du CSE portant en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et de conditions de travail. Ces réunions de la Commission se tiennent sur la base d’un ordre du jour établi conjointement par le président et le secrétaire de la CSSCT et adressé avec la convocation aux membres dans un délai de 8 jours avant leurs tenues.

Elle se réunit également à titre exceptionnel dans les cas prévus à l’article L. 2315-27 du Code du travail.

Les membres de la CSSCT bénéficient pour l’exercice de leurs attributions d’un crédit d’heures de délégation de 60 heures par an.

Le temps passé en réunion de la CSSCT sur convocation de l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le site d’affectation et le lieu de réunion ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation. Il en est de même s’agissant des réunions préparatoires aux réunions plénières de la CSSCT sous réserve qu’elles aient lieu le même jour que les réunions plénières.

5. - La formation des membres de la CSSCT

Les membres de la Commission bénéficient au cours de leur mandat d’une formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail, d’une durée de cinq jours.

Cette formation est prise en charge par l’employeur dans les conditions prévues par les articles R. 2315-20 et suivants du Code du Travail et ne se cumule pas avec la même formation dont bénéficient les membres du CSE.

Elle est dispensée lors de la première désignation puis renouvelée lorsque le membre de la Commission a exercé son mandat pendant quatre années, consécutives ou non.

Article 4 – Les autres Commissions

4.1 - Les Commissions obligatoires

• La Commission Formation professionnelle

Elle est chargée de préparer les délibérations du CSE en matière de formation professionnelle. Elle est composée de quatre membres, dont au moins un membre représentant le second collège, qui sont désignés parmi les membres du CSE à la majorité des voix exprimées. Elle se réunit pour examiner le bilan de la formation professionnelle, les orientations pluri annuelles et le plan de formation de l’année à venir.

Le temps passé en réunion par les membres du CSE aux séances de la Commission Formation professionnelle ainsi que le temps de trajet pour se rendre sur le lieu de réunion est considéré comme du temps de travail et est rémunéré comme tel dans la limite d’une durée globale annuelle de 30 heures de réunion.

• La Commission Egalité professionnelle

Elle est chargée de préparer les délibérations du CSE sur la thématique de l’égalité professionnelle. Elle est composée de quatre membres, dont au moins un membre représentant le second collège, qui sont désignés parmi les membres du CSE à la majorité des voix exprimées.

Le temps passé en réunion par les membres du CSE aux séances de la Commission Egalité professionnelle ainsi que le temps de trajet pour se rendre sur le lieu de réunion est considéré comme du temps de travail et est rémunéré comme tel dans la limite d’une durée globale annuelle de 30 heures de réunion.

• La Commission d’information et d’aide au logement

Elle facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation. A ce titre, elle recherche les possibilités d’offre de logements correspondant aux besoins des salariés en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction.

Elle est composée de quatre membres, dont au moins un membre représentant le second collège, qui sont désignés parmi les membres du CSE à la majorité des voix exprimées

Le temps passé en réunion par les membres du CSE aux séances de la Commission d’information et d’aide au logement ainsi que le temps de trajet pour se rendre sur le lieu de réunion est considéré comme du temps de travail et est rémunéré comme tel dans la limite d’une durée globale annuelle de 30 heures de réunion.

2. - Les Commissions facultatives

Deux Commissions facultatives sont créées au sein du CSE :

• Une commission économique

• Une commission œuvres sociales

Le CSE fixera en réunion plénière sous forme de délibération la composition et les missions de ces commissions.

Article 5 : Moyens mis à disposition du CSE

5.1 - Modalités dans le cadre des déplacements des membres du CSE

Déplacements sur convocation de l’employeur (CSE, CSSCT)

Pour les réunions à l’initiative de l’employeur, un véhicule de service, sous réserve de disponibilité, est mis à la disposition des membres du CSE après demande préalable du véhicule.

Le covoiturage est privilégié dans la mesure où plusieurs agents sont amenés à se rendre en mission sur le même site.

A défaut de véhicule de service disponible, les modalités de remboursement sont définies selon le barème des indemnités kilométriques Ucanss. Les frais accessoires (péages) feront l’objet d’un remboursement sur présentation de justificatifs.

Les membres du CSE qui disposent d’un véhicule dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent utiliser ce véhicule pour se rendre aux réunions à l’initiative de l’employeur.

S’agissant des frais de repas, si la réunion à l’initiative de l’employeur a lieu au siège social de l’Urssaf Midi-Pyrénées ou sur un site disposant d’un restaurant d’entreprise, sont pris en charge par l’employeur les frais de repas au restaurant d’entreprise sous réserve de la présence des participants pour le déjeuner de midi.

Si la réunion a lieu sur un site ne disposant pas d'un restaurant d'entreprise, le repas est pris en charge par le responsable du site local accueillant la réunion.

A défaut de prise en charge directe par l’employeur, les modalités de remboursement sont définies selon le barème Ucanss.

Ces mêmes dispositions s’appliquent dans le cadre des réunion préparatoires du CSE ayant lieu le même jour que les réunions plénières.

Déplacements dans le cadre des Commissions obligatoires du CSE

Un véhicule de service, sous réserve de disponibilité, est mis à la disposition des membres du CSE après demande préalable du véhicule dans la limite de deux fois par an et par commission.

Le covoiturage est privilégié dans la mesure où plusieurs agents sont amenés à se rendre en mission sur le même site.

A défaut de véhicule de service disponible, les modalités de remboursement sont définies selon le barème des indemnités kilométriques Ucanss. Les frais accessoires feront l’objet d’un remboursement sur présentation de justificatifs.

Les membres du CSE qui disposent d’un véhicule dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent utiliser ce véhicule pour se rendre aux réunions à l’initiative de l’employeur.

S’agissant des frais de repas et dans la limite fixée ci-dessus, si la réunion de la commission a lieu au siège social de l’Urssaf Midi-Pyrénées ou sur un site disposant d’un restaurant d’entreprise, sont pris en charge par l’employeur les frais de repas au restaurant d’entreprise sous réserve de la présence des participants pour le déjeuner de midi.

Si la réunion a lieu sur un site ne disposant pas d'un restaurant d'entreprise, est allouée à chaque membre de la Commission un ticket restaurant.

Déplacements à l’initiative des membres du CSE

Les réunions à l’initiative des membres du CSE s’imputent sur les heures de délégation. Les frais de transports inhérents à ces réunions ne sont pas pris en charge par l’employeur.

S’agissant des frais de repas, si la réunion à l’initiative du CSE a lieu au siège social de l’Urssaf Midi-Pyrénées ou sur un site disposant d’un restaurant d’entreprise, sont pris en charge les frais de repas au restaurant d’entreprise sous réserve de la présence des participants pour le déjeuner de midi.

Si la réunion a lieu sur un site ne disposant pas d'un restaurant d'entreprise, sera allouée à chaque membre participant à la réunion un ticket restaurant.

5.2 – Locaux mis à disposition

Local du CSE au siège de l’Organisme

Un local est mis à la disposition exclusive du CSE au siège social de l’Organisme.

Ce local est aménagé (mobilier courant) et est équipé d’une ligne téléphonique indépendante, d’un téléphone ainsi que d’un micro-ordinateur aux normes de l’Organisme avec des accès sécurisés et un accès à internet et à l’intranet via le réseau.

L’équipement informatique est placé sous la responsabilité du Comité social économique qui doit apporter la plus grande attention à sa conservation et à ses conditions d’utilisation. La maintenance et la mise à jour du matériel sont à la charge de l’Organisme. L’utilisation de cet équipement est destinée uniquement à usage professionnel.

Local du CSE et des représentants de proximité sur les Sites de l’Urssaf Midi-Pyrénées

Un local commun aux membres de la délégation du personnel au CSE, aux représentants de proximité et aux Organisations syndicales ayant une section syndicale est mis à disposition sur chacun des sites.

Ces locaux communs sont aménagés (mobilier courant) et équipés d’une ligne téléphonique indépendante, d’un téléphone ainsi que d’un micro-ordinateur aux normes de l’organisme avec des accès sécurisés et un accès à internet et à l’intranet via le réseau.

L’équipement informatique est placé sous la responsabilité des instances utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à sa conservation et à ses conditions d’utilisation. La maintenance et la mise à jour du matériel sont à la charge de l’Organisme. L’utilisation de cet équipement est destinée uniquement à usage professionnel.

5.3 – Les panneaux d’affichage

Des panneaux d’affichage sont mis à disposition du CSE sur chaque site de l’Organisme.

5.4 – Autres moyens

Pour faciliter les échanges, les membres du CSE ainsi que les représentants de proximité ont la possibilité d’utiliser la visio conférence et l’audio conférence selon les disponibilités des équipements sur site.

5.5 – Moyens de communication et d’information

5.5.1 – Messagerie électronique

Accès à la messagerie

Le CSE dispose d’une adresse spécifique via la messagerie électronique intitulée comme suit : cse.urssafmipy@urssaf.fr permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

La gestion de la messagerie est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE de l’Urssaf Midi-Pyrénées, du trésorier et de leurs adjoints respectifs. La liste des personnes habilitées à utiliser cette boîte aux lettres sera transmise à la direction régionale. Les accès à la messagerie doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation au sein de l’Urssaf.

Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par le CSE et contenu des messages

La messagerie ne peut être utilisée que pour l’envoi d’informations à caractère exclusivement en lien avec les attributions du CSE.

Le contenu des messages et publications joints est librement déterminé par le CSE et est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les règles relatives à la vie privée et au droit à l’image.

A ce titre, il est rappelé que les messages ne doivent contenir ni injures, ni diffamation.

Le CSE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Chaque information est identifiée sous le logo du CSE, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier les logos de l’organisme.

Par ailleurs, afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message, l’objet de ce message commence par la mention « CSE + objet du message ».

Enfin, le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels ou collectifs entretenus avec les salariés.

Envoi des messages et règles de maintenance

La messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, le CSE s’engage à ne pas multiplier les envois en nombre et à privilégier ces envois pendant les plages mobiles.

La résolution d’incidents techniques sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’Organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs de l’organisme sans distinction particulière tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions.

5.5.2 – Mise à disposition d’un Espace intranet

La gestion de cet espace Intranet est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE, du trésorier et de leurs adjoints respectifs.

Contenu des informations du CSE

La nature de l’information doit s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le contenu des pages de l’intranet ne doit contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée et droit à l’image.

Ces communications s’effectuent sous l’entière responsabilité du secrétaire du CSE, du trésorier et de leurs adjoints respectifs

Cet espace intranet ne peut en aucun cas contenir des vidéos, des chats, des forums ou des moteurs de recherche.

Modalités d’utilisation de l’intranet

• Liberté d’accès aux informations du CSE

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage dans le cadre du respect des libertés individuelles, à ne pas chercher ou faire rechercher l’identité des salariés qui consultent l’intranet du CSE

• Secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Le CSE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

• Conditions de mise en ligne

Les interventions sur l’espace Intranet (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les membres du CSE sous le contrôle du secrétaire du CSE, du trésorier et de leurs adjoints respectifs sous réserve de possibilités techniques. Elles pourront bénéficier de l’apport technique de personnes habilitées.

• Conditions d’habilitation

Les habilitations sont attribuées au secrétaire du CSE, au trésorier et à leurs adjoints respectifs ; elles sont nominatives.

• Les règles de maintenance

La résolution d’incidents techniques sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’Urssaf. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs de l’organisme sans distinction particulière tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions.

Les délais d’intervention devront rester dans des délais raisonnables afin de ne pas restreindre l’accès et l’utilisation des technologies d’information et de communication des organisations syndicales.

• Utilisation non conforme

En cas de non-respect des dispositions ci-dessus, la direction régionale adresse au secrétaire du CSE dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue, entre tous les signataires de l’accord, en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre le différend persiste, la direction régionale peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 6 : La Base de données économiques et sociales

La base de données économiques et sociales (BDES) rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes mises à disposition du Comité social et économique.

Les élus du CSE sont informés par mail lors de chaque mise à jour (communication du lien).

L’accès à la BDES est ouvert aux membres du CSE, aux représentants syndicaux au CSE et aux délégués syndicaux.

Article 7 : Dispositions générales

7.1 - Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant au moins 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité d’entreprise.

7.2 - Durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

7.3 - Information du personnel

Une information générale sera assurée par la Direction au travers de publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen approprié.

7.4 - Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux mesures de publicité, le présent accord sera transmis aux Organisations syndicales présentes au sein de l’Organisme.

Il sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale par voie dématérialisée conformément au décret n°2014-934 du 19 août 2014.

Une fois agréé, le présent accord sera déposé auprès de la Direccte Midi-Pyrénées via la plateforme de télé procédure du Ministère du travail.

Un exemplaire sur support papier sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud'hommes de Toulouse.

Fait à Labège, le 9 janvier 2019

En six exemplaires originaux.

Pour l’Urssaf, le Directeur régional

Pour les organisations syndicales,

Pour la CGT, Pour FO,

Pour la CFTC, Pour la CFDT,